〔摘要〕針對目前圖書館缺乏適合的數(shù)字資源采購管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀，從圖書館數(shù)字資源的采購流程出發(fā)，明確建設數(shù)字資源采購管理系統(tǒng)的目標，并設計系統(tǒng)的主要功能模塊及其關系。在此基礎上，全面分析系統(tǒng)的各項功能需求，以期為該類系統(tǒng)的設計和實現(xiàn)提供借鑒。
　　〔關鍵詞〕數(shù)字資源采購管理系統(tǒng)功能需求采購決策
　　〔分類號〕G250.7
　　
　　Library"s Digital Resources Purchasing Management System and Its Main Function Requirements
　　Han Xinyue
　　Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080
　　Graduate University of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080
　　Zheng Jiancheng
　　Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing 100080
　　
　　〔Abstract〕In view of the current development status that libraries are lack of suitable digital resources purchasing management system, this paper, by taking the digital resources purchasing process as a main consideration aspect, puts forward the objection of purchasing management system and designs its main function modules. On that basis, the paper gives a comprehensive analysis of the system function requirements.
　　〔Keywords〕digital resourcespurchasing management systemfunction requirementspurchasing decision
　　
　　在數(shù)字資源采購業(yè)務中，為保證真正有效、合理地滿足用戶需要，首要工作是全面評估數(shù)字資源，建立數(shù)字資源調(diào)研分析機制和分析評價指標體系，較全面地反映資源與本館需求的關聯(lián)。資源購買是數(shù)字資源采購管理的核心業(yè)務，主要活動有:購買方案設計，與供應商談判，實施采購，合同管理等。數(shù)字資源的管理和維護也是整個采購流程中不容忽視的一部分基礎工作，具體工作內(nèi)容包括:使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計，備份管理，組織機構管理，其它日常事務處理等等。
　　
　　因此，基于采購工作的實際，設計采購管理系統(tǒng)的主要功能模塊及關系（見圖2）。
　　該系統(tǒng)以數(shù)字資源采購流程為主線，由基礎管理、采購管理、供應商管理、合同管理和決策支持系統(tǒng)5個子系統(tǒng)組成。各子系統(tǒng)既能獨立運行，又能集成到一個大系統(tǒng)協(xié)同運行，要求子系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)高度共享。
　　
　　
　　4主要功能需求分析
　　
　　4.1基礎管理
　　4.1.1系統(tǒng)設置和維護為保證用戶正確使用，系統(tǒng)應該提供進行初始化工作所必需的各項信息的設定和維護功能，如各項代碼的定義、用戶組織機構的定義、各終端用戶操作權限的定義等。由系統(tǒng)管理員根據(jù)業(yè)務重點對系統(tǒng)各模塊、各參數(shù)進行設置，通過靈活多樣的自定義選擇，滿足不同圖書館的業(yè)務應用需求和個性化需求。
　　在系統(tǒng)的使用過程中，常常會遇到因網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)、服務器以及用戶終端等各個環(huán)節(jié)引發(fā)的訪問問題，所以系統(tǒng)必須能夠有效處理數(shù)據(jù)安全管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、日志管理等日常事務。
　　4.1.2用戶管理對執(zhí)行采購任務的人員進行角色和權限劃分，通過角色和權限的可定制功能實現(xiàn)對內(nèi)部用戶群的分級分組管理，工作人員根據(jù)其職責被賦予不同的訪問權限，從而保證不同級別和組別的人只能夠瀏覽和操作相應的項目。同時，系統(tǒng)必須適應組織機構運作變化的要求，實現(xiàn)角色、權限與用戶的動態(tài)管理。
　　4.1.3組織機構管理系統(tǒng)不但要具備基本的組織機構管理功能，而且要求實現(xiàn)集團化結構管理[3]，即打破地域和組織限制，對下屬子單位和部門進行相應權限內(nèi)的管理。在組織機構管理模塊中，必須突出人員任務管理和工作績效管理功能。另外，可以設置系統(tǒng)信息個人訂閱、系統(tǒng)提示、公告板、內(nèi)部電子郵件、日程安排、聯(lián)系人信息管理、BBS社區(qū)等功能，通過系統(tǒng)功能的完善加強信息共享，使組織溝通順暢。
　　為確保安全性，系統(tǒng)采用多種安全控制策略，因此，基礎管理功能的操作權限只賦予系統(tǒng)管理員以及特定的管理人員。
　　4.2采購管理
　　采購管理作為系統(tǒng)的核心模塊，涉及的問題最多、最復雜，在設計和實現(xiàn)過程中必須給予足夠重視。
　　4.2.1采購計劃該項功能幫助圖書館編制和管理采購計劃，根據(jù)實際需要制定年度、半年度、季度、月度采購計劃，允許隨時調(diào)整采購計劃，同時相關管理人員也能夠方便地對采購計劃進行審核和監(jiān)管。除了對經(jīng)常性訂購產(chǎn)品形成訂購模板外，對額外采購情況也需要實現(xiàn)規(guī)范化管理。
　　圖書館制定數(shù)字資源采購計劃的主要內(nèi)容包括數(shù)字資源的續(xù)訂、增訂、停訂(調(diào)整)計劃、問題分析和措施建議。制定采購計劃的主要依據(jù)有:①用戶需求分析與評估;②規(guī)劃制訂的資源建設目標和分步實施進度安排;③年度經(jīng)費預算安排。這些依據(jù)來源于相應的統(tǒng)計分析，不一定在采購計劃模塊中完成，但是要求系統(tǒng)能夠在此模塊方便地調(diào)用相關統(tǒng)計數(shù)據(jù)。
　　4.2.2資源評估資源評估是采購過程中至關重要的一個環(huán)節(jié)。在系統(tǒng)中，這個模塊主要完成評估方法和評估標準體系的規(guī)范化，分別建立資源分析數(shù)據(jù)庫、用戶需求分析與評價(含用戶推薦、使用統(tǒng)計數(shù)據(jù))數(shù)據(jù)庫和專家意見數(shù)據(jù)庫[4]。應該允許圖書館自定義評估模型，并且通過強大的統(tǒng)計計算能力為評估的準確性和客觀性提供保證，使采購人員能夠?qū)�資源進行綜合評價，對本單位是否需要訂購某種資源提出合理建議。
　　4.2.3采購方案及談判方案管理一般說來，圖書館制定采購方案都遵循以需求為主導和追求服務效果、成本效益最優(yōu)化的原則，因而需要參考大量的數(shù)據(jù)和信息，包括本館采購原則和策略、在資源評估中得到的分析和評價結論、供應商的銷售方案、數(shù)字資源行業(yè)發(fā)展狀況和貨幣匯率(針對外文數(shù)字資源)等等[5]，系統(tǒng)應該設計恰當?shù)墓δ荏w現(xiàn)和關聯(lián)這些因素。此外，來自于相關主管機構的指示和審核貫穿于采購方案設計的各個階段，系統(tǒng)必須及時反映這部分內(nèi)容。
　　與資源供應商的談判是最終形成資源采購執(zhí)行方案的重要過程。在談判中雙方提供的重要數(shù)據(jù)、信息、答復、建議和決策意見等必須存檔備查，并向有關人員及時通報，結合談判情況對采購方案進行調(diào)整、優(yōu)化和完善。
　　由于采購方案和談判方案管理涉及多方面因素，用戶希望從各個視圖切入系統(tǒng)，綜合分析問題，這就對系統(tǒng)的開放接口和數(shù)據(jù)交換能力提出了很高的要求。
　　4.2.4工作進度工作進度安排、進展情況以及人員責權機制應該在系統(tǒng)中有明確而清晰的說明，系統(tǒng)可以借鑒管理工程類軟件(例如Microsoft Project)的設計方法和實現(xiàn)機制，形成科學高效的工作進度安排，并能夠?qū)崟r跟蹤工作進展情況，及時更新，理想的狀態(tài)是系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)相關信息的全面鏈接。
　　4.3供應商管理
　　供應商管理模塊需要以數(shù)據(jù)庫的形式對供應商的基本信息和商業(yè)信息進行管理，建立供應商檔案，將同采購相關的數(shù)據(jù)量化，提供供應商資信查詢、產(chǎn)品價格查詢等功能，為決策支持系統(tǒng)和采購成本管理系統(tǒng)的有效運作提供準確的依據(jù)。設計這項管理功能的目的既要提高采購質(zhì)量和效率，又要改善圖書館與供應商的關系，使圖書館對供應商的管理由原來的交易管理轉(zhuǎn)向關系管理，為圖書館的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略提供有力的支持[6]。
　　4.3.1供應商基本信息供應商的基本信息包括供應商名稱、概況描述、聯(lián)系方式、與本館的業(yè)務往來記錄等，其詳細描述項目可以包括交易的貨幣種類、折扣、聯(lián)絡周期等輔助信息。這些信息由圖書館負責建設和維護。
　　4.3.2供應商登錄系統(tǒng)設計這樣一個子系統(tǒng)的目的是整合供應商平臺，在圖書館設定的權限范圍內(nèi)由供應商動態(tài)維護其基本信息和產(chǎn)品信息，包括新增產(chǎn)品種類、更新產(chǎn)品基本信息描述、更新產(chǎn)品價格等。供應商不但能夠在此展示其產(chǎn)品，而且可以說明其供應方案，尤其是針對該圖書館的特別銷售政策。
　　供應商管理模塊需要具備實用的統(tǒng)計分析功能，例如使圖書館能夠?qū)�供應商在一段時間內(nèi)的提供資源的價格和服務等各方面進行綜合全面的統(tǒng)計和評估，進而監(jiān)測數(shù)字資源市場和行業(yè)前景，據(jù)此調(diào)整采購策略，同時也可以實現(xiàn)對合作伙伴的動態(tài)管理。
　　4.4合同管理
　　合同管理模塊主要處理合同執(zhí)行情況跟蹤、合同維護與變更等任務，它的目標是建立一個支持在線合同簽定、合同管理、合同執(zhí)行狀態(tài)跟蹤和電子支付的平臺，不僅靈活可靠，而且具備一定的與銀行互聯(lián)的能力[7]。具體包括以下功能:①自定義在線合同簽訂管理流程，分類分狀態(tài)管理合同，監(jiān)控合同執(zhí)行過程;②進行合同基本信息管理，針對資源目錄或經(jīng)常性采購資源制作合同模板，關聯(lián)不同合同模板;③實現(xiàn)電子支付，建立適合自身業(yè)務情況的支付流程，包括支付額度、審批權限、發(fā)票管理等;④在系統(tǒng)安全保障機制下，提供強大的異常處理機制、數(shù)字證書強認證機制和操作日志機制。
　　4.5決策支持子系統(tǒng)
　　決策支持子系統(tǒng)實際上是一個綜合分析系統(tǒng)，它的部分功能在系統(tǒng)的各個模塊已經(jīng)有所體現(xiàn)，不必重復建設，只需以適當?shù)姆绞秸{(diào)用和整合，融入計算機輔助決策的技術環(huán)境中即可。例如，根據(jù)業(yè)務需要自行設計多種統(tǒng)計查詢模板，相關權限人員可以使用相應的統(tǒng)計查詢模板。
　　4.5.1資源評估和用戶需求分析如前所述，資源評估和用戶需求分析是圖書館進行資源采購決策的重要依據(jù)，在后臺開放的數(shù)據(jù)接口和較高的數(shù)據(jù)交換能力的支持下，決策支持子系統(tǒng)可以任意調(diào)用資源評估模塊和用戶需求分析模塊的數(shù)據(jù)，并根據(jù)需要設定調(diào)用模板，重新分析數(shù)據(jù)。
　　4.5.2采購成本管理采購成本管理貫穿業(yè)務的全過程，決策支持子系統(tǒng)中的這項功能為規(guī)范財務用款提供了強有力的技術支持[8]。系統(tǒng)提供對所有采購經(jīng)費的年度管理，允許圖書館根據(jù)實際情況，將經(jīng)費分割成細項進行管理，系統(tǒng)自動為每一項經(jīng)費建立一個預算清單，工作人員可以隨時查閱每一項資源的詳細付款情況以及財務費用發(fā)生明細，包括項目交易成本，采購過程發(fā)生成本，如人力投入、報銷費用等。
　　4.5.3采購效果分析評估數(shù)字資源的采購效果，包括采購活動質(zhì)量和最終成本、供應商資信和合同履行質(zhì)量以及采購人員績效等等[9]。系統(tǒng)允許自定義評估流程和模型，評估使用的數(shù)據(jù)可以是業(yè)務流程中的基本數(shù)據(jù)、交易過程中的反饋數(shù)據(jù)或者采購管理成本數(shù)據(jù)。
　　4.5.4異常事件處理記錄異常事件日志，不斷探索處理應急事件的人力資源配置和解決方法，形成靈活可靠的工作機制，在對整個系統(tǒng)有全面的把握和控制之后，決策者就有了更大的活動空間。
　　
　　5 結語
　　
　　本文對圖書館數(shù)字資源采購管理系統(tǒng)的目標、系統(tǒng)結構和主要功能需求進行了初步分析描述，重點說明了基于工作流程的采購管理系統(tǒng)需求。然而，正確識別目標和功能需求只是成功設計和實現(xiàn)應用系統(tǒng)的第一步，還需要進行數(shù)據(jù)結構設計、系統(tǒng)操作模式設計以及大量的編碼工作才能夠最終真正實現(xiàn)系統(tǒng)的功能。隨著數(shù)字環(huán)境的深入發(fā)展，數(shù)字資源的采購將會給圖書館業(yè)務工作帶來全面的影響。因此，應該加強圖書館與系統(tǒng)供應商之間的聯(lián)系，不斷推出科學、完善、實用的圖書館采購管理系統(tǒng)，提高圖書館的工作效率，促進圖書館事業(yè)的發(fā)展。
　　
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