摘 要：當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案管理工作的必然趨勢(shì)，本文從高校檔案信息化建設(shè)的影響因素入手，對(duì)技術(shù)因素和非技術(shù)因素的影響進(jìn)行了全面的分析，并針對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)和要求提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。
　　關(guān)鍵詞：高校檔案 信息化建設(shè) 影響因素 對(duì)策
　　中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2019）02-00-01
　　當(dāng)前，高校的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)邁進(jìn)了一個(gè)新的發(fā)展階段，科技的迅速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的運(yùn)用不斷推動(dòng)著高校檔案信息化建設(shè)的步伐，不論是科研工作還是教學(xué)任務(wù)都已經(jīng)離不開(kāi)信息化建設(shè)的需要。因此，我們說(shuō)高校檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是信息時(shí)代的必然產(chǎn)物。
　　一、高校檔案信息化建設(shè)的重要意義
　　1.拓寬檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域
　　傳統(tǒng)的高校檔案管理模式之下，檔案工作可供服務(wù)的領(lǐng)域較窄，除了作為個(gè)人的檔案信息之外，并沒(méi)有其他的用處。但是通過(guò)對(duì)高校檔案信息化的建設(shè)，我們的檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域得到了全面的拓寬。高校檔案信息作為大量的、全面的、可靠地公共原生性信息，能夠?yàn)樯鐣?huì)公共信息的收集和利用提供全面的支撐，為信息化社會(huì)的建設(shè)提高良好的基礎(chǔ)條件。并且，眾所周知，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段所收集的檔案信息更便于存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)和利用，也能夠?yàn)樯鐣?huì)的發(fā)展提供更良好的服務(wù)。
　　2.提升檔案管理工作的效率
　　傳統(tǒng)的檔案管理工作效率低下，并且每次進(jìn)行檔案信息的整理和收集都需要大量的工作人員參與工作，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。通過(guò)信息化建設(shè)，高校的紙質(zhì)檔案和電子檔案都能夠在智能、高效的模式下得到管理，每年在收集新生檔案或者新入職的教職人員的檔案信息的時(shí)候我們可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件的收發(fā)，然后將已經(jīng)收發(fā)的文件上傳到高校的檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中。在檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，檔案管理的工作人員可以迅速進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢查和驗(yàn)收，并對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行自動(dòng)歸檔，這極大地提升了工作人員的工作效率，縮短了工作時(shí)間。
　　3.實(shí)現(xiàn)與高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的接軌
　　當(dāng)前高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在整個(gè)校園的信息化建設(shè)中發(fā)揮著舉足輕重的作用，不論是高校中的科研任務(wù)、教學(xué)活動(dòng)還是行政辦公任務(wù)都離不開(kāi)信息化系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的作用。因此，為了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作能夠與整個(gè)校園的活動(dòng)實(shí)現(xiàn)全面的接軌和融合，我們就必須積極進(jìn)行高校檔案信息化建設(shè)。
　　二、高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析
　　1.技術(shù)因素
　　在高校檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，信息資源的建設(shè)、信息的管理以及信息服務(wù)等都是其重要的組成部分。技術(shù)因素的影響對(duì)于高校檔案信息化建設(shè)具有十分重要的影響。首先，信息技術(shù)的發(fā)展為檔案信息資源的建設(shè)提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。信息資源的創(chuàng)建一般分為數(shù)據(jù)檔案的原文信息、檔案目錄以及編研信息等。通過(guò)掃描、縮微、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段我們能夠有效將那些紙質(zhì)文件、照片、錄像等都貯存到光盤等介質(zhì)當(dāng)中，從而形成數(shù)字化的檔案。數(shù)據(jù)檔案一般需要借由人工的手段進(jìn)行輸入，也可以借助檔案信息管理系統(tǒng)的手段進(jìn)行自動(dòng)生成。最后，在信息系統(tǒng)當(dāng)中我們可以進(jìn)行編研信息，依托一定的網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)，實(shí)現(xiàn)多種信息形式的有效融合。其次，信息技術(shù)在很大程度上影響著信息管理的水平。除了信息資源的收集之外，信息的管理也是信息化建設(shè)中的重要組成部分。 最后，技術(shù)因素使是影響信息服務(wù)水平和服務(wù)效率的重要因素。通過(guò)數(shù)字化的高校檔案信息管理，我們的檔案信息還能夠發(fā)揮特定的服務(wù)功能。除了傳統(tǒng)檔案信息管理下的檔案借閱和復(fù)制之外，檔案信息化的建設(shè)還能夠提供檔案目錄的檢索功能、網(wǎng)上展覽、信息發(fā)布等多重服務(wù)功能。并且高校檔案館會(huì)通過(guò)自己的官方網(wǎng)站來(lái)進(jìn)行一些有意義的文字、圖像和音頻檔案信息的發(fā)布，滿足人們的多樣化需求。
　　2.非技術(shù)因素
　　2.1人員因素的影響
　　在高校檔案信息管理工作當(dāng)中，人是管理工作的主體，工作人員的素質(zhì)在很大程度上就決定了信息化建設(shè)的進(jìn)程。盡管在高校檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，技術(shù)發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，但是人的因素始終是不可替代的重要組成因素。不論是文件電子化的過(guò)程、文件的動(dòng)態(tài)管理過(guò)程還是文件存儲(chǔ)的數(shù)字化都離不開(kāi)人的作用。對(duì)于高校的檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，我們需要大量的專業(yè)性技術(shù)人才和管理人才，加快高素質(zhì)的人才隊(duì)伍建設(shè)是當(dāng)前的首要任務(wù)。
　　2.2政策法規(guī)的影響
　　在高校檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，政策法規(guī)的影響也相當(dāng)巨大。在使用電子化技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的過(guò)程中，我們的檔案信息管理工作會(huì)涉及到一系列有關(guān)權(quán)利和義務(wù)方面的問(wèn)題，如果沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)的制定，我們的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中將會(huì)出現(xiàn)很多難以協(xié)調(diào)的問(wèn)題，難以實(shí)現(xiàn)有效的管理。
　　2.3資金投入的影響
　　資金投入的多少直接影響著高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，檔案的信息化建設(shè)需要先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、需要先進(jìn)的系統(tǒng)應(yīng)用、更需要優(yōu)秀的專業(yè)人才，這些都需要大量的資金投入來(lái)完成。
　　三、高校檔案信息化建設(shè)的實(shí)施對(duì)策
　　1.建立高校檔案信息化人才隊(duì)伍
　　在高校檔案管理工作當(dāng)中，高校的檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)當(dāng)前信息化建設(shè)的首要任務(wù)。為了提升高校檔案信息化建設(shè)的水平，高校在招聘檔案管理工作人員的時(shí)候應(yīng)當(dāng)適當(dāng)提高門檻，盡量招收那些專業(yè)素質(zhì)較高、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)、熟悉辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高素質(zhì)人才，并在平時(shí)的工作中做好定期培訓(xùn)和業(yè)務(wù)考核工作。
　　2.強(qiáng)化高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)
　　以高校的檔案館為中心我們可以建立一個(gè)覆蓋全校的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，作為整個(gè)學(xué)校檔案信息發(fā)布與接收的窗口，并利用數(shù)字化的技術(shù)手段，借助校園網(wǎng)征集與本高校教學(xué)、科研有關(guān)的有價(jià)值的檔案信息資源。同時(shí)，構(gòu)建統(tǒng)一的管理平臺(tái)，引進(jìn)檔案信息管理軟件，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案的同步網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)程。
　　3.構(gòu)建高校檔案信息安全保障體系
　　在信息社會(huì)環(huán)境下，檔案信息的保密問(wèn)題和安全隱患也越來(lái)越突出。因此，我們?cè)诟咝Ｐ枰獦?gòu)建全面的信息安全保障體系。對(duì)于每份電子檔案的生命周期實(shí)行全程監(jiān)管，采取電子、紙質(zhì)兩種形式并存的辦法，做好全面的備份工作。同時(shí)，還需要為服務(wù)器安裝一定的防病毒軟件，保障信息環(huán)境的安全。
　　結(jié)語(yǔ)
　　當(dāng)前我們已經(jīng)全面進(jìn)入信息時(shí)代，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)檔案管理模式當(dāng)中的手工操作、紙質(zhì)檔案以及手工整理等方式已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，對(duì)此我們跟隨時(shí)代的步伐，不斷促進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程。
　　參考文獻(xiàn)
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