摘 要：學(xué)籍檔案工作是開放教育學(xué)籍管理一個(gè)重要的組成部分，只有充分發(fā)揮系統(tǒng)辦學(xué)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，創(chuàng)新信息化服務(wù)管理手段，不斷提高學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量和效率，才能更好地服務(wù)于學(xué)生服務(wù)于社會(huì)。
　　關(guān)鍵詞：開放教育；學(xué)籍檔案；分級(jí)管理；利弊
　　中圖分類號(hào)：F49 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：16723198（2013）11016602
　　1 開放教育學(xué)籍管理的特點(diǎn)
　　開放教育實(shí)行完全學(xué)分制，學(xué)籍8年內(nèi)有效。與傳統(tǒng)教育模式下的學(xué)籍管理相比較，開放教育模式下學(xué)籍管理具有以下幾個(gè)突出的特點(diǎn)。
　�。�1）管理信息化。開放教育是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的新型教育模式，突破了時(shí)空的限制，其中的學(xué)籍管理運(yùn)行模式也充分顯現(xiàn)出現(xiàn)代信息化的特點(diǎn)。開放教育學(xué)籍管理通過對(duì)“教務(wù)管理系統(tǒng)”的操作使用，依托中央、省、地市州及縣市電大（教學(xué)點(diǎn)）四級(jí)辦學(xué)實(shí)體構(gòu)成的教務(wù)管理信息網(wǎng)，借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳輸開放教育學(xué)籍管理的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、執(zhí)行信息�，F(xiàn)代信息技術(shù)在開放教育學(xué)籍管理中的有效應(yīng)用，為開放教育模式下的學(xué)籍管理達(dá)到國內(nèi)先進(jìn)水平積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)。
　　（2）數(shù)據(jù)規(guī)�；�。學(xué)生基本信息通過“教務(wù)管理系統(tǒng)”軟件進(jìn)行存儲(chǔ)，每名開放教育學(xué)生的基本信息包含若干個(gè)信息點(diǎn)，諸如姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、籍貫、學(xué)歷層次、前置學(xué)歷、畢業(yè)院校、電子注冊(cè)編號(hào)等等。如果說參加開放教育學(xué)習(xí)的學(xué)員形成了一定的規(guī)模，開放教育學(xué)籍管理中的學(xué)生數(shù)據(jù)更呈現(xiàn)出了規(guī)模化的特點(diǎn)。
　　（3）運(yùn)作系統(tǒng)化。在廣播電視大學(xué)“系統(tǒng)辦學(xué)”體制下，開放教育學(xué)籍管理機(jī)制的運(yùn)行只有在系統(tǒng)化條件下才能真正實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)化首先體現(xiàn)在廣播電視大學(xué)的學(xué)籍管理實(shí)行中央電大、省、地（市、州）及縣市電大（教學(xué)點(diǎn)）層級(jí)管理，需要四級(jí)聯(lián)動(dòng)才能最終把各項(xiàng)學(xué)籍管理工作布置、反饋、落實(shí)；其次學(xué)籍管理與招生、教學(xué)管理、考試管理等模塊共同組成“教務(wù)管理系統(tǒng)”，這幾者之間聯(lián)系密切，各模塊中的數(shù)據(jù)高度融合、互為條件；最后學(xué)籍管理工作是教學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)的組成部分，和招生、教學(xué)管理、考試三個(gè)部門形成了一個(gè)相互協(xié)作的運(yùn)作體系。
　�。�4）高度復(fù)雜性。開放教育學(xué)籍管理的高度復(fù)雜性從畢業(yè)審核及辦證環(huán)節(jié)可見一斑，畢業(yè)審核及辦證環(huán)節(jié)是學(xué)籍管理工作中重要的組成部分，目前電大系統(tǒng)頒發(fā)畢業(yè)證書存在時(shí)間延后較長(zhǎng)的突出問題。電大頒發(fā)畢業(yè)證書一般需要經(jīng)歷三個(gè)相對(duì)獨(dú)立的階段，且每個(gè)階段都是需要耗費(fèi)一定的時(shí)間，加之學(xué)籍管理中的畢業(yè)審核工作環(huán)節(jié)處于“系統(tǒng)”出口的位置，學(xué)員幾年中在招生、專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、考試、學(xué)籍管理中產(chǎn)生的隱性問題都顯現(xiàn)。隱性問題的解決橫向上需要其他部分的參與，縱向上需要中央到教學(xué)點(diǎn)四級(jí)相關(guān)部門的聯(lián)動(dòng)。隱形問題的來回反饋、處理不僅要占用時(shí)間，同時(shí)隨著畢業(yè)生數(shù)字的逐年增加，學(xué)生數(shù)量上的積累也和頒證時(shí)間延長(zhǎng)相關(guān)。
　　2 開放教育學(xué)籍檔案分級(jí)管理的利弊
　　開放教育學(xué)籍管理緊密結(jié)合現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的特質(zhì)，憑借現(xiàn)代信息技術(shù)，依托完整的、遍及全國城鄉(xiāng)教學(xué)管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，采用統(tǒng)籌規(guī)劃、分級(jí)管理、分工協(xié)作的運(yùn)作機(jī)制，突破了時(shí)間和空間的限制，形成了自身獨(dú)有的特色。
　　2.1 開放教育學(xué)籍檔案分級(jí)管理的優(yōu)點(diǎn)
　　（1）統(tǒng)籌規(guī)劃、分級(jí)管理有利于突出各層次檔案管理的重點(diǎn)，有利于學(xué)籍檔案管理相關(guān)工作的實(shí)施。中央、省、地市州及縣市電大（教學(xué)點(diǎn)）四級(jí)辦學(xué)實(shí)體構(gòu)成的教務(wù)管理系統(tǒng)能夠相應(yīng)的對(duì)準(zhǔn)自己的位置開展工作。管理層次越低，對(duì)單個(gè)學(xué)生學(xué)籍檔案的精細(xì)要求和覆蓋面越廣，而管理級(jí)次越高，所要求掌握的關(guān)鍵性信息點(diǎn)越少、精度要求越高，主要集中在姓名、性別、身份證號(hào)、專業(yè)、層次、課程成績(jī)等核心信息點(diǎn)上，這樣一來，就有利于學(xué)籍檔案的歸檔與管理。
　　（2）上下聯(lián)動(dòng)、分工協(xié)作的運(yùn)行機(jī)制有利于在一定程度上提高學(xué)籍檔案管理的工作效率，能夠在短時(shí)間內(nèi)調(diào)動(dòng)各級(jí)管理人員，極大地提高了管理工作的效率，如電大系統(tǒng)每年數(shù)以百萬計(jì)的新生入學(xué)材料、畢業(yè)生材料，是任何其他高校都無法想象的規(guī)�；瘮�(shù)據(jù)，時(shí)間緊、任務(wù)重，但在電大系統(tǒng)，通過電大系統(tǒng)獨(dú)有的系統(tǒng)化優(yōu)勢(shì)，逐級(jí)分解，能夠短時(shí)間內(nèi)積聚全系統(tǒng)相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)的力量，在短時(shí)間內(nèi)按照相關(guān)要求完成有關(guān)工作。
　　（3）能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和信息化。全國電大系統(tǒng)能夠按照中央廣播電視大學(xué)的統(tǒng)一要求，既實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理上的集中、統(tǒng)一，又可以實(shí)現(xiàn)資源共享、規(guī)范控制，避免因多級(jí)聯(lián)動(dòng)、時(shí)空限制而出現(xiàn)信息偏差等情況。
　　2.2 開放教育學(xué)籍檔案分級(jí)管理的缺點(diǎn)
　�。�1）電大系統(tǒng)點(diǎn)多線廣，各種問題紛繁蕪雜，且學(xué)籍檔案管理涉及與其他環(huán)節(jié)的交叉眾多，只要一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會(huì)引起連鎖反應(yīng)，優(yōu)點(diǎn)也會(huì)成為絆住自己手腳的缺點(diǎn)，相關(guān)信息的更改或者更新就會(huì)有牽一發(fā)而動(dòng)全身之勢(shì)，加之學(xué)籍管理和招生、教學(xué)管理、考試三個(gè)部門形成了一個(gè)相互協(xié)作的運(yùn)作體系。學(xué)籍管理工作的實(shí)效需要其他部門的支持和參與，只要其中某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)一點(diǎn)異常，就可能影響其他，從縱向和橫向上都可能出現(xiàn)混亂。
　　（2）容易導(dǎo)致內(nèi)耗，影響辦事效率。上下聯(lián)動(dòng)、分工協(xié)作的管理體制，從設(shè)計(jì)和運(yùn)行的理想狀態(tài)來看無疑是很好的，但在實(shí)際執(zhí)行中，由于面向的是遍布全國城鄉(xiāng)的成人學(xué)生，各級(jí)、各地管理者工作能力不一，難免出現(xiàn)工作環(huán)節(jié)上的重復(fù)和交叉，導(dǎo)致整體運(yùn)行效果大打折扣，加之針對(duì)問題，信息傳遞和反饋需要占用一定的時(shí)間，也無形中影響了整體效率的發(fā)揮。
　　（3）容易形成因地而異的不利局面。學(xué)籍檔案管理工作雖有一定的標(biāo)準(zhǔn)，不管標(biāo)準(zhǔn)有多么完善，其操作還是需要由人來進(jìn)行，即其執(zhí)行仍受制于各地相關(guān)條件及具體執(zhí)行者個(gè)人水平高低的影響，導(dǎo)致各地在學(xué)籍檔案管理工作上的參差不齊、操作規(guī)范程度不一，最終影響到開放教育學(xué)籍檔案管理的總體水平。
　　3 如何統(tǒng)籌規(guī)劃做好開放教育學(xué)籍檔案工作
　�。�1）取長(zhǎng)補(bǔ)短，適應(yīng)開放教育辦學(xué)模式的學(xué)籍檔案工作。廣播電視大學(xué)系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)需要，制定統(tǒng)一、規(guī)范的開放教育學(xué)籍檔案管理制度，在學(xué)籍檔案的形成、收集、整理及歸檔上，充分發(fā)揮現(xiàn)有優(yōu)勢(shì)，將學(xué)籍檔案管理工作日常化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，并切實(shí)做到程序化、制度化，既便于操作，又促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量和效率的不斷提高。
　�。�2）多級(jí)聯(lián)動(dòng)，分工合作，適應(yīng)系統(tǒng)需求的學(xué)籍檔案工作。充分利用系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新信息化管理手段，使學(xué)籍檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)既嚴(yán)肅又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ�，學(xué)籍檔案的管理要依據(jù)開放教育的信息化、系統(tǒng)化的特點(diǎn)，將學(xué)籍管理檔案納入科學(xué)化、現(xiàn)代化的軌道上，依托現(xiàn)有全國統(tǒng)一的教務(wù)管理系統(tǒng)，創(chuàng)建全國統(tǒng)一的學(xué)籍檔案后臺(tái)數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)交互、動(dòng)態(tài)管理，并且規(guī)范數(shù)據(jù)進(jìn)入與輸出標(biāo)準(zhǔn)，便于實(shí)現(xiàn)對(duì)在籍生及畢業(yè)生檔案的分類管理。
　�。�3）創(chuàng)新信息化管理手段，提高學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量和效率。學(xué)籍檔案管理不能停留在只是對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息獲取節(jié)點(diǎn)進(jìn)行管控，而應(yīng)創(chuàng)新信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理在新思路、新辦法和新動(dòng)向有發(fā)展，提升開放教育學(xué)籍管理的內(nèi)涵，充分實(shí)現(xiàn)利用現(xiàn)有學(xué)籍、教務(wù)、考試管理系統(tǒng)的一體化，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案獲取來源的多元化接口，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理與日常招生、教學(xué)、考試等相關(guān)環(huán)節(jié)的自動(dòng)對(duì)接，促進(jìn)開放教育又快又好的發(fā)展。
　�。�4）加強(qiáng)培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)交流，提升開放教育學(xué)籍檔案管理的總體水平。通過定期和不定期的培訓(xùn)、交流活動(dòng)，在系統(tǒng)內(nèi)推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，總結(jié)缺失與不足，并將學(xué)籍檔案管理工作納入日常教學(xué)教務(wù)考評(píng)體系，形成齊抓共管的有利局面，促成學(xué)籍檔案管理工作良性循環(huán)機(jī)制的形成與運(yùn)作，使之適應(yīng)新形勢(shì)下開放教育發(fā)展的要求，充分做好服務(wù)和保障工作。
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