打開中國企業(yè)報銷單據(jù)簿計,和外國企業(yè)比較的話,就可以看出我們的非常整齊,格式劃一,連發(fā)票粘貼的順序和單據(jù)排列的方向都有說法,貌似嚴謹。而外國的發(fā)票(更準確地說應該是收據(jù),因為西方人沒有我國那種全國統(tǒng)一的、無公章無效的發(fā)票),就比較凌亂,長短不齊,格式不統(tǒng)一,還夾雜許多大小不同、中國企業(yè)不能接受的白條,貌似無章。
　　
　　被進化了的收據(jù)
　　
　　應該說,發(fā)票是收據(jù)后來的叫法。兩者本質(zhì)上是一個東西,就是收到錢財后出具給對方的憑證。收據(jù)的概念應該更為廣泛,因為它不僅針對錢財還可以針對所有其他接受的物件,而發(fā)票現(xiàn)在只是指收到錢后給出的憑據(jù)。
　　在中國,隨著社會一天天進步,報銷單據(jù)從多年前手寫三聯(lián)蓋章發(fā)票,到事先印制好發(fā)票再到現(xiàn)在實時的機打發(fā)票,形式上看越來越規(guī)范,報銷手續(xù)事實上也越來越嚴格,原來還可以用簡寫常用名,比如中國國際信托投資公司可以寫成中信,后來就必須寫全稱,哪個單位就是哪個單位,不能寫錯一個字,否則不予報銷。
　　在大公司里,以前發(fā)票可以不寫抬頭,于是可以報在這個單位的單據(jù)也可以報在另一個單位。開票日期也可以省略的(至今還有一些單位接收這樣的無日期發(fā)票),于是上一年該報的賬可以轉到下一年。后來機打發(fā)票流行,只要實時打印的,這兩處地方都不能空著。
　　最夸張的收據(jù)往往是出自大酒店,不僅單獨開出的發(fā)票全是機打的,前臺還要給客人另外出具一張明細清單,比如打了多少長途電話,消費了多少冰箱中的飲料,這樣至少用掉一張A4白紙,如果明細多,一張還可能不夠。正常情況下,這個單據(jù)一般要附加在正式發(fā)票之后,以便電話報在通訊費、簽單宴請放在交際費,作為分類開支憑證。
　　其實這一點上,西方財務人員審核單據(jù)時比我們認真得多,許多政界的丑聞就出自這類明細。英國前一段曝出“報銷門”事件,一些民選議員因為用公款報銷了私事而遭到揭露,最后被迫辭職。仔細看你就會發(fā)現(xiàn),他們涉及金額其實很小,有的才幾十英鎊,無非使用了公家司機私下打了場高爾夫球,或者看了場收費電視。比較之下,我們政府官員肯定不會為這點消費丟掉職位的。
　　
　　讓老外犯暈的問題
　　
　　我們報銷的形式規(guī)定雖然嚴格,內(nèi)容卻可以做手腳。發(fā)票用途那一項,真的跟女孩子一樣可以隨便裝點,比如電視機可以寫成辦公用品,從而報銷到辦公費用里面。
　　關鍵是銷售人員常常很配合,當你付了錢索要發(fā)票時他們經(jīng)常會問你:內(nèi)容寫什么?這是常常讓初次來中國的西方人暈倒的問題!因為在他們的國家是不會問的,至少不至于這樣赤裸裸,該寫什么就寫什么,買了什么就是什么,那不是顧客決定的事。
　　我剛回國時也不習慣這樣的問題,直接的反應就是:該寫什么就寫什么,這事怎么能問我?后來我也習慣了,畢竟開發(fā)票的小姐是為你好,給你一個選擇的機會。于是,足底按摩可以寫成會議費,超市買食物可以寫成辦公用品。我自己也帶客戶去做足底,本來可以作為交際費報銷的,但是真是那樣寫就得費口舌解釋,不如寫會議費簡單,也就掛羊頭賣狗肉般地報成會議費了,然后還自我安慰:畢竟我們在按摩時談了工作上的問題。
　　但問題是,超市買吃的卻也可以寫成辦公用品,報賬在辦公欄目;或者寫禮品,報賬在宴請或交際欄目。就是說即便一個單位小環(huán)境管理嚴格也無法防微杜漸,因為大環(huán)境就是那樣,存在很多謊報的空間。
　　同時,各單位為了在減輕稅收壓力的同時給職工提供一些福利,就鼓勵職工四處找發(fā)票,以便給大家發(fā)現(xiàn)金。還有的直接發(fā)超市或其他商店的卡,卡內(nèi)有上千甚至幾千現(xiàn)金可以消費,買卡的支出都被報賬了。
　　
　　白條風俗
　　
　　相比之下,西方國家沒有全國統(tǒng)一的正式發(fā)票,卻有統(tǒng)一的報銷標準。無論西歐還是美國,發(fā)票是很隨意寫的,自己公司電腦打印出來的銷售單據(jù)可以當作發(fā)票。文具店里還有任何人都可以買的各式各樣的發(fā)票本,回去填上數(shù)字就可以給顧客。
　　此外,手寫的也可以當作發(fā)票,蓋章不蓋章都無所謂。法國一些加油站在顧客加完油后隨手給你一個帶自己油站地址的小條,你可以自己寫,愛寫多少就寫多少。如果沒有就打白條,其實那里的白條很多,甚至可能多過正式單據(jù),不僅自己公司的財務人員理解,一旦被查,執(zhí)法的稅務人員也理解。對于白條,需要的只是一個合理的解釋,比如加油的票據(jù)一般超不過100歐元,因為轎車油箱就那么大,僅此而已。
　　最離譜的發(fā)票則是出于美國的一家叫做皮特魯格的牛排店。離開美國后,我每次去紐約都要到那里吃幾次,因為那里的牛排真是很好,其他地方吃不到那樣的味道。從第一次去到現(xiàn)在十余年了,在信用卡使用已經(jīng)普及到每一個角落的美國,這個食客如云的飯館不僅不改只收現(xiàn)金、不收信用卡的習慣,還非常吝嗇地只給一張食指般大小的發(fā)票,小到無法把一只香煙包起來。這小條其實就是個收據(jù),還是他們點菜單上面的一部分,如果客人要收據(jù),侍者就隨手把下面連著的小條撕下來,給你時照常什么都不寫,你自己填。
　　白條文化在美國很發(fā)達,其中一個原因就是到處都需要小費,而小費一般以現(xiàn)金支付,還不能跟收小費的人要收據(jù)。出差一趟下來,白條很多是正常的。報銷也很簡單,只要文字說明清楚,財務就沒有問題。
　　至于去飯店里吃飯,小費則占到飯費總額的10%到20%。但是金額較大的小費,比如說高級餐館的晚餐,小費則可以加在信用卡賬單上,這樣個人信用卡簽字單據(jù)就可以作為報銷單憑證。
　　
　　報銷習慣
　　
　　所以在這些地方,你要是太認真,每次都執(zhí)意要收據(jù)的話,還真不容易。那次在香港,雨天中好不容易打上了一輛出租車,到了酒店后同事付完錢,跟在北京似的索要收據(jù)。而停車位置擋了其他車進出,司機又著急離開,就用港腔普通話說:幫幫忙了!大家都不容易了!那意思是讓我們趕緊下車以便他讓開道路拉其他乘客。
　　同事拿不到幾十塊港幣的收據(jù),報賬時忘記這事就得自掏腰包,下車后忿忿不平。錢損失了不說,還挺沒面子,好像為了這點錢不照顧出租車生意似的。如果在西方國家,這種事寫個白條就行了,他們也不必認真討要。中國的財務制度就不夠靈活,一定得寫出說明還得上級簽字才行。這樣,出示白條的人員覺得麻煩,審核的財務人員也覺得麻煩,所以大家寧愿拿其他發(fā)票沖抵,也不愿意寫白條說明。
　　此外,信用卡刷卡后的個人底單,在西方經(jīng)常作為報銷憑證,在中國就不行。事實上,許多在西方可以作為報銷憑證的在中國都不行。于是就出現(xiàn)這樣的情況,國內(nèi)消費的單據(jù)整齊劃一,而出國人員的單據(jù)卻各式各樣。
　　國內(nèi)看上去貌似嚴格的報銷制度其實挺勞民傷財?shù)?有的還很荒唐。比如說伙食補貼這項本來很平常、東西方都有的費用,應該報作午餐補貼,最簡單辦法就是將飯費打入職工卡里,公司每月為大家充值計入公司運營成本。國內(nèi)一些公司職工飯卡上剩錢多了花不完,又不能提現(xiàn)金出來,食堂旁邊就建了個小賣部,一到中午這種小鋪門前人頭攢動。
　　當大家要求發(fā)現(xiàn)金、自己花錢充值、用多少充多少以免浪費時,有的公司就會要求職員們提供等額發(fā)票,還不接受充值卡飯費這個再正常不過的發(fā)票,逼得你不得不做出有違于財務規(guī)定的事情,另找一些和伙食毫不相干的單據(jù)來。
　　
　　常用詞匯
　　
　　發(fā)票在國內(nèi)這么重要,又如此折磨人,以至于成了一個常用的詞匯,連老外都知道。西方人從上世紀80年代大批來中國后,除了“你好”這些簡單問候語之外,先學會的單詞是“沒有”,因為那時候物資匱乏。30年后,現(xiàn)在連語言上最不開竅的老外都會說“發(fā)票”,因為時至今日,不僅商品極大豐富,還什么東西都能報銷!
　　所以,就報銷這事來說,國內(nèi)財務制度貌似復雜,其實漏洞百出;西方企業(yè)貌似簡單,其實很嚴謹,還很實用。美國甲骨文公司的人事總監(jiān)跟我談起他們的財務制度簡單易行,因為他們亞太地區(qū)職員分布在好多國家,又不是每個國家都有財務人員,所以報銷發(fā)票時許多都是郵寄,從一個國家到另一個國家,報銷者和財務人員并不見面,單據(jù)過去,該報就報,不該報的不報,省時省力。
　　嚴格的薩班斯法案對企業(yè)行為的限制從幾年前就開始了,它不僅針對美國本土的企業(yè),而且針對美國在國外的企業(yè),比如宴請客戶每人不得超過200元人民幣,多出的部分不能報銷。相比之下,我們一些企業(yè)領導人的宴請是沒有金額限制的。以前在美國時,知道美國人送客戶的禮物不能超過100美元,超過就是賄賂,當事人就可能被解雇,企業(yè)就可能被罰款,罰金可能是幾倍以上。而我們企業(yè)送禮,有多少是低于700元人民幣的呢?
　　美國人在全世界推行其價值觀,這點一直遭到亞洲國家的抵制。但是在企業(yè)治理上,他們的做法值得我們深思和學習。中國這些年各省都成立了反貪局,這些改革開放前本來不存在的機構都是用我們普通納稅人的錢支撐的,機構越是龐大,分攤到百姓頭上的支出就越多。
　　美國沒有這些機構,它只制定了一個法律,就深深地改善了企業(yè)治理結構,其成本之小、效率之高,讓我們望塵莫及。

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