【摘 要】 本文敘述了學校實行檔案信息化的必要性及意義，通過對學校檔案信息化建設現(xiàn)狀分析，提出信息化檔案的設想和展望。檔案信息化是網(wǎng)絡化、數(shù)字化、規(guī)范化的集成，在檔案信息化建設中必須注重軟、硬件工程建設并舉；加強檔案信息化建設管理復合型人才培養(yǎng)。
　　習近平總書記在黨的十九大報告中指出，要增強改革創(chuàng)新本領，善于結(jié)合實際創(chuàng)造性推動工作，善于運用互聯(lián)網(wǎng)技術和信息化手段開展工作。2002年11月25日，國家檔案局、中央檔案館向全國檔案部門下發(fā)了《全國檔案信息化建設實施綱要》，這是促進檔案管理現(xiàn)代化水平全面提高的一項重大舉措。隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術和通信技術的發(fā)展和應用，學校檔案管理信息化已成為實現(xiàn)學校可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
　　【中圖分類號】R715 【文獻標志碼】
　　A 【文章編號】1005-0019（2018）21-273-02
　　1 學校檔案信息化建設的必要性和意義
　　1.1 檔案信息數(shù)字化的概念 檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術、 數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
　　1.2 檔案信息化建設的必要性和意義 檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標。采用現(xiàn)代化信息技術改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務，不斷適應數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務效率，最大限度地滿足需求，是檔案信息化工程建設的主要目的。檔案管理信息化、網(wǎng)絡化建設，給管理人員帶來的效益和收益：一是提高工作效率。檔案收集、整編、借閱、歸檔工作量大，費時費力；信息化后信息一次錄入反復使用，數(shù)據(jù)共享，方便打印、借閱，統(tǒng)計，整編，提高工作效率。二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)方式查找檔案不但費時費力，反復查閱會對檔案損壞，檔案完整性受到影響；信息化后可即時查閱，既省時省力又避免損壞，極大減輕工作人員負擔。三是保證檔案安全。傳統(tǒng)方法檔案借閱手續(xù)繁瑣，容易在借閱、轉(zhuǎn)接、歸檔中出現(xiàn)偏差、遺失現(xiàn)象；信息化后每次借閱都有電子平臺記錄可以追溯，減少了檔案管理差錯的出現(xiàn)。
　　2 學校檔案信息化建設的現(xiàn)狀
　　2.1 對檔案的重要性認識不足 我國學校檔案信息化管理仍處于起步階段，信息化管理的制度還不夠完善，資金支持投入不足，學校整體數(shù)字化管理還不夠普及，數(shù)字化檔案信息涵蓋的內(nèi)容不夠全面。
　　2.2 學校檔案在收集中存在困難 檔案收集是信息化建設中的重要環(huán)節(jié)，學校檔案涉及面廣且繁雜，跨度大，涉及黨政文件、制度、任命，學籍檔案，人事檔案、基建工程預算檔案，設備招投標檔案等等，檔案內(nèi)容要求規(guī)范、準確、完整，大部分資料屬于永久性保存，因此儲存量大，傳統(tǒng)手段保存必然會增加檔案收集和保存的困難。
　　2.3 學校檔案信息化管理人員的水平有待進一步提高 新時期下學校檔案信息化管理對管理人員的專業(yè)水平要求高，電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業(yè)知識，還要不斷提高現(xiàn)代化管理技能。文檔一體化的推行，使電子文件的管理超出單純的學科范圍，使檔案工作成為一門集計算機科學與檔案學于一體的綜合性的學科�，F(xiàn)有學校檔案管理人員基本是由其他工作崗位轉(zhuǎn)入，或者兼任，很少一部分是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，缺乏信息化操作能力，學校對于管理人員的培訓還不足。
　　2.4 學校檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標準的管理軟件 學校一般采取自行開發(fā)或引進的方式使用檔案管理系統(tǒng)，信息化程度不統(tǒng)一，也無法做到資源共享或異地查詢。
　　2.5 檔案檢索工具陳舊 現(xiàn)在大部分檔案都已實行電子化目錄查詢，但很多檔案內(nèi)容查詢還是采用編號查詢后，再查找紙質(zhì)檔案，檔案信息的整理、編研、查找、利用還不能實現(xiàn)電子化。
　　3 學校檔案信息化建設設想及展望
　　3.1 充分認識檔案信息化管理的重要性 隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。因此學校要加強頂層設計，將檔案管理信息化建設與現(xiàn)代化校園建設結(jié)合起來，應該加大對檔案信息化人力、物力 財力的支持力度，要上升到建設現(xiàn)代化強國的高度，要看到學校檔案管理信息化建設是實現(xiàn)學�？沙掷m(xù)發(fā)展的必由之路。作為檔案管理者要增強自己的使命感和責任感，積極投入到建設中去，各部門也要正確認識和配合檔案管理部門的工作，促進信息化建設的快速發(fā)展。
　　3.2 高度重視檔案信息化的制度建設 管理工作上水平首先要完善制度建設，實現(xiàn)規(guī)范化管理。檔案信息化建設內(nèi)容十分豐富，是一個系列工程建設，包括基礎設施建設、信息資源建設（檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設、電子文件歸檔與管理、檔案數(shù)字化）、應用系統(tǒng)建設（檔案管理系統(tǒng)建設、電子文件中心建設、檔案網(wǎng)站建設、數(shù)字檔案館）、標準規(guī)范建設、人才隊伍建設、安全保障建設等硬、軟件系統(tǒng)工程建設。因此要建立一整套系統(tǒng)化理論化的管理制度，建立合理、科學、有效的檔案管理工作流程，保證檔案管理信息化建設的順利開展。
　　3.3 加強檔案管理隊伍建設 檔案事業(yè)的發(fā)展和騰飛，既要依靠科學技術的發(fā)展進步，又要依靠高素質(zhì)管理隊伍。首先應加大檔案管理和信息化管理人才的引進；第二應加強對現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務能力、思想道德素質(zhì)的培訓；三是要建立有效激勵機制，調(diào)動檔案管理人員信息化轉(zhuǎn)化的積極性；四是加強各部門團結(jié)合作，將一些電子化檔案在部門提前完成。
　　4 結(jié)束語
　　新形勢下的檔案信息化建設已經(jīng)成為一種必然趨勢，也是時代發(fā)展的必然要求。實現(xiàn)學校檔案信息化管理，跟上時代步伐，認真落實《檔案法》等有關法律、法規(guī)及管理制度，推進依法治檔、加強檔案管理工作，深刻認識加強檔案科技發(fā)展、檔案信息化建設、檔案管理隊伍建設及不斷提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性、必要性和緊迫性，堅持高起點要求、高標準定位，為學校事業(yè)發(fā)展貢獻力量。
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