摘 要：檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化方向日益明顯，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使人事檔案的管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列，并為企業(yè)人事檔案信息管理提供了可靠的保證。
　　關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；信息化管理；改革創(chuàng)新
　　隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用在社會(huì)各領(lǐng)域中都得到了普及，越來越多的人都感受到利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類管理的科學(xué)和便捷；認(rèn)識(shí)到管理信息系統(tǒng)對(duì)于管理工作的重要性。近年來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使檔案信息管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列，并為檔案信息管理提供了可靠的保證，傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理方式面臨著越來越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會(huì)中的重要作用，企業(yè)應(yīng)該積極地將信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)和方法結(jié)合起來，促進(jìn)檔案的信息化管理。
　　一、發(fā)揮信息技術(shù)作用，革新人事檔案管理
　　人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，以及個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，是企業(yè)人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)考察和識(shí)別干部選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)企業(yè)員工隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)管理、科研、黨政管理的開展具有重大作用。
　　現(xiàn)在流行的一種管理信息系統(tǒng)，MIS（ Management In-formation System）.是一個(gè)將企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)中的各種內(nèi)、外部信息進(jìn)行收集、加工、整理、傳遞，并有序地存儲(chǔ)，以用于管理和決策，是企業(yè)增效的信息系統(tǒng)。它能夠使企業(yè)更加及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、詳實(shí)的了解所需的信息數(shù)據(jù)。同時(shí)管理信息系統(tǒng)對(duì)各種信息數(shù)據(jù)的進(jìn)一步加工，能使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理決策依據(jù)更加充分，更具有合理性、科學(xué)性從而為社會(huì)創(chuàng)造出更多的價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造出更多的機(jī)會(huì)。管理系統(tǒng)的作用有如下的表現(xiàn)一是管理信息系統(tǒng)可以使企業(yè)的管理更加科學(xué)化、合理化、制度化、規(guī)范化；為企業(yè)的管理水平跨上新臺(tái)階；為企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。二是人事檔案通過計(jì)算機(jī)的管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效益。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。三是實(shí)現(xiàn)了各單位跨區(qū)域協(xié)同辦公，資源共享，提高了辦事效率，突破了異地工作的瓶頸。
　　二、突出人事檔案管理 系統(tǒng)的基本功能特性
　�。�1）清晰記錄并跟蹤每個(gè)人員的所有信息，包括簡(jiǎn)歷、照片、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲記錄等。
　�。�2）所有人事檔案文稿存檔，并可自定義建立，方便地調(diào)用。
　�。�3）自動(dòng)生成人事檔案報(bào)表，可自動(dòng)篩選、統(tǒng)計(jì)檔案信息，生產(chǎn)所需的報(bào)表。
　�。�4）強(qiáng)大的圖片管理功能，可方便地管理照片、掃描材料等圖片。
　　（5）可將各種報(bào)表、檔案方便地導(dǎo)出。
　�。�6）強(qiáng)大的權(quán)限管理功能，完全滿足多人員協(xié)作工作要求，使共享與保密達(dá)到了嚴(yán)密統(tǒng)一。
　　三、做好人事檔案的信息化管理要在四方面人手
　　1.進(jìn)一步提高人事檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)
　　人事檔案工作者向來以默默無聞、無私奉獻(xiàn)著稱，封閉意識(shí)較強(qiáng)，要改變這種局面，不斷更新觀念、勇于進(jìn)取，努力學(xué)習(xí)鄧小平建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義理論，關(guān)注改革開放的新形勢(shì)、新問題，把企業(yè)人事檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。在信息化時(shí)代，強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)，在加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變工作中是至關(guān)重要的。
　　2.加強(qiáng)信息化人事檔案管理的安全性
　　一是從管理人員的安全意識(shí)人手。信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。目前，一些單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，安全意識(shí)往往不夠，往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來巨大的損失。而且對(duì)電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識(shí)讀性，存儲(chǔ)材料及載體的易損毀問題的忽視，往往會(huì)造成寶貴檔案信息資源的丟失。在管理中，一定要對(duì)人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)通用數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險(xiǎn)、不思進(jìn)取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。
　　3.加強(qiáng)對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)等綜合素質(zhì)培訓(xùn)
　　人是技術(shù)進(jìn)步對(duì)信息環(huán)境的構(gòu)建起著至關(guān)重要的作用，但是仍然是決定的因素，檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在，這就需要培養(yǎng)一支專業(yè)化干部隊(duì)伍。
　�。�1）加強(qiáng)人員分類管理。對(duì)系統(tǒng)管理人員要對(duì)各類信息的更改做及時(shí)到位并且提早做好各類應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行信息安全檢查及數(shù)據(jù)的備份，提高人員對(duì)故障的應(yīng)急反應(yīng)能力；對(duì)普通用戶及業(yè)務(wù)管理用戶要求操作系統(tǒng)熟練準(zhǔn)確將誤操作降到最低。
　�。�2）加強(qiáng)對(duì)信息化工作人員各類專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，利用知識(shí)開發(fā)創(chuàng)新新功能。
　�。�3）根據(jù)各類用戶的性類嚴(yán)格的權(quán)限分配管理機(jī)制；面向檔 案管理人員，提供文件歸檔及其考核、電子文件整理和保管、信息服務(wù)手段；面向系統(tǒng)管理人員，建設(shè)系統(tǒng)維護(hù)，流程跟蹤、流程監(jiān)控、流程日志機(jī)制，提供操作平臺(tái)；提供機(jī)構(gòu)、人員、權(quán)限、流程節(jié)點(diǎn)、流向及變更的設(shè)置手段。
　　4.強(qiáng)化檔案管理的法規(guī)建設(shè)
　　檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護(hù)。檔案管理部門與形成檔案的社會(huì)各個(gè)部門或個(gè)人的關(guān)系往往存在一系列復(fù)雜關(guān)系和法律問題，這就需要相應(yīng)的法律法規(guī)加以調(diào)整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護(hù)。可以說，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。企業(yè)黨委、人事及各組織部門領(lǐng)導(dǎo)，要增強(qiáng)檔案意識(shí)，了解、熟悉、研究人事檔案工作，組織人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)，要根據(jù)社會(huì)和學(xué)校的改革發(fā)展對(duì)人事檔案工作的需求，制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，備好人事檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。
　　可以說，信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的人事人才信息管理工作的社會(huì)化服務(wù)有非常突出的現(xiàn)實(shí)意義。企業(yè)檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的檔案管理的根本變革。

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