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語言運(yùn)用的技巧也是節(jié)省金錢和時(shí)間的有效途徑。作為一名管理者，你的大部分信息交流和業(yè)務(wù)都是通過電話來實(shí)現(xiàn)的。

掌握打電話的技巧能夠有效地防止你進(jìn)行沒有必要的交談。

1、養(yǎng)成隨時(shí)記錄的習(xí)慣——在你的辦公桌上，應(yīng)時(shí)時(shí)放有電話記錄用的紙和鉛筆。一手拿話筒，一手拿筆，以便能隨時(shí)記錄。

2、報(bào)出本人的姓名和單位名稱——說：“你好!我是某某公司的某某某。請問某先生在嗎?”如果是秘書接的，等本人來接時(shí)，還需再報(bào)一次姓名和單位。為使對方能聽清楚，說話節(jié)奏應(yīng)比交談時(shí)稍慢些。

即使是經(jīng)常通話的人，也不可省去自報(bào)姓名這一道手續(xù)。不應(yīng)想當(dāng)然地認(rèn)為對方定能聽出自己的聲音，以致對方在接電話時(shí)還得分神猜想是誰打來的電話。

報(bào)名字時(shí)也不可只說“我是小李”，因?yàn)樘煜滦绽畹牟恢卸嗌�。所以在自�?bào)家門時(shí)應(yīng)報(bào)出全名。這實(shí)際上是一種自我推銷的方式，可以使對方加深對你的印象。

3、確定對方是否具有合適的通話時(shí)間——當(dāng)你給他人打電話時(shí)，他們也許正忙于自己的某一事情。你應(yīng)當(dāng)表明自己尊重他們的時(shí)間，并給他們足夠的時(shí)間作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。你可以在開始講話時(shí)向?qū)Ψ絾栆幌拢?/P>

“您現(xiàn)在接電話方便嗎?”

“您現(xiàn)在忙嗎?”

“您現(xiàn)在有時(shí)間同我談話嗎?”

“這個(gè)時(shí)候給您打電話合適嗎?”

“您能抽出點(diǎn)兒時(shí)間聽聽我的話嗎?”等等

如果你想定期和對方進(jìn)行這種討論，應(yīng)征詢對方定在哪一天、哪一個(gè)鐘點(diǎn)更為方便。這樣做，既是為了使對方能定下來心來與你從容討論，同時(shí)也是個(gè)風(fēng)度問題。在 別人正忙時(shí)去電話打擾是不禮貌的行為。

在電話中要說明打電話的目的以及需要多長時(shí)間。應(yīng)實(shí)事求是，既不可多報(bào)，也不能少說。明確需占用一刻鐘，切不可只說：“可以占用你幾分鐘時(shí)間嗎?”應(yīng)該說：“王總，我想和你談?wù)劮峙浞桨傅氖乱�，大概需要一刻鐘�，F(xiàn)在就談你方不方便?”

有時(shí)你可能只是為了和對方約定一個(gè)對雙方都方便的時(shí)間再去電話，但如果對方說“現(xiàn)在不行”，則不宜再推遲。

如果不得不在對方不方便的時(shí)候去打攪，應(yīng)當(dāng)先表示歉意并說明原因

4.表明自己打電話的目的——當(dāng)你接通電話時(shí)，立即向?qū)Ψ街v明自己打電話的目的，然后迅速轉(zhuǎn)入所談事情的正題。職業(yè)專家們認(rèn)為，商場上的機(jī)智就在于你能否在30秒內(nèi)引起他人的注意。最有效率的經(jīng)理幾乎從來不花費(fèi)一分鐘以上的時(shí)間因?yàn)槿魏问虑檫M(jìn)行討論.

5、避免與旁人交談——當(dāng)你打電話時(shí)，如果你中途與身邊的其他人說話，這是極不禮貌、也不合適的行為。如果你萬一這時(shí)有一件更加重要的事情需要處理，你應(yīng)該向?qū)Ψ降狼福⒅v明理由，然后以最短的時(shí)間處理完這些事情，不要讓他人久等。如果你考慮到對方等候的時(shí)間可能會(huì)很長，你可以向?qū)Ψ降狼�，然后過一會(huì)兒再打過去。但在你打電話時(shí)，最好要避免這種情

6、道歉應(yīng)該簡潔——有時(shí)，你不在的時(shí)候會(huì)有人給你打電話，并且要求他人記下電話轉(zhuǎn)告你。當(dāng)你回這些電話的時(shí)候，不要在一些繁文縟節(jié)上浪費(fèi)時(shí)間。

例如：“我盡早給您回電話”，或“我昨天想給您回電話”，或“接到您的信我就立即給您回電話，但是您一整天都不在�！彼羞@些只是過去的事情，只能耽誤你目前生意的時(shí)間，過多地解釋也是毫無意義的

7、不要占用對方過多時(shí)間——當(dāng)你主動(dòng)給別人打電話時(shí)，盡可能避免占用對方時(shí)間過長。如果你要求對方查找一些資料或說出某個(gè)問題的答案，就可能占用電話時(shí)間過長。因?yàn)榇蠖鄶?shù)情況下，對方不一定馬上就能替你找到資料 ，或者立即給你作出一個(gè)肯定的答案，你必須給予對方一定的時(shí)間。如果你給他人打電話時(shí)間過長，對方可能十分反感。因?yàn)橐苍S他正等著處理某一事情，他內(nèi)心期望你立即放一電話。因此，當(dāng)你考慮到對方可能要一段時(shí)間才能給你答復(fù)時(shí)，你可以先掛上電話，要求對方回電告知你，或者你過一會(huì)兒再打過去，這樣就不會(huì)過長時(shí)間地占用他人的電話線，以影響他人的正常業(yè)務(wù)。

8、如果想留言請對方回電，切記要留下自己的電話號碼，這是最基本的禮儀——即使對方是熟人，雙方經(jīng)常通話，這樣做，也至少能使對方不必分神再去查電話號碼簿。同時(shí)別忘了告訴對方回電話的最佳時(shí)間。在你有可能外出時(shí)，記住這一點(diǎn)尤為重要。如果對方是在外地，則最好說明自己將于何時(shí)再掛電話，請其等候，切不可讓對方花錢打長途來找你。

9、妥善組織通話內(nèi)容——通話前，最好事先把有關(guān)資料(如報(bào)告文本)寄去或電傳過去，使對方能有所準(zhǔn)備。通話時(shí)，雙方可對照資料交談，以便節(jié)省時(shí)間。采購人員可事先先去“意向函”，扼要說明基本建議，讓對方加以考慮，甚至標(biāo)明有疑問的地方，以便討論時(shí)作參考。

通話時(shí)，要把本方意見分為若干個(gè)部分，每部分之間稍作停頓，使對方能及時(shí)作出反應(yīng)。不要長篇大論

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