展覽資料，總的是指為辦展所需要而搜集或編寫、設(shè)計(jì)、制作、經(jīng)營、管理等一切公開或內(nèi)部的材料。它有文字資料和實(shí)物(包括圖片、產(chǎn)品、用具、模型等)資料兩種。每種資料中，有的是準(zhǔn)備展出時(shí)作為展品使用的，稱為“展品資料”；有的是作為了解、說明或制作、經(jīng)營、管理而用的，稱為“背景資料”。在展覽的不同階段，有些資料的性質(zhì)和名稱還會(huì)發(fā)生重大變化，例如籌備展時(shí)搜集的“展品資料”中，一部分到展出時(shí)，成了正式展品，此時(shí)不再叫資料了，而是叫“展品”。但在展覽結(jié)束后，如果這部分展品屬于收藏之列，則又回到原來的資料地位.，不過這時(shí)稱為“收藏資料”�！笆詹刭Y料”是經(jīng)過考核、檢驗(yàn)，有的還經(jīng)過展出或?qū)嶋H使用，具有一定的可信性，也有收藏價(jià)值，以后還能作為展出、研究之用，是一種“硬性資料”。
　　那么，如何搜集上述資料？資料來自搜集。但搜集并不容易，它散落在社會(huì)的角角落落、方方面面，需要運(yùn)用智慧和毅力去搜集；它不是成套為你準(zhǔn)備的，所有資料都是零零星星，一鱗半瓜，平時(shí)不被人注意，用時(shí)又覺得茫然；有些資料是保密的，或者珍藏的，不肯輕易提供出來。因此，需要通過艱苦而科學(xué)地搜集，才能奏效。
　　1. 廣泛征集。凡是涉及面比較廣的展覽，其資料都需要廣泛征集。例如：內(nèi)蒙古自治區(qū)六十周年成就展覽，涉及各行各業(yè)。只有撒網(wǎng)似地撒開，才能網(wǎng)到所需的魚蝦。其方法，首先是從展覽大綱內(nèi)容出發(fā)，根據(jù)展出所需制定征集方案，對所有必需的文字資料和實(shí)物資料，包括展品資料和背景資料，列出征集細(xì)目，提出具體要求，限定時(shí)間。這種制定，要建立在對有關(guān)資料的源泉進(jìn)行充分了解的基礎(chǔ)上，方案方能切實(shí)可行。然后，根據(jù)征集細(xì)目，向有關(guān)各部門發(fā)涵聯(lián)系、廣為征集。這種征集，既可取得有關(guān)部門的配合，也可節(jié)省經(jīng)費(fèi)，還能加快速度。尤其是有關(guān)上級各部門有了一份詳細(xì)的征集目錄后，可據(jù)此互相提供線索，發(fā)動(dòng)更多的工作人員來搜集。缺點(diǎn)是停留在書面通知上，如果個(gè)別部門認(rèn)識不足或責(zé)任性不強(qiáng)，無人過問，造成耽誤時(shí)間甚至嚴(yán)重缺漏。為此，最好是征集業(yè)務(wù)工作人員自已動(dòng)手與發(fā)動(dòng)有關(guān)部門征送相結(jié)合。必要時(shí)派業(yè)務(wù)工作人員親自前往聯(lián)系。尤其對一些重要資料，如像一些重要資料或典型展品，為保質(zhì)保量地按時(shí)征集到，有關(guān)人員要親自出馬。實(shí)踐表明，雙管齊下，效率更高。
　　2. 個(gè)別搜覓。資料表面上是一些孤立的物件，但它卻是一種財(cái)富，一旦需要使用它，就會(huì)顯得十分珍貴。因此許多資料，不能單靠大呼隆的方法搜集，而是要處理好人際關(guān)系，通過細(xì)致深入的工作，才能如愿以償。對此，最好的辦法是個(gè)別搜覓。如：內(nèi)蒙古展覽館每次一個(gè)名優(yōu)特產(chǎn)的經(jīng)驗(yàn)介紹展覽所需的資料，不通過思想和感情上的疏通，有些廠家也不見得馬上出手。一些展覽促銷的資料，人家視為經(jīng)營之本，即使花錢也不一定買得到。有些東西平時(shí)看了很平常，甚至完全將它棄置一旁，但忽然有人說要用它，就會(huì)身份百倍，因而占有會(huì)將其深藏不露，或在搜集時(shí)橫生枝節(jié)。
　　總之，資料是一個(gè)很敏感的東西，也是很寶貴的東西，一般都不肯輕易提供。既使是很普通的歷史資料，有些人也會(huì)視若珍寶，一旦披露，生怕遺失無法彌補(bǔ)。為此，只有通過個(gè)別搜集，不但向?qū)Ψ秸f明提供的重要意義，還要作出不遺失，不損壞，不輕易復(fù)制和及時(shí)歸還，甚至是重價(jià)收購等保證，才可使提供者熱心支持與確實(shí)放心。當(dāng)然有些牽涉到機(jī)密性的資料，除了按國家保密條例辦事外，還要作人格擔(dān)保，對組織負(fù)責(zé)。
　　另外，搜集資料并不是機(jī)械地照單收取，有時(shí)在搜集中發(fā)現(xiàn)有比原來方案中確定的更好的資料，就要擇優(yōu)錄取。對于這種情況，只有親自出馬個(gè)別搜集，才能充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，慧眼識珠，全眼辨寶，使搜集工作得到意外的收獲。
　　3. 仔細(xì)挖掘。有些資料不是唾手可得的，更不是可以請人代勞的，而是要自己去翻尋挖掘，這就需要更大的耐心和毅力，象沙里淘金似地去淘取。例如：2007年年初，為確保內(nèi)蒙古自治區(qū)成立60周年成就展的質(zhì)量和效果，展覽設(shè)計(jì)方案采用區(qū)內(nèi)外公開招標(biāo)、擇優(yōu)選用的辦法，完成了六套設(shè)計(jì)方案資料。展覽館業(yè)務(wù)資料工作人員為了搜集此次展覽所需資料，廣泛征集實(shí)物、圖片及音像資料，并搜集了有25個(gè)廳局提供的各類圖片約7000多張，音像及實(shí)物資料約1000多件(套)。實(shí)踐證明，要搞好每一次展覽，搜集資料必須仔細(xì)挖掘，而且親自動(dòng)手，資料才會(huì)源源而來。
　　對于展覽結(jié)束后“收藏資料”的搜集，同樣采取發(fā)動(dòng)群眾和個(gè)人努力相結(jié)合的方法。因?yàn)檫@是展覽館或某一展覽內(nèi)容的史料，更要慎重和細(xì)致。千萬不能辦一個(gè)丟一個(gè)，最后什么也沒有，造成無可挽回的損失。
　　資料是獲得社會(huì)現(xiàn)象和行為知識的鑰匙，也是舉辦展覽和展覽經(jīng)營的基礎(chǔ)，做好收集展覽業(yè)務(wù)資料工作，就能提高整個(gè)資料的利用率。
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　　責(zé)任編輯：邰山虎

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