[摘 要]隨著國(guó)家法制制度不斷優(yōu)化和完善以及數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展。工程檔案控制也不斷向著數(shù)字化管理方面發(fā)展。根據(jù)以上背景，本文分析了檔案信息化建設(shè)和工程檔案管理的關(guān)鍵性，并且提出了這些管理的優(yōu)化方案，力求進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)和工程檔案的管理。
　　[關(guān)鍵詞]檔案信息化；檔案管理；優(yōu)化措施
　　中圖分類號(hào)：TU712.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2018）44-0155-01
　　1.檔案信息化建設(shè)概述
　　檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。
　　“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。檔案信息化的內(nèi)容有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息融入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不是孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因?yàn)闄n案信息一旦為社會(huì)大眾廣泛利用，狹義的檔案信息化必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成廣泛意義的檔案信息化。
　　2.檔案數(shù)字化建設(shè)與項(xiàng)目檔案管理的重要性分析
　　2.1檔案數(shù)字化管理可以大大提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量
　　當(dāng)前，國(guó)家在項(xiàng)目檔案管理上依舊存在許多問題，較為明顯的就是管理能力不夠。將數(shù)字化技術(shù)推行使用于項(xiàng)目檔案管理，借助計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)以及云存儲(chǔ)等科技不斷提升總體性能，令工程檔案管理邁向更為科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的道路，把工程檔案予以數(shù)字化處理不但有助于保存項(xiàng)目信息與數(shù)據(jù)，同時(shí)，還有助于對(duì)工程信息及資料加以開發(fā)與使用，拓寬項(xiàng)目檔案管理范圍。
　　2.2檔案數(shù)字化管理進(jìn)一步促進(jìn)項(xiàng)目檔案信息共享
　　因?yàn)閲?guó)內(nèi)工程檔案數(shù)字化總體水平比較落后，所以工程檔案信息建立、共享、共用尚未形成科學(xué)的運(yùn)行制度。因此，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理，尤其是經(jīng)過(guò)開發(fā)全國(guó)統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理軟件，可以令工程檔案信息更充滿“開放性”，讓項(xiàng)目檔案的利用率與使用效益得到明顯提高，尤其是經(jīng)過(guò)對(duì)全國(guó)各級(jí)各種項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理，可以轉(zhuǎn)變以往的“紙質(zhì)化”管理在檢索、整理、研究、服務(wù)等層面的限制瓶頸，令項(xiàng)目檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮出最大化功能。
　　2.3檔案數(shù)字化管理進(jìn)一步促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目事業(yè)發(fā)展
　　工程檔案屬于我國(guó)建設(shè)項(xiàng)目事業(yè)各種資源的綜合體，除紙質(zhì)資源外，還有許多圖像、音頻、視頻資源，一定要大力加強(qiáng)項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理，否則項(xiàng)目檔案管理將會(huì)受到限制。尤其是可以對(duì)我國(guó)各種項(xiàng)目檔案信息進(jìn)行有效保存與處理，可以對(duì)我國(guó)建設(shè)項(xiàng)目發(fā)展?fàn)顩r、技術(shù)狀況以及工藝狀況等展開深入分析與研究，為今后我國(guó)工程事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有利條件。
　　3.加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的有效措施
　　3.1加強(qiáng)注重項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理
　　工程檔案數(shù)字化管理對(duì)促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理和項(xiàng)目檔案開發(fā)與使用具有非常重要的意義，要求國(guó)內(nèi)各級(jí)各類施工項(xiàng)目單位高度注重項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理任務(wù)，增加投資力度，設(shè)立組織部門，配備足夠的項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理人才，配備所需硬件裝置，開發(fā)與使用滿足施工工程單位發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)。
　　3.2加強(qiáng)項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理機(jī)制建設(shè)
　　一定要不斷完善與優(yōu)化管理體制，讓工程檔案數(shù)字化管理更為科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、高效。工程單位需從內(nèi)部數(shù)字化建設(shè)的具體狀況入手，根據(jù)檔案管理的規(guī)范，確定數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，尤其是要制定工程檔案數(shù)字化管理目標(biāo)機(jī)制，把工程檔案數(shù)字化管理內(nèi)容、操作流程、開發(fā)使用等體制的模式固定下來(lái)，優(yōu)化運(yùn)行體制，保證工程檔案數(shù)字化管理任務(wù)有章可循。
　　3.3轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，將實(shí)體管理轉(zhuǎn)化為信息管理
　　傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主，完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理工作，其工作量巨大，步驟繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的環(huán)境，現(xiàn)代化技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，只有通過(guò)信息化檔案資源才能真正實(shí)現(xiàn)其信息的價(jià)值和使用價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
　　3.4加大檔案管理數(shù)字化建設(shè)力度
　　首先，利用電腦編輯各種電子文檔信息。當(dāng)前，工程檔案重點(diǎn)分為文書資料、技術(shù)資料、人事資料。為了提高檔案的利用價(jià)值，加大管理效率，能夠利用電腦來(lái)管理檔案，把工程企業(yè)的各種類型的檔案根據(jù)一定的規(guī)律來(lái)制作并保存。其次，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理體系。對(duì)初始信息的管理整合進(jìn)行規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化，方可確保信息的準(zhǔn)確性及有效性，如此，在進(jìn)行信息計(jì)劃轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，方可有條不紊，數(shù)字化技術(shù)方可獲得最大化使用，信息化管理方可發(fā)揮出必要的價(jià)值與作用。最后，創(chuàng)建完善的資源庫(kù)。對(duì)檔案創(chuàng)建健全的資源庫(kù)是一件很重要的工作，資源庫(kù)保持開放與時(shí)刻加以更新，確保信息資源的不斷優(yōu)化，提供方便的服務(wù)是資源庫(kù)創(chuàng)建的根本目的。開發(fā)者把全部的檔案信息轉(zhuǎn)變成信息化模式，如文檔、信息圖表等，進(jìn)行全面的檢索劃分，上傳至企業(yè)創(chuàng)建資源庫(kù)，針對(duì)信息的更新，要求專人對(duì)資源庫(kù)加以管理，而且對(duì)資源庫(kù)產(chǎn)生的問題進(jìn)行有效處理，確保資源庫(kù)的順利運(yùn)作。
　　經(jīng)過(guò)上述分析，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化管理，加大數(shù)字化技術(shù)的利用，可以促進(jìn)檔案信息的有效管理及資源的整合應(yīng)用，如此就促使數(shù)據(jù)信息獲得更為穩(wěn)定的存儲(chǔ)，而且還有較大的應(yīng)用價(jià)值。這對(duì)推動(dòng)單位的發(fā)展及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益的增長(zhǎng)、提升檔案數(shù)據(jù)信息的搜索查找效率、加大檔案信息使用率均有非常重要的作用。此外，管理工作應(yīng)保證與時(shí)俱進(jìn)，隨著時(shí)代的發(fā)展，技術(shù)也將進(jìn)一步改進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，這樣方可得到最佳效果。
　　參考文獻(xiàn)
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