【摘要】辦公室是企業(yè)協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞部門,承擔(dān)著上傳下達(dá)的重要職責(zé),是企業(yè)的信息中心、服務(wù)中心和參謀中心。如何做好辦公室工作,本文結(jié)合企業(yè)實(shí)際,談了十個方面的體會。 　　【關(guān)鍵詞】企業(yè) 辦公室 工作 思考
　　
　　辦公室是企業(yè)協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞部門,承擔(dān)著上傳下達(dá)的重要職責(zé),是企業(yè)的信息中心、服務(wù)中心和參謀中心。具體說,就是要堅(jiān)持服務(wù)原則,辦好文、辦好會、辦好事,促使企業(yè)各項(xiàng)工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)。結(jié)合我們企業(yè)辦公室工作實(shí)際和個人工作體會,現(xiàn)就如何做好辦公室工作淺談幾點(diǎn)認(rèn)識:
　　要認(rèn)知一個規(guī)律。辦公室對上是兵,是辦事員;對下是將,是管理員。辦公室職責(zé)要求我們必須從屬于領(lǐng)導(dǎo),服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)。所以,辦公室工作從本質(zhì)上來說具有被動性和服務(wù)性。辦公室事情繁雜,重復(fù)性工作多,往往不見成效,不能立竿見影,好象是人人都能做、一年到頭又感覺沒做什么事情的部門。實(shí)際上,辦公室的許多工作沒有什么規(guī)律可循,“無規(guī)律”其實(shí)就是辦公室工作的最大規(guī)律。我們認(rèn)知了這一規(guī)律,在工作中才會把握有序性和隨意性、主動性和被動性的有機(jī)統(tǒng)一。做到事事從大處著眼,從小事著手,在隨意中把握有序,在被動中把握主動,在規(guī)律中把握靈活。不以事小而不為,不以事大而亂為,不以事雜而盲為,不以事難而怕為。
　　要保持兩種狀態(tài)。一是始終保持清醒的狀態(tài)。辦公室工作千頭萬緒,不付出艱辛勞動,不加班加點(diǎn),肯定是做不好工作的,我們不能因?yàn)闃I(yè)務(wù)多、應(yīng)酬多、雜事多而處于混沌無序狀態(tài)中。從另外角度說,我們僅靠勤勤懇懇、任勞任怨也是不夠的,還必須忙里偷閑,加強(qiáng)學(xué)習(xí),善于思考,站在全局的高度,每逢大事、每臨急事、每遇棘事,要靜下心來,有高度的政治責(zé)任感和敏銳性,時(shí)刻保持清醒頭腦,認(rèn)真對待,謹(jǐn)慎辦理。二是始終保持緊張的狀態(tài)。這里說的意思并不是工作過程中存在的恐慌感,辦事戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢、畏首畏尾,而是指我們工作過程中的態(tài)度、心理要達(dá)到這樣一種狀態(tài)。辦公室工作無小事,“細(xì)節(jié)決定成敗”,要常有“如履薄冰”之感,時(shí)時(shí)刻刻非常謹(jǐn)慎地對待辦公室的任何工作,始終保持“緊張”的狀態(tài)投入到工作過程中,達(dá)到事后“不緊張”的辦事效果。
　　要處理好三個關(guān)系。辦公室的工作性質(zhì)決定了我們在主與次、進(jìn)與退、前與后之間要能把握分寸,這不僅是職責(zé)的要求,也是反映我們辦公室人員素質(zhì)和能力的重要參數(shù)。一是處理好工作性質(zhì)的輔助性與工作要求的主動性的關(guān)系。參與不干預(yù),不當(dāng)“二領(lǐng)導(dǎo)”;尊重不盲從,不當(dāng)“吹鼓手”;干事不亂事,不當(dāng)“糊涂蟲”。二是處理好工作目標(biāo)的一致性與職權(quán)任務(wù)的差異性的關(guān)系。辦公室同樣僅是一個單位的職能部門,但不是主權(quán)部門。辦公室人員盡管經(jīng)常傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示,但是并不意味著可以以領(lǐng)導(dǎo)自居任意發(fā)號施令。三是處理好臺前和幕后與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。接受領(lǐng)導(dǎo)、服從領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo),向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、跟領(lǐng)導(dǎo)建議、當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)參謀,臺前幕后都要始終維護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的形象、單位的形象。
　　要接受四種考驗(yàn)。一是受得了委屈。辦公室的工作性質(zhì)和任務(wù)決定著我們往往置身于矛盾的焦點(diǎn)之中,有些時(shí)候被領(lǐng)導(dǎo)批評,不被他人理解或受到一些埋怨是正常的。所以,辦公室人員必須有良好的的心理素質(zhì)和承受能力,受得起各種委屈。二是耐得住寂寞。我們大都在幕后工作,許多工作是看不見摸不著的。所以,我們要樹立正確的業(yè)績觀,工作中講大局、講奉獻(xiàn),能做到默默無聞,任勞任怨,甘當(dāng)無名英雄。三是經(jīng)得起誘惑。辦公室相對權(quán)力部門顯得比較清苦。所以,我們要樹立正確的人生觀和價(jià)值觀,把本職工作做好。四是守得住秘密。辦公室有許多重要文件,特別是涉及單位商業(yè)秘密的一些重要文件、合同等,我們要站在維護(hù)企業(yè)利益的高度“守得住”;辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊從事工作,肯定會聽到許多重要信息,有的是領(lǐng)導(dǎo)個人意見,有的涉及單位人事、獎懲等企業(yè)的一些重大事宜,“禍從口出”,我們必須“守住嘴”。
　　要樹立五種形象。一是好人形象。這里說的并不是當(dāng)“老好人”,而是要學(xué)會與領(lǐng)導(dǎo)共處、和同事共事,與人為善、誠心誠信,做到人品好、人緣好。二是智多星形象。辦公室人員知識面要寬,工作能力要強(qiáng),聰明、靈活、精干。三是老黃牛形象。工作中特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能奉獻(xiàn),不斤斤計(jì)較、拿得起放得下。四是“不管部長”形象。辦公室承擔(dān)著協(xié)調(diào)上下、溝通內(nèi)外的重要職責(zé),傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示,但只是“協(xié)調(diào)”、只是“傳達(dá)”,不能替領(lǐng)導(dǎo)“當(dāng)家作主”。五是莊重形象。辦公室人員對內(nèi)又對外,言行舉止從某種意義上代表著領(lǐng)導(dǎo)和單位的形象,工作也好,為人處事也好,一定要有個良好的精神狀態(tài),始終保持莊重形象。
　　要練好六種功夫。一是多思考。工作中能出點(diǎn)子,會出點(diǎn)子,出好點(diǎn)子。當(dāng)高參,不亂參。二是勤練筆。有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力,能勝任辦公室大量的各種文字材料工作。三是說好話。反映問題、傳達(dá)指示不走樣,組織溝通協(xié)調(diào)不走彎,坐著能寫,站著能說,下去能唱。四是善貫通。當(dāng)上級要求與領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不一致時(shí)能找到融合點(diǎn);領(lǐng)導(dǎo)之間意見不一致時(shí)能找到相同點(diǎn);部門之間意見不一致時(shí)能找到切入點(diǎn)。五是會補(bǔ)臺。補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)做不了的事,補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)顧不上的事,補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)忘掉的事。六是敢創(chuàng)新。針對工作中的新要求、新問題、新情況,能夠出新思路,創(chuàng)造性地開展工作。
　　要樹立七種意識。一是樹立“機(jī)不可失”的意識。百倍珍惜在領(lǐng)導(dǎo)身邊難得的學(xué)習(xí)和鍛煉機(jī)會,兢兢業(yè)業(yè)工作,本本真真做人。二是樹立“服從領(lǐng)導(dǎo)”的意識。領(lǐng)導(dǎo)的要求和意圖靠我們?nèi)��?zhí)行去落實(shí),領(lǐng)導(dǎo)的指令就是我們的行動,我們的執(zhí)行力一定要強(qiáng)。三是樹立“勇爭一流”的意識。勇于爭先、勇于跨越,做到“干一行、愛一行、專一行,行行爭先”。四是樹立“辦公室無小事”的意識,認(rèn)真對待每項(xiàng)工作,認(rèn)真做好每件小事,哪怕是端茶倒水之類的雜事。五是樹立“事不過夜”的意識。要有很強(qiáng)的時(shí)間觀念,領(lǐng)導(dǎo)的指示命令必須立即傳達(dá),下級的請示報(bào)告及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo),說辦就辦,不等不靠,雷厲風(fēng)行。六是樹立“眼觀六路、耳聽八方”的意識。多看,多聽,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“眼睛”和“耳朵”,為領(lǐng)導(dǎo)多提供有價(jià)值的信息。七是樹立“三思而后行”的意識。思路決定出路,行動決定效率。想好了才做,做后再反思,在反思中不斷總結(jié)提高,才能保證我們工作的精確高效。
　　要克服八種不足。當(dāng)前,辦公室工作還存在著許多問題和不足,這些問題和不足有客觀因素,但更多的是自身主觀因素所導(dǎo)致的。所以,我們要從主觀上查找原因,力戒克服,日臻完善,主要解決好以下八個方面的不足:一是克服“扯皮多、配合少”的不足。二是克服“要求多、措施少”的不足。三是克服“計(jì)較多、寬容少”的不足。四是克服“索取多、奉獻(xiàn)少”的不足。五是克服“牢騷多、實(shí)干少”的不足。六是克服“請示多、意見少”的不足。七是克服“說得多、做得少”的不足。八是克服“事務(wù)多、學(xué)習(xí)少”的不足。
　　要扮好九種角色。一是扮好參與政務(wù)、處理事務(wù)的“管理者”角色。二是扮好能出主意、會出主意、出好主意的“參謀者”角色。三是扮好上情下達(dá)、下情上報(bào)的“信息員”角色。四是扮好深入群眾、聯(lián)系實(shí)際、貼近人心的“調(diào)研員”角色。五是扮好領(lǐng)導(dǎo)視察、客人來訪、群眾上訪的“接待員”角色。六是扮好會撰文、善修文、精批文的“文書員”角色。七是扮好聯(lián)系內(nèi)外、溝通上下、協(xié)調(diào)左右的“聯(lián)絡(luò)員”角色。八是扮好企業(yè)、領(lǐng)導(dǎo)、群眾的“代言人”角色。九是扮好維護(hù)企業(yè)利益、代表領(lǐng)導(dǎo)對外、樹立企業(yè)形象的“外交家”角色。
　　要修煉十種素養(yǎng)。一是“有夢有想”。不想當(dāng)將軍的兵永遠(yuǎn)不是好兵。辦公室是企業(yè)培養(yǎng)人才的階梯,辦公室人員一定要做一個有理想、有抱負(fù)、有進(jìn)步的好兵。二是“有德有才”。知識是基礎(chǔ),素質(zhì)是關(guān)鍵。常說的有德有才是精品、有德無才是次品、有才無德是危險(xiǎn)品,我們一定要做德才兼?zhèn)涞膬?yōu)秀人才。三是“有能有力”。要有終身學(xué)習(xí)的精神,向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、向他人學(xué)習(xí),從書本中學(xué)習(xí)、從實(shí)踐中學(xué)習(xí),不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和工作水平,工作中有較強(qiáng)的執(zhí)行力和戰(zhàn)斗力。四是“有形有象”。辦公室是窗口,容易成為別人議論的焦點(diǎn)。所以,在言談舉止上要把握好分寸尺度;在個人形象上要注重禮儀,熱情待人,謙虛謹(jǐn)慎。五是“有上有下”。“上得廳堂、下得廚房”。在工作上能夠成為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂,為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù);還要不怕累、不怕煩,為群眾做好服務(wù)。六是“不卑不亢”。對上,不卑躬屈膝,不溜須拍馬,唯唯諾諾;對下,不盛氣凌人,不狂妄自大,指指點(diǎn)點(diǎn)。七是“不驕不躁”。不因工作做得好而驕傲自滿,不因工作時(shí)間長短而浮躁不安。八是“不冒不過”。工作中正確處理好與領(lǐng)導(dǎo)和他人的關(guān)系,不錯位、不越位,不說過頭的話,不做過頭的事。九是“不偏不傳”。不該做的不做,做的不偏差;不該說的不說,說的不傳訛。十是“不求不要”。要樹立嚴(yán)以律己的意識,對上對領(lǐng)導(dǎo)不為個人利益而有所要求;要樹立廉潔自律的意識,對下對基層不為個人利益而有所索要。■
　　(作者單位:中鐵四局集團(tuán)有限公司辦公室)
　　責(zé)編:姚少寶

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