檔案 工作 總結(jié)

　新一輪的國(guó)家機(jī)構(gòu)改革已經(jīng)全面鋪開(kāi)，在機(jī)構(gòu)改革中，很多涉改單位的檔案需要移交到同級(jí)綜合檔案館。在檔案移交進(jìn)館工作中，筆者認(rèn)為應(yīng)著重做好以下5 個(gè)方面的工作。

　干預(yù)要早。檔案移交進(jìn)館前的收集整理工作應(yīng)走在機(jī)構(gòu)改革前面，這樣才能確保單位檔案在機(jī)構(gòu)改革中不散失、不損毀、不泄密。一方面，涉改單位檔案移交進(jìn)館必須符合檔案館的進(jìn)館要求。各單位檔案工作基礎(chǔ)不盡相同，基礎(chǔ)不好的單位在移交工作中需要投入大量的精力對(duì)檔案進(jìn)行一次系統(tǒng)規(guī)范的整理。而機(jī)構(gòu)改革節(jié)奏快、時(shí)限性強(qiáng)，改革方案一經(jīng)宣布，涉改人員需要快速到位，迅速投入到新的工作中，將無(wú)暇顧及原單位檔案的善后工作。另一方面，有的單位由于日常管理不善，一些自身形成的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的文件材料不能及時(shí)歸檔，分散保存在個(gè)人手中，這些文件材料如不能趕在人員分流之前收集歸檔，在機(jī)構(gòu)改革中由于工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)、時(shí)間倉(cāng)促，有可能會(huì)被帶走或銷毀，造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。為此，檔案行政管理部門必須及早干預(yù)，并積極爭(zhēng)取當(dāng)?shù)攸h委、政府的支持，把涉改單位檔案移交工作作為機(jī)構(gòu)改革的一個(gè)重要方面來(lái)抓，明確涉改單位檔案工作主要負(fù)責(zé)人、分管責(zé)任人和具體責(zé)任人的職責(zé)，提要求、壓任務(wù)、勤督促、多指導(dǎo)，做好檔案移交的業(yè)務(wù)保障工作。涉改單位應(yīng)及早部署，明確工作任務(wù)，限定完成時(shí)間，督促責(zé)任人有始有終地做好檔案移交工作。

　材料要全。首先，檔案門類要全。要著眼于涉改單位除人事檔案之外的其他各門類檔案，包括該單位的文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、專業(yè)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。其次，各門類檔案的文件材料要全。對(duì)于一些工作基礎(chǔ)差、原有的文件材料就不齊全的單位，要以此次機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，組織本機(jī)關(guān)各部門集中清理積存材料，再進(jìn)行一次全面收集；重點(diǎn)收集一些由各科室保存的未及時(shí)歸檔的文件材料、照片及各種專業(yè)檔案等，例如，單位辦公會(huì)議記錄往往由辦公室主任保管，干部花名冊(cè)、人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表等人事方面的材料由負(fù)責(zé)人事工作的人員保管，而負(fù)責(zé)宣傳工作的人員往往存有大量的照片、聲像等資料，這些文件材料都是單位在工作中形成的具有重要保存價(jià)值的第一手資料，都屬于歸檔范圍。再次，文件材料的組件要全，如單位的發(fā)文，應(yīng)該包括正稿、簽批單和

　底稿等。

　質(zhì)量要高。檔案移交進(jìn)館之前，要對(duì)需移交的所有檔案按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)館要求進(jìn)行一次系統(tǒng)整理。要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)整理不規(guī)范、保管期限劃定不準(zhǔn)確的，該拆卷的拆卷，該調(diào)整的調(diào)整；對(duì)檔號(hào)的編制是否規(guī)范，案卷的裝訂是否規(guī)整，備考表的項(xiàng)目是否填寫(xiě)齊全，檔案裝具的質(zhì)量是否符合長(zhǎng)期保管的要求，檢索工具是否完備，聲像檔案和實(shí)物檔案的背景、人物、來(lái)源等信息是否著錄詳盡、準(zhǔn)確等都要不厭其煩地進(jìn)行檢查；對(duì)于傳統(tǒng)載體的檔案要制作數(shù)字化復(fù)制件后一并移交進(jìn)館；按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級(jí)變更或解除工作，并提出劃控與開(kāi)放意見(jiàn)。移交檔案的同時(shí)，還需移交檔案的分類方案、整理工作說(shuō)明、本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表等整理類材料，全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等說(shuō)明全宗背景的文件材料，以及檔案信息化、數(shù)字化工作情況、電子檔案創(chuàng)建及數(shù)據(jù)格式說(shuō)明等材料。

　把關(guān)要緊。檔案館要把好接收關(guān)口，切不可降低標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案館在接收工作中發(fā)現(xiàn)文件材料不齊全的情況要督促移交單位再收集、再整理，實(shí)在無(wú)法收集齊全的要對(duì)缺損部分作出詳細(xì)的說(shuō)明；對(duì)案卷質(zhì)量存在的問(wèn)題要提出整改要求，限期整改；對(duì)分類方案、全宗介紹等文件材料編寫(xiě)不全面、不準(zhǔn)確的要提出修改意見(jiàn)；對(duì)接收進(jìn)館的檔案要逐卷、逐件進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，還要檢查每一件檔案的紙質(zhì)原件、數(shù)字化復(fù)制件及檔案目錄三者是否一致；要在涉改單位移交的檔案做到分類科學(xué)、保管期限鑒定準(zhǔn)確、檔號(hào)編制有序、案卷整理規(guī)范，完全符合進(jìn)館要求的情況下辦理交接手續(xù)。

　查處要嚴(yán)。國(guó)家檔案局印發(fā)的《關(guān)于在地方機(jī)構(gòu)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見(jiàn)》（以下簡(jiǎn)稱《意見(jiàn)》）要求，改革涉及的部門和單位要提高政治站位，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)工作責(zé)任，周密部署實(shí)施，嚴(yán)防檔案流失和失泄密問(wèn)題發(fā)生，任何部門和個(gè)人不得擅自帶走、留存、轉(zhuǎn)移、銷毀檔案，造成檔案損失的，按規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。各級(jí)檔案行政管理部門、涉改單位要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《意見(jiàn)》精神，加大執(zhí)法監(jiān)督力度，對(duì)于在機(jī)構(gòu)改革中不按規(guī)定移交檔案的，或因管理不善造成檔案損毀和泄密的單位和個(gè)人，要嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)肅處理。

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