摘 要：本文在分析當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀和問題的基礎(chǔ)上，指出企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重點內(nèi)容，提出企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的策略。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;基本內(nèi)容;實現(xiàn)途徑
　　檔案管理信息化已經(jīng)成為很多企業(yè)檔案管理工作必須面對的新課題，檔案管理信息化， 就是將現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中， 以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益。隨著企業(yè)計算機運用、辦公自動化的日益普及和電子文件的大量涌現(xiàn)， 檔案管理信息化已經(jīng)成為很多企業(yè)檔案管理工作必須面對的新課題， 也是必須解決的一個現(xiàn)實問題。
　　1 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容
　　企業(yè)檔案管理信息化的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用， 信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對檔案信息資源進(jìn)行管理，因此企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容可以概括為以下幾個方面：
　　1.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化
　　檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ)， 其它一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。 傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以
　　往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設(shè)。即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過計算機直接利用，另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。
　　1.2 實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化
　　檔案服務(wù)利用由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主。檔案管理信息化要達(dá)到這樣目的，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到檔案室聯(lián)系，這對于部門之間相距較遠(yuǎn)的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用的方便這必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
　　1.3 實現(xiàn)檢索的自動化
　　傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了不少檢索工具，但是當(dāng)檔案的數(shù)量較大時， 使用時效率仍然是不高的。計算機檢索速度快、效率高、可實現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外這種自動化檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。
　　1.4 實現(xiàn)檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化
　　這實際是將前三個方面整合起來，使檔案管理的各項活動一環(huán)緊扣一環(huán)，成為一個連續(xù)的整體，以便獲得更高的效率。實現(xiàn)這個一體化的基礎(chǔ)是建立一個統(tǒng)一的計算機系統(tǒng)，包括硬件和軟件。
　　2 企業(yè)檔案管理信息化必須解決的幾個問題
　　企業(yè)檔案管理信息化是一項系統(tǒng)工程，涉及到管理、技術(shù)人員、資金等多方面的問題，具有一定的復(fù)雜性，需要統(tǒng)籌考慮。隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展以及辦公自動化進(jìn)一步擴展和深化，信息化已滲透到了日常工作的許多領(lǐng)域，檔案管理工作也迎來了極好的發(fā)展機遇。面對新形勢下檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，檔案部門應(yīng)該重視信息化建設(shè)工作，進(jìn)一步推動檔案管理上水平、上臺階，從而進(jìn)一步發(fā)揮檔案的作用。
　　2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動
　　之所以把領(lǐng)導(dǎo)的作用放在第一條是基于這樣的認(rèn)識：企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)是檔案信息化管理的真正推動者。 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進(jìn)行信息化以及信息化的深度和廣度。 為促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，首先應(yīng)該投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以適當(dāng)?shù)耐度�，并把檔案信息化管理納入本企業(yè)工作計劃和考核范圍。其次， 各級領(lǐng)導(dǎo)，尤其主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過問此項工作，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題，真正使這項工作成為“一把手工作” 。
　　2.2 檔案管理人員的培訓(xùn)教育
　　檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。作為應(yīng)用性很強的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才， 我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計算機管理。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會利用現(xiàn)代化檔案管理手段—檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作。檔案工作人員必須能熟練運用電子計算機以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。因此，必須對檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)， 而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。這是提高檔案管理信息化工作水平的一項重要措施。
　　2.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
　　加大檔案信息化管理的投入。信息化是檔案管理發(fā)展的重要方向， 檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行�；�礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件， 是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段，也是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。
　　2.4 采用、制定新的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及規(guī)章制度
　　標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等。一方面企業(yè)檔案管理要采用適應(yīng)信息化的新規(guī)章、新標(biāo)準(zhǔn)，比如國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》。另一方面企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，包括電子文件歸檔、計算機管理和檢索各類檔案，以及庫房的管理等。企業(yè)要將規(guī)章制度建設(shè)置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究，重新審查、清理和進(jìn)一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應(yīng)形式發(fā)展的需要。
　　2.5 確保傳統(tǒng)的管理方式向新的管理方式的順利轉(zhuǎn)變
　　傳統(tǒng)方式向新的方式的轉(zhuǎn)變不是一蹴而就的，必然會存在一個過渡階段。在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉(zhuǎn)， 不出現(xiàn)因為過渡影響檔案的保存和利用。較為妥當(dāng)?shù)姆椒ㄊ窃谶^渡階段采取雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內(nèi)同時存在，直到新的方式能正常運行。這樣做無疑會增加工作量，但為了保證過渡的順利進(jìn)行還是必要的。
　　2.6 安全問題
　　檔案信息化管理還必須解決安全問題。檔案管理的安全包括了檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，比如記錄檔案的光盤的安全性、軟件系統(tǒng)的可靠性等，還包括檔案信息傳播的安全，即信息為不被許可的人知曉、獲得。前一種問題主要需要通過技術(shù)手段來解決，在選擇、設(shè)計檔案管理系統(tǒng)時充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個重要的指標(biāo)。后一種安全問題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度， 防治不被許可的人接觸到相關(guān)檔案信息，避免檔案管理人員因失誤而導(dǎo)致機密信息的泄漏。
　　2.7 處理好檔案管理信息化與整個企業(yè)管理信息化的關(guān)系
　　企業(yè)檔案管理信息化作為企業(yè)管理信息化的一個組成部分，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略制定整體規(guī)劃，避免孤立地設(shè)計或?qū)嵤┠稠椆芾恚?防止形成信息孤島和重復(fù)投資。
　　總結(jié)
　　檔案管理是企業(yè)日常經(jīng)營管理的基礎(chǔ)性工作，也是企業(yè)能夠順利開展各項工作的重要保障。本文首先對企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并對信息化檔案管理的特點進(jìn)行了論述，在此基礎(chǔ)上對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提出了一些自己的建議和看法。希望對我國企業(yè)的檔案管理信息化發(fā)展有所裨益。
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