[摘 要] 文章闡述了醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性，簡要介紹了其工作方式、存在問題及解決對策。人事檔案電子信息化對實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代高效高水平辦公提供了極大助力，是推進(jìn)人事管理的重要手段。
　　[關(guān)鍵詞] 人事檔案； 人事管理體系； 信息化
　　[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0089- 02
　　近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位人事制度改革和醫(yī)療體制改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)院的管理更加科學(xué)和規(guī)范。而人事檔案管理作為醫(yī)院重要的信息資源，是醫(yī)院所有工作人員的經(jīng)歷和社會實(shí)踐的重要記載，是非常重要的人事信息資源。利用電子信息化手段來實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的改革，對于優(yōu)化人事檔案管理，更好地為人事管理服務(wù)來說，非常必要。
　　1 信息化人事檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)
　　傳統(tǒng)的人事檔案管理存在著很多漏洞，譬如管理方式陳舊，缺乏系統(tǒng)管理，人事檔案隨意放置，缺乏保密性，容易丟失；檔案管理人員缺乏主動性，檔案管理意識薄弱，檔案更新不及時或檔案文件填寫隨意或不完整。這些都制約著人事檔案管理在現(xiàn)代社會高速發(fā)展下高效的為醫(yī)院服務(wù)。
　　人事檔案信息化，通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)資料信息共享，利于醫(yī)院各部門在人事方面的協(xié)作，合理利用人才，實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效利用，體現(xiàn)人事檔案的價值，更利于醫(yī)院的人事管理。電子化的人事檔案存儲在電腦里，在進(jìn)行添加或修改時，只需要簡單地搜索一下關(guān)鍵詞就可以新建或打開某個員工的所有資料，相比紙質(zhì)檔案更快捷方便，且能夠在最快的時間里，實(shí)現(xiàn)人事檔案的更新。另外，人事檔案管理系統(tǒng)內(nèi)包含的資料相比紙質(zhì)資料來說更加完整，不容易缺失，也更安全，紙質(zhì)文檔如果管理不善很容易被人翻閱，而電子文檔在電子計算機(jī)安全機(jī)制之下，只有擁有管理權(quán)限和查閱權(quán)限的人才能看到人事信息。另外，可以實(shí)現(xiàn)人事檔案的備份，當(dāng)電腦故障了也不會丟失信息，而紙質(zhì)文檔一般只有一份。
　　電子信息化對于人事檔案管理也有不足之處，由于電子計算機(jī)文檔的信息修改時可以不留痕跡，資料的真實(shí)性往往成為人們擔(dān)憂的焦點(diǎn)；電子文檔的高效率，帶來的是一份很小的文檔就能包含很多信息，倘若檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)安全隱患，將會給人事信息帶來災(zāi)難，所以系統(tǒng)的安全性，一直是困擾檔案管理信息化的一個問題；電子文檔的可靠性不高，人們長期也來對于電腦信息的可更改和不穩(wěn)定根深蒂固，所以電子文檔的信息往往會被認(rèn)為是虛假的，或不能作為憑據(jù)[1]。
　　2 構(gòu)建高效的人事檔案管理系統(tǒng)的措施
　　人事檔案管理的信息化對于醫(yī)院人事工作的發(fā)展作用重大，可以更好地實(shí)現(xiàn)人力資源的合理有效分配，筆者認(rèn)為，要建立高效的認(rèn)識檔案管理系統(tǒng)，必須做到以下幾點(diǎn)。
　　2.1 提高人事管理工作人員的專業(yè)水平
　　人事管理工作人員的檔案管理意識在人事檔案管理信息化中至關(guān)重要，是實(shí)現(xiàn)高效管理的基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)該引進(jìn)專業(yè)的人事管理人才，并通過一系列的培養(yǎng)計劃來使其成為適合醫(yī)院人事管理的專業(yè)人才。不僅具備熟練運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行人事檔案信息管理的能力，還要熟悉醫(yī)院人事結(jié)構(gòu)及管理方式。由于人事檔案信息對于醫(yī)院來說是保密信息，就要求人事檔案管理人員，必須具備優(yōu)秀的信息保密素質(zhì)，在沒有完整的信息資源查閱權(quán)限的情況下，不可以泄露任何信息給任何人。
　　2.2 建設(shè)高效的人事檔案信息化平臺
　　根據(jù)醫(yī)院對不同專業(yè)人才的需求和管理方針，建立適合醫(yī)院引進(jìn)人才、提高管理效率、降低管理成本的人事檔案信息管理平臺，這是人事檔案信息化的具體實(shí)施內(nèi)容[2]。在構(gòu)建這個平臺的過程中，筆者認(rèn)為最重要的2點(diǎn)是：
　�。�1） 人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。信息庫內(nèi)的信息是真實(shí)反映所有工作人員工作能力的內(nèi)容，是其經(jīng)歷的真實(shí)寫照。為醫(yī)院發(fā)展而建立的人才儲備庫，應(yīng)該擁有傳統(tǒng)人事檔案不能比擬的信息，應(yīng)該是除了每位工作人員的基本信息外，還要與其他信息相聯(lián)動，應(yīng)該包括醫(yī)生的醫(yī)療檔案、護(hù)士的執(zhí)勤檔案等等所有其工作內(nèi)容，反映該員工的工作能力的一切數(shù)據(jù)都能夠成為其人事檔案的一部分，另外，一些陳舊的紙質(zhì)文檔，也應(yīng)該通過電子掃描等方式添加到數(shù)據(jù)庫之中。建成能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)修改（權(quán)限允許下）、信息檢索等多個功能的檔案數(shù)據(jù)庫[3]。
　�。�2） 信息檢索平臺。根據(jù)醫(yī)院的要求而設(shè)立強(qiáng)大的檢索功能，可以從不同的入口進(jìn)行檢索，對于不同的關(guān)鍵詞設(shè)立不同的存儲字段，以方便檢索，方便信息對比和查閱。通過此檢索平臺能夠快速地找到最適合某個崗位的人，或是推薦人選，以其人事檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)數(shù)據(jù)為依據(jù)而進(jìn)行計算，避免出現(xiàn)人事管理中的舞弊現(xiàn)象。各個科室主要負(fù)責(zé)人能夠通過檢索平臺對該科室的人員人事檔案進(jìn)行查閱，為他們平時的人員管理提供數(shù)據(jù)，方便他們提高科室人員素質(zhì)和專業(yè)水平。
　　2.3 建立合理的人事檔案管理制度
　　人事檔案信息化管理并不能改變?nèi)耸鹿芾磙k法，傳統(tǒng)的人事管理辦法也不會在推出信息化管理后就發(fā)生極大的變化，畢竟很多的人事管理方法很難直接通過計算機(jī)語言來實(shí)現(xiàn)，所以應(yīng)該建立一套適合傳統(tǒng)人事管理辦法的信息化檔案管理制度，以達(dá)到輔助人事管理的目的。
　　2.4 重視人事檔案的更新和維護(hù)
　　人是檔案信息化管理平臺畢竟是一個不斷更新的系統(tǒng)，需要檔案管理人員實(shí)時地進(jìn)行更新和維護(hù)。工作人員的工作能力在這個方面是最關(guān)鍵的地方，檔案管理人員要擁有極強(qiáng)的檔案管理意識和高尚的人格。不僅僅要準(zhǔn)確完整地錄入每一條信息，還要及時更新每一條需要更新的信息，并對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)，以保證其準(zhǔn)確性和完整性。更為重要的是懂得人事信息安全性的重要，能夠確保數(shù)據(jù)庫的安全，服務(wù)器的安全，保證服務(wù)器不受外部攻擊以及服務(wù)器的穩(wěn)定運(yùn)行[4]。
　　3 結(jié) 語
　　綜上所述，人事檔案信息化管理體系的構(gòu)建對醫(yī)院人事管理是極為重要的，運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理理論與人事檔案信息化管理系統(tǒng)，專業(yè)的人事檔案管理人才、動態(tài)的人事檔案管理、全方位的人事檔案數(shù)據(jù)庫、高效的信息檢索系統(tǒng)、完善的檔案管理制度，有效地為醫(yī)院的人才交流提供可用信息，為醫(yī)院人事管理提供更多更科學(xué)的依據(jù)。
　　主要參考文獻(xiàn)
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