[摘 要]電子檔案是記錄在磁帶、光盤、磁盤等載體中，以代碼的形式生成，依賴計算機系統(tǒng)存取并可以在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募�。它主要包括電子書、電子郵件、電子表格、電子圖片等形式。電子檔案是信息化時代做好檔案管理工作的必要形式，它自身具有很多優(yōu)勢，但同樣也存在著不可忽視的弊端，因此，如何做好電子檔案的管理工作，實現(xiàn)規(guī)范管理、進行風險防控，是檔案管理工作的新課題，本文結(jié)合工作實踐，就這方面的相關(guān)問題進行了分析探討。
　　[關(guān)鍵詞]電子檔案；優(yōu)勢分析；風險措施
　　中圖分類號：S835 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2018）24-0209-01
　　引言
　　隨著計算機技術(shù)的不斷普及，電子文件應用的范圍越來越廣，呈現(xiàn)出諸多紙質(zhì)文件所不具備的優(yōu)越性，這為人們辦公帶來了巨大的方便，使工作變得簡單而快捷。信息時代，檔案管理方式發(fā)生了很大的變化，由過去的紙質(zhì)文件檔案向電子文件檔案轉(zhuǎn)變。在實踐中電子文件檔案也存著各種各樣的問題，隱藏著諸多風險，如果沒有積極有效的風險防控措施，就會引發(fā)許多安全問題，如信息數(shù)據(jù)庫被盜，數(shù)據(jù)滅失等等。
　　1 電子檔案管理的優(yōu)勢分析
　　1.1 提高了檔案的閱讀效率
　　電子檔案內(nèi)容存放在服務器內(nèi)，每個授權(quán)部門通過網(wǎng)絡都會存有一份檔案，閱讀時不再受限于傳閱速度，更不會產(chǎn)生閱讀排隊問題。真正實現(xiàn)了“一次輸入，綜合利用；一家輸入，多家使用；分散輸入，綜合利用”的工作目標，很大程度上提高了高校檔案的閱讀效率，加快了檔案的查詢速度。從而大大提高了檔案查閱的速度和效率。這也省去了原有檔案的借閱流程和手續(xù)、檔案歸檔的分類及手工操作等，改由計算機系統(tǒng)來完成，實現(xiàn)了檔案從形成、查詢到管理的一體化。不但使檔案管理工作更加準確、規(guī)范，還提高了檔案管理人員的工作效率，減少了檔案管理人員的工作任務，使檔案管理工作向著信息化的方向邁出更高一步。
　　1.2 有利于發(fā)現(xiàn)漏缺
　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料立卷容易發(fā)生漏缺的現(xiàn)象，訂好后發(fā)現(xiàn)問題就得拆卷重做，需要重復裝訂的材料還要復印再次裝訂，立卷目錄如果發(fā)生變化則需重新抄寫。由于計算機可以將電子文件檔案隨時分門別類，可從檔案管理者需要的角度進行歸類、組合，即使重復使用的材料只要復制粘貼就可完成，立卷時可按件進行歸集，目錄可隨時進行增減，使得電子文件檔案的整理變得簡單。當電子文件檔案立卷完成后，即可轉(zhuǎn)為對光盤、U盤等介質(zhì)的整理、編目、排架。
　　1.3 有利于保密
　　過去紙質(zhì)文件查閱時，只能將整卷提供給使用者，使檔案里其他資料處理發(fā)散狀態(tài)，檔案使用者不僅能看到其所需的文件，而且能看到整卷文件的內(nèi)容。而電子文件檔案管理時，利用者只需提取其需要的某一份文件即可，無法接觸到與其無關(guān)的文件，從而達到了文件保密的要求。
　　1.4 提高了檔案管理質(zhì)量
　　傳統(tǒng)的文書立卷是人為的紙張立卷，立卷人受其文化水平、素質(zhì)高低的影響，只能憑借自己的理解來進行操作，立卷標準掌握不精確，從而影響了案卷質(zhì)量水平，給將來檔案的查閱管理帶來很大的不便。計算機管理則提高了檔案管理工作的質(zhì)量，使用計算機進行檔案管理可以對檔案進行分門別類的存儲，目錄清晰，查閱方便。
　　1.5 釋放了檔案管理者的精力和時間
　　在紙質(zhì)文件歸檔時，工作人員經(jīng)常占用量時間進行歸檔整理，使得檔案人員不能投身于檔案的編研工作。利用計算機技術(shù)管理后，檔案人員就可從繁瑣的手工工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研上，發(fā)揮其更好的時效價值。
　　2 電子檔案管理的風險防控措施
　　防患于未然是減少風險發(fā)生的有效手段。在風險沒有產(chǎn)生前要做好風險防控，對電子文件檔案來說，檔案管理者可根據(jù)電子文件被侵害的潛在缺陷進行防控，將危害解決在萌芽之中。
　　2.1 及時更新最新技術(shù)
　　檔案管理部門要針對電子文件的特點，學會使用先進的防控技術(shù)，及時更新計算機技術(shù)，讓現(xiàn)代化的技術(shù)發(fā)揮積極的作用。如在計算機上設置密碼，這是最基礎(chǔ)也是很有效的方法。為防止電子文件檔案被竊取、刪除和修改，防止黑客進入，可采用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒：件等。這些技術(shù)措施的使用，能最大限度的保證電子文件檔案存儲、傳輸過程中的安全性、保密性，防范外界對電子文件的非法訪問和隨意刪改。同時，應當不斷更新技術(shù)，努力提升電子文件檔案的安全保護水平。還可以采用只讀模式，或?qū)﹄娮游募�進行加密處理，從而達到電子文件保護的作用。
　　2.2 提高風險意識
　　由于電子文件檔案存在于多樣化的電子系統(tǒng)中，計算機網(wǎng)絡的包容性使得網(wǎng)絡上病毒無處不在，因此提高檔案管理者的風險意識，使他們懂得電子文件檔案風險帶來的危害。從思想上認識到電子文件檔案工作的重要性，從技術(shù)上學會使用保護電子文件檔案安全性的措施和手段，達到既能使電子文件檔案最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。
　　2.3 建立合理的制度
　　為了保證電子文件不被人為的泄密，建立相應的管理制度是十分必要的。檔案管理部門應以電子文件檔案管理規(guī)范為依據(jù)，結(jié)合本單位實際，制定本單位的電子文件檔案管理制度，對電子文件的形成，傳遞，保管，存檔制定嚴格的程序，做到有章可循。用制度約束檔案管理者，制定合理的獎懲措施，做到了有獎有罰。嚴格規(guī)定非檔案管理者不得使用存儲電子文件的計算機。實行電子文件檔案管理與文書檔案管理的有機結(jié)合，使二者相互配合，合理使用。嚴格檔案部門的工作職責，確保電子文件從歸檔到查閱做到統(tǒng)一管理，不得隨意向外界泄露檔案秘密，也不隨意傳遞電子文件資料。同時在接收電子文件時要對信息的真實性、原始性、完整性進行認真的甄別、鑒定。
　　2.4 加強業(yè)務培訓
　　隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案在人們生活工作中發(fā)揮著重要的作用。檔案管理者不再是檔案的保管員，培訓一些訓練有素、懂檔案管理，通計算機技術(shù)的人才進行檔案管理是當今天檔案部門必須解決的問題。檔案部門要重視檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)培訓，盡早提高業(yè)務人員的綜合素質(zhì)，把一些覺悟高，思想好，責任心強的人員配備到檔案管理工作中去。同時對老的檔案管理者也應提出相應要求，不斷更新知識，使他們能勝任現(xiàn)代化管理工作。同時，培訓檔案管理者的責任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度，這也是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
　　2.5 轉(zhuǎn)移風險
　　電子檔案一旦受到外界的侵害，就會產(chǎn)生不可估量的損失。為了減少損失程度，檔案管理員應學會轉(zhuǎn)移風險，制定應急預案，將損失降到最低程度�？刹捎觅徺I保險、外包給其他機構(gòu)或與提供商簽署服務合同等方式來規(guī)避風險。也可與網(wǎng)絡供應商協(xié)調(diào)，使供應商的服務符合本單位電子文件檔案管理的需要。當然，外包也會存在風險，外包時必需嚴格考查外包人的信用程度，綜合素質(zhì)。
　　2.6 積極應對風險
　　信息檔案數(shù)據(jù)管理中，一些潛在的風險經(jīng)常干擾著檔案管理者。檔案管理部門要經(jīng)常對信息數(shù)據(jù)進行病毒掃描，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施，定期對計算機進行維護，將病毒木馬隔離在外。檔案管理部門在電腦維修時，要注意信息的保密，要聘用政治敏感性強，個人素質(zhì)高的人員進行維修。電子文件要做到隨時進行備份，維修電腦時可將電腦全部格式化，將信息外泄的風險降到最低。
　　3 結(jié)語
　　電子檔案管理工作就是要推動檔案信息化建設。在加強電子文件檔案管理工作時，要根據(jù)電子文件檔案自身的特點，既要注重硬件建設，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，更要注重建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子文件檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提高檔案管理人員的檔案管理水平。
　　參考文獻
　　[1] 宋麗.淺析電子文件檔案化管理[J].行政論壇，2015-03-13.
　　[2] 高楊，尉紅剛.企業(yè)電子文件管理平臺架構(gòu)研究[J].電腦知識與技術(shù)，2011-07-16.

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