[摘 要]2016年5月，筆者作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參加了廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院南海校區(qū)骨干網(wǎng)升級(jí)改造工作。原骨干網(wǎng)因多年前建設(shè)，功能和性能都已無(wú)法滿足學(xué)校發(fā)展的需求，經(jīng)分析評(píng)估對(duì)原校園骨干網(wǎng)進(jìn)行升級(jí)改造，建設(shè)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃及安全系統(tǒng)部署、互聯(lián)網(wǎng)出口擴(kuò)容、骨干網(wǎng)設(shè)備更新、綜合布線系統(tǒng)和校園一卡通系統(tǒng)等內(nèi)容。該項(xiàng)目投資200萬(wàn)元，工期為1年，2017年5月通過(guò)校方驗(yàn)收，并獲得學(xué)校師生的好評(píng)。本文結(jié)合項(xiàng)目施工經(jīng)驗(yàn)，主要從項(xiàng)目成本管理的角度探討一些常見(jiàn)的問(wèn)題和解決方法。
　　[關(guān)鍵詞]信息系統(tǒng)；成本控制；項(xiàng)目管理
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.005
　　[中圖分類號(hào)]TU723.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）14-00-02
　　1 研究背景
　　廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院南海校區(qū)位于該鎮(zhèn)軟件科技園區(qū)內(nèi)，校區(qū)占地84 hm2，有教學(xué)樓、行政樓、實(shí)訓(xùn)樓和學(xué)生公寓等50多棟建筑。園區(qū)網(wǎng)于2004年開(kāi)始建設(shè)，在2005年開(kāi)始投入使用，已運(yùn)行超過(guò)10年，因系統(tǒng)運(yùn)行多年，設(shè)備出現(xiàn)老化，導(dǎo)致故障頻繁。隨著園區(qū)的擴(kuò)建，建筑物及用戶數(shù)不斷增多，互聯(lián)網(wǎng)出口設(shè)備及帶寬已無(wú)法滿足日益增加的需求，經(jīng)常由于用戶量大產(chǎn)生線路擁塞及設(shè)備宕機(jī)的情況。經(jīng)過(guò)分析研究，學(xué)校決定對(duì)原校園骨干網(wǎng)進(jìn)行重新規(guī)劃及升級(jí)。建設(shè)方案包括：網(wǎng)絡(luò)重新規(guī)劃及安全系統(tǒng)部署、互聯(lián)網(wǎng)出口擴(kuò)容、核心網(wǎng)絡(luò)設(shè)備升級(jí)、開(kāi)發(fā)認(rèn)證計(jì)費(fèi)系統(tǒng)、核心層與匯聚層光纖鏈路擴(kuò)容和改造寬帶業(yè)務(wù)撥號(hào)方式等。
　　2016年5月，南海校區(qū)校園骨干網(wǎng)升級(jí)改造工程立項(xiàng)，該項(xiàng)目投資200萬(wàn)元，工期為1年，筆者作為建設(shè)單位信息化建設(shè)中心網(wǎng)絡(luò)部部長(zhǎng)，被任命為該項(xiàng)目的甲方項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)與承建商項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。項(xiàng)目成本管理是項(xiàng)目管理中的一個(gè)重要組成部分，其目的是在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，將項(xiàng)目花費(fèi)的實(shí)際成本控制在預(yù)算成本內(nèi)，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要進(jìn)行成本估算、成本預(yù)算和成本控制等管理活動(dòng)。成本超支是項(xiàng)目成本管理中最突出的問(wèn)題，在筆者參與過(guò)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中，經(jīng)常出現(xiàn)成本超支的情況，原因多種多樣，例如項(xiàng)目范圍不確定、成本估算方法太粗糙、成本預(yù)算考慮不全面等，但如果運(yùn)用有效的方法和對(duì)應(yīng)的措施，項(xiàng)目成本是完全可以維持在可控范圍內(nèi)的。筆者結(jié)合本次項(xiàng)目案例，主要從制訂成本管理計(jì)劃、估算項(xiàng)目成本、制定項(xiàng)目預(yù)算和控制項(xiàng)目成本4個(gè)角度出發(fā)，探討信息系統(tǒng)成本管理過(guò)程中一些常見(jiàn)問(wèn)題的解決方法。
　　2 制訂成本管理計(jì)劃
　　本項(xiàng)目是包干項(xiàng)目，合同金額為200萬(wàn)元，是固定金額合同，在項(xiàng)目中標(biāo)價(jià)內(nèi)中標(biāo)方要完成招標(biāo)方需求書(shū)里的建設(shè)內(nèi)容。筆者作為甲方項(xiàng)目經(jīng)理，在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)就需要明確投資金額。筆者和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員，首先根據(jù)本次項(xiàng)目的需求確定項(xiàng)目范圍，然后從甲方角度規(guī)劃項(xiàng)目管理計(jì)劃，制訂成本管理計(jì)劃，成為本項(xiàng)目成本估算、預(yù)算、控制的標(biāo)準(zhǔn)。比如：綜合布線的管槽、線材方面，規(guī)定必須將“米”作為計(jì)量單位，避免一些承建商報(bào)價(jià)隨意使用“條”“箱”“批”等單位造成混亂。
　　3 估算項(xiàng)目成本
　　成本估算的內(nèi)容是制訂一個(gè)為完成項(xiàng)目各項(xiàng)活動(dòng)所需要的資源成本的近似值。在筆者以往參與管理過(guò)的項(xiàng)目中，也有部分成本管理失敗的案例，出現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)際成本超支的情況。這種情況產(chǎn)生的原因是使用的估算方法不當(dāng)，造成成本估算的結(jié)果不夠精確，例如對(duì)項(xiàng)目范圍確認(rèn)不準(zhǔn)確或?qū)��?xiàng)目了解不足，沒(méi)有考慮項(xiàng)目的技術(shù)難度和風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致的成本增加等。在本項(xiàng)目中，管理團(tuán)隊(duì)總結(jié)以往成本估算的失敗經(jīng)驗(yàn)，避免采用專家頭腦風(fēng)暴或經(jīng)驗(yàn)估算這類相對(duì)比較粗糙的估算方法，轉(zhuǎn)而采用識(shí)別分析成本的構(gòu)成科目，分別估算各科目的成本，通過(guò)采用多種估算方式相結(jié)合的方法，力求令成本估算更加精確。
　　成本估算的金額由不同的科目構(gòu)成，在本項(xiàng)目案例中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)首先將成本分為幾個(gè)大的構(gòu)成科目：硬件采購(gòu)部分、綜合布線實(shí)施部分、現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試部分。不同科目采用不同的成本估算方法。在這個(gè)項(xiàng)目中，對(duì)于硬件成本根據(jù)硬件材料清單，請(qǐng)以往學(xué)校合作過(guò)的多家集成商提供報(bào)價(jià)，比價(jià)后進(jìn)行采購(gòu)成本估算。綜合布線實(shí)施部分、現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試部分，則通過(guò)本單位的信息系統(tǒng)項(xiàng)目知識(shí)庫(kù)，仔細(xì)尋找以往項(xiàng)目與本項(xiàng)目在同類施工科目中的相似點(diǎn)，采用成本類比估算法，根據(jù)類似項(xiàng)目進(jìn)行估算。例如：綜合布線實(shí)施部分，以近兩年校內(nèi)的宿舍樓、辦公樓綜合布線項(xiàng)目做類比；現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試部分，以去年實(shí)訓(xùn)樓網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安裝項(xiàng)目做類比等。另外針對(duì)本項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間較長(zhǎng)，人員容易產(chǎn)生流動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)，為軟件開(kāi)發(fā)組、綜合布線組、設(shè)備調(diào)試組的重要技術(shù)人員配備AB角制，由技術(shù)水平較高的組長(zhǎng)搭配技術(shù)水平相對(duì)低的副組長(zhǎng)，也可以節(jié)約部分培訓(xùn)成本。
　　最終根據(jù)大科目匯總出總成本并分析成本估算結(jié)果。這種估算方法的優(yōu)點(diǎn)是總成本誤差小，使項(xiàng)目成本可控度較高，因?yàn)椴煌�的科目總有一種相對(duì)比較適合的估算方法。
　　4 制定項(xiàng)目預(yù)算
　　完成項(xiàng)目總成本估算后，即可制定項(xiàng)目預(yù)算。作為甲方，若成本預(yù)算比實(shí)際成本多，則會(huì)出現(xiàn)多花錢少辦事；若成本預(yù)算比實(shí)際成本少，則出現(xiàn)辦事不夠錢、成本超支。所以校方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在進(jìn)行預(yù)算時(shí)，花費(fèi)了較多的時(shí)間參考以往類似項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目工作進(jìn)行了十分細(xì)致的結(jié)構(gòu)分解，用自頂向下的方法，將項(xiàng)目總成本分?jǐn)偟焦ぷ鞣纸饨Y(jié)構(gòu)的各個(gè)工作包中，然后將各工作包分配到的成本再往下分配到工作包內(nèi)的活動(dòng)上。最后確定各項(xiàng)目成本預(yù)算支出的時(shí)間計(jì)劃和成本預(yù)算計(jì)劃，并形成成本基準(zhǔn)，作為成本控制的依據(jù)。同時(shí)識(shí)別項(xiàng)目可能遇到的人員和時(shí)間等方面的風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)留部分資金作為管理儲(chǔ)備資金。
　　5 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的成本控制
　　成本控制的內(nèi)容是監(jiān)督成本的實(shí)施情況，識(shí)別可能引起成本基準(zhǔn)變動(dòng)的潛在因素，找到發(fā)生偏差的原因，然后采取相應(yīng)措施糾正的過(guò)程。在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，常見(jiàn)的成本管理問(wèn)題是一些技術(shù)人員和施工人員在思想認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)，缺乏成本控制的理念，遇到技術(shù)難題時(shí)簡(jiǎn)單地靠提高成本來(lái)解決，而項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目建設(shè)中也沒(méi)有制定成本管理的規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，或者有制定但沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行，導(dǎo)致成本管理失控，最終超支。筆者根據(jù)成本基準(zhǔn)、項(xiàng)目管理計(jì)劃，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，隨時(shí)跟進(jìn)承建商的施工進(jìn)度，并記錄項(xiàng)目所花費(fèi)的成本，與承建商項(xiàng)目經(jīng)理一起，綜合采用組織手段、技術(shù)手段、經(jīng)濟(jì)手段，對(duì)項(xiàng)目成本進(jìn)行有效控制，同時(shí)使用Project項(xiàng)目管理軟件為成本管理提供輔助。

相關(guān)熱詞搜索：工程項(xiàng)目 信息化建設(shè) 成本管理 探討 高校