摘 要：檔案管理的信息化建設已經(jīng)成為時代和社會發(fā)展的要求。加快檔案信息資源的信息化進程，積極開發(fā)檔案信息資源，促進檔案信息化建設，對檔案工作更有效的服務于工作之中具有重要的意義。本文對檔案信息化和檔案信息化建設的概念進行了研究，分析檔案信息化建設過程存在的問題，并提出相應的解決對策，對檔案的信息建設具有借鑒意義。
　　關鍵詞：檔案管理 信息化 現(xiàn)代化
　　中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）08-00-01
　　一、我國檔案基礎較差的原因分析
　　1.檔案管理信息化建設的發(fā)展概況
　　信息化建設使得企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。許多檔案機構(gòu)和人員面對電子文件的涌現(xiàn)，沒有及時應對，結(jié)果造成大量的檔案資源流失。
　　2.檔案管理信息化模式實效不高
　　不少檔案機構(gòu)只是盲目地進行檔案信息化建設，缺乏先進的思想理念作為指導，對檔案信息化建設的根本目的沒有深刻的認識，重視檔案管理系統(tǒng)的建設而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，結(jié)果導致檔案信息化建設效益低下。檔案信息管理工作標準尚不完善，這制約了企業(yè)檔案信息工作的進程。
　　3.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
　　檔案信息電子化就需要現(xiàn)代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術，不能只滿足于計算機簡單操作。
　　二、檔案管理工作現(xiàn)代化的要求
　　檔案工作者要著眼于信息化的飛速發(fā)展，積極采用現(xiàn)代化的信息手段，推進檔案信息的數(shù)字化，適應時代要求，為群眾服務。我國信息化建設要求的電子政務建設和數(shù)字檔案館的興起以及相繼建立，對檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)。同時檔案管理也要跟上企業(yè)管理的腳步，檔案管理的方法要創(chuàng)新，要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作內(nèi)涵，將單一的檔案管理擴大成信息集中的企業(yè)檔案管理。通過計算機網(wǎng)絡將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個集團化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈活地進行檔案管理。
　　三、提高檔案信息化建設水平，促進檔案管理現(xiàn)代化
　　在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些時間較長的綜合性檔案來講，由于檔案多，工作量大而且復雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。
　　1.增強檔案管理現(xiàn)代化意識
　　在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國現(xiàn)代化建設目標、規(guī)模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統(tǒng)的被動式服務改變?yōu)橹鲃臃�務，將封閉式服務轉(zhuǎn)化為開放式服務，使檔案工作適應知識經(jīng)濟時代的需要，適應社會發(fā)展的需要。還要加強對人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。
　　2.配備統(tǒng)一的管理設備
　　加快檔案信息化的建設，要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。要舍得投入財力，當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設加快發(fā)展。
　　3.創(chuàng)建規(guī)范的管理機制
　　建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制，創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。
　　4.建設復合型的管理隊伍
　　檔案管理人員隊伍建設是實現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。
　　結(jié)束語
　　信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。檔案信息化建設賦于新世紀檔案工作嶄新的內(nèi)容，為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。因此，作為檔案管理人員要樹立較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，同時也要擔當起建設信息化建設的歷史重任。

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