[摘 要]檔案是一種原始記錄,它見證各種事實(shí)關(guān)系,反映一個(gè)單位的歷史面貌。界定歸檔范圍和保管期限要根據(jù)各科室的具體情況、職能范圍來(lái)決定,越詳盡越好,就像一本說(shuō)明書一樣,以適用于我單位人員變化快的特點(diǎn)。檔案信息化、一體化是新時(shí)代的特征。我們要加快知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化,要不斷“充電”,不斷補(bǔ)充“能量”,以求適應(yīng)新時(shí)代的要求。
　　[關(guān)鍵詞]檔案 歸檔范圍 一體化 知識(shí)結(jié)構(gòu)
　　[中圖分類號(hào)]G27?[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A?[文章編號(hào)]1007-4309(2010)07-0191-02
　　什么是檔案?人們不禁要說(shuō)不就是檔案管理的那些東西嘛!《中華人民共和國(guó)檔案法》為檔案作了定義:指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是原始記錄,是歷史的第一手資料。我們一不小心成了歷史見證人,這是多么嚴(yán)謹(jǐn)、偉大又神圣的事業(yè)。我們要認(rèn)識(shí)到檔案是觀念的產(chǎn)物。它見證各種事實(shí)關(guān)系,反映一個(gè)單位的歷史面貌。從外觀上看,檔案并不是新產(chǎn)生的事物,而是由有形成檔案可能的原始記錄材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的,不僅具有歷史使命,還具備責(zé)任感。?
　　一、歸檔范圍,保管期限?
　　我們界定一份文件材料是否有價(jià)值,要看它是不是反映我單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。檔案是本單位在工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民利益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料;是下級(jí)單位需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料;是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;還是其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。我們根據(jù)我單位各科室的職能特點(diǎn),參照國(guó)家8號(hào)令要求,只能選擇文件材料中具有保存價(jià)值的部分作為檔案保存,分別保存永久、30年、10年,不需要?dú)w檔的,就不要?dú)w檔。當(dāng)然制作歸檔范圍和保管期限越詳盡越好,就像一本說(shuō)明書一樣,讓像我這樣的新手拿起來(lái)就能找到方向。這樣做主要是適應(yīng)我單位崗位變化快的情況,對(duì)各個(gè)科室來(lái)說(shuō)任何人接手也都知道本科室要移交的材料。這就產(chǎn)生了歸檔行為。歸檔是一種選擇性行為,是人們主觀意識(shí)作用的結(jié)果。人們根據(jù)自己的需要和管理能力將原始記錄材料,通過(guò)歸檔行為進(jìn)行了身份的劃分,歸檔前后的原始記錄材料由此而具有了不同的社會(huì)屬性。這樣歸檔后的原始記錄材料才成為了檔案管理的工作對(duì)象――檔案,檔案工作由此而始。歸檔還是一個(gè)法律行為,經(jīng)歸檔認(rèn)定的材料,才能享受《檔案法》的保護(hù)。作為一個(gè)年輕的學(xué)科,檔案學(xué)的真正目的在于解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題,明晰檔案工作中碰到的諸多現(xiàn)象,迎接檔案實(shí)踐的挑戰(zhàn)。?
　　二、檔案管理信息數(shù)字化?
　　隨著計(jì)算機(jī)的普及,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的引入,我們現(xiàn)在已有非常成熟的檔案管理軟件,逐步實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案管理規(guī)范化與一體化,積極開展網(wǎng)上查詢服務(wù),最大限度地提高利用的效果和質(zhì)量。這樣一來(lái)既節(jié)約能源、節(jié)省時(shí)間,又和國(guó)際接軌,做到無(wú)紙化辦公、綠色環(huán)保。這需要我們熟練掌握計(jì)算機(jī)操作,更加強(qiáng)調(diào)應(yīng)用機(jī)密等級(jí),應(yīng)用的保密措施能夠和數(shù)據(jù)機(jī)密性配套。我們要比前輩們?cè)谵k公條件上更快捷,以前辦公是用手抄,光查找工具就有什么卷內(nèi)目錄、案卷目錄、文號(hào)目錄、全引目錄等等,工作量極大,又特別繁重。尤其1992―2003年的檔案有十大類分類,查找起來(lái)更難。而現(xiàn)在查找一份文件,輕輕一點(diǎn)擊計(jì)算機(jī)就可以了,實(shí)在太方便了。?
　　三、檔案管理人員素質(zhì)的提高?
　　怎樣能在檔案管理工作中創(chuàng)新,很大程度上在于從事檔案工作的人。檔案管理工作是枯燥、乏味的,怎樣變乏味為生動(dòng)和激情,從而促進(jìn)檔案管理工作的更好發(fā)展是每一個(gè)檔案管理工作人員應(yīng)該思考的問(wèn)題。提到哪行哪業(yè)都要說(shuō)到人員素質(zhì),素質(zhì)決定了思想的高度,決定了工作的質(zhì)量。敬業(yè)是最基本的要求。檔案管理人員要在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,并提出解決方案,還要有勇敢的探索精神,不滿足于前人的經(jīng)驗(yàn),不滿足于目前的成績(jī)。檔案管理人員必須熟悉本工作的各個(gè)流程,對(duì)各個(gè)門類的檔案都要有所研究,對(duì)各種載體檔案的管理方法都要了然于胸,要根據(jù)新形勢(shì)、新要求,對(duì)舊有的管理模式有所突破,創(chuàng)造屬于自己的一套管理方法。我們所處的時(shí)代是一個(gè)日新月異的時(shí)代,每天都會(huì)出現(xiàn)新情況,我們要有求實(shí)創(chuàng)新的精神,在熟悉的檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)新規(guī)律,扎實(shí)、有效、開拓性地開展工作。
　　每個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)都要常常更新,檔案管理工作人員亦是。要注意拓展自己的知識(shí)寬度,補(bǔ)充自己的知識(shí)層面,不斷“充電”,不斷補(bǔ)充“能量”,才能不落后于檔案工作的發(fā)展要求。除了要補(bǔ)充知識(shí)以外,還要虛心向身邊從事過(guò)這個(gè)工作的老同事取經(jīng),實(shí)踐出真知,借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)可以讓自己少走彎路。向身邊的人學(xué)習(xí),向同行學(xué)習(xí),向?qū)嵺`學(xué)習(xí),向社會(huì)學(xué)習(xí),只有不斷地學(xué)習(xí),檔案工作才會(huì)在新世紀(jì)有個(gè)飛躍性的突破。
　　[參考文獻(xiàn)]
　　[1]林越陵主編?檔案學(xué)理論基礎(chǔ)(江蘇省檔案人員培訓(xùn)教材)[M],2002??
　　[2]梁朝玉?《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》問(wèn)題解答[M],2006?
　　?[收稿日期]2010年5月12日
　　?[作者簡(jiǎn)介]賈桂宏:江蘇省徐州監(jiān)獄檔案管理干部。楊建芬:江蘇省徐州監(jiān)獄檔案管理干部。朱鳳琴:江蘇省徐州監(jiān)獄檔案管理干部。

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