【摘要】本文從房產檔案數字管理的必要性入手，分析了檔案管理方式以及產權數字化管理的主要內容，并探討了數字化檔案建設的主要步驟。
　　【關鍵詞】房地產；檔案管理；數字化
　　房產檔案是國家重要的信息資源，是房產管理的基礎和核心。傳統(tǒng)的以手工處理為主的房產檔案管理方式呈現工作效率低、信息共享困難、差錯率較高等問題。龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應工作發(fā)展的需要。雖然現在絕大部分城市房產管理部門采用了計算機系統(tǒng)進行登記發(fā)證，并采用局域網、數據庫技術對登記信息系統(tǒng)進行管理。但真正實現房產檔案數字化的并不多，現代信息化的發(fā)展為房產檔案數字化提供了發(fā)展機遇。
　　一、檔案數字化的必要性
　�。ㄒ唬┓慨a檔案的大量存儲需求。當前，全國各城市的房產檔案、房屋證書以紙質檔案為主。隨著城市建設的飛速發(fā)展，房地產業(yè)呈現出強勁勢頭。特別由于諸如城市規(guī)劃、道路的擴寬、拆遷重建、房地產開發(fā)事業(yè)的迅猛發(fā)展以及人們消費增長趨旺等因素，房產檔案的數量急劇增加，社會各界對檔案的利用率也大幅度提高。
　�。ǘ�）更為方便快捷的查閱需求。由于房產交易投資較大、涉及面廣、專業(yè)性強，所以交易雙方都希望在交易過程中及時、準確地掌握更多的房地產產權信息。傳統(tǒng)的房產檔案管理方式信息不完善且有誤差，已很難滿足此種需求。而電子文件存到計算機系統(tǒng)之后，可以不受時間和空間限制隨時隨地進行查閱和利用。
　　二、檔案整理方式
　　檔案按街道和合卷的傳統(tǒng)式整理是在房地產交易不活躍時期制定的檔案整理模式。近年來，隨著社會經濟的發(fā)展和城鎮(zhèn)住房制度改革等相關政策的推動下，房地產市場得到了迅猛發(fā)展，房屋交易日趨活躍，檔案庫存數量劇增，傳統(tǒng)的檔案整理模式已經不能適應目前的需要。因此單卷管理模式成為目前房地產檔案整理的首選方式。
　　三、產權檔案數字化的主要內容
　�。ㄒ唬�檔案整理。1.單卷流水號管理。房產檔案原來按照街道管理的目的是便于人工查找，檔案數字化后，對檔案的查詢利用能力大大加強。在本次數字化過程中，把原有檔案號重新編制，按照流水號管理，既節(jié)約了庫房空間，又減少了管理人員的工作量。2.重新整理檔案。按照新的封皮、目錄、卷序、裱糊、裝訂要求對檔案進行規(guī)范性整理。
　�。ǘ�）檔案掃描。對所有房產檔案進行逐頁掃描（大約500萬頁），掃描后，電子檔案就是紙質檔案的完美拷貝，將掃描完成的圖像按相應的檔案卷號建立文件夾，導入并建立相應的圖像文件數據庫。
　�。ㄈ�）數據錄入。錄入環(huán)節(jié)將使用加工公司提供的錄入軟件，既保證每一卷內的信息完整正確，又要保證同卷內多手檔案信息的關聯性；同時，為配合瑞景公司軟件升級，錄入信息要包括新的產權登記辦法中對“房屋登記薄”的字段要求。數據錄入完成后，統(tǒng)一導入系統(tǒng)全部檔案都可以實行登記簿查詢。
　�。ㄋ模┙�立圖像數據庫。所有數據完成后，建立我們自己的圖像數據庫，通過業(yè)務系統(tǒng)的索引數據鏈接影像查詢系統(tǒng)，實現對內對外的查詢。
　�。ㄎ澹┡渲糜布�存儲設備，建立查詢系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)中最重要、最有價值的部分是數據，即檔案索引信息和圖像文件。要將這些信息準確高效地利用，就必須建立優(yōu)良的存儲服務器，把電子影像數據庫存儲在服務器上，并對數據進行定期備份。
　　四、選擇檔案數字化外包服務
　　“聞道有先后，術業(yè)有專攻”。專業(yè)數字化外包服務公司的出現是行業(yè)細分的產物，是市場競爭必然的趨勢。真正的數字化加工專業(yè)公司具有咨詢規(guī)劃、設計、軟件編程、項目管理、客戶服務等各方面的綜合素質。
　　自行進行檔案數字化加工從表面上節(jié)約了經費，其實從加工經驗、標準規(guī)范的把握、項目的實施管理、技術保障等綜合方面與專業(yè)公司有很大差距。
　　五、實施步驟
　�。ㄒ唬┢脚_的硬件建設部分。此部分是數字化檔案系統(tǒng)建設的物理平臺，是數字化檔案管理的物質基礎�？紤]到在不影響數字化系統(tǒng)功能的同時，盡量減少投資，因此采用與局域網相融合的方式進行設計，所以平臺較小且相對獨立，具有防止入侵與攻擊的能力，其檔案管理的各種服務通過局域網進行。
　�。ǘ�）平臺的軟件系統(tǒng)建設部分。該系統(tǒng)是為了方便檔案查詢而專門設計開發(fā)的一套集個性化、專業(yè)化和智能化為一體的應用系統(tǒng)。充分考慮檔案管理的業(yè)務特點，并根據檔案利用人員的實際工作情形，基于網絡環(huán)境，將檔案利用的模式擴展到覆蓋房管局各個業(yè)務部門。不但方便了網上電子檔案的查閱，而且對檔案的保密、保護工作也起到了積極的作用。
　　（三）檔案資料的數字化處理。檔案數字化是檔案工作中的一項新內容，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。比如，數字化檔案信息壓縮及存儲的關鍵技術問題；數字化檔案信息安全、保密技術問題；數字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題；數字化檔案信息知識產權問題；數字化檔案信息的法律地位問題。針對這些新情況、新問題，應在抓檔案原件數字化工作的同時，組織力量開展檔案數字化問題的研究，及時解決工作中的一些技術性問題，同時澄清和統(tǒng)一思想認識，確保檔案數字化工作的順利開展。
　　【參考文獻】
　　[1]柳芳.房地產企業(yè)檔案數字化建設研究[J].信息化建設， 2016（7）.
　　[2]錢欣.檔案數字化在房地產檔案管理中的應用研究[J].才智，2017（16）.

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