【關(guān)鍵詞】媒體 辦公室 職責(zé) 　　 　　《文摘周刊》報(bào)社作為安徽日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)的二級(jí)單位,組織機(jī)構(gòu)設(shè)置相對(duì)簡單,人員較少。近幾年來,《文摘周刊》辦報(bào)質(zhì)量穩(wěn)步提高,發(fā)行量節(jié)節(jié)攀升,成為全國影響力較大的文摘類報(bào)紙之一。但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入,主流媒體(主要是各地黨報(bào)、中央級(jí)大報(bào))開始了大規(guī)模的重組,報(bào)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈,文摘類報(bào)紙的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)越來越小。面對(duì)嚴(yán)峻的形勢(shì),報(bào)社只有整合資源、健全機(jī)制、勇于創(chuàng)新、提高水平,才能應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn),在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。而《文摘周刊》的辦公室作為一個(gè)綜合性辦事機(jī)構(gòu),承擔(dān)著日常行政事務(wù)、內(nèi)部綜合協(xié)調(diào)以及黨務(wù)人事、業(yè)績考核、后勤保障等多項(xiàng)工作,職能眾多、人少事雜,其運(yùn)作好壞直接關(guān)系報(bào)社的興衰。為此,要不斷創(chuàng)新工作方式,提高工作水平和服務(wù)水平,充分發(fā)揮溝通的“橋梁”作用和協(xié)調(diào)各方的“樞紐”作用,促進(jìn)報(bào)社又好又快發(fā)展。筆者結(jié)合本職工作,提出從五個(gè)方面搞好辦公室工作。
　　把握動(dòng)向,當(dāng)好參謀助手。面對(duì)文摘類報(bào)紙競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的形勢(shì),辦公室在很大程度上要及時(shí)為社領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考,即及時(shí)把握?qǐng)?bào)業(yè)改革的最新動(dòng)向,特別是文摘報(bào)紙中前沿和焦點(diǎn)問題,這樣才有助于社領(lǐng)導(dǎo)把握?qǐng)?bào)紙發(fā)展走勢(shì),科學(xué)制定目標(biāo),拓展發(fā)展思路。當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù),首先必須提高時(shí)效性,密切關(guān)注中央、省委出臺(tái)的關(guān)于報(bào)業(yè)改革的新政策和省委宣傳部、集團(tuán)黨委對(duì)報(bào)紙的新要求。其次要突出重要性,社領(lǐng)導(dǎo)在規(guī)劃報(bào)紙戰(zhàn)略目標(biāo)的同時(shí),還承擔(dān)著審稿、創(chuàng)收等任務(wù)。辦公室在呈報(bào)信息時(shí),要條分縷析、抓住重點(diǎn),篩選實(shí)用、管用、能用的信息,把最重要、對(duì)報(bào)社有重大影響或有建設(shè)性的信息及時(shí)上報(bào);或者對(duì)當(dāng)前的工作重點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)等重要信息進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。第三要突出全面性,除通過文件、通報(bào)、網(wǎng)絡(luò)等形式搜集信息外,還應(yīng)加強(qiáng)與兄弟報(bào)社的聯(lián)系,運(yùn)用請(qǐng)進(jìn)來或走出去的方法,及時(shí)了解兄弟報(bào)紙采編改革的新經(jīng)驗(yàn)、經(jīng)營創(chuàng)收的新做法、隊(duì)伍管理的新舉措以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),形成文字材料,供領(lǐng)導(dǎo)參閱。
　　講究效率,提高履職能力。辦公室工作任務(wù)繁雜,工作具體,提高工作效率是做好各項(xiàng)工作的關(guān)鍵。一是要頭腦清楚,牢記大局、牢記責(zé)任,有清晰的工作思路。重要工作要提前謀劃,按部就班抓落實(shí)。二是要心中有數(shù),隨時(shí)記下要做的工作,區(qū)分輕重緩急,先做緊急的、重要的事情。還可以建立工作日程表,先從時(shí)間已確定的事務(wù)開始,例如會(huì)議、接待等。逐漸培養(yǎng)日程安排能力,根據(jù)個(gè)人習(xí)慣,將事務(wù)安排在合適的時(shí)間,相似的工作安排在一起。三是要眼里有活,這是工作主動(dòng)性的表現(xiàn),特別要養(yǎng)成習(xí)慣,隨時(shí)利用瑣碎時(shí)間做一些瑣碎的小事,以提高工作效率。四是要腿腳勤快,進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),工作中相互支持不推諉,立即落實(shí)不拖拉,快速高效完成各項(xiàng)任務(wù)。
　　當(dāng)然,提高效率是在注重質(zhì)量的前提下進(jìn)行的,只強(qiáng)調(diào)效率,而忽視質(zhì)量,低質(zhì)量的高效率等于沒效率;而為了強(qiáng)調(diào)高質(zhì)量而不顧效率,沒有效率的質(zhì)量也不會(huì)是高質(zhì)量。我們應(yīng)該是在確保高標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量前提下,節(jié)奏快一些,動(dòng)作快一些,完成任務(wù)快一些,以高效率促進(jìn)高質(zhì)量。
　　專心細(xì)致,形成扎實(shí)作風(fēng)。“千里之堤,潰于蟻穴”,“差之毫厘,謬以千里”,工作馬馬虎虎,粗心大意,就會(huì)出現(xiàn)重大失誤,給部門和報(bào)社帶來損失。養(yǎng)成工作認(rèn)真細(xì)致、辦事扎實(shí)的作風(fēng),是辦公室工作人員必備的素質(zhì)之一。一要想得細(xì)。凡事多動(dòng)腦筋,把困難想得多一些,把措施想得細(xì)一些,才能把事情做實(shí)、不走彎路。如領(lǐng)導(dǎo)交給一項(xiàng)工作任務(wù)之后,先要進(jìn)行冷靜的思考,對(duì)完成這項(xiàng)任務(wù)的有利條件、不利因素、可能遇到的難題以及方法步驟等等深思熟慮,三思而后行。二是調(diào)查研究細(xì)。有了過細(xì)的調(diào)查研究,才能把情況搞清搞準(zhǔn),匯報(bào)才能準(zhǔn)確,拍板才有依據(jù)。三是事情辦得細(xì)。無論是接電話、收傳真,還是處理文件、落實(shí)制度,都要按工作規(guī)程,扎扎實(shí)實(shí)辦好。四是文字記錄。接受任務(wù)、落實(shí)工作光憑腦子記不行,要及時(shí)做好詳細(xì)的文字記錄,使自己所承辦的每一項(xiàng)工作都有案可查,避免扯皮現(xiàn)象發(fā)生。
　　綜合協(xié)調(diào),創(chuàng)造良好環(huán)境。搞好上下協(xié)調(diào)、內(nèi)外協(xié)調(diào),才能處理好各種矛盾和問題,為做好各項(xiàng)工作創(chuàng)造良好環(huán)境。
　　搞好社內(nèi)協(xié)調(diào)。內(nèi)部協(xié)調(diào)是基礎(chǔ),是前提。內(nèi)部協(xié)調(diào)不好,矛盾重重,很難把辦公室工作做好。一是要與社領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。為主要領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是主要職責(zé),應(yīng)責(zé)無旁貸。合格的辦公室主任還應(yīng)該做到,無論誰交辦的任務(wù)都積極主動(dòng)地完成,如因正在做主要領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù),應(yīng)向其他領(lǐng)導(dǎo)解釋清楚,要主動(dòng)與每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)搞好溝通。二是搞好本部門的協(xié)調(diào)。要以身作則,要求下屬做到的,自己首先要做到,這樣才能贏得下屬的信任與尊敬。還要合理調(diào)配,做到分工明確,責(zé)任到人。三是搞好與社內(nèi)各部門的協(xié)調(diào)。要從大局出發(fā),倡導(dǎo)講團(tuán)結(jié)、講協(xié)作的作風(fēng)。日常工作做到分工明確,權(quán)責(zé)合理,突擊性工作做到分工不分家,時(shí)時(shí)事事以大局為重。
　　搞好外部協(xié)調(diào)。對(duì)外協(xié)調(diào)也是一門藝術(shù),要講究公關(guān)技巧。要善于主動(dòng)聯(lián)絡(luò),對(duì)一些工作中經(jīng)常要協(xié)調(diào)和打交道的單位,平時(shí)多加強(qiáng)聯(lián)系,以建立良好的互信機(jī)制和溝通渠道,保證在關(guān)鍵時(shí)刻能充分發(fā)揮其作用。要善于開動(dòng)腦筋,勤動(dòng)腦,多用心,把原則性和靈活性有機(jī)地結(jié)合起來,既要大膽工作,又要嚴(yán)格把握好“度”。要善于超前謀劃,凡涉及到對(duì)外協(xié)調(diào)的事宜,辦公室要提前做好準(zhǔn)備,掌握工作的主動(dòng)權(quán)�？傊�,通過對(duì)外協(xié)調(diào),為報(bào)社的發(fā)展壯大營造良好外部環(huán)境。
　　做到正確協(xié)調(diào)。正確協(xié)調(diào),必須把握四個(gè)原則:一是從屬原則。在協(xié)調(diào)工作中始終要把自己的角色定位在從屬的位置上,做到既主動(dòng),又不越權(quán)越位。二是服從全局原則。在協(xié)調(diào)過程中,堅(jiān)持從總體目標(biāo)出發(fā),把各方面的意見統(tǒng)一到全局觀念上來。三是服務(wù)原則。把服務(wù)寓于協(xié)調(diào)的全過程,要做到認(rèn)真負(fù)責(zé),謙虛謹(jǐn)慎,熱情周到。四是平等協(xié)商原則。始終堅(jiān)持平等待人,以協(xié)商的態(tài)度進(jìn)行對(duì)話,切忌只靠簡單的、行政命令的方式去解決問題。
　　提升服務(wù),樹立良好形象。辦公室工作很大一部分職能就是服務(wù)。無論是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)、對(duì)社內(nèi)各部門,要做到積極主動(dòng),熱情服務(wù)。
　　首先要提高服務(wù)意識(shí)。正確把握權(quán)力與服務(wù)的關(guān)系,處理好管理與服務(wù)的關(guān)系,克服“官本位”思想,把“服務(wù)也是生產(chǎn)力”的觀念植根于思想中,把群眾的滿意度作為工作的標(biāo)準(zhǔn)。其次要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。要主動(dòng)服務(wù),做“未雨綢繆”,及時(shí)發(fā)現(xiàn)服務(wù)對(duì)象存在的困難,有針對(duì)性的提供服務(wù);要延伸服務(wù),在服務(wù)中發(fā)現(xiàn)服務(wù)對(duì)象還有需要解決的問題,積極主動(dòng)提供服務(wù);要跟蹤服務(wù),對(duì)事關(guān)全局、有影響的工作,無論分工內(nèi)還在分工外的,都要一跟到底,抓實(shí)抓好。三要制訂服務(wù)目標(biāo)。一套明確的管理制度和完善的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),可以規(guī)范辦公室人員的行為,以保障優(yōu)質(zhì)服務(wù)的貫徹與落實(shí)。如,電話鈴響幾聲之前必須接聽;文件收到后多長時(shí)間必須送簽;等等。
　　(作者單位:《文摘周刊》報(bào)社)
　　責(zé)任編輯:程世來 姚少寶

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