隨著現(xiàn)代社會信息化程度的提高，檔案信息化建設(shè)成為檔案界普遍關(guān)注的問題。信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇，加強檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇和提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。因此，如何抓住信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的機遇，充分發(fā)揮檔案信息來源的優(yōu)勢，是擺在每個檔案工作者面前迫切需要解決的課題。
　　一、正確認(rèn)識檔案信息化的內(nèi)在含義
　　檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
　　二、檔案信息化建設(shè)的必要性
　　檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的一項具有全局性和戰(zhàn)略性的重大工作，它既是檔案工作的重要組成部分，又是社會信息化的重要基礎(chǔ)性工作，積極開展檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展需要的必由之路。
　�。ㄒ唬�檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)實施的要求。檔案部門管理的檔案很大一部分來源于行政部門形成的有保存價值的文字、圖表、錄音、錄像等�，F(xiàn)在政府機構(gòu)的信息都網(wǎng)上發(fā)布，政府與公眾的互動處理也在網(wǎng)上實施電子政務(wù)，于是網(wǎng)上形成了大量電子黨政管理類文件。
　　（二）檔案信息化建設(shè)是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求。檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對上述活動中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。檔案部門如何在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的大潮中求生存求發(fā)展，保存在各級各類檔案館庫房中作為知識原始載體的檔案實體如何最大限度地發(fā)揮作用，這些問題使得開發(fā)檔案信息，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)成為必然。
　�。ㄈ�）檔案信息化建設(shè)是開發(fā)利用檔案價值的要求。檔案價值的實現(xiàn)是要通過對檔案信息的開發(fā)、處理、傳遞與廣泛利用來實現(xiàn)的。檔案部門作為一個信息服務(wù)機構(gòu)，只有實現(xiàn)了檔案信息處理計算機，信息存儲數(shù)字化，信息采集實時化，信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，才可能最大限度地發(fā)揮檔案的作用，對于科教興國和精神文明建設(shè)服務(wù)意義深遠(yuǎn)。
　�。ㄋ模�檔案信息化建設(shè)是檔案館自身發(fā)展的要求。隨著社會文明進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案案卷數(shù)量在不斷增加，檔案利用也逐步增加。要適應(yīng)新的形勢，檔案館自身建設(shè)必須加強，建設(shè)數(shù)字化檔案館，實現(xiàn)信息化管理要求。檔案館在自身建設(shè)上要從網(wǎng)絡(luò)與計算機體系、檔案管理專用軟件體系、檔案數(shù)據(jù)獲取與更新體系、檔案數(shù)據(jù)處理與存儲體系、檔案信息提取與分析體系、檔案數(shù)據(jù)與信息傳播體系、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)體系、檔案咨詢服務(wù)體系、檔案數(shù)字化專業(yè)人員體系、數(shù)字化檔案館用戶體系以及檔案標(biāo)準(zhǔn)與互操作體系等方面著手實施，改變現(xiàn)有管理手段相對落后的現(xiàn)狀。
　　三、加強檔案信息化建設(shè)的對策
　�。ㄒ唬┺D(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極為現(xiàn)代社會服務(wù)。要破除“重管理設(shè)施購置、輕服務(wù)研究”的做法，樹立開放意識和創(chuàng)新意識，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)于社會發(fā)展。
　�。ǘ�）加強檔案信息安全保障體系的建設(shè)。檔案室是機關(guān)保密要害部門，檔案人員嚴(yán)格遵守保密制度，逐步完善檔案信息安全管理體制，落實信息安全責(zé)任制度，加強計算機網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的管理，加強數(shù)據(jù)庫管理，可以將目錄數(shù)據(jù)及電子原文數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮，以軟盤、光盤備份等有效措施，確保數(shù)據(jù)的安全及檔案信息系統(tǒng)安全。
　�。ㄈ�）優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，抓好隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一門專業(yè)性很強的工作，它要求檔案管理人員不僅需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，還要學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化管理思想、現(xiàn)代化管理技術(shù)，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此必須特別重視人才的培養(yǎng)，建立一支適應(yīng)信息時代的檔案干部隊伍，對在職人員進(jìn)行各類培訓(xùn)，以適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的需要，同時注意引進(jìn)多方面的專業(yè)人才，充實檔案干部隊伍，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，適應(yīng)信息化時代的挑戰(zhàn)。
　　
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