摘要：隨著計算機信息技術的應用，各種電子信息載體應運而生，傳統(tǒng)的紙質檔案管理將向電子檔案邁進，各級檔案工作者應與時俱進做好檔案管理與服務工作。
　　關鍵詞：檔案管理；信息化；建設
　　檔案信息化是以計算機、網(wǎng)絡、信息技術為手段，借助現(xiàn)代管理理念，涉及多學科知識應用的新型工作模式，其核心目標是提高檔案現(xiàn)代化管理水平。加快傳統(tǒng)紙質檔案數(shù)字化改造與電子檔案有機結合，是加強檔案信息化建設的必要手段，也是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。
　　一、信息化環(huán)境下檔案管理工作的現(xiàn)狀
　　習主席在深化供給側結構性改革中指出：要加快推動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和實體經濟深度融合，為建設科技強國、網(wǎng)絡強國、數(shù)字中國提供有力支撐。數(shù)據(jù)已成為重要的戰(zhàn)略資源，對數(shù)據(jù)的整合、安全管理與利用將產生巨大的經濟和社會效益。
　　檔案是人類活動中形成的最原始、最全面的各項實踐活動的信息記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產，是國家大數(shù)據(jù)信息的重要組成部分，具有極其重要的戰(zhàn)略價值。而傳統(tǒng)的檔案管理模式手段單一，造成標準難統(tǒng)一、收集不及時、管理不規(guī)范、技術存壁壘、數(shù)據(jù)難整合、安全有隱患、查找不便捷、利用難落實等問題。目前，檔案信息化工作存在以下問題：
　　一是對檔案管理工作的認識不到位。有的單位提出了加強檔案管理工作的要求，沒有全面挖掘檔案管理的價值；有的單位領導認為檔案工作是邊沿工作，使其長期處于邊緣化狀態(tài)；有的單位對檔案管理工作投入資金不夠，造成檔案信息化保障弱；有的單位缺少人才考核、選拔等激勵機制，難留住專業(yè)人才；有的單位停留在傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念，導致檔案管理低效率。
　　二是檔案管理人員缺乏專業(yè)知識。檔案管理要求檔案管理人員對信息管理工作具有系統(tǒng)性認識和較高信息管理水平技能。但有的存在兼職、專業(yè)度不夠，影響到檔案的管理、利用、鑒定等價值深度挖掘。
　　三是檔案管理的方式方法有待改進。當前許多單位仍然采用傳統(tǒng)紙質檔案管理方式，同時缺乏完善的電子檔案管理制度，造成檔案管理利用存在問題。
　　1、檔案管理手段不完善。有的單位檔案原材料收集、歸檔不及時，易造成檔案材料缺失和責任不清問題。不能有效通過信息化手段實現(xiàn)對檔案和檔案管理人及借閱人的監(jiān)督和管理。
　　2、紙制檔案數(shù)字化不及時。有的單位沒有將檔案及時進行數(shù)字化，因保管環(huán)境原因易造成損失的檔案沒法恢復。有的檔案管理停留在目錄和圖片檢索階段，不能對電子文件進行OCR識別，不能實現(xiàn)檔案信息全文檢索和元數(shù)據(jù)提取。
　　3、檔案查借閱耗時耗力。一些檔案管理軟件不能自定義紙質檔案和電子檔案的借閱流程管理，不能對歸檔后的實體和電子文件進行管理利用，不能實現(xiàn)檔案的可視化庫房管理，無法實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)共享；導致部門間信息調閱共享出現(xiàn)了技術和管理瓶頸。
　　4、檔案整理和利用效率低。電子檔案由于沒有實現(xiàn)規(guī)范化管理，導致不能提取原數(shù)據(jù)，影響到大數(shù)據(jù)運用。有的電子檔案模糊不清，不能作為有效的電子原件使用，導致工作中仍需要使用紙質原件，對紙質原件損耗大，容易造成丟失和缺損。
　　5、檔案的安全性管理水平低。有的單位檔案管理軟件無法達到檔案信息安全性的要求。無法利用現(xiàn)有軟件建立各種門類電子檔案的目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫及專題數(shù)據(jù)庫。無法有效防止案卷材料被刪改、替換和失泄密等問題。
　　二、加強檔案信息化管理的措施
　　一是建立統(tǒng)一的檔案信息化建設標準規(guī)范。重點做好管理性、業(yè)務性和技術性標準規(guī)范。依據(jù)中辦發(fā)〔2014〕15號《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》和國家檔案行業(yè)標準技術規(guī)范為指導。在檔案信息著錄的規(guī)范化方面遵照國家《檔案著錄規(guī)則》、《電子文件著錄規(guī)則》標準，來形成數(shù)據(jù)條目，完善檔案信息基礎數(shù)據(jù)庫。加快紙質檔案數(shù)字化建設，加強對電子檔案管理利用。在檔案信息存儲規(guī)范化上應考慮數(shù)據(jù)安全與穩(wěn)定，制定相應的保存載體標準和操作規(guī)范。建立檔案信息化全程保護和傳遞記錄制度，增強數(shù)據(jù)的準確性、原始性、完整性和可用性。
　　在檔案信息化管理軟件技術功能上，必須具備檔案的收、管、存、用及檔案統(tǒng)計等基本要求。通過密級鑒定，自動做好檔案分類；通過權限密碼管理、身份驗證、過程記錄、安全預警、紙電檔案一體化管理等功能，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或篡改等現(xiàn)象。
　　二是加強檔案人才培養(yǎng)管理。儲備檔案信息化管理專業(yè)人員是加強檔案信息化建設的關鍵。數(shù)字時代檔案管理者既要有扎實的傳統(tǒng)檔案知識，又要兼?zhèn)溆嬎銠C、網(wǎng)絡、通訊技術知識。加強檔案信息化建設，必須注重對現(xiàn)有人員的信息素質技能培養(yǎng)教育。
　　三是改善檔案管理設施條件。信息化條件下，檔案管理部門要認識到檔案管理工作本質上是信息管理工作，要改變傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，要保障和升級檔案信息化所需的軟硬件設施與設備，加大相關信息管理知識的培訓與學習，使檔案管理工作進入信息化時代。
　　三、加強檔案信息化管理帶來的變革
　　只有加強檔案信息化管理才能解決現(xiàn)在檔案管理過程中存在的問題，才能滿足檔案信息化發(fā)展的需要。通過建立檔案全流程管理制度標準和技術，實現(xiàn)檔案收集整理自動化、原始檔案安全管理常態(tài)化、資源管理數(shù)字化、信息利用網(wǎng)絡化、業(yè)務管理信息化、紙電檔案一體化、檔案庫房智能化、檔案數(shù)據(jù)應用實戰(zhàn)化、監(jiān)管指導全程化、遠程管理可視化；實現(xiàn)實體檔案和電子檔案全方位、全過程集中式有效管理和安全控制，全面提升信息化管理水平，確保查詢利用快速、統(tǒng)計結果準確，滿足用戶對檔案管理和利用需求。
　　總之，現(xiàn)代信息技術的應用對檔案科學化管理具有重要意義。檔案管理工作者應借助信息化技術手段，不斷對傳統(tǒng)檔案管理方式進行創(chuàng)新，更好的實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘，提供快捷、準確、安全、方便的服務以及信息流轉的規(guī)范管理和資源共享，滿足檔案信息化建設發(fā)展需要。
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