事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)與改革
發(fā)布時間:2019-08-14 來源: 幽默笑話 點擊:
事業(yè)單位人事檔案信息化管理和改革現(xiàn)存的問題
人員不足,專業(yè)化程度低。目前,很多事業(yè)單位的人事檔案管理信息化隊伍中復(fù)合型人才少,信息化管理專業(yè)化程度較低。大部分事業(yè)單位的人事檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn),對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解,如不會把干部檔案捆綁成卷,這將可能破壞原始檔案的完好度,造成紙張的磨損,導(dǎo)致重要信息模糊,導(dǎo)致人事檔案的案卷達不到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。
管理效率不高,檔案利用率低。不少事業(yè)單位的人事檔案利用工作大多是被動服務(wù),等待領(lǐng)導(dǎo)、公證處等人員來查閱,缺乏主動精神;人事檔案利用時,只能提供一些膚淺表面的人員基本情況如黨團材料、畢業(yè)生登記表、退工等方面,而真正用于人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預(yù)測等方面的較少,由于某些檔案中還存在虛假不真實的成分,如有的人沒有上過大學(xué),卻把原有的低學(xué)歷拔高。雖然此類檔案占了少數(shù),但卻影響了人事檔案的現(xiàn)實效用和歷史價值。
檔案管理體制不完善。隨著市場體制發(fā)展需要,國家在人事制度、戶籍制度、居住證制度等方面作了相應(yīng)的措施,使人口流動性越來越大。這些流動人員形成了大量人事檔案流動量,增大了檔案管理的工作量和難度。由于我國實行“檔隨人走”的原則,檔案流動性的增加,增大了人事檔案信息的錄入量,有時候還會因為流動性過大而導(dǎo)致了信息錄入的不及時。往往該人的檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)遞到了某管理檔案的機構(gòu),但由于輸入不及時,導(dǎo)致個人查不到自己檔案會十分著急,擔(dān)心自己檔案的下落,還會影響其辦理其他手續(xù),如落戶手續(xù)等等。
事業(yè)單位人事檔案的信息化管理和改革的建議
事業(yè)單位人事制度改革是我國事業(yè)單位整體改革的重要組成部分。隨著人事制度改革的不斷深化,事業(yè)單位用人制度也在發(fā)生著變化。這就要求人事管理部門在管理方式和管理技術(shù)上都要有創(chuàng)新,以適應(yīng)實際管理工作的需要。因此,建立一個信息完整、反應(yīng)迅速、靈活高效的人事管理信息系統(tǒng)是非常必要的。
增強人事檔案管理信息化的意識。建設(shè)信息化觀念的建設(shè)是人事管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。管理的信息化,首先應(yīng)該是觀念的信息化。因此,要重視和加強信息化觀念建設(shè)。在建設(shè)過程中,需要各級領(lǐng)導(dǎo)、人事管理干部和廣大職工的共同努力。
在管理中,一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進行認真的研究,在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎(chǔ)上,正確運用好計算機的加密功能,對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進行系統(tǒng)的分類加密,要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系,既要克服求穩(wěn)怕險、不思進取的保守觀念,又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。另外,電子檔案對保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高,管理人員要注意防潮、防高溫、防輻射、防病毒工作,切實加強檔案資料的安全性研究,認真搞好電子檔案的及時備份與維護工作,要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系,確保檔案資料的安全完整。
對領(lǐng)導(dǎo)者來說,應(yīng)站在事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度重視信息化建設(shè),不斷增強信息化意識,逐步養(yǎng)成自覺使用數(shù)據(jù)資料和人事信息的良好習(xí)慣。同時,對本單位的信息化建設(shè)給予相當(dāng)?shù)年P(guān)注和支持,參與建設(shè)方案的制定和部署。
對人事工作者來說,要在工作中能運用各種數(shù)據(jù)處理方法,深入挖掘和發(fā)現(xiàn)有用信息,為事業(yè)單位人事管理的科學(xué)決策提供可靠依據(jù)。同時,做好信息系統(tǒng)的維護和管理工作,使信息化建設(shè)的各項規(guī)劃能夠真正落到實處。
著力解決檔案管理技術(shù)信息化的資金問題。在人事管理信息化建設(shè)中,資金問題是一個非常重要的問題。很多事業(yè)單位,不是不重視信息化建設(shè),也不是沒有相應(yīng)的人才,就是沒有足夠的專項資金作保障。資金問題已經(jīng)成為人事管理信息化建設(shè)的瓶頸。而人事管理信息化是一個循序漸進的動態(tài)過程,要不斷發(fā)展,就要有持續(xù)不斷地投入。這樣的投入,不僅是對信息系統(tǒng)設(shè)備的資金投入,還有對人員進行培訓(xùn)的費用投入。因此,高度重視和妥善解決信息化建設(shè)的資金問題,并做好持續(xù)投入的準備,是十分重要的。
提高改革的質(zhì)量。圍繞改革、服務(wù)于改革,事業(yè)單位要從三個角度來講。
對于事業(yè)單位的工作人員來說,為了確保干部人事檔案信息化管理達標升級工作質(zhì)量,檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關(guān),定期對檔案有關(guān)的各種材料進行認真整理,細致鑒別,做到取之有據(jù),對有疑問、不符合歸檔要求的材料要及時進行反饋溝通,手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦,以保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性;以日常人事工作內(nèi)容為基礎(chǔ),建立人事管理信息系統(tǒng)。按照人事管理工作內(nèi)容,利用人事管理軟件,以模塊的方式建立滿足日常工作需要的人事管理信息系統(tǒng)。其系統(tǒng)功能包括:人事檔案管理、各項工資業(yè)務(wù)管理、人員招聘管理、績效考核管理、專業(yè)技術(shù)人員及高級專家管理、離退休人員管理等。
從政府的角度,雖然政府也出臺了不少檔案管理方面的條例,但是真正每條都按照條例辦事的幾乎沒有,對于施行這些條例的力度不夠。流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞制度不健全、移交不及時。這些原因都導(dǎo)致了流動人員檔案管理中難以按時歸檔并使之齊全完整,使得檔案丟失、缺少、涂改、不真實等情況出現(xiàn),增加了人事檔案管理的難度。這就要求國家政府出臺更加嚴密、更加具體、更切合實際、更具法律效力的條款。
從法律的角度來講,檔案信息化管理和改革需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護。檔案管理部門與形成檔案的社會各個部門或個人的關(guān)系往往存在一系列復(fù)雜關(guān)系和法律問題,這就需要相應(yīng)的法律法規(guī)加以調(diào)整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護。單位黨委、人事及各組織部門領(lǐng)導(dǎo),要增強檔案意識,了解、熟悉、研究人事檔案工作,組織人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件,強化人事檔案管理意識,要根據(jù)社會和學(xué)校的改革發(fā)展對人事檔案工作的需求,制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃,備好人事檔案管理工作所需的軟、硬件,建立健全人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度,使人事檔案工作有章可循。
事業(yè)單位在進行相關(guān)的改革時,要大膽探索,勇于創(chuàng)新。在維護人事檔案的真實性、嚴肅性和保密性的同時,還應(yīng)探索通過現(xiàn)代化手段,建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng),不斷提升人事檔案的使用價值;積極建立人力資源信息系統(tǒng),多角度、多層面的開發(fā)人事檔案信息,根據(jù)干部人事工作的要求和社會生活其它領(lǐng)域的信息要求,進行人才信息的加工整理,使人事檔案信息成為能夠自由檢索、自由提取的系統(tǒng)化信息資源使組織領(lǐng)導(dǎo)能夠直觀快捷地了解和掌握干部職工隊伍狀況,有效地提高人事檔案信息的利用率和使用價值。
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