【摘 要】適應國家新形勢下檔案工作發(fā)展的需要，以廣東醫(yī)學院成人教育學籍檔案管理為例，通過創(chuàng)新服務形式建立學籍檔案管理平臺，推進傳統(tǒng)載體檔案數字化，實現(xiàn)資源高度共享。
　　【關鍵詞】成人；學籍；檔案；信息化；平臺
　　去年5月上旬，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求建立健全方便人民群眾的檔案利用體系，通過創(chuàng)新服務形式、強化服務功能、加大開發(fā)力度、加快推進傳統(tǒng)載體檔案數字化、促進資源共享。目前成人教育高校檔案管理方式落后、不夠科學，一是使用傳統(tǒng)的人工管理，采用單機版進行計算機輔助管理，工作效率低，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，數據的完整性和一致性差，數字化程度低，無法實現(xiàn)數據共享；二是采用基于單一的C/S（客戶端/服務器）架構，應用較小的局域網絡環(huán)境，與其它用戶交互能力差、可擴展性差，不容易進行平臺升級，維護困難等。計算機網絡科學技術的發(fā)展，傳統(tǒng)載體檔案數字化成為必然要求，成人教育學生檔案管理面臨著重要的變革，如何利用目前計算機網絡技術實踐于成人教育學籍檔案的建設，是高校檔案部門面臨的重要課題。我校通過建立成人學生檔案管理平臺，提高了學籍檔案管理人員的工作效率；提高了學籍檔案的整理和查閱速度；提高了信息整合、共享、開發(fā)利用；同時給我校的教學體制帶來改革的生機和動力，進一步完成數字化校園的建設與管理。
　　一、平臺軟件架構
　　我校成人教育學籍檔案管理平臺為B/S（瀏覽器/服務器模式）架構，采用J2SE技術結構，采用JAVA/ASP.NET等WEB開發(fā)語言，支持常用瀏覽器，可跨平臺運行，后臺數據基于SQLServer，支持數字校園門戶集成，提供國家及教育部頒布的各種標準接口。
　　二、平臺主要功能模塊
　�。ㄒ唬�學籍管理
　　1.學生信息。學生的基本信息（數據來源于省招生系統(tǒng)）導入到學籍信息庫，學生登陸用戶校對基本信息，信息有誤的可在線提出申請修改學籍信息，并上傳相關證件掃描件，經管理員審批后，平臺會自動更新學生信息庫。信息修改限制如限制入學年度、限制校對時間、限制修改字段等由管理員用戶設置。學生的基本信息、異動信息、課程信息、家庭信息等，通過管理員授權后，可由具體負責人來完成日常管理。管理員可通過平臺生成電子注冊上報數據表、高基表、學籍異動匯總表，可自定義報表打印，如學生證打印、學生名冊打印等。針對學年制、學年學分制、學分制三種不同模式下學籍管理的共同點和不同點，增加了學籍管理的適應性和靈活性。
　　2.學籍異動。學籍異動包括轉學、轉專業(yè)、休學、復學、退學等。平臺異動由學生用戶提出申請，教務員用戶審批，最后由管理員用戶審核通過，打造階梯式管理模式，實現(xiàn)對學生學籍數據的動態(tài)管理，保證數據的準確性和時效性。能及時向學生提供學籍預警，按照學校自定義的學籍預警等級、預警規(guī)則，平臺自動向學生發(fā)布預警信息，按教學點、年級、層次、專業(yè)、班級打印學籍預警清單。方便快捷的復選多條記錄批處理異動、手工單條處理異動，對每次異動信息登記到學生個人檔案中，學生異動后提示學生課程表、成績、選課信息是否發(fā)生變化，做相應的處理，按教學點、年級、專業(yè)等進行異動統(tǒng)計，生成上報數據。
　　（二）成績管理
　　1.成績錄入。成績錄入分課程按班級錄入，可在直接錄入或表格導入，可錄入缺考、緩考、重修、免修、作弊等成績異常情況。通過設置卷面成績與平時成績占總成績比例自動統(tǒng)計總評成績。成績錄入既可是任課老師，也可是角色任課老師或教務員，教師用戶平臺錄入成績后提交，同時上交簽名的紙質成績單確認。角色任課教師用戶或教務員用戶也可根據任課教師上交的成績單錄入相應的成績。達到對學生成績靈活錄入、多渠道化錄入，提高效率，解決成績登分煩鎖及工作量大問題。
　　2.成績審核。教務員對成績進行審核發(fā)布，生成考試未通過的學生名單，可分課程、專業(yè)、班級導出未通過的學生名單，為教學管理部門安排補考提供簡便的手段。審核發(fā)現(xiàn)成績有問題的，可作審核“不通過”處理，或可撤消提交，把“提交”狀態(tài)的成績回歸為“保存”狀態(tài)，教師重新錄入成績，再次提交。成績審核發(fā)布后，發(fā)現(xiàn)還是有誤的，只能由管理員更正，教務員沒有成績修改的權限。
　　3.報表打印。根據教學點、年級、層次、專業(yè)、班級、學期、課程、學籍狀態(tài)對學生成績進行統(tǒng)計分析、生成各種規(guī)范實用的學生成績報表，并實現(xiàn)批量打印。根據學號、姓名、身份證號、準考證號等信息查詢，實現(xiàn)對學生成績報表單一打印。
　　（三）畢業(yè)管理
　　畢業(yè)管理是將要畢業(yè)的年級信息轉入畢業(yè)年級管理，對學生畢業(yè)資格進行審核和對畢業(yè)證書的打印等。根據學校設定的畢業(yè)資格條件例如：所有的必修課程必須合格，所有本科學生�？茖W歷必須通過認證，學分必須達到某種條件等，平臺自動審核統(tǒng)計，生成審核記錄，并能通過學生用戶反饋給學生，對審核資格通不過的學生，平臺自動發(fā)出預警信息。教務員或管理員用戶也可通過查詢條件導出畢業(yè)資格通不過的學生，用于通知班主任或學生。教務員用戶可對畢業(yè)資格通過的學生進行證書批量打印。
　　三、平臺特性
　�。ㄒ唬┮苿有�。平臺采用B/S架構，只要連上Internet，便可通過IE等瀏覽器登陸平臺，不受時空、地域限制，實現(xiàn)移動辦公、遠程辦公，從而提高了工作效率和信息化管理水平。避免C/S軟件架構客戶端必須通過建立價值不菲的VPN通道實現(xiàn)訪問數據庫服務器的弊端。
　�。ǘ�）協(xié)同性。平臺高校管理員用戶可以根據實際存在教學點情況開設教學點用戶，教學點用戶對本點學生學籍管理，管理員用戶可監(jiān)視各教學點學籍管理情況，并能夠實現(xiàn)管理上的互動，實現(xiàn)多教學點的協(xié)同管理。教學點教務員用戶通過管理員授權后可建立班主任或教師用戶，學生用戶是在學生基本信息建立同時產生的。各用戶擔當不同的角色，例如班主任用戶可對本班級學生信息、收費等管理；教師用戶可對教學情況、成績等管理。實現(xiàn)多角色用戶的協(xié)同管理。
　�。ㄈ�）易用性。平臺安裝在服務器端，客戶端零安裝、零維護，只需做好服務器的日常維護工作，無需維護任何終端設備，并且管理員可方便對平臺進行遠程維護。
　�。ㄋ模╈`活性。平臺每年都會面臨大批量的新生數據導入及其畢業(yè)生數據導出問題及各類文檔資料上傳、下載。解決辦法是在平臺開發(fā)過程中采用接口開發(fā)模式。平臺主要實現(xiàn)數據接口類型為兩種方式，一種excel格式導入接口，另一種是文件資源上傳接口。通過OLEDB把上傳的Excel當成數據庫來讀寫，導入Excel格式數據；通過建立方法UpLoad（）實現(xiàn)資源文件上傳。
　�。ㄎ澹�擴展性。平臺可以在學校規(guī)模擴大和應用拓展的情況下，根據現(xiàn)有的硬件資源情況，可平滑地增加服務器的個數，實現(xiàn)平臺在多臺服務器下負載均衡，有效地保護了原有硬件投資，提升了服務器的配置。
　�。�六）并發(fā)性。基于B/S架構，用戶訪問并發(fā)性能取決于服務器的性能，提高服務器的配置如CPU、內存、硬盤、帶寬等，便可提升服務器的并發(fā)性能。
　�。ㄆ撸┌踩�性。安全控制主要包括平臺應用級別與數據庫級別。在學籍檔案管理平臺中，大量的學生被存載，這些數據的安全性至關重要。引入安全控制，通過密碼加密、操作數據監(jiān)控、角色權限數據范圍控制等三級保護。對用戶的密碼采用MD5的加密原理，通過MD5CryptoServiceProv ider類庫進行加密存儲；通過建立監(jiān)控視圖vS_LogDetail對有異動的數據進行監(jiān)控，產生數據日志并記錄展現(xiàn)給管理員查看；通過方法 DataDeal（）對每個角色用戶使用的數據范圍進行控制。
　　【參考文獻】
　　[1]中共中央辦公廳 國務院辦公廳印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[J]. 中國檔案，2014，05：12-14.
　　[2]朱本浩. 基于B/S結構的教務管理系統(tǒng)的實現(xiàn)[J]. 現(xiàn)代計算機，2007，03：100-101.
　　[3]賴翠芳. 淺談高校教務管理的信息化[J]. 科教文匯（下旬刊），2008，04：51.
　　[4]柳溪. 全媒體時代檔案信息的開發(fā)與利用[J]. 云夢學刊，2015，01：151-155.

相關熱詞搜索：學籍 成人教育 廣東 醫(yī)學院 信息化建設