目 錄

　一、機關檔案管理制度

　..................................................................... 1 二 、檔案工作崗位責任制

　................................................................. 4 三 、檔案立卷歸檔制度

　..................................................................... 7 四 、檔案保管制度

　............................................................................ 10 五 、檔案保密制度

　............................................................................ 11 六 、檔案利用制度

　............................................................................ 12 七 、檔案借閱制度

　............................................................................ 13 八 、檔案交接制度

　............................................................................ 14 九 、檔案室管理制度

　........................................................................ 15 十 、檔案庫房安全防火管理制度

　................................................. 17 十一 、檔案統(tǒng)計制度

　......................................................................... 18 十二 、檔案鑒定銷毀制度

　............................................................... 19 十三 、檔案檢查工作制度

　............................................................... 21

　 一、機關檔案管理制度

　一、為了進一步提高本機關檔案工作水平，逐步實現(xiàn)機關檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和檔案管理有關規(guī)定，結合工作實際，制定本制度。

　二、機關檔案是指在各種會議、活動和機關日常工作中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　三、機關的檔案工作必須嚴格遵循國家有關法律法規(guī)，依據(jù)檔案管理有關原則、規(guī)定，實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。

　四、機關檔案工作的組織領導: (一)機關的檔案工作由主管領導，檔案員具體負責，其業(yè)務工作接受上級檔案部門的指導與監(jiān)督。

　(二)機關檔案確定一名領導分管檔案工作，檔案員負責本機關各有關資料的收集、整理、歸檔工作。

　(三)辦公室應視情況酌情加大投入配備設施，運用計算機等現(xiàn)代化科技手段管理檔案，廣泛運用計算機檢索，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

　(四)機關各辦工作形成的有關資料建檔工作，由辦公室牽頭，建立檔案工作網(wǎng)絡，確保機關檔案的完整和齊全。

　五、本機關檔案工作職責

　 (一)統(tǒng)一管理本機關的全宗檔案; (二)對機關日常形成的文件、材料、聲像資料的收集、整理、立卷、歸檔工作; (三)為檔案的利用提供服務; (四)檔案的統(tǒng)計、保密和安全管理工作，定期向檔案館移交永久性的檔案。

　六、檔案的保管期限的確定和立卷歸檔原則按照上級檔案管理部門的要求規(guī)范操作。

　七、各類材料的歸檔時間為:紙質文件、電子文件在次年三月底前歸檔，其他材料檔案按其完成的時間歸檔。

　八、加強檔案的安全保護，健全防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施，確保檔案完整。

　紙質材料檔案、聲像材料檔案等不同載體類型的檔案，應分別保管。

　九、檔案利用的原則: (一)檔案人員嚴格遵守保密制度，保守機密。不隨意提供檔案或擴大利用范圍。

　(二)本機關工作人員借閱、利用檔案，需辦理借閱登記手續(xù)。外單位因工作需要閱查檔案，須持單位介紹信，并經有關領導同意登記后，方可查閱。檔案一般不外借，特殊情況須經主管領導批準。

　(三)借閱的檔案資料必須妥善保管，并注意保密，不得轉借。各級各類人員查閱、利用檔案，對所查閱、借閱的檔

　 案要嚴加愛護，嚴禁在案卷上圈劃、涂抹、折疊，更不得拆卷和撕毀。凡失密、損壞檔案者，將按檔案法和保密法等有關規(guī)定予以處理。

　(四)檔案借閱用畢后要及時歸還。借閱時間一般不得超過 7 天;如繼續(xù)借閱，須另行辦理繼借手續(xù)。

　十、對借閱較重要的檔案，并已利用的，應及時做好利用效果的登記工作。

　十一、條做好檔案的統(tǒng)計工作，每年立卷歸檔完畢后，進行統(tǒng)計，填寫統(tǒng)計報表，按時報檔案行政管理部門。

　十二、條根據(jù)保管期限的規(guī)定，應對本機關檔案定期進行鑒定。鑒定工作在機關主管檔案工作的負責人主持下，由上級有關部門組成鑒定小組，對已到期的檔案進行鑒定，提出保存或銷毀檔案。

　 二、檔案工作崗位責任制

　 一、分管檔案工作領導崗位職責 (一)組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動. (二)加強對辦檔案工作的領導，將檔案工作納入的整體發(fā)展規(guī)劃，列入辦議事日程，督促分管部門和辦檔案部門要求做好應做的工作。

　(三)關心檔案工作和檔案室的建設與發(fā)展，從人力、物力、財力給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與辦各項工作協(xié)調發(fā)展。

　二、檔案工作辦公室主任崗位職責 (一)在分管領導的直接領導下，對綜合檔案室和檔案工作全面負責。

　(二)帶領檔案人員認真貫徹執(zhí)行黨和國家方針、政策和法令，遵守檔案管理規(guī)章制度 (三)組織本辦人員進行政治和業(yè)務學習，不斷提高政治素質和業(yè)務素質。

　(四)協(xié)助分管領導制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、年度案工作領導工作總結及考評。

　(五)負責制定和完善各項檔案管理制度，督促檢查各項制度的貫徹執(zhí)行情況。

　(六)協(xié)調與其他業(yè)務部門關系，確保檔案資料歸檔完

　 整。

　(七)負責組織編撰本機關大事記、組織沿革、全宗介紹等其他參考資料。

　(八)做好文秘人員和檔案入員的工作，提出具體要求助他們解決工作中實際困難。

　三、檔案人員崗位責任制 (一)認真貫徹、執(zhí)行《檔案法》、《保密法》以及有關檔案工作的方針、政策和規(guī)定，不斷提高政治思想和業(yè)務工作水平。

　(二)熱愛檔案事業(yè)、熟悉檔案業(yè)務、擬定有關檔案工作計劃和管理制度。

　(三)負責管理全辦各種門類和載體的檔案，嚴格接收手續(xù)并把好質量關，做好檔案的保管，并為本部門各項工作提供服務。

　(四)對各有關科室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導。

　(五)認真貫徹《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)定》，實施科學管理，積極創(chuàng)造條件，升級達標。

　(六)加強基礎建設，熟悉本機關室藏檔案，編制組織沿革、大事記、年鑒、基礎數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專題文件匯集等檢索工具和專題資料。

　(七)保密檔案的管理和利用，必須按照國家有關檔案、

　 保密工作的法律、法規(guī)和方針政策的規(guī)定辦理，確保機關檔案的完整與安全。

　(八)貫徹落實“以防為主，防治結合”的原則，做好檔案室的管理工作。

　(九)按時向相關部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。

　(十)按照檔案保管期限及鑒定工作的規(guī)定，定期鑒定檔案，及時做好檔案的存毀和向市檔案館移交檔案的工作。

　 三、檔案立卷歸檔制度

　一、凡是在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均按有關規(guī)定對文件進行搜集清理，及時立卷、歸檔。

　二、對需要立卷歸檔的文件首先要對其保存價值進行鑒定，然后劃分保管期限。

　(一)凡是反映機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關、國家建設歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　(二)凡是反映本機關一般工作活動，在較長時間內對機關工作有査考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　(三)凡是在較短時間內對本機關有參與利用價值的文件材料，列為短期保管 三、立卷歸檔時間: (一)機關文書檔案應堅持做好平時收集，把已處理完畢的文件按流水號收集齊全，于第二年初進行整理、歸檔，六月底前完成歸檔工作。

　(二)機關會計檔案在年終立卷后由財務部門暫時保存一年，第二年六月底前移交綜合檔案室。

　(三)聲像檔案在每項活動結束后，及時交綜合檔案室歸檔。

　(四)其他門類和載體的檔案應按有關規(guī)定向綜合檔案室移交歸檔。

　 四、文件整理歸檔要求: 按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》的要求，遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件間的聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

　(一)不同年度的文件一般不得放在一起歸檔;但跨年度的請示與批復，放在復文年歸檔;沒有復文的，放在請示年歸檔;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年歸檔;跨年度的總結放在針對的最后一年歸檔;跨年度的會議文件放在會議開幕年歸檔;非訴訟案件放在結案年歸檔;其他文件材料的歸檔按有關規(guī)定執(zhí)行。

　(二)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列。一個問題的請示、報告、批復應依序排列在一起(批復在前、請示在后，正件在前、附件在后)，印件在前、定稿在后;轉發(fā)件在前、原件在后;其他文件材料依照有關規(guī)定及其形成規(guī)律或特點進行排列。

　(三)文件材料的排列，應按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。文件材料整理后裝盒的排列自上而下，自左向右。排列方法應結合本機關的具體情況，歷年來的歸檔排列要統(tǒng)一，前后一致。

　(四)文件材料整理歸檔目錄應區(qū)別不同保管期限，分年度編制歸檔目錄，在一個全宗內，歸檔目錄號不得重復。

　五、分類結東后，填寫好檔案的卷皮，包括形成檔案的

　 機構名稱、案卷標題、編制日期、保管期限、檔案號、案卷錄等，封面要求用微機打印，卷內用藍黑或黑色鋼筆填寫，跡工整、清潔。

　六、案卷形成整齊美觀，裝訂前去掉金屬物，按規(guī)定方法裝訂。

　七、歸檔后的文件要認真進行保管，定期進行檢查防止丟失、破損、霉變、蟲蛀、灰塵污染等情況。

　 四、檔案保管制度

　一、綜合檔案室做到辦公、閱檔、庫房三分開。

　二、對立卷歸檔的檔案應按要求系統(tǒng)排列，編寫卷號目錄，上架保存。

　三、配置足夠的檔案柜以及相關設備。

　四、檔案室門窗要牢固，嚴格做到防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防火、防高溫。檔案庫房做到專人負責、專人管理。庫房內不得堆放雜物。

　五、經常檢查檔案存放的情況，發(fā)現(xiàn)破損或霉變的檔案，檔案人員要認真采取措施，及時進行修補或復制。

　六、庫房內的檔案柜應排列有序、統(tǒng)一編號，做到整齊劃一。

　七、對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。

　八、借閱檔橤要按要求填寫借閱登記表。借用檔案的人員必須愛護檔案，不得擅自涂改、勾劃、前裁、拆散、翻印、轉借或損壞檔案。借出和歸還檔案時，檔案人員應作詳細檢查，以保證檔案的完整與安全。

　九、機關檔案管理現(xiàn)代化，納入本單位辦公自動化系統(tǒng)同步發(fā)展，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化、現(xiàn)代化，提高檔案管理水平和服務效率。

　 五、檔案保密制度

　 一、建立健全檔案領導組織，做到領導落實、組織落實、人員落實。

　二、檔案工作是一項重要的機要工作。檔案管理人員，要認真學習有關保密工作指示、決定，嚴格遵守保密紀律和保密制度，維護檔案的完整與安全。

　三、查閱檔案人員，應保證對檔案材料的絕對保密，未經許可不準私自抄錄和復制，更不能擅自將檔案攜帶出單位轉讓他人或拆散，違者追究責任。

　四、檔案人員應根據(jù)國家和秘密及其密級具體范圍的規(guī)定劃分秘密、機密、絕密等，嚴格按密級管理辦法進行管理。

　五、檔案一般不外借，確因工作需要借用的，須經辦領導同意。外單位人員來查閱檔案的，須持有單位介紹信方可接待。

　六、秘密以上檔案，只限在檔案室內查閱，不得外借，不得復制。確因工作需要的，須經局領導批準可摘抄有關章節(jié)，用完后及時交檔案人員處理。

　七、檔案人員應對保密檔案作定期檢查，如發(fā)現(xiàn)丟失應及時報告并查明去向，杜絕一切可能危害檔案安全和泄密事件發(fā)生。

　八、檔案庫房的門窗必須堅固，嚴格保衛(wèi)保密制度，非檔案工作人員不得隨意進入庫房。

　 六、檔案利用制度

　為開發(fā)利用檔案信息資源，切實有效地為機關各項工作服務，檔案人員必須熟悉檔案室所藏檔案情況，主動了解機關各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。

　一、利用范圍: (一)檔案室所藏的文書檔案、會計檔案、聲像檔案、其他門類和載體的檔案。

　(二)檔案室利用檔案資源收集和編制的全引目錄、發(fā)文匯編、組織沿革、大事記等。

　二、利用方法: (一)凡利用者都應按有關規(guī)定辦理利用手續(xù)，查閱檔案時，在閱檔室閱覽，不允許在案卷上圈劃、批注、涂改、剪裁或拆散檔案。

　(二)凡經批準查閱的檔案，如需摘抄、復制的，須經檔案人員審核同意，秘密以上檔案需作必要摘錄的，須經辦領導批準，用完后及時交檔案人員處理。

　(三)檔案人員應做好檔案利用反饋工作。在向利用者提供利用的同時，做好《檔案查借閱登記》，并附一張《檔案利用效果登記表》，利用工作結束后，由利用者填寫，及時交檔案室查存。

　 七、檔案借閱制度

　 一、檔案人員要熱情接待查檔者，并按有關規(guī)定積極提供方便 二、檔案借原則上限于本單位、本系統(tǒng)，對外單位確需查閱的，必須持有合法身份證明，并經領導批準后方能查閱。

　三、查閱檔案時，一般不允許跨科室查閱與自己工作無關的檔案，確實查，需經有關領導同意后方可查閱 四、凡借閱檔案者，均按要求辦理借閱手續(xù)，并填寫《檔案借登記簿》 五、借閱檔案時間。本機關工作人員借閱檔案時，原則當天歸還檔案室，如因工作需要暫時不能退還的要向檔案室有關人員說明情況延借，一般不得超過七天;外單位借閱時要在閱覽室査閱，不準帶出機關。

　 八、檔案交接制度

　一、各科室對國家規(guī)定的應立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有。各科室負責人必須在檔案備考表內簽字，以示確認。

　二、檔案人員要根據(jù)國家、省、市關于檔案館接收檔案的范圍和年限規(guī)定，有計劃、有步驟地將永久、長期的檔案連同案卷目錄和有關材料，按時向市檔案館移交。

　三、凡屬進館的檔案，均應按要求進行收集、整理、鑒定和驗收，對不同門類、載體的檔案，按有關規(guī)定執(zhí)行。

　四、進館檔案應辦理交接手續(xù)、交接雙方應在移交清冊上簽名蓋章。移交清冊應歸入機關全宗卷內保存。

　 九、檔案室管理制度

　 一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防霉、防有害氣體等措施。

　二、檔案庫房消防安全“八不準”。不準在檔案庫區(qū)吸煙;不準在辦公區(qū)及檔案庫區(qū)使用電爐、取暖器; 不準擅自拉接電線; 不準帶無關人員進入庫區(qū);不準將檔案帶出庫房和查閱室;不準在消防通道上停車和堆放物品;不準在庫房內堆放易燃易爆物品;不準擅自移動消防設施設備。

　三、檔案管理人員堅持每天下班前檢查門窗是否關好，電源開關是否關閉。對所保管的案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經許可不得進入檔案室。

　四、新接收的檔案資料，必須經過嚴格核查和消毒處理后才能進庫上架。

　五、檔案人員工作變動時，對庫房內檔案要全面清點核對，準確無誤后辦理接交手續(xù)。

　六、檔案室管理人員必須做好檔案室內外溫濕度記錄，做好溫濕度的調節(jié)工作(標準溫度為攝氏 14—24℃，相對濕度為 45%—60%)。

　七、檔案室設施要經常進行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設施完整正常。

　 八、檔案室的鑰匙，不得隨意轉讓他人，特殊情況由領導批準。

　九、嚴禁在庫房存放易燃易爆及其它與檔案管理無關的物品，保持檔案室的清潔衛(wèi)生，堅持做到每周一小掃，每月一大掃。

　 十、檔案庫房安全防火管理制度

　 一、保管檔案必須有專用庫房，并要設專人負責管理 庫房內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。

　二、檔案不得隨意堆放。柜架擺放位置應與墻壁保持10cm 以上距離，每行柜架間距不小于 60cm(密集架除外)。

　三、庫房應保持恒溫恒濕，建立溫濕度記錄。庫房的溫 度應控制在 14℃～24C 之間，相對濕度應控制在 45％～60％之。

　四、庫房內應放置防蟲、防鼠藥劑，并按要求定期更換若發(fā)現(xiàn)鼠、蟲害，及時采取措施消除。

　五、庫房內應保持清潔，經常清掃，不得堆放與檔無關的物品。

　六、庫房必須配備滅火器材，確定專人管理。檔案人員應會使用滅火器。要安全使用滅火器設備，不得有明火裝置不得在庫房吸煙和存放易然易爆物品。

　七、庫房內要有防盜措施。下班前要關好門窗，關閉電源;節(jié)假日封閉庫房，非檔案人員未經許可不得擅自進入庫房。

　 十一、檔案統(tǒng)計制度

　 一、檔案統(tǒng)計工作內容包括:檔案工作組織機構和人員構成情況統(tǒng)計;檔案數(shù)量統(tǒng)計;檔收進和移出統(tǒng)計;檔案設備、裝具統(tǒng)計;檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計;檔案利用效果和效益情況統(tǒng)計;檔案史科編纂與檢索工具編制情況統(tǒng)計等 二、檔案統(tǒng)計數(shù)字要以統(tǒng)一的標準計量單位為準。維護統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性、準確性和可靠性 三、要按照統(tǒng)計工作的內容，建立健全單項和綜合性統(tǒng)計簿冊，做到帳物相符 四、統(tǒng)計人員要及時、認真負責的報送檔案業(yè)務主管機關要求填報的各種統(tǒng)計報表。

　五、做好統(tǒng)計資料的整理、分析與管理工作

　 十二、檔案鑒定銷毀制度

　 一、根據(jù)《檔案法》和上級有關文件精神，定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定。

　二、鑒定工作要以國家及檔案管理機關制定和頒發(fā)的有關鑒定工作的指導性文件為統(tǒng)一的鑒定原則，以保管期限表規(guī)定的期限為鑒定標準； 三、檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責。檔案鑒定小組由辦檔案主管領導、業(yè)務部門負責人、檔案室負責人及精通業(yè)務的專業(yè)人員和檔案管理人員共同組成。

　四、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值，準確把握歸檔范圍和保管權限，有異議時由鑒定組裁定。

　五、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。

　六、檔案鑒定前必須制訂鑒定方案，有計劃有步驟地進行，確保鑒定質量，正確判定檔案價值，對仍有保存價值的檔案，重新劃定保管期限，整理立卷，繼續(xù)保存，對失去保存價值的檔案予以剔除，準備銷毀。

　七、檔案鑒定采用直接鑒定的方法，對需鑒定的檔案逐卷逐件審查；經鑒定確認無保存價值的檔案須編制銷毀清冊，并送檔案主管領導審批。

　八、銷毀檔案必須嚴格履行審批手續(xù)，檔案銷毀清冊經

　 檔案主管領導審批后，方可銷毀；手續(xù)不全的，不得擅自銷毀。

　九、經批準銷毀的檔案應按照規(guī)定程序銷毀，必須指派兩人或兩人以上人員監(jiān)銷；銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員);監(jiān)銷人員確認檔案已銷毀后在銷毀清冊上簽字，注明年、月、日以示負責;清冊歸檔。

　十、檔案鑒定銷毀工作中，要嚴格執(zhí)行保密制度，未經批準，不得外泄檔案內容。

　十一、檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、妥善保存。

　十二、電子檔案的鑒定銷毀，參照國家關于電子檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行。

　 十三、檔案檢查工作制度

　一、為了及時發(fā)現(xiàn)檔案保管工作中存在的缺點和問題，防患于未然，必須對檔案室檔案進行定期或不定期檢查。

　二、檢查內容應當包括：庫房、檔案柜及包裝材料是否符合要求；庫房設施是否達到“十防”要求；檔案“賬”和“物”是否相符；檔案庫房管理與安全狀況是否符合要求；檔案提供利用是否能做到準確、及時、方便；檔案工作的各項管理制度是否得到貫徹執(zhí)行等

�。ㄈ�）一般情況下，每學期末對檔案進行一次全面的檢查；如發(fā)生水災、火災，或發(fā)生蟲害、霉爛、污損，及被盜、遺失、大批檔案移交等特殊情況時還須隨時進行檢查。

�。ㄋ模�檢查進行前，應建立專門的檢查小組，規(guī)定好檢查的范圍和項目；檢查過程中要做好檢查情況的記錄，以便全面掌握情況；檢查以后要寫出書面檢查報告，及時向領導匯報。

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