【摘要】近年來，隨著科學技術的發(fā)展，煤礦企業(yè)在辦公方面實現(xiàn)了自動化管理，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)在工作需要，必須對過去的文書檔案管理方式進行一定程度的改革和完善，強化信息管理。本文通過對煤礦企業(yè)文書檔案管理信息化建設的意義展開敘述，分析了當前文書檔案管理過程中存在的問題，并給出相應的解決措施，希望能給相關工作人員提供幫助。
　　【關鍵詞】煤礦；企業(yè)；文書；檔案管理；信息化；建設
　　科學技術的發(fā)展推動了企業(yè)信息化建設，并且隨著計算機在社會各個領域中的滲透和應用，尤其對于煤礦企業(yè)來說，處于信息化時代發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已不能滿足時下工作發(fā)展需要，而且矛盾日益突出，因此，作為煤炭企業(yè)管理人員需要重視文書檔案的信息化管理，與時俱進，充分利用現(xiàn)代高科技技術，強化企業(yè)的信息化建設，這樣才能讓企業(yè)在競爭激烈的市場環(huán)境中實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。
　　一、煤礦企業(yè)實行文書檔案管理信息化的意義
　　（一）信息交互。過去，檔案管理主要針對紙質(zhì)版檔案，而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，在儲存方式上發(fā)生了很大的變化，相比傳統(tǒng)檔案管理來說，更能適應現(xiàn)在工作需求，很多企業(yè)會出現(xiàn)大量的無關信息，這不僅給工作人員帶來了查詢難度，同時也嚴重浪費了信息資源，而將計算機合理應用在文書檔案管理中，可以通過建立信息交互系統(tǒng)，豐富檔案管理途徑，使信息資源得到進一步開發(fā)，并實現(xiàn)信息資源共享。
　�。ǘ�）管理效果。在文書檔案管理過程中，信息技術會貫穿在每一個環(huán)節(jié)中，減少了檔案管理者的工作量，同時提高了工作效率，可以通過計算機實現(xiàn)檔案查閱和統(tǒng)計，在需要對檔案進行編輯時，可直接通過計算機操作，找到目的文件并完成修改。
　�。ㄈ�）傳輸方式。過去在檔案信息傳遞上主要依靠郵政系統(tǒng)，傳送周期長，且很容易出現(xiàn)檔案丟失的情況，給企業(yè)帶來嚴重的經(jīng)濟損失，但隨著計算機電子化管理的出現(xiàn)，文件可以通過在線進行傳輸，不僅提高傳輸速度，而且也保證了信息安全。
　�。ㄋ模﹥Υ娣�(wěn)定性。文書檔案信息化管理可以確保檔案進行長時間保存，且不受外界因素影響，儲存方式多種多樣，方便快捷，便于查詢。
　　二、在檔案管理的信息化建設中遇到的問題
　�。ㄒ唬┌踩�性問題。由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性和特殊性，導致電子檔案內(nèi)容會發(fā)生變化，穩(wěn)定性較差，很多內(nèi)容經(jīng)常存在被篡改現(xiàn)象，另外，在受到網(wǎng)絡病毒攻擊和黑客攻擊時，存在嚴重的安全隱患，而且電子檔案被編輯修改后不會留下任何痕跡，因此很難確保檔案的真實度。
　�。ǘ�）缺乏管理人才。文書檔案管理信息化就是要將檔案通過運用計算機技術進行科學化管理，因此，在管理人員上需要員工具備較高的專業(yè)技能，而且只有具備高素質(zhì)的復合型人才，才能很好地完成該項工作，但由于我國在文書檔案管理信息化發(fā)展方面比較滯后，這方面的人才也比較匱乏，使得很多現(xiàn)代化設備無法實現(xiàn)自身使用價值，而且煤礦企業(yè)很多員工仍采用傳統(tǒng)的管理方式，很多設備被閑置，無法實現(xiàn)信息化管理。
　　三、對檔案管理信息化建設的思考
　�。ㄒ唬┙�立文書檔案管理部門。煤礦企業(yè)要想實現(xiàn)文書檔案自動化管理，必須要根據(jù)企業(yè)的實際情況，建立一個專門的管理部門，聘用優(yōu)秀的管理人員，建立文書檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡庫，負責整個企業(yè)的檔案管理工作，同時需要建立健全相關管理制度，管理人員要做好本職工作，管理好每天收集到的檔案資料，并做好分類歸納整理，對收集到的檔案資料進行嚴格核實，確保在需要查詢的時候能夠做到有據(jù)可查，保證所有資料的完整性，建立有效的檔案管理信息平臺，建立電子文件審核系統(tǒng)，保證電子公文法律效力，利用計算機建立文書檔案的數(shù)據(jù)庫，對信息進行編目、存儲，利于查詢。
　�。ǘ�）加強網(wǎng)絡安全防護力度。建立文書檔案保密系統(tǒng)，制定相應的保密制度，對檔案設置上傳下載的安全等級和訪問權限，作為管理階層需要重視對于文書檔案的管理工作，在檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)之間做好相應的隔離措施，以免其受到不法分子的侵入，保證檔案資料的安全性，比如可以設置好路由器屏蔽其他IP地址，不允許其他用戶進行訪問，保證整個系統(tǒng)的安全性，注冊之外設立網(wǎng)絡防火墻，可以實現(xiàn)對答案數(shù)據(jù)的實時監(jiān)測，對一些惡意操作行為及時禁止，一旦檢測到不法分子侵入，立即發(fā)出提示警報。
　�。ㄈ�）建立高素質(zhì)的管理隊伍。要想從根本上實現(xiàn)檔案文書管理的信息化建設，需要培養(yǎng)專業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理人才，可以對其進行定期培訓和職業(yè)道德教育，或者可以進行企業(yè)間人才交流的方式，進行取長補短，另外每年需要對員工進行設備基本操作考核，并建立完善的獎罰制度，除此之外，作為領導階層需要積極引導員工學會自主學習，樹立終身學習的意識，不斷提高自身的專業(yè)技能和道德素質(zhì)，以便更好地適應社會發(fā)展需要，作為企業(yè)，需要加大信息化設備的投入，并做好設備操作培訓工作。
　　四、小結(jié)
　　隨著信息化的時代發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式逐漸會被計算機信息化管理所淘汰，煤礦企業(yè)需要加強文書檔案管理的信息化建設，建立專門的管理部門加強網(wǎng)絡安全防護力度，培養(yǎng)高素質(zhì)的管理隊伍，從而為企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展提供保障。
　　【參考文獻】
　　[1]姚鳳琴.分析檔案管理信息化建設所面臨的問題與對策[J].華章，2012（19）：23-25.
　　[2]王希元.中等教育學校檔案管理信息化建設中存在的問題及對策[J].檔案與建設，2011（07）：14-15.

相關熱詞搜索：信息化建設 檔案管理 文書 煤礦 研究