摘 要 檔案工作歷史悠久，隨著信息時(shí)代來臨，檔案工作將面臨巨大的變革，即從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主的檔案工作轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的以電子檔案為主的工作模式。高校檔案作為檔案文化建設(shè)的重要一部分，也亟須進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。采用SWOT分析方法，來探析在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，我國高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展?fàn)顩r，提出相應(yīng)策略。
　　關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 高校檔案工作 檔案信息化
　　中圖分類號 G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 收稿日期 2018-05-10
　　Abstract The archival work has a long history. With the coming of the information age， the archival work will face great changes， that is， a shift of work model from the traditional paper archives to the modern electronic archives. As an important part of the construction of archival culture， archives in colleges and universities are in urgent need of informatization construction. The paper adopts SWOT analysis method to analyze the development situation of archives informatization construction in colleges and universities under big data environment and puts forward the corresponding strategies.
　　Keyword big data； university archival work； archives informatization
　　檔案是傳遞知識、情報(bào)和信息的重要載體，具有“收藏保存”和“社會利用”的價(jià)值，對社會各行各業(yè)都具有重要意義。高校作為社會組織的一個重要單位，必須重視高校檔案工作。我國的檔案職業(yè)發(fā)展史源遠(yuǎn)流長，隨著文字的出現(xiàn)，原始的文書檔案也隨之產(chǎn)生。在紙質(zhì)社會，傳統(tǒng)檔案的產(chǎn)生及管理工作都基于筆紙之上、口口相傳及人工操作，不僅存在管理方式落后、檔案人員素質(zhì)能力不足、信息傳遞失真、出錯率高等問題，也影響檔案工作的發(fā)展。
　　隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，在信息化社會里，運(yùn)用電子技術(shù)進(jìn)行檔案的信息化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案工作進(jìn)入了“夾縫期”，不僅要依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作模式，又必須盡快適應(yīng)電子檔案帶來的壓力和挑戰(zhàn)。如今，高校檔案信息化建設(shè)日漸成為各高校職能建設(shè)的重要部分，即以紙質(zhì)檔案信息化為重點(diǎn)，以建設(shè)資源為核心，以建設(shè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大開發(fā)利用檔案信息資源為目標(biāo)的一項(xiàng)重要工作。筆者將從大數(shù)據(jù)環(huán)境視角下，探析高校檔案信息化建設(shè)過程中呈現(xiàn)的趨勢及問題，并提供相關(guān)的解決策略。
　　一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)意義
　　1.順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，符合社會發(fā)展的需要。信息化時(shí)代來臨，由于互聯(lián)網(wǎng)、云技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)等全新一代信息技術(shù)得到廣泛使用，數(shù)據(jù)信息規(guī)模的爆炸性增長使得紙質(zhì)檔案管理模式應(yīng)接不暇。信息化時(shí)代的來臨催生了檔案信息化，它是我國檔案工作建設(shè)中的一個緊迫任務(wù)，也是完善高校檔案館建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校辦公室自動化的一個重要工作內(nèi)容。
　　2.提高檔案管理效率，接軌高校辦公自動化。早期的紙質(zhì)檔案管理工作，由于受單機(jī)或局域網(wǎng)環(huán)境的限制，信息化程度低，導(dǎo)致大多檔案工作管理及信息共享僅局限于檔案館內(nèi)部，且大多檔案工作包括收集整理、歸檔、信息錄入、編目、編制案卷等，都是由人工操作完成的[1]32，工作量極大。不僅存在工作效率低、出錯率高，信息失真、文件易丟失、文件保存壽命短等缺點(diǎn)，還難以發(fā)揮共享檔案信息的作用，使得大部分檔案處于“重藏輕用”的閑置狀態(tài)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，依托互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等信息技術(shù)管理模式，無論是紙質(zhì)還是電子檔案都能得到高效有序的管理。高校的檔案管理人員可利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收發(fā)文件，并通過電子系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入、歸檔、檢查等，縮短檔案形成及利用周期，提高工作效率。隨著各高校普遍建立校園網(wǎng)，檔案員可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和高校辦公自動化系統(tǒng)的有效接軌，適時(shí)接收在辦公自動化過程中形成的電子文件數(shù)據(jù)，并轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行有效管理，以便優(yōu)化檔案信息資源。
　　3.拓寬高校檔案的服務(wù)領(lǐng)域。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案工作從傳統(tǒng)靜態(tài)型、封閉式、紙質(zhì)化管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代動態(tài)性、開放式、“紙質(zhì)+信息化”管理模式[2]135，充分發(fā)揮了其“以史鑒今，資教育人”的重要作用。高校可依托電子技術(shù)，將一些不易保存的、年代久遠(yuǎn)的檔案生成電子檔案以作備份，并且可通過加密設(shè)限等功能保障檔案的安全及資料的真實(shí)性；也可建立電子檔案網(wǎng)頁，管理學(xué)生學(xué)籍檔案，便于學(xué)生和教師隨時(shí)隨地查詢；此外，還可開設(shè)網(wǎng)上圖書館、電子數(shù)據(jù)庫資源（如CNKI系列數(shù)據(jù)庫、EBSCOhost系列數(shù)據(jù)庫、TWS臺灣學(xué)術(shù)期刊數(shù)據(jù)庫等）等服務(wù)領(lǐng)域，方便教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)。
　　二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案信息化趨勢及問題
　　1.檔案信息化是高校檔案工作的發(fā)展趨勢�，F(xiàn)代科技為我們提供了方便快捷、高效安全的技術(shù)條件。高校檔案工作也因此而受益，通過采用先進(jìn)的電子技術(shù)，來不斷改進(jìn)管理手段，拓寬高校檔案服務(wù)領(lǐng)域，提供高效、高質(zhì)的服務(wù)內(nèi)容，呈現(xiàn)出向信息化、網(wǎng)絡(luò)化、多元化、多層次的管理方向發(fā)展的趨勢。
　　2.高校檔案信息化建設(shè)的主要影響因素。影響高校檔案信息化建設(shè)的因素主要有技術(shù)（硬環(huán)境）因素和非技術(shù)（軟環(huán)境）因素[3]254。硬環(huán)境一般包括完善的電子設(shè)備、廣覆蓋的網(wǎng)絡(luò)、相關(guān)的信息技術(shù)等。高效高質(zhì)的檔案資源建設(shè)、信息管理和信息服務(wù)取決于良好的硬環(huán)境。軟環(huán)境一般包括優(yōu)秀的人才、充足的資金資源、相關(guān)體制機(jī)制、健全的法規(guī)政策等。缺乏軟環(huán)境的支持，也會影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

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