員工信息處理流程

　文件號(hào)：

　 Q-LC-CD01-010 編制：辦公室 審核：

　審批：

　密級(jí)：秘密 共 3 頁(yè) 關(guān)聯(lián)系統(tǒng)：

　 行政系統(tǒng) 日期：2019/05/08 日期：

　日期：

　生效日：

　流程負(fù)責(zé)人（部門）：督查督辦副主管 流程考核人：辦公室主任 目的 、 目標(biāo) ：

　了解員工動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)上下溝通，營(yíng)造和諧氛圍，確保服務(wù)滿意度 100%，信息處理及時(shí)率 100%、處理意見(jiàn)準(zhǔn)確率 100%、信息反饋及時(shí)率 100% 閱讀范圍：

　事業(yè)部全體員工

　1 ． 流程說(shuō)明：

　序號(hào) 工作事項(xiàng) 崗位 工作標(biāo)準(zhǔn) 工作卡號(hào) 1 收集員工信息 督查督辦副主管 1、 每周定期開(kāi)箱收取員工信息，信息收集及時(shí)率 100% 2、 準(zhǔn)確記錄員工信息來(lái)電 B0078 2 核實(shí)分類 督查督辦副主管 對(duì)信息的價(jià)值進(jìn)行分類，分類的準(zhǔn)確性100% B0078 3 不受理 督查督辦副主管 1、 站在個(gè)人角度提出的問(wèn)題不處理 2、 給員工說(shuō)明不受理的原因 B0078 4 提出處理意見(jiàn) 督查督辦副主管 處理意見(jiàn)符合情況，具有可操作性 B0079 5 執(zhí)行 相關(guān)部門

　 責(zé)任人 執(zhí)行率 100%，遇到問(wèn)題及時(shí)反饋 / 6 跟進(jìn)、了解執(zhí)行情況 督查督辦副主管 1、 督促有效率 100% 2、 信息了解準(zhǔn)確率 100% B0079 7 執(zhí)行反饋 相關(guān)部門

　 責(zé)任人 準(zhǔn)確反饋執(zhí)行情況 / 8 整理反饋情況 督查督辦副主管 整理及時(shí)率 100% B0080 9 反饋 督查督辦副主管 反饋及時(shí)率 100% B0080 2 ．流程風(fēng)險(xiǎn)與控制點(diǎn)：

　序號(hào)

　流程 關(guān)鍵控制點(diǎn)

　控制 措施

　1 員工建議處理原則 站在個(gè)人利益上提出的問(wèn)題原則上不予受理。

　2 問(wèn)題反饋 員工提出的問(wèn)題一定要給予反饋。

　3 問(wèn)題處理意見(jiàn)的擬訂 問(wèn)題處理意見(jiàn)要具有可操作性，擬訂前要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，擬訂后要注重與執(zhí)行部門的溝通。

　3 ．流程補(bǔ)充說(shuō)明：

　（1）員工通過(guò)電話方式提出的信息或問(wèn)題也按照此流程執(zhí)行。

�。�2）信息回復(fù)可以采用在宣傳欄公開(kāi)回復(fù)、電話回復(fù)、座談等方式進(jìn)行。

�。�3）重大問(wèn)題的回復(fù)須請(qǐng)示事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)。

　（4）針對(duì)員工提出的問(wèn)題辦公室要督促相關(guān)執(zhí)行部門按照處理意見(jiàn)執(zhí)行。

　4. 流程表單目錄

　（1）問(wèn)題與建議收集表

　問(wèn)題與建議收集表

　部門 提出人 序號(hào) 問(wèn)題或建議 聯(lián)系方式 處理情況

　張貼 管理 流程

　文件號(hào)：

　 Q-LC-CD01-011

　編制：辦公室 審核：

　審批：

　密級(jí)：秘密 共 2 頁(yè) 關(guān)聯(lián)系統(tǒng)：

　 行政系統(tǒng) 日期：2019/05/08 日期：

　日期：

　生效日：

　流程負(fù)責(zé)人（部門）：

　流程考核人：

　目的 、 目標(biāo) ：

　規(guī)范公司公告欄管理，確保張貼內(nèi)容準(zhǔn)確率 100%，張貼及時(shí)、美觀，有效投訴率 0。

　閱讀范圍：

　事業(yè)部全體員工

　1

　流程說(shuō)明

　序號(hào)

　工作事項(xiàng)

　崗位

　工作標(biāo)準(zhǔn)

　工作 卡 號(hào)

　1 擬定張貼稿件 張貼責(zé)任人 按規(guī)定格式擬制，表達(dá)流暢，無(wú)文書錯(cuò)誤。

　/ 2 部門內(nèi)部審核 張貼部門負(fù)責(zé)人 確定內(nèi)容的可公示性 / 3 辦公室審核 辦公室主任、宣傳人員 確定內(nèi)容是否有必要張貼，檢查格式是否符合規(guī)范。

　B0097 4 實(shí)施張貼 宣傳專責(zé) 確定張貼欄目，按從左至右，從上至下順序張貼，張貼平整、美觀、更新及時(shí)。

　B0098 5 檢查更新 宣傳專責(zé) 檢查張貼內(nèi)容是否按要求張貼，是否平整，過(guò)期信息是否及時(shí)取下。

　B0099 2

　流程關(guān)鍵控制點(diǎn)與控制措施

　序號(hào)

　流程 關(guān)鍵控制點(diǎn)

　控制 措施

　1 張貼信息的有效性和準(zhǔn)確性 1、張貼信息提交前部門督導(dǎo)要對(duì)質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，要求張貼信息準(zhǔn)確、符合文書管理格式、無(wú)文字錯(cuò)誤。

　2、重要信息辦公室主任在張貼前要進(jìn)行審查。

　2 張貼的規(guī)范性 1、每欄均用藍(lán)色不干膠線條規(guī)定張貼框，張貼須在框內(nèi)居中位置，張貼內(nèi)容不得蓋過(guò)線條或壓住不干膠字，不得超邊框。

　2、張貼內(nèi)容分類張貼在相對(duì)應(yīng)的框內(nèi)，各框按“先上后下、從左至右”順序張貼。

　3、張貼時(shí)，檢查是否有過(guò)期信息，及時(shí)對(duì)過(guò)期信息進(jìn)行清理，并將本欄最后的信息更換到所空位置。

　3 張貼時(shí)間 上午 11：40 前，下午：5：10 前（特殊情況另行安排）。

　4 信息糾偏 公告欄所公布信息如出現(xiàn)文書錯(cuò)誤，應(yīng)在第一時(shí)間及時(shí)糾偏，以縮小影響。

　3

　流程補(bǔ)充說(shuō)明

　公告欄是為各部門提供的信息交流平臺(tái)，各部門在提交可公示性文件時(shí)，務(wù)必確保所公布信息按規(guī)定格式提供，并確保內(nèi)容無(wú)文書錯(cuò)誤，不得發(fā)布不利于企業(yè)的事件。

　 四 、 規(guī)則 1

　目的、目標(biāo)：

　1.1 規(guī)范會(huì)議召開(kāi)的各項(xiàng)程序。

　2

　適用范圍

　會(huì)議管理規(guī)則

　文件號(hào)：

　Q-GZ-CD01-001 編制：辦公室 審核：

　審批：

　密級(jí)：秘密 共 4 頁(yè) 維護(hù)責(zé)任部門：

　 辦公室 日期：2019/05/08 日期：

　日 期：

　生效日：

　2.1 事業(yè)部級(jí)會(huì)議 2.2 專題會(huì)議 2.3 協(xié)調(diào)會(huì) 2.4 大型重要會(huì)議 3

　管理內(nèi)容、職責(zé)：

　序號(hào) 工作順序/步驟 責(zé)任部門 事項(xiàng) 標(biāo)準(zhǔn) 1 會(huì)議策劃 組織部門 1、提交會(huì)議策劃； 2、與相關(guān)單位聯(lián)系，確定出席會(huì)議人員，制訂座次表； 3、協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)責(zé)任部門和責(zé)任人。

　1、會(huì)議議程合理、無(wú)漏洞； 2、參會(huì)人員職務(wù)、姓名無(wú)誤，座次排列合理； 3、各環(huán)節(jié)規(guī)范運(yùn)作。

　2 會(huì)議議題的收集、匯總、送審 組織部門 1、根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，向參會(huì)部門（人）收集議題； 2、匯總會(huì)議議題，報(bào)會(huì)議主持人審定。

　1、議題收集、報(bào)送及時(shí)率 100%； 2、議題簡(jiǎn)明扼要，突出關(guān)鍵詞。

　3 發(fā)送會(huì)議通知 組織部門 向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知（緊急會(huì)議口頭或電話通知）。

　1、會(huì)議通知至少提前一天發(fā)送，及時(shí)率100%； 2、會(huì)議通知格式規(guī)范，包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容（議題）、議程、參會(huì)人員、發(fā)言要求。

　4 參會(huì)發(fā)言（資料）準(zhǔn)備 參會(huì) 部門/人 1、根據(jù)會(huì)議內(nèi)容（議題）準(zhǔn)備參會(huì)（發(fā)言）材料。

　2、對(duì)重大或有分歧的議題，有關(guān)人員在會(huì)前充分溝通。

　發(fā)言（資料）內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了，重點(diǎn)突出，符合通知要求。

　5 會(huì)議材料準(zhǔn)備、印發(fā) 組織 部門 1、要求相關(guān)部門提供資料； 2、根據(jù)會(huì)議內(nèi)容匯編會(huì)議材料； 3、匯總整理后報(bào)事業(yè)部分管領(lǐng)導(dǎo)審核； 4、印發(fā)至參會(huì)人員。

　1、材料內(nèi)容結(jié)構(gòu)合理，緊扣會(huì)議議題； 2、重要會(huì)議提前 1 天發(fā)至參會(huì)人員，一般會(huì)議會(huì)前發(fā)送到位，印發(fā)及時(shí)率 100%。

　6 會(huì)前準(zhǔn)備 后勤部 1、向申請(qǐng)部門了解客人的身份、人數(shù)、習(xí)俗、會(huì)議要求，進(jìn)行會(huì)議室清潔、布置； 2、準(zhǔn)備會(huì)議室，打開(kāi)空調(diào)（制冷/制熱）； 3、擺放各種會(huì)議用品； 4、會(huì)前檢查。

　1、提前 30 分鐘打開(kāi)會(huì)議室門，空調(diào)提前開(kāi)放，溫度控制適宜； 2、清潔會(huì)議室設(shè)施、地面，根據(jù)人數(shù)加減椅子、茶杯，擺放座次卡、投影儀、電腦等； 3、備齊會(huì)議用品（紙、筆等）和備齊會(huì)議服務(wù)器皿；根據(jù)需要準(zhǔn)備果盤等其他物品； 4、會(huì)前 1 小時(shí)檢查室內(nèi)及洗手間的衛(wèi)生情況，檢查音響設(shè)備是否正常工作； 5、禮貌、熱情，引領(lǐng)客人入座； 6、按賓主的順序給客人遞送香巾、倒茶水。

　7 會(huì)議召開(kāi) 主持人 1、會(huì)議開(kāi)始時(shí)強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律； 2、按照議程主持會(huì)議； 3、對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)發(fā)言。

　1、聲音宏亮，吐詞清晰； 2、正確總結(jié)討論內(nèi)容； 3、引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言； 4、減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論。

　參會(huì)人員 1、按時(shí)參會(huì)； 2、按要求進(jìn)行會(huì)議發(fā)言（討論）。

　1、傾聽(tīng)他人意見(jiàn)； 2、積極發(fā)表自己的見(jiàn)解； 3、關(guān)注正在討論的事項(xiàng)； 4、與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的； 5、遵守會(huì)議紀(jì)律。

　8 會(huì)中服務(wù) 后勤部 1、提供續(xù)水服務(wù)；

　2、注意會(huì)場(chǎng)內(nèi)客人動(dòng)向，及時(shí)提供會(huì)中服務(wù)，對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行靈活處理； 3、會(huì)中隨時(shí)關(guān)閉會(huì)議室門，以免影響會(huì)議。

　1、原則上每隔 30 分鐘續(xù)水，續(xù)水不宜過(guò)快、過(guò)滿，以八分滿為標(biāo)準(zhǔn)；

　2、注意會(huì)場(chǎng)內(nèi)客人動(dòng)向，為客人提供熱情服務(wù)；隨時(shí)觀察室內(nèi)溫度及音響效果；煙缸內(nèi)煙頭超過(guò) 3 個(gè)以上及時(shí)更換；對(duì)設(shè)備故障等突發(fā)事件，說(shuō)明有關(guān)情況，及時(shí)處理。

　9 會(huì)議記錄 組織部門 1、使用正規(guī)會(huì)議記錄本，采用速記筆錄方式記錄會(huì)議主要內(nèi)容； 2、重要會(huì)議可使用錄音筆等輔助設(shè)備。

　1、記錄內(nèi)容全面，無(wú)遺漏； 2、記錄本整潔，字跡清晰； 3、使用正規(guī)會(huì)議記錄本。

　10 會(huì)后清場(chǎng) 后勤部 1、開(kāi)門，站立于門口歡送客人； 2、客人全部離開(kāi)會(huì)場(chǎng)后，對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行清潔、檢查。

　1、注意站姿，微笑迎送客人致告別語(yǔ)； 2、清潔會(huì)議室，所有物品及時(shí)歸位。

　11 會(huì)議紀(jì)要及印發(fā) 組織部門 1、會(huì)后 4 小時(shí)根據(jù)會(huì)議記錄的主要內(nèi)容整理初稿； 2、由相關(guān)人員審核、會(huì)簽； 3、送會(huì)議主持人簽發(fā)； 4、印發(fā)至?xí)�議參會(huì)人員和部門，必要時(shí)印發(fā)相關(guān)單位。

　1、準(zhǔn)確、全面反映會(huì)議情況，準(zhǔn)確表達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)； 2、印發(fā)及時(shí)率 100%，準(zhǔn)確率 100%。

　12 會(huì)后落實(shí) 組織部門 1、將會(huì)議決定事項(xiàng)列入督查督辦范圍，定期督辦，事業(yè)部級(jí)會(huì)議由辦公室負(fù)責(zé)。

　2、將督辦結(jié)果及時(shí)通報(bào)會(huì)議主持人和有關(guān)人員。

　1、督查督辦及時(shí)率100%，督辦事項(xiàng)完成率 100%； 2、督查督辦結(jié)果反饋及時(shí)、無(wú)誤。

　13 保密 參會(huì)人員 會(huì)議文件、會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要涉及公司業(yè)務(wù)機(jī)密，應(yīng)妥善保存；有關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄漏。

　按《保密管理規(guī)定》執(zhí)行。

　14 歸檔 組織部門 1、將會(huì)議文件編號(hào)后，整理成冊(cè)； 2、建立會(huì)議資料檔案。

　1、會(huì)議資料屬公司檔案范疇。歸檔范圍包括：會(huì)議議題報(bào)批單，會(huì)議通知，會(huì)議文件、材料、會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議決定事項(xiàng)督辦情況通報(bào)； 2、公司級(jí)會(huì)議提交一份材料到辦公室存檔。

　4

　考核評(píng)價(jià)：

　4.1 由辦公室根據(jù)以上標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核、評(píng)價(jià)。

　4.2 全體員工監(jiān)督執(zhí)行。

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