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新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

發(fā)布時間:2018-06-25 來源: 日記大全 點擊:


  [摘 要]在事業(yè)單位的發(fā)展過程中,檔案管理工作是不可忽視的重要內(nèi)容,做好事業(yè)單位的檔案管理工作,不僅能夠有效提高企業(yè)的管理服務(wù)水平,而且還是促進工作人員工作積極性的保證。對于事業(yè)單位來說,做好其必要的檔案管理工作是重中之重。文章以新時期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀為切入點,對其管理工作提出必要的建設(shè)性創(chuàng)新思路,從而不斷地促進我國事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
  [關(guān)鍵詞]新時期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路
  [DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.12.181
  新時期事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)單位中的管理思想,為事業(yè)單位后期的發(fā)展和規(guī)劃提供全面詳細(xì)的指導(dǎo);诖,我國事業(yè)單位要想做好其檔案管理的創(chuàng)新工作,首先要從時代的發(fā)展眼光出發(fā),全面提高管理人員的綜合素質(zhì),改進檔案管理的各項工作,最終為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。
  1 新時期事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
  1.1 事業(yè)單位不夠重視檔案管理,管理思想落后
  從目前情況來看,在我國大部分的事業(yè)單位中,檔案管理工作就是一項各種資料堆砌的過程。正因為事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視,一方面,不僅影響了工作人員的工作效率,而且查找和翻閱資料需要浪費太多的時間,在一定程度上又打擊了工作人員的積極性;另一方面,檔案管理缺乏必要的人力、物力等方面作為支撐,最終導(dǎo)致各種資料胡亂堆積的現(xiàn)象。不僅如此,在大多數(shù)的工作人員看來,整理檔案就是一項機械的工作,以至于單位領(lǐng)導(dǎo)想要獲取有價值的信息,還要親自重新進行篩選,這足以見得員工檔案管理工作的不規(guī)范性。另外,在事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)眼中,檔案管理工作不僅要做到嚴(yán)格的保密,更要保證所有資料內(nèi)容都能清晰,這樣嚴(yán)格的工作要求,在一定程度上打擊了工作人員的工作積極性,最終其檔案管理觀念難以實現(xiàn)創(chuàng)新性的突破和發(fā)展。
  1.2 事業(yè)單位檔案管理手段落后,業(yè)務(wù)基礎(chǔ)偏低
  目前情況下,在大部分的事業(yè)單位的檔案管理過程中,不僅其管理設(shè)備落后,而且更是缺乏先進的管理手段,因此,很難滿足新時期事業(yè)單位的檔案管理工作的需求。另外,由于單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視,投入的資金較少,只是單純開出一間極其簡陋的庫房作為檔案管理室,再加上傳統(tǒng)落后的管理方式,很大程度上限制了檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。不僅如此,在我國科技飛速發(fā)展的時代,各種先進技術(shù)不同涌現(xiàn),但是對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說,其整理資料的方式還是傳統(tǒng)手工整理方式,工作人員思維上的局限性,是造成事業(yè)單位檔案管理工作不足的直接原因。最后,其工作人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)水平較低,員工在檔案管理過程中,缺乏鑒定檔案內(nèi)容的能力,在工作人員的工作流程中,只是將檔案進行保存,這樣的工作模式,最終很大程度會導(dǎo)致檔案的安全問題。
  1.3 事業(yè)單位檔案管理制度不完善,缺乏對信息的有效利用
  在事業(yè)單位檔案管理工作中,完善的管理制度是不可缺少的。但是目前大多數(shù)的事業(yè)單位制度混亂現(xiàn)象時有發(fā)生,以至于員工整理檔案時總有種無處下手的感覺。而造成這種局面具體還包括以下幾方面內(nèi)容。第一,事業(yè)單位的檔案管理制度流于形式,執(zhí)行效果差。比如說有些資料外借之后,管理人員做好了外借的相關(guān)工作,但是對檔案的還檔工作卻不管不問,而且在小部分的工作人員心中,他們認(rèn)為檔案何時歸還并不是屬于自己的工作范圍。第二,沒有完善的管理制度作依托。簡單來說,在檔案管理工作過程中,不僅工作人員的責(zé)任劃分并不明確,而且沒有相應(yīng)的獎罰制度,這些弊端都在一定程度上降低了工作人員的積極性。比如說在員工整理一些較為重要的檔案資料時,為了不讓自己擔(dān)責(zé)任,員工之間就相互推卸責(zé)任,最終致使重要檔案不僅沒有很好地歸納整理,而且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)審查工作時,又不能交出一個令領(lǐng)導(dǎo)滿意的結(jié)果。第三,其檔案管理制定未能把握時代發(fā)展的步伐,尤其是新時期下,隨著信息量的不斷增加,其舊時的管理制度需要進行改革,否則管理人員在短時間內(nèi)很難對所有信息進行規(guī)整,從而就會造成各種錯誤的發(fā)生。
  2 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路
  2.1 創(chuàng)新管理理念,提高事業(yè)單位對檔案管理的重視程度
  新時期下,為了我國事業(yè)單位的檔案管理能夠高效率工作,進行必要的管理理念創(chuàng)新是不可忽視的重要環(huán)節(jié)。首先,對于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)來說,就要從各渠道出發(fā),大力宣傳檔案管理工作的重要性,提高每一位工作人員對其的高度認(rèn)知。除此之外,鼓勵員工積極加入到建言獻(xiàn)策的行列中,從而提出一些自己對檔案管理工作的認(rèn)識或是建議,在每一位員工都能積極參與到檔案管理工作的同時,激發(fā)出員工工作的積極性。其次,提高單位領(lǐng)導(dǎo)對其檔案管理工作的重視程度。作為單位領(lǐng)導(dǎo)首先要發(fā)現(xiàn)每一位員工的重要作用,對于管理過程中表現(xiàn)出色的人員提出表揚,努力營造良好的工作環(huán)境,而最終目的,是要讓每一位員工都能在心中形成一個正確的理念:雖然作為普通員工,但是在事業(yè)單位的發(fā)展中,自己的綿薄之力也是一份重要的力量。這樣,不僅使得每一位員工都能實現(xiàn)自身的價值,而且促進了事業(yè)單位的不斷發(fā)展。最后,事業(yè)單位要想實現(xiàn)其檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展,還應(yīng)該充分借鑒國際上成功創(chuàng)新的案例,以自身實際情況為基礎(chǔ),制定出適合自身發(fā)展的創(chuàng)新性管理理念。比如可以將目前的建檔方式不斷創(chuàng)新,從而建立相應(yīng)的電子檔案,不僅方便工作人員進行查閱,而且還能避免紙質(zhì)檔案容易破損丟失的弊端。
  2.2 加大資金投入,引進先進的管理手段
  事業(yè)單位在進行檔案管理工作過程中,各部門的相互協(xié)作是重要的力量。因此,為了促使每個部門中的每一位員工都能參與到檔案的管理工作中,政府等有關(guān)部門可以通過多種途徑,加大檔案管理的資金投入力度。有了充足的資金作支撐,事業(yè)單位不僅可以引進先進的管理設(shè)備,而且還能讓每一位員工都能參與到實踐活動中,從而為做好全面的檔案管理創(chuàng)新工作打下堅實的基礎(chǔ);诖,為了更好地進行檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展,首先就要做好工具的創(chuàng)新,簡單來說,就是要求工作人員充分利用好計算機技術(shù),提高自身的實踐操作能力,在進行檔案管理工作中,能夠高效率地完成工作。其次,借助多種管理手段方式。簡單來說,對于檔案級別較高的資料內(nèi)容,必須經(jīng)過工作人員的多次核查后進行歸檔,而較低級別且重復(fù)利用性較小的檔案資料,則可以建立電子文檔進行保存,但是對于極其重要的文檔來說,必須先反復(fù)核實,然后做好相應(yīng)的電子以及手動備份,而為了后期文檔的鑒定,最好是安排專人負(fù)責(zé)該類型文檔。最后,在做好檔案管理的保密性工作的同時,還應(yīng)該做到對檔案信息資源的開發(fā)利用。充分利用好計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以事業(yè)單位檔案管理工作為基礎(chǔ),不斷地總結(jié)其管理經(jīng)驗,最終使信息有其準(zhǔn)確性和真實性的保證。
  3 結(jié) 論
  簡單來說,企業(yè)要想長期穩(wěn)定地發(fā)展,做好必要的檔案管理工作是重中之重。因此,為了事業(yè)單位的檔案管理工作,首先對于單位中的每一位員工來說,就要對其形成高度的重視,在進行實際的管理過程中,用創(chuàng)新性的工作思路來管理,促使事業(yè)單位的檔案管理工作能夠符合新時代的發(fā)展需求。當(dāng)然,事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展過程并不是一蹴而就的,這也就要求單位領(lǐng)導(dǎo)和職工們能夠堅持不懈地加以努力實踐,做好本職工作,為社會的不斷發(fā)展貢獻(xiàn)出一份綿薄之力。
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