[摘要]借鑒現(xiàn)代企業(yè)組織結構理論研究成果，運用制度經(jīng)濟學觀點，從管理體制、運行機制以及制度安排三個方面對高校圖書館總、分館的管理模式進行研究，闡明適合圖書館總、分館協(xié)調(diào)發(fā)展和高效運作的矩陣式組織結構，指出矩陣式組織結構的特點以及在總、分館管理過程中的實施過程。對總、分館管理模式的制度機理進行分析，提出適應圖書館可持續(xù)發(fā)展的“在總館的統(tǒng)一領導和規(guī)劃下，以大學科群為主建立學科分館”的總、分館模式。
　　[關鍵詞]圖書館總館　學科分館　管理模式
　　[分類號]G251
　　
　　高校圖書館總、分館的管理模式涉及到一整套管理思想、管理制度、管理程序和方法論體系。運用制度經(jīng)濟學的觀點，歸結起來，由體制、機制、制度“三制”組成。“三制”不是三個層次，是三個維度，三位一體。體制以產(chǎn)權為主題，以組織結構為主要內(nèi)容，解決的是圖書館的利益格局問題。機制以運營為主題，指圖書館在運行過程中組織結構之間的有機聯(lián)系，解決的是圖書館的動力和活力問題。制度以管理為主題，在方法論層面，解決的是圖書館的服務能力和服務效果問題�！叭�制”有機組合，實現(xiàn)圖書館科學管理。
　　
　　1　管理體制
　　
　　高校圖書館的管理體制決定著總、分館的隸屬關系、利益格局和結構布局，各項功能通過總、分館的組織結構得以實現(xiàn)。組織結構是圖書館內(nèi)部各工作部門的排列順序、空間位置、聚集狀態(tài)、聯(lián)系方式以及各要素之間相互關系的框架體系。這種框架體系使圖書館內(nèi)部管理工作的信息流、人流和物流有序運轉，直接關系到圖書館辦館目標和功能的實現(xiàn)。
　　以往圖書館大多為“直線型”的組織結構，上層發(fā)布行政命令，下方各層分步實施，層級較多，中間環(huán)節(jié)較多，信息失真，組織結構缺乏彈性。在現(xiàn)代信息技術條件下，需要一種使圖書館高效運作的組織架構，可以有效地疏導信息流、人流和物流，有利于業(yè)務流程科學化，提高辦館效益。借鑒現(xiàn)代企業(yè)組織理論的大量研究成果，足以證明，矩陣式的組織結構是一種分權式的管理模式，具有高效管理的特點。
　　
　　1．1矩陣式組織結構的概念及特點
　　矩陣式組織結構是一種扁平結構形態(tài)、管理幅度大、管理層次少的結構。在這種結構中，處于各個節(jié)點上的工作人員有著縱向、橫向和斜向的工作隸屬關系�？v向關系，是本部門與上下級之間的工作關系；橫向關系，是不同部門承擔同一性質(zhì)的工作之中的協(xié)作關系；斜向關系，是一個工作人員同時參與不同工作組，一對多的工作協(xié)作關系，這三種關系在結構上形成了一種類似“矩陣”形狀的結構，因此將其稱為“矩陣式組織結構”。矩陣式組織結構具有如下特點：
　　1．1．1促進入和信息流動
　　矩陣式組織結構打破了傳統(tǒng)圖書館直線結構的條塊分割現(xiàn)狀，使人流通過縱向、橫向、斜向的工作協(xié)作關系直接而迅速地交流信息，圖書館可以通過對人員的重組達到整合業(yè)務流和信息流，提高組織的運作效率。從信息流動的方向來說，信息由上至下和由下至上兩個方向雙向流動；從信息流動秩序來說，信息遵循逐級流動的規(guī)則而不跨級流動；從信息流動效率來說，管理者能較快捷地部署工作方案，信息流動高效。協(xié)作關系有利于人員間信息交流，減少了組織中信息不對稱的問題，增加互相學習的機會，使每位館員在工作過程中積極發(fā)揮主觀能動性，自覺地完成工作，提高效率。
　　1．1．2扁平化組織特性信息技術的應用，整合關聯(lián)度大的業(yè)務部門，縮減組織中不必要的工作層級，精簡了中層；組織結構的日益扁平化，健全組織內(nèi)部信息溝通過程，上下級之間信息傳遞速度快、信息失真可能性小，減少決策的不確定性，進而適度放權。與此同時，通過各項業(yè)務加強組織結構中的“垂直”、“水平”以及“斜向”聯(lián)系，有利于各職能部門之間、各分館之間、各職能部門與分館之間的溝通，將集權化特性和分權化特性較好地結合起來，做到既講分工又重視協(xié)作。
　　1．1．3增強組織彈性和適應性矩陣型組織結構可使針對特定任務的動態(tài)團隊發(fā)揮個體優(yōu)勢，集眾家之長，提高項目完成的質(zhì)量。責任明確后，團隊中各種人員的交流大為增強，有利于工作創(chuàng)新和知識創(chuàng)造，充分利用人力、物力合理配置資源，避免不必要的浪費。組織結構機動、靈活便捷，不必受行政體制及各層組織的干擾，從而適應圖書館在發(fā)展過程中的動態(tài)變化。同時，合理的資源配置使組織富有靈活性，易于適應工作任務與客觀需要的變化。
　　1．1．4加強團隊合作意識①矩陣式組織結構使組織內(nèi)部目標明確，有團結合作的精神和氛圍；②內(nèi)部組織界限模糊，人員組成及職責跨越若干部門，既有分工又有合作；③具有學習功能，通過學習提高解決問題的能力；④任務明確，團隊領導人的主要任務是溝通、創(chuàng)新和協(xié)調(diào)，團隊成員的主要工作是溝通、創(chuàng)新，針對問題提出解決方案。
　　
　　1．2矩陣式組織結構運作模式
　　高校圖書館總、分館管理采用矩陣式的組織結構，既有總館按職能劃分的垂直領導系統(tǒng)，又有按項目劃分的橫向、斜向的協(xié)調(diào)關系結構，做到條塊結合、協(xié)調(diào)有序，保證圖書館整個系統(tǒng)的正常運行。縱向、橫向和斜向代表三個管理系列，橫向代表的是的職能部門系列，分館管理部作為職能部門之一，在總館領導下，與其他部門一道，完成總館的各項職責與使命；縱向是根據(jù)分館不同的學科專業(yè)特性而組建的學科分館系列，它們具有相同的工作職責，與總館一起，共同承擔全校文獻資源的保障和服務任務；斜向是不同部門和不同業(yè)務機構為完成相同的任務而組成的工作協(xié)作組。這樣縱、橫、斜交叉即構成總、分館矩陣式組織結構模式。如圖1所示：
　　以分館N3為例，在橫向的關系中，N3與采編部、咨詢部等業(yè)務部門進行溝通，受總館各業(yè)務部門工作人員A、B、C……等的業(yè)務指導；從縱向的關系看，分館N3受分館管理部的直接領導，同時還與其他分館保持密切聯(lián)系，分館管理部作為協(xié)調(diào)總館與各分館的專門機構發(fā)揮了獨特的作用，它負責制定分館建設中的工作計劃并具體實施，對分館N3等進行業(yè)務培訓、指導和管理。在斜向的關系中，N3參與技術部等業(yè)務部門主持的項目組的活動，并在其中與其他業(yè)務部門的參與者進行交流，如與采編部門工作人員X，與咨詢部工作人員Y等共同工作。從圖1中可以看到：每個分館都在橫向、縱向和斜向關系上與其他部門形成一個矩陣式網(wǎng)絡結構，每個節(jié)點都顯示出它們的合作關系。在矩陣式組織結構中，結構是固定的，但參與的人、參與的時間卻因項目的不同而不同。在這種管理模式下，總、分館能夠更好地實行統(tǒng)分結合、靈活多變，適應性強。
　　總之，矩陣式組織結構使圖書館總、分館實現(xiàn)了集權化和一體化的管理，進行總體布局和規(guī)劃，有效調(diào)動各方的積極因素。由此產(chǎn)生的總、分館制管理模式，對人、財、物等資源有機整合、機構重組、業(yè)務歸口、資源共建共享。特別是分館在總館的調(diào)配和指導下，在為 學科服務方面顯示出良好的發(fā)展態(tài)勢。
　　
　　2　運行機制
　　
　　查閱《辭�！�，機制原指機器的構造和動作原理，生物學和醫(yī)學通過類比借用此詞。長期以來，“機制”一詞早被社會學者借用，來描述一個獨立組織的內(nèi)部結構、機理、機能同外界的溝通與關聯(lián)。同理，圖書館機制是指：“圖書館內(nèi)部各構成要素之間相互聯(lián)系、相互制約、相互作用的運行方式及其功能協(xié)調(diào)”。運行機制強調(diào)規(guī)則程序形成的整體秩序，因此總、分館應視為一個整體進行研究。
　　
　　2．1圖書館總、分館的良性運行機制
　　體制決定機制�？�、分館的管理體制決定了總、分館內(nèi)部各要素之間的相互聯(lián)系和制約關系，也決定著適應我國高校改革和發(fā)展的良性運行機制。健全的圖書館機制包括許多方面，我們僅對涉及在圖書館運營過程中的啟動機制和運行機制進行研究。
　　圖書館內(nèi)外因素綜合形成的啟動機制，是圖書館在日益激烈的社會競爭中求生存謀發(fā)展的重要前提。目前在由學科資料室向?qū)W科分館過渡的過程中，許多高校為了適應形勢的變化，采用“行政命令一刀切”的方式，即由學校發(fā)布行政命令，將原隸屬于各學院的資料室統(tǒng)一劃撥到圖書館名下，建立學科分館。這種方式作為總、分館的啟動機制，既是追求服務質(zhì)量和服務效益為基礎的發(fā)展內(nèi)驅(qū)力，同時也是讀者需求的外在驅(qū)動力。
　　在啟動機制的正確引導下，圖書館要步入快速發(fā)展的軌道，必須建立良好的運行機制。運行機制是使圖書館進行正常和有效的文獻信息活動的機構、制度和程序的總和，它保證圖書館工作的順利進行和良性循環(huán)。從圖書館的內(nèi)部組織結構看，運行機制表現(xiàn)出有機的協(xié)調(diào)和組織能力；從運行過程看，對組織的行為有較強的可操控能力；從運行結果看，組織表現(xiàn)出較高的效率和效益。
　　
　　2．2良性運行機制在圖書館中的實施
　　總、分館的良性運行主要表現(xiàn)在以“讀者滿意”為宗旨的讀者服務機制和效果上。
　　首先，建立良好的讀者服務機制。“讀者第一，服務至上”的服務理念具有深刻的內(nèi)涵，它從滿足讀者的根本需要出發(fā)，充分挖掘館員的潛力與活力，為讀者提供“學科化”的服務。高校圖書館總、分館以“讀者滿意”為宗旨的服務機制具體表現(xiàn)在：①總、分館統(tǒng)一規(guī)劃，借、閱、藏、網(wǎng)一體化�？�、分館作為有機的整體，依托圖書館集成化管理系統(tǒng)和信息資源門戶統(tǒng)一對外服務，實現(xiàn)通借通還。采用借、閱、藏合一的書庫管理模式，通過“超市化”、全開架的分館布局形式，“麥當勞化”統(tǒng)一的服務形式，對全校師生開放。通過分層次的文獻資源的有效配置，達到文獻分藏、讀者分流的目的。利用主頁宣傳圖書館的各種資源與服務，實現(xiàn)分館基于學科的“一步到位”的專業(yè)信息服務和真正意義上的資源共享。②形成動態(tài)知識服務團隊。針對分館的服務對象和學科特點，以特定任務為導向、學科專家和圖書館專家為成員、信息技術為手段、知識服務為目的，有效組合總、分館的工作人員，形成知識服務團隊。根據(jù)工作目標，跨躍部門的界限，適時調(diào)整和重組服務團隊，改變分館的封閉狀態(tài)，使分館從單打獨斗型向總、分館團結協(xié)作型團隊轉變，從結構化服務部門向動態(tài)知識服務團隊轉變，建立起讓“讀者滿意”的服務機制。
　　其次，建立有效的評估和考核機制�？�、分館作為一套管理系統(tǒng)，建立統(tǒng)一有效的評估和考核機制。1990年6月，美國大學和研究圖書館協(xié)會(AEKL)在其協(xié)會“館長圓桌會議”上出臺了一份行業(yè)文件《大學圖書館分館發(fā)展綱要》，文件指出：圖書館分館被視為一所大學圖書館系統(tǒng)中不可分割的組成部分。因此國際圖書館協(xié)會聯(lián)盟(IFLA)出版的《學術圖書館績效評估指引》中所述的評估標準一直指導著美國大學圖書館總、分館的評估工作。其中，分館使用的評價標準主要包括：有足夠的預算方案、館藏量、讀者利用量、文獻保存和保護方案、服務的充分性等。評估機制能夠保證分館目標與總館系統(tǒng)的一致性。除了持續(xù)不斷的評估過程，分館還應建立定期的考核機制。這些機制本著“以評促建”的基本原則，考慮到分館服務學科和服務對象的具體要求，特別要注意到分館對教學與科研的支持水平、讀者滿意度等因素，通過指標的衡量探討機制的合理性，保障圖書館可持續(xù)的發(fā)展。
　　
　　3　制度安排
　　
　　在經(jīng)濟學領域，經(jīng)濟學家們給出了制度諸多的定義，其中諾貝爾經(jīng)濟學獎獲得者諾思(Douglass C.North)認為：“制度是一系列被制定出來的規(guī)則、守法程度和行為道德、倫理規(guī)范，它旨在約束主體福利或效用最大化效益的個人行為”，“制度是一種社會博弈規(guī)則，是人們創(chuàng)造的用以限制人們相互交往的行為框架�！卑凑帐Y永福教授的觀點，制度具有如下功能：①能夠明確發(fā)展方向和目標，給人們以行為預期，從而減少不確定性；②能夠規(guī)范決策行為，公開和提供決策信息，從而規(guī)避盲目性；③能夠約束或規(guī)避決策及其執(zhí)行過程中的機會主義行為，從而保證決策目標的實現(xiàn)，降低決策的執(zhí)行成本；④能夠提供評價標準即給人們指出行為的合理性、合法性依據(jù)，并給那些不合理、不合法的行為以制止或制裁。
　　
　　3．1圖書館制度及其制度安排
　　圖書館制度是諸多制度中的一種，指圖書館等機構制訂的，以一定的信息行為和信息經(jīng)濟關系為規(guī)范對象的各種規(guī)則、規(guī)定、章程、守則等的總和。
　　制度安排(Institutional arrangement)是制度經(jīng)濟學領域中的概念，按照著名經(jīng)濟學家林毅夫教授的解釋，就是規(guī)范特定行動和關系的一套行為規(guī)則。實際而言，制度安排就是制度的具體表現(xiàn)形式。一般情況下，“制度”指的是制度的一般表現(xiàn)形態(tài)，而“制度安排”指的是某種具體的制度形式。圖書館制度同樣具有上述功能，制度通過制度安排來實現(xiàn)其功能。
　　
　　3．2總、分館管理模式的制度機理
　　首先，學校是圖書館制度的決定力量。高等學校根據(jù)辦學目標和長遠規(guī)劃，規(guī)劃圖書館的總體制度，促進學校資源的優(yōu)化配置，穩(wěn)定各利益相關部門，提高圖書館總體服務效率，實現(xiàn)利益最大化�？�、分館的建立需要重新確立圖書館和各院系主管之間的關系，重新劃分人員和財產(chǎn)歸屬權，影響到人、財、物三方的制度調(diào)整，因此，在總、分館的管理模式和制度安排中，學校對圖書館總體發(fā)展趨勢的把握和行政決策對圖書館的可持續(xù)發(fā)展起到至關重要的作用。
　　其次，圖書館總、分館既是制度的承載體又是制度的供給方。按照在總館的統(tǒng)一規(guī)劃和領導下建立分館的思想基礎，作為制度的承載體和供給方，總館確立總體目標、設定崗位職責、實施統(tǒng)籌方案、安排人力資源、確定評估機制，并制定一系列的具體制度，如，崗位聘任制度、文獻資源采訪制度、借閱政策、學科館員工作制度、工作人員考評標準等，確保其良性運行。此過程中所設立的運行、保障、監(jiān)督、考核等方面制度的過程，就是制度安排的過程。同時，總、分館工作有序的進行，也是承載制度需求所致，供給方應及時供給，以防制度真空、制度缺位現(xiàn)象的產(chǎn)生。制度需求與制度供給之間 動態(tài)平衡，相互適應，才能保障總館目標的實現(xiàn)。
　　第三，讀者是總、分館制度的權力主體。學校在運用行政權力發(fā)布行政命令時，應充分考慮到讀者是總、分館制度的權力主體，從讀者對文獻的個性化需求出發(fā)，從學科建設的長遠發(fā)展出發(fā)，從讀者利用圖書館的行為習慣出發(fā)，從圖書館可持續(xù)發(fā)展的角度，保護讀者的合法權益，特別是一些規(guī)章制度的制定，應考慮以維護和保障讀者的知識自由權利為宗旨，避免一些限制或約束讀者行為的條文，規(guī)范圖書館的服務行為。
　　
　　4　高校圖書館總、分館管理模式展望
　　
　　通過以上對管理體制、運行機制以及制度安排三個方面的分析，并結合目前高校圖書館總、分館建設的實際，筆者認為：在國內(nèi)高�？偂⒎逐^管理模式的建立上，應注意體制、機制與制度的相互關系。好的體制，確保好的戰(zhàn)略決策；好的機制，確保好的戰(zhàn)略執(zhí)行；好的制度，確保戰(zhàn)略執(zhí)行到位。三者有機互動，促進圖書館總、分館良性運營，可持續(xù)發(fā)展。
　　總結以上論述，針對總、分館的建設，提出如下建議：
　　?成立“學校圖書館戰(zhàn)略發(fā)展委員會”，指導總、分館的建設�？�、分館建設作為一項發(fā)展戰(zhàn)略，學校的決策至關重要。將圖書館的發(fā)展列到學校的議事日程中，注重“頂層設計”，從管理體制上保證圖書館可持續(xù)發(fā)展所必備的條件，在人、財、物、館舍等方面加大投入和協(xié)調(diào)的力度；
　　?成立圖書館分館建設工作組，具體規(guī)劃總、分館的建設工作。保證總、分館各項業(yè)務的良性運行，統(tǒng)籌規(guī)劃全校的文獻資源建設，指導各分館的學科化服務工作；考評總、分館服務能力和服務效果；從制度建設上規(guī)范業(yè)務行為，平衡工作人員和讀者的利益等；
　　?建立“在總館統(tǒng)一領導和規(guī)劃下，以大學科群為主建立學科分館”的模式。模式的建立將有助于合理配置全校文獻購置經(jīng)費；整體規(guī)劃全校文獻資源的建設和布局，提高全校文獻資源保障能力；有利于優(yōu)化圖書館為學科服務的能力，提高讀者的滿意度。為了實現(xiàn)以大學科群為主建立學科分館的理想，建議按1998年高等教育出版社出版的，國務院學位委員會辦公室、教育部研究生工作辦公室編的《授予博士碩士學位和培養(yǎng)研究生的學科專業(yè)簡介》中的十二大學科門類的學科專業(yè)體系來規(guī)劃學科分館的建設，具體見圖2。
　　但考慮到種種現(xiàn)實因素，從目前我國高校圖書館總、分館建設現(xiàn)狀來說，立即取消資料室，完全實現(xiàn)分館化是不太現(xiàn)實的，特別是教育部在相關重點學科基地的建設中，明文規(guī)定必須有與之配套的學科資料室，這更加大了整合學科資料室的難度。目前，我國高�？偂⒎逐^建設基本實現(xiàn)了基于網(wǎng)絡的統(tǒng)一的管理系統(tǒng)、目錄系統(tǒng)、借閱系統(tǒng)、電子資源檢索系統(tǒng)，在此基礎上，走“總館－資料室－學科分館”多級并存的模式，距離“在總館統(tǒng)一領導和規(guī)劃下，以大學科群為主建立學科分館”的理想模式還有很長的路要走。此外，從國外總、分館實踐來看，在著重建設物理實體分館的基礎上，根據(jù)技術環(huán)境變化發(fā)展“虛擬分館”(Virtual Library)將作為網(wǎng)絡環(huán)境下圖書館信息服務的有益補充。
　　綜上，筆者所探討的“在總館的統(tǒng)一領導和規(guī)劃下，以大學科群為主建立學科分館”的總、分館管理模式，可以有效實行圖書館人、財、物的統(tǒng)一管理，提高圖書館為學科服務的實力和水平，分館在文獻分藏、讀者分流、個性化服務方面發(fā)揮優(yōu)勢�？傪^與分館互相配合，形成分工合作、互為補充的關系，形成全校的文獻資源保障體系，為研究型大學的發(fā)展、為與學校發(fā)展目標相適應的世界知名高水平圖書館的創(chuàng)建奠定堅實的物質(zhì)基礎。
　　
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