【摘要】21世紀最顯著、最重要的特征就是伴隨著全球化發(fā)展的信息化。信息化已成為時代發(fā)展首要的、不可或缺的一部分。檔案管理作為信息資源的重要渠道就更應緊跟時代步伐，加快信息化發(fā)展。這不僅有利于我們檔案工作者自身素質的提高，而且更有利于檔案信息有效充分地利用。因此加快檔案管理信息化，是檔案管理工作適應時代和社會發(fā)展，應對全球科學技術迅猛發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案管理工作和檔案服務水平的必由之路。
　　【關鍵詞】新時代；檔案管理；信息化
　　【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A
　　【文章編號】1007―4309（2010）10―0099―1.5
　　
　　一、新時代檔案管理信息化的必然性
　　
　　在人類歷史發(fā)展的進程中，檔案是一種非常重要的信息資源，是開展社會各項事業(yè)的前提條件。信息時代到來，作為國民經濟和社會發(fā)展戰(zhàn)略資源的檔案信息資源，其重要性不言而喻。因此我們必須要加強檔案管理的信息化，充分挖掘檔案潛在的經濟效益和社會效益，使檔案信息的服務和利用水平得以提高，使檔案實現信息資源共享。
　　大量電子文檔出現在新時代的政務信息化體系中，隨著管理科學化的趨勢和政府決策的影響，檔案實現信息化這一要求十分迫切。信息技術和網絡經濟是生產力的發(fā)展和社會進步的必然趨勢，是當今世界新興的社會生產力。為了更好地完成時代賦予我們的新任務，須適時地加強檔案管理的信息化進程。
　　中國共產黨第十六次代表大報告指出：“應大力推進信息化進程，加快建設現代化，優(yōu)先發(fā)展信息產業(yè)，在經濟和社會領域廣泛應用信息技術”。如今我們已經進入信息技術時代，因此我們有必要增進檔案管理的信息化的進度，迅速推進檔案管理的現代化進程，合理配置檔案信息資源，科學地管理檔案，從而有效地為社會服務。
　　眾所周知，檔案部門擁有大量的信息資源，而目前我國絕大部分允許開放的信息仍處于封閉狀態(tài)，從而導致蘊藏在檔案中豐富的信息不能被有效、充分地挖掘和利用，檔案管理的信息性、資源性價值也就無法實現。通過信息技術轉變的檔案信息可以直接服務于各部門、各單位以及社會公眾，這樣才能有效地實現檔案信息的價值。
　　二、檔案管理的信息化進程
　　
　　檔案管理的信息化有其自身的規(guī)律和特點，人們在處理時，應審慎待之。在這過程中，須嚴守三條基本原則：歸檔雙軌制原則、文檔一體化原則和確保網絡安全的原則。
　　第一，辦公自動化系統(tǒng)包括檔案管理的信息化系統(tǒng)，涉及大量的國家機密，為防止國家機密被不法分子竊取，必須將它們與公共信息網實行物理隔離，采取徹底的防范措施，以確保辦公局域網、檔案信息和檔案管理信息的安全。在檔案管理信息化的過程中，加快建設檔案的目錄數據庫和必要全文數據庫是一個難點。提高檔案管理的現代化水平和方便利用者是檔案管理者進行檔案管理的立足點和出發(fā)點，不能止步于有規(guī)可循、有目可查，而應適應信息化、管理現代化、提高利用效率的需要，確�？焖�、準確、全面地查閱。首先，要努力建立科學的檢索機制，建立原有檔案文件級目錄數據庫，特別是機讀目錄數據庫，以使手工檢索向計算機檢索轉變，方便利用檔案；其次，檔案管理者要積極將重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率高的紙質或其他類型載體的檔案轉成電子文檔，利用計算機掃描、數碼照相等現代化手段，實現檔案的全文數字化轉化和保存。
　　第二，文檔一體化是檔案管理信息化的前提。隨著辦公自動化的發(fā)展，檔案管理中的文檔一體化被提上議事日程，在辦公自動化的過程中，應把檔案管理現代化納入其中，做到全面細致地思忖，使檔案管理工作與其辦公自動化的發(fā)展保持一致的步調。
　　檔案部門應將單位辦公自動化系統(tǒng)的設計提上日程，并且親自參與，做好參謀，根據實際情況對辦公自動化系統(tǒng)的規(guī)劃與建設提出合理建議；對那些有重要保存價值的電子文檔，為了防止意外情況的發(fā)生，應做好紙質文件的歸檔保存，各單位應按其記錄信息的保存價值將在工作過程中形成的電子文檔進行物理歸檔，將其轉化為電子檔案，并根據相關規(guī)定進行保管；在那些已經實現自動化辦公的單位，為確保檔案的安全，均應實行電子文件和紙質文件的歸檔雙套制。
　　第三，從優(yōu)化并推廣應用檔案管理軟件的角度出發(fā)，以可靠、先進的應用系統(tǒng)作為有力支持，促進檔案管理信息化。
　　檔案信息的安全管理包括檢測、預防、抑制與恢復等幾個方面， 還要在檔案信息的具體應用過程中防冒充、防篡改、防泄露、防抵賴。同時，為確保檔案信息的安全，要加強對與網絡無關檔案信息的安全管理、提高信息加密技術。采用多種技術手段和科學的管理方法做好新生成的電子檔案的管理，從而有效保護檔案信息。在檔案信息資源和網絡系統(tǒng)的開發(fā)利用工作中，要依靠先進的技術手段、完善的規(guī)章制度、嚴格的管理措施使檔案信息安全保險體系得到完善，同時還要提高信息安全意識，避免發(fā)生失密、泄密的現象。檔案的信息化程度越高，越要注意檔案的信息安全和實體安全。嚴格審查檔案，利用合適的檔案。同時還要嚴格審查面向公眾的網上信息，確保信息的正確和健康。
　　
　　三、檔案管理信息化的人力資源
　　
　　人力資源是促進經濟、社會發(fā)展，科技進步的最寶貴的資源之一。檔案管理信息化人力資源的開發(fā)，能夠為檔案管理信息化建設和持續(xù)發(fā)展提供可靠的保證。
　　第一，各級檔案管理部門要重點打造一支現代化知識型的檔案干部隊伍。堅持以馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論、“三個代表”重要思想為指導，堅持科學發(fā)展觀，使社會主義制度的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，從宏觀上對人力資源開發(fā)進行管理，發(fā)揮市場對人才資源配置的基礎性作用，遵循人才的成長規(guī)律，在觀念和體制上不斷創(chuàng)新，培養(yǎng)實用型的一批人才。
　　第二，正確地看待人力資源開發(fā)的重要性，并且毫不猶豫地予以落實。基于維護隊伍的穩(wěn)定性，應在現有人員的基礎上拓寬視野，不拘一格降人才，正視現有人才與引進人才的關系，為他們提供良好的工作環(huán)境和充足的工作經費，同時要創(chuàng)造良好的競爭氛圍和機制，勇于探索新路徑來培養(yǎng)優(yōu)秀青年檔案管理信息化人才；創(chuàng)建網絡平臺培養(yǎng)檔案管理信息化人才。注重觀念的更新，樹立檔案是第一財富、人才是第一資源的意識；加強業(yè)務培訓，尤其是加強網絡技術和基本技能、計算機知識與技術和信息開發(fā)技術的培訓。
　　第三，通過開發(fā)檔案管理信息化人力資源，培養(yǎng)一批加工與管理檔案數字化、開發(fā)與維護系統(tǒng)、使用與研究相關技術以及檔案信息化建設運營與管理等方面的新型人才。在新時期，探索新思路，以加快檔案管理信息化人才骨干隊伍的建設，打造檔案管理信息化建設的良性發(fā)展空間。
　　
　　【收稿日期】2010年9月8日
　　【作者簡介】鄒淑琴：通化市二道江區(qū)政府辦公室。王麗娜：通化市二道江區(qū)財政局。

相關熱詞搜索：檔案管理 信息化 研究 檔案管理信息化工作研究 檔案信息化建設方案 檔案信息化建設原則