摘 要：普通高校成人教育檔案是高等學校檔案的一個重要組成部分，如今，成人教育檔案管理具有復雜化、特殊化、多樣化和動態(tài)化等特點。為了適應這些新的變化，必須加強檔案的科學管理、科學歸類、合理開發(fā)利用。
　　關(guān)鍵詞：普通高校；成人教育；檔案管理
　　國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）明確提出“成人教育活動，是終身學習體系的重要組成部分�！币�大力發(fā)展成人教育事業(yè)，要辦好成人教育必須重視管理工作，成人教育檔案的管理工作是其重要組成部分。成人高等教育檔案是衡量學校成人教育管理水平和教育質(zhì)量的重要標志之一，也是發(fā)展成人高等教育和開展教學研究的重要信息來源和決策依據(jù)。
　　1 普通高校成人教育檔案管理的新特點
　　隨著我國改革開放的不斷深入，當今社會對各種應用型、復合型人才的需求與日劇增，很多成人高校為主動適應社會的需要，在辦學層次和形式上發(fā)生了很大的變化，使成人高校的學籍檔案形成了一些新的特點，主要表現(xiàn)在以下幾方面：
　�。ㄒ唬┏山虣n案的復雜化。突出表現(xiàn)在：一是成人高等教育學生學籍檔案記錄方面，反映了學生學習的全過程，記載著學生思想、成績、紀律等方面的變化狀況，但由于成教學生來源復雜、分布廣泛，來自不同階層、不同行業(yè)、不同單位、不同地方，故各種學籍管理的周期長、難度大，必須進行長期采集和積累；二是辦學形式和聯(lián)合辦學單位情況復雜，成人教育與市場聯(lián)系緊密，專業(yè)設(shè)置每年均有變化，其管理難度增加。
　�。ǘ�）成教檔案的特殊化。成教學生大多是成年人，有工作、有家庭，很多學生在學習過程中由于種種原因，經(jīng)常出現(xiàn)申請休學的情況，其畢業(yè)時間就要推遲，從而出現(xiàn)遺留生的情況，所以必須將他們的檔案單獨長期保管。同時，還要時刻關(guān)心他們的課程通過情況，特別是英語、計算機等統(tǒng)考課程，需到相關(guān)部門核實，以便督促他們盡快畢業(yè)。
　�。ㄈ�）檔案內(nèi)容的多樣化。一方面，高校的成人教育與普通本�？平逃�活動比較，它擔負的任務和涉及的教學環(huán)節(jié)是一個統(tǒng)一的整體，具有明顯的綜合性、多樣化特征。通常，招生、教學、考試到畢業(yè)等一系列完整的教學活動和管理任務是一所高校各部門相互協(xié)調(diào)共同承擔完成的，但成人教育的所有教務和管理工作卻是其主管部門即成人教育學院協(xié)同相關(guān)專業(yè)院系獨立運作的，。由此，必然會形成與高校近似的多種門類的檔案；另一方面，隨著辦學模式的多樣化改革，高校成教部門已形成多種教學類型如成人脫產(chǎn)、夜大學、自學考試以及各種非學歷教育，開辦了本科、�？埔约俺扇酥袑５葘哟蔚膶W歷教育。如此復雜多樣的教學、學歷教育類型，使成人教育檔案的內(nèi)容非常廣泛，它覆蓋所辦各種教育的學員學籍、教學計劃、教學大綱、課程設(shè)置等內(nèi)容。顯然，其內(nèi)容十分廣泛。
　　（四）檔案內(nèi)容的動態(tài)化。突出表現(xiàn)在學籍檔案上，它具有階段性，例如，錄取名冊是一次性收集，學習成績是每學期收集一次，獎懲記錄是隨時收集的，畢業(yè)鑒定是期末收集的�？傊�，學籍檔案隨著學生基本素質(zhì)的發(fā)展變化而變化，隨著學生情況的動態(tài)變化，學籍檔案的內(nèi)容也在不斷補充和完善。
　　針對這些新的特點，需要研究新的檔案管理對策，全面促進成人高等教育的發(fā)展是當務之急。
　　2 普通高校成人教育檔案管理的幾點對策
　�。ㄒ唬┰鰪姍n案管理意識
　　提高對成人教育檔案管理工作重要性的認識，加強《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的宣傳，增強成人教育工作者的群體檔案意識。領(lǐng)導應重視檔案管理，應明確一位或者多位領(lǐng)導分管檔案工作；在聘用人員上，應選聘責任心強，業(yè)務熟練的專業(yè)人員；在制度建設(shè)上，應制定科學的檔案工作制度；在設(shè)備、資金上給予充分的保證，應設(shè)置檔案室，訂做規(guī)范的檔案柜，并購置計算機、掃描機、打印機和復印機等設(shè)備，為檔案的管理創(chuàng)造了良好的物質(zhì)條件；注重資料的收集，單位所有工作人員應將自己工作文件定期分類、立卷并交檔案工作人員，確保檔案的完整性。有了這些方面的保障條件，能夠充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
　�。ǘ�）認真分析、科學分類
　　普通高校成人高等校教育是普通高校的一部分。因而，成教檔案的分類按照嚴格國家教育部發(fā)布《高等學校檔案實體分類法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。嚴格按國家標準整理檔案資料，并在案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄等方面實行計算機編制。案卷封面、備考表及脊背均應按國家標準填寫。按照檔案材料的內(nèi)容性質(zhì)，將其分門別類進行管理，以便于查找利用。成人高等教育應包括以下五個方面的檔案內(nèi)容：一是教育行政方面包括上級下發(fā)的有關(guān)成人教育的各種文件、教學改革、評估檢查、各種統(tǒng)計報表等；二是招生方面包括招生工作文件、招生計劃、錄取新生名單、合作辦班合同、學員名單等；三是學籍方面應包括學生登記表、成績冊、學籍變更材料等；四是教學方面應包括教學計劃、教學大綱、課程設(shè)置、實習計劃、總結(jié)及優(yōu)秀實習報告等；五是畢業(yè)生工作方面應包括畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計、畢業(yè)生名單、畢業(yè)證書發(fā)放存根、本科畢業(yè)生學位評定文件、授予學位學員名單等。
　　（三）嚴格規(guī)范、職責明確
　　健全檔案管理制度和規(guī)范檔案管理，普通高校成人教育檔案管理在立卷過程中可以采取“三集中、一統(tǒng)一”的方式，即集中人員、集中時間、集中文件，由學校檔案館統(tǒng)一指導完成。每年立卷前召開一次各相關(guān)人員會議，具體部署本年度文件材料立卷歸檔的范圍、要點和時間安排。在立卷過程中，協(xié)助、指導各站點、各院（系）立卷，及時解決他們在立卷工作中遇到的問題，發(fā)現(xiàn)材料不齊全的采取了深入收集、催交補全等措施，以確保各類檔案的歸檔率與完整率，實行備份歸檔（向?qū)W校檔案館提交原始檔案，成教院存放復印檔案，保證了成教院檔案體系的完整），在歸檔過程中，注重原始資料的收集，保證了檔案資料的真實性，對所有檔案的分類、整理、組卷、裝訂均按國家標準進行，按期完成年度立卷歸檔任務，確保檔案三率達到國家標準。
　�。ㄋ模┛茖W保管、合理開發(fā)利用
　　檔案材料保存要科學規(guī)范，在檔案的保管中檔案庫房應做到“八防”與“四不”，即：防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光；不損壞、不丟失、不失密、不泄密。維護檔案的完整性，是檔案開發(fā)的前提條件。檔案的開發(fā)和利用是檔案保管的最終目的，也是成人高等教育檔案工作人員的職責。檔案人員必須始終堅持以用戶為中心的服務思想和良好的服務態(tài)度，要有高度的責任感和奉獻精神，不斷研究學籍檔案利用工作的新情況、新特點，解決檔案工作的新問題，應該從多維度對所保管的檔案進行開發(fā)利用，使得所保管的檔案能為決策層提供決策支持和滿足用戶的各種需求。這樣才能體現(xiàn)檔案的真正價值。
　　總之，高等學校成人教育檔案管理是一項非常重要的工作，新世紀，新挑戰(zhàn)，為適應高等學校成人教育事業(yè)的發(fā)展要求，高校檔案工作要確定更全、更新、更高的目標。檔案管理者要不但提高自己的業(yè)務技能和工作水平，積極探索行之有效的檔案管理途徑，使成人教育檔案管理工作在教育教學、科研和社會服務等方面發(fā)揮重要作用，為社會進步和學校發(fā)展做出更大的貢獻。
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