【摘要】伴隨著計(jì)算技術(shù)與信息技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，企業(yè)檔案管理也打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)管理形式，逐漸趨向信息化建設(shè)。尤其是工程項(xiàng)目檔案管理工作，由于工程項(xiàng)目不斷變化，進(jìn)而要求檔案信息與之同步，實(shí)時(shí)搜集新信息資源從而跟上工程項(xiàng)目建設(shè)。因此，構(gòu)建工程檔案信息化建設(shè)方案和保障分析成為當(dāng)務(wù)之急。
　　【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目；檔案信息化；措施與保障分析
　　【中圖分類號(hào)】TP3 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1009-5624（2019）01-0036-02
　　1 引言
　　現(xiàn)如今，檔案信息化建設(shè)作為工程項(xiàng)目組成部分，工程項(xiàng)目檔案信息化保證了檔案信息搜集全面、完整，管理效率的提高，為工程項(xiàng)目的順利開展提供依據(jù)。因此，制定可行性檔案信息化建設(shè)方案與保障分析成為基礎(chǔ)前提，也是企業(yè)重要研究課題。
　　2 工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)重要作用
　　2.1 為工程項(xiàng)目提供真實(shí)的歷史材料
　　伴隨著信息化進(jìn)程的深化，工程項(xiàng)目檔案管理得到了重視。對(duì)檔案管理提出了新的要求，要求創(chuàng)新管理方法、管理水平、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，電子技術(shù)檔案管理成為發(fā)展必然，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)與管理創(chuàng)造了條件，保證檔案管理規(guī)范化、數(shù)字化，更好的服務(wù)工程項(xiàng)目。
　　2.2 創(chuàng)新了檔案管理形式
　　傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展，信息化建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急。因?yàn)樾畔⒒瘷n案管理形式創(chuàng)新了檔案管理方法、提高了管理水平；融入了計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)化立卷、深化檢索的目標(biāo)要求。
　　3 項(xiàng)目工程檔案信息化建設(shè)措施
　　3.1 完善檔案信息化制度
　　檔案工作是項(xiàng)目工程順利施工的組成內(nèi)容，而想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)就要注意制度完善。通過(guò)完善的檔案信息化制度對(duì)管理人員行為形成約束、認(rèn)識(shí)到檔案建設(shè)的重要作用。所以，完善的法律制度也是確保項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的根本途徑，是業(yè)主和參建單位檔案管理主要根據(jù)。首先，結(jié)合工程項(xiàng)目各階段的檔案管理需求，設(shè)置檔案管理團(tuán)隊(duì)、信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)、檔案管理網(wǎng)絡(luò)體制，制定相關(guān)管理制度，例如：《檔案管理規(guī)定》、《項(xiàng)目檔案整理實(shí)施細(xì)則》、《公司檔案分類編號(hào)規(guī)則》、《電子檔案管理細(xì)則》等。
　　3.2 保證制度的落實(shí)
　　檔案信息化制度的落實(shí)是保證檔案管理工作的基礎(chǔ)前提，檔案信息化制度有效性還應(yīng)加強(qiáng)落實(shí)監(jiān)督工作，科學(xué)管理檔案進(jìn)而提升檔案管理水平。工程項(xiàng)目檔案涉及：監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)、業(yè)主等多項(xiàng)內(nèi)容，與建設(shè)單位有著密切聯(lián)系。檔案管理部門主要職責(zé)是制定文件的信息分類、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)間，確保檔案準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面。此外，企業(yè)引導(dǎo)員工科學(xué)認(rèn)識(shí)項(xiàng)目工程檔案制度與檔案管理的重要作用，優(yōu)化分工，強(qiáng)調(diào)在其位謀其職。制度的落實(shí)有助于檔案信息化建設(shè)時(shí)的科學(xué)決策，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。經(jīng)過(guò)實(shí)踐證明，公司在完善信息化制度并保證落實(shí)后，在與施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位簽署協(xié)議時(shí)將檔案及信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲制度納入合同，通過(guò)合同條例起到制約作用。各合同單位進(jìn)場(chǎng)時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，日常檢查，按月會(huì)議總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的不足，制定解決方案從而提升檔案管理實(shí)施效果。
　　3.3 檔案數(shù)字化建設(shè)
　　第一，硬件平臺(tái)構(gòu)建。各企業(yè)通過(guò)小業(yè)主，大監(jiān)理管理形式，采取檔案信息化建設(shè)，業(yè)主和監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)單位利用局域網(wǎng)構(gòu)建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高管理效率。項(xiàng)目工程與檔案文件多樣化、檔案信息化應(yīng)用功能，企業(yè)設(shè)置檔案部門，引進(jìn)掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)，結(jié)合工程不同時(shí)期需求設(shè)置檔案庫(kù)房，保證檔案搜集、整理、儲(chǔ)存工作的有序開展。
　　第二，軟件平臺(tái)建設(shè)。公司采用J2EE架構(gòu)的檔案管理信息平臺(tái)，建立一個(gè)覆蓋集團(tuán)化企業(yè)總部及下屬各級(jí)單位、各級(jí)單位間互聯(lián)互通、能滿足各級(jí)單位檔案現(xiàn)代化管理、開放的、易于擴(kuò)展的檔案管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)集中統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)平臺(tái)，使得各單位檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、信息展示統(tǒng)一，系統(tǒng)內(nèi)檔案信息資源能夠得到安全可靠的存儲(chǔ)和充分共享利用，使得檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)信息化管理、檔案收集整理工作最大限度實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、檔案數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限得到安全控制、檔案利用方式更加簡(jiǎn)單方便。對(duì)受施工條件影響無(wú)法進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)現(xiàn)本機(jī)標(biāo)準(zhǔn)錄入導(dǎo)進(jìn)信息系統(tǒng)，并批量掛接電子文件。
　　第三，檔案數(shù)字化工作開展。數(shù)字化工作內(nèi)容為檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和電子全文的建設(shè)，也是信息資源建設(shè)基本工作，選擇數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)展開現(xiàn)有非數(shù)字化內(nèi)容的記錄。隨后，將其轉(zhuǎn)成結(jié)構(gòu)化、共享的數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。首先前端介入，在項(xiàng)目建設(shè)單位進(jìn)場(chǎng)時(shí)，就集中組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理制度及系統(tǒng)操作培訓(xùn)。其次過(guò)程控制，過(guò)程控制大體分兩部分：一部分在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，日常檢查檔案歸檔進(jìn)程時(shí)一并檢查檔案數(shù)字化工作。協(xié)調(diào)承建單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位在檔案信息管理系統(tǒng)上檔號(hào)分配和數(shù)據(jù)錄入。另一部分，通過(guò)對(duì)其它應(yīng)用系統(tǒng)采用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)采集接口，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體化；實(shí)現(xiàn)與單位門戶、機(jī)構(gòu)用戶、統(tǒng)一認(rèn)證等基礎(chǔ)設(shè)施的集成；提供標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息轉(zhuǎn)入接口。最后是后期檢查，檔案管理部門檢查各部門各單位歸入的檔案時(shí)，檢查其是否滿足檔案相應(yīng)制度要求，是否與信息系統(tǒng)內(nèi)容一致。這樣將檔案數(shù)字化工作前置化、規(guī)范化、日�；�，確保了檔案數(shù)字化的真實(shí)有效，全面系統(tǒng)。
　　3.4 檔案安全建設(shè)
　　檔案信息化安全包含：網(wǎng)絡(luò)安全、儲(chǔ)存環(huán)境安全、文件安全。相關(guān)單位應(yīng)將檔案安全視為日常工作內(nèi)容，將安全工作和崗位責(zé)任連接展開安全責(zé)任制。此外，制定緊急應(yīng)對(duì)措施，以防發(fā)生突發(fā)狀況能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)，減少檔案信息損失。在信息網(wǎng)絡(luò)方面采取物理隔離、專人運(yùn)維管理、在系統(tǒng)和終端計(jì)算機(jī)中安裝正版防護(hù)軟件、電子文件進(jìn)行水印管理等措施，并簽署信息安全保密協(xié)議，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檢查、信息安全引導(dǎo)，保證檔案信息化建設(shè)可持續(xù)進(jìn)行。
　　3.5 檔案利用服務(wù)
　　檔案信息資源開發(fā)作為檔案工作內(nèi)容之一，怎樣更好的服務(wù)企業(yè)發(fā)展和工程建設(shè)、提高檔案利用率是重要工作內(nèi)容。因此，檔案的利用也是檔案工作的關(guān)鍵，在檔案管理中有著重要作用。通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)，開放案卷級(jí)文件級(jí)目錄信息，通過(guò)相應(yīng)的審批流程，利用檔案電子文件。并且開發(fā)檔案移動(dòng)端的利用服務(wù)，大大增加檔案信息化工作查詢服務(wù)機(jī)制，從而更好的提高工作效率與管理質(zhì)量。
　　4 結(jié)語(yǔ)
　　通過(guò)上述控制措施，工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量取得了不錯(cuò)效果，項(xiàng)目檔案內(nèi)在質(zhì)量得到了持續(xù)提升�？偠�言之，工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)應(yīng)立足于多方面、全過(guò)程，才能更好的為工程項(xiàng)目所服務(wù)，提高檔案信息化建設(shè)水平。
　　【參考文獻(xiàn)】
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