摘 要：計(jì)算機(jī)設(shè)備的不斷發(fā)展，已經(jīng)給很多行業(yè)帶來(lái)了重大的改變，使得生產(chǎn)工作的效率不斷提高。檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，能夠?qū)⒃S多重要的信息保存下來(lái)，以便今后進(jìn)行查閱，促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展。在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。做好檔案信息化管理，提高檔案管理工作的效率，以此來(lái)為社會(huì)做出更有意義的貢獻(xiàn)。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)
　　檔案管理工作和其他工作存在著很大的差別，檔案管理工作每天需要面對(duì)大量的信息，并進(jìn)行高效化處理。面對(duì)大量繁雜的檔案信息，檔案管理工作人員面對(duì)的壓力巨大，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，引起檔案管理混亂。因此就需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)來(lái)提高檔案管理的效率，降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效果。
　　1 現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
　　1.1 信息和數(shù)據(jù)的異構(gòu)性
　　檔案管理工作是一項(xiàng)傳統(tǒng)的工作，以往通過(guò)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，這種模式已經(jīng)在過(guò)去的時(shí)代背景下發(fā)揮了重要作用，促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展。但是在現(xiàn)代化社會(huì)背景下，紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)遇到了發(fā)展困難，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)的發(fā)展需求。通過(guò)信息化建設(shè)，能夠提高檔案管理工作儲(chǔ)存以及閱讀的便捷性，使得工作效果大大增加。但是需要明確的是，數(shù)據(jù)和信息的異構(gòu)性也尤為突出，這是因?yàn)椴煌�的�?shù)據(jù)庫(kù)之間存在著很多差異。不同的檔案管理單位采用不同的形式去建設(shè)信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，那么也就會(huì)導(dǎo)致檔案信息管理存在著一些難題。
　　1.2 信息的分散性質(zhì)
　　在信息化技術(shù)還沒(méi)有普及之前，使用的都是紙質(zhì)檔案管理的模式。那么推行信息化檔案管理，需要對(duì)這些紙質(zhì)檔案繼續(xù)重新收集整理，以便制定為相應(yīng)的電子化檔案模式。目前使用比較多的模式是制定出不同的主題，根據(jù)這些主題的形式，對(duì)相應(yīng)的資料和數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集。但是這個(gè)信息是具有分散性的，同一主題下的很多信息都散落在不同的管理部門(mén)當(dāng)中，并且還有部分信息呈現(xiàn)出重復(fù)性的性質(zhì)，導(dǎo)致一些工作難以展開(kāi)。因此就需要加強(qiáng)對(duì)信息分散性的研究，提高紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為信息化檔案模式的效率。
　　1.3 管理工作存在嚴(yán)重的滯后性
　　從目前檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題分析可以看出，信息化核心和管理流程尚未得到有效的優(yōu)化，使得管理工作存在著一定的滯后性，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)階段的要求。還有一部分檔案信息化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)和社會(huì)的實(shí)際需求存在一定的限制，最終呈現(xiàn)出來(lái)的就是不能夠提供完善的數(shù)據(jù)查詢服務(wù)，導(dǎo)致一些信息管控失效，嚴(yán)重的影響到了檔案信息化建設(shè)和檔案管理的發(fā)展，需要進(jìn)一步加強(qiáng)研究。
　　2 檔案信息化建設(shè)的基本流程
　　2.1 建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)
　　信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理部門(mén)需要重視建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。只有科學(xué)完善的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，才能夠促使檔案管理工作發(fā)揮更好的作用，為社會(huì)各界提供更好的檔案服務(wù)需求。管理系統(tǒng)分為內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和外部公眾服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)絡(luò)是檔案管理內(nèi)部工作人進(jìn)行信息錄入管理工作的平臺(tái)，能夠有效的提升網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的工作效率。外部公眾服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則是公眾利用網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)進(jìn)行查閱、借閱等操作的重要平臺(tái)，能夠有效地提升觀眾的服務(wù)滿意度。那么檔案管理部門(mén)就應(yīng)當(dāng)制定好硬件設(shè)備和軟件設(shè)備采購(gòu)的基本標(biāo)準(zhǔn)。要使得硬件和軟件合作發(fā)揮出更好的效果，并根據(jù)應(yīng)用的情況制定出高效完善的管理策略，以此來(lái)不斷加強(qiáng)對(duì)信息設(shè)備以及檔案的管理工作。
　　2.2 強(qiáng)化文件管理
　　要注重檔案文件管理的安全性，提高管理水平。如今信息管理方面已經(jīng)有許多有效的經(jīng)驗(yàn)和管理的標(biāo)準(zhǔn)，那么就需要使用這些信息管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案文件進(jìn)行有效的管理以及一些格式轉(zhuǎn)換。使得數(shù)據(jù)之間能夠?qū)崿F(xiàn)互通，提高工作效率，要使用高效的計(jì)算機(jī)信息管理設(shè)備來(lái)對(duì)檔案電子文件進(jìn)行編目管理，這樣能夠有利于公眾進(jìn)行查閱、檢索。要提高檔案的安全性，加強(qiáng)防火墻設(shè)置。對(duì)那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行加密管理，并做好備份工作，以免因?yàn)樵O(shè)備損壞造成檔案信息遺失。
　　2.3 落實(shí)技術(shù)處理工作
　　要確定好檔案信息化管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，和社會(huì)上具有高超技術(shù)的信息化建設(shè)公司進(jìn)行合作，以此來(lái)確保文件接收處理以及儲(chǔ)存工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。注重檔案文件信息之間的組合結(jié)構(gòu)，按照特定的主題進(jìn)行編目。并對(duì)調(diào)用檔案文件的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格界定，對(duì)外公布相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)的應(yīng)用將極大的提高檔案管理工作的效果。
　　3 信息化檔案管理的優(yōu)化措施
　　3.1 升級(jí)歸檔管理
　　大量的檔案信息進(jìn)行信息化建設(shè)是具有較大的難度的，這是一項(xiàng)系統(tǒng)性的復(fù)雜工程。需要升級(jí)檔案管理模式，要對(duì)不同類型載體的檔案采取數(shù)字化、信息化處理模式。要注重文件做好歸檔工作，價(jià)值完整地呈現(xiàn)出來(lái)，力圖實(shí)現(xiàn)完整性。根據(jù)實(shí)際情況不斷的加強(qiáng)檔案管理措施的完善和建設(shè)，要設(shè)定出標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔管理流程，以此來(lái)對(duì)歸檔工作進(jìn)行有效的指揮。
　　3.2 提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)
　　檔案信息設(shè)備對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是具有較高要求的，工作人員應(yīng)當(dāng)首先更新觀念，加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，以更加主動(dòng)的姿態(tài)投入到檔案信息化建設(shè)和檔案管理的工作中去。要自覺(jué)學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化技術(shù)，不斷的提高自身的專業(yè)水平，使得信息化技術(shù)能夠達(dá)到現(xiàn)代檔案信息化管理的要求。檔案管理部門(mén)也需要建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，促進(jìn)檔案管理人員不斷進(jìn)步，更好的發(fā)揮出人員配置的優(yōu)勢(shì)，切實(shí)提高檔案信息化管理的水平。
　　3.3 引進(jìn)現(xiàn)代化管理模式
　　要做好檔案信息化管理工作設(shè)計(jì)，只有高效、有效的管理模式，才能夠促進(jìn)檔案管理工作效果的發(fā)揮。要合理設(shè)計(jì)現(xiàn)代化的管理模式，使用現(xiàn)代化的管理經(jīng)驗(yàn)，提高檔案信息化管理的效果。在管理軟件方面，應(yīng)當(dāng)選擇具有較強(qiáng)規(guī)范性的軟件，并且要能夠在主流的操作系統(tǒng)上進(jìn)行通用，達(dá)到一定的穩(wěn)定性需求。
　　4 結(jié)語(yǔ)
　　信息化建設(shè)和管理是檔案工作領(lǐng)域必然的發(fā)展要求。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，只有不斷地提高信息化進(jìn)程水平，才能夠發(fā)揮出更好的效果，適應(yīng)社會(huì)大眾的需求。需要使用現(xiàn)代化的信息管理模式，有針對(duì)的對(duì)檔案管理建設(shè)工作中存在的不合理之處進(jìn)行改進(jìn)，完善工作制度，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)信息安全建設(shè)，做好重要檔案信息的備份工作。從社會(huì)大眾的角度出發(fā)，不斷的完善檔案服務(wù)，贏得社會(huì)大眾的支持。
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