[摘 要] 本文以農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理為研究視角，針對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)展開(kāi)分析討論，從農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀出發(fā)，提出推進(jìn)農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)的建議，以更好地發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研檔案在技術(shù)研究和成果轉(zhuǎn)化中的促進(jìn)作用。
　　[關(guān)鍵詞] 農(nóng)業(yè)科研院所；檔案管理；信息化
　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 09. 070
　　[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2019）09- 0157- 02
　　0 前 言
　　農(nóng)業(yè)科研院所是農(nóng)業(yè)技術(shù)研究與成果轉(zhuǎn)化的重要機(jī)構(gòu)，在實(shí)踐工作中會(huì)形成大量檔案信息，這些數(shù)據(jù)資料的高效管理對(duì)農(nóng)業(yè)技術(shù)水平的提升發(fā)揮關(guān)鍵作用。信息化時(shí)代的到來(lái)，為農(nóng)科院所檔案管理提供了全新的技術(shù)支持，所以如何加快農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)步伐，更好地為農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)，已經(jīng)成為做好檔案管理工作的關(guān)鍵。
　　1 檔案信息化建設(shè)概念
　　現(xiàn)階段，檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理活動(dòng)中，靈活應(yīng)用現(xiàn)有的信息技術(shù)提升檔案工作的現(xiàn)代化水平，如數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掃描以及數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等，結(jié)合實(shí)際情況重新對(duì)檔案管理的新原則、新情況以及新理論等進(jìn)行思考，明確當(dāng)前時(shí)代背景下的檔案管理與檔案服務(wù)的整體框架，促使檔案信息實(shí)現(xiàn)社會(huì)化服務(wù)，滿足時(shí)代發(fā)展的需求，實(shí)際上其實(shí)質(zhì)是利用信息技術(shù)進(jìn)行管理、開(kāi)發(fā)利用以及生成檔案的過(guò)程。
　　2 農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
　　在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展中，農(nóng)科院所承擔(dān)著為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供技術(shù)支撐的使命，而在農(nóng)科院所日常工作實(shí)踐中會(huì)生產(chǎn)大量文件資料，為了有效管理這些檔案資料，各單位都會(huì)成立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專業(yè)檔案管理人員。在工作中，檔案資料需要經(jīng)過(guò)規(guī)范化整理與歸類，編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄為檢索工具。近年來(lái)，信息化技術(shù)快速發(fā)展，部分單位開(kāi)始將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案中，極大程度地提高了檔案管理效率，通過(guò)數(shù)字化方式對(duì)檔案實(shí)施管理，同時(shí)利用門(mén)戶網(wǎng)站以及OA系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)了對(duì)一部分檔案資料的共享。但是，也有一部分農(nóng)科單位受到經(jīng)費(fèi)、人員等因素的限制，檔案信息化管理水平不高，信息化建設(shè)受到一定的制約。就目前發(fā)展實(shí)際情況來(lái)看，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理信息化建設(shè)存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。
　　2.1 重視程度不足
　　一部分農(nóng)科院所受到人員編制等問(wèn)題的制約，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，除了少數(shù)專職檔案管理人員以外，那些兼職檔案管理人員不能將工作的重點(diǎn)與重心放在檔案管理工作上，導(dǎo)致檔案管理的重視程度不足，管理工作開(kāi)展的不夠規(guī)范。一部分農(nóng)科院所雖然主觀上具備檔案管理信息化建設(shè)的意愿，但是在實(shí)施信息化建設(shè)的過(guò)程中目標(biāo)不夠明確，思路不夠清晰，對(duì)信息化檔案管理帶來(lái)一定的制約。
　　2.2 管理不夠規(guī)范
　　現(xiàn)階段很多農(nóng)科單位檔案管理信息化建設(shè)依舊處于起步階段。在工作實(shí)踐中針對(duì)生成的電子文件雖然能夠很好地保存，但是所產(chǎn)生的電子文件在格式上不統(tǒng)一、兼容性匱乏，轉(zhuǎn)換的難度比較大，所以信息化檔案管理的效率不高。另外，長(zhǎng)時(shí)間保存、備份電子檔案的載體缺位，導(dǎo)致實(shí)踐中往往消耗大量人力、物力、財(cái)力資源�；诖耍r(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)的道路上，需要盡快制定信息化檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，從而推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。
　　2.3 系統(tǒng)研發(fā)遭遇瓶頸
　　在農(nóng)科院所檔案信息化管理中，管理系統(tǒng)是基礎(chǔ)，一個(gè)單位如果自主研發(fā)一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，需要消耗很大的精力與時(shí)間，而且現(xiàn)階段在農(nóng)科單位的檔案管理人員隊(duì)伍中既懂檔案管理專業(yè)知識(shí)又懂網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、軟件技術(shù)的人才非常匱乏。如果選擇在軟件公司購(gòu)買管理軟件，在經(jīng)費(fèi)上又會(huì)捉襟見(jiàn)肘，而且采購(gòu)而來(lái)的軟件是不是符合單位檔案管理的需求也有待商榷。所以，在農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面也是亟待解決的關(guān)鍵問(wèn)題，亟須經(jīng)濟(jì)適用、功能齊全、安全高效、操作方便的信息系統(tǒng)。
　　2.4 信息化檔案管理時(shí)效性有待提升
　　第一，客觀性有待提升。電子檔案容易更改，在更改之后不會(huì)留有痕跡，也容易復(fù)印，復(fù)制之后不容易分辨原件與復(fù)印件�；诖�，電子檔案的客觀性與法律效力往往遭受質(zhì)疑，而且現(xiàn)階段國(guó)家并沒(méi)有針對(duì)電子文件可否作為證據(jù)做出明文規(guī)定。所以在需要電子檔案作為憑證的時(shí)候，往往需要借助紙質(zhì)檔案，這在客觀上要求信息化檔案管理必須要與紙質(zhì)檔案管理同步，無(wú)形當(dāng)中增加農(nóng)科院所檔案管理的工作強(qiáng)度，也使檔案信息化管理的價(jià)值大打折扣。
　　第二，可用性有待提升�，F(xiàn)階段電子檔案需要通過(guò)光盤(pán)、硬盤(pán)等進(jìn)行儲(chǔ)存。間隔一段時(shí)間，就需要將保存載體進(jìn)行更換，并且光盤(pán)等載體往往會(huì)受到外界因素的干擾，如果出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致文件的丟失，“萬(wàn)劫不復(fù)”，所以在農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐中如何合理選擇保存電子文件的載體也是需要集中考慮的問(wèn)題。
　　第三，安全性有待提升�；ヂ�(lián)網(wǎng)具備極強(qiáng)的開(kāi)放性，這對(duì)于檔案信息化管理的安全性提出了更高的要求。在信息化建設(shè)實(shí)踐中，數(shù)字平臺(tái)建設(shè)是重要工作，而現(xiàn)階段農(nóng)科單位并沒(méi)有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)安全標(biāo)準(zhǔn)，這就使得農(nóng)科單位的電子檔案容易受到病毒、黑客的威脅。所以在未來(lái)的發(fā)展中，如何進(jìn)一步提高信息化檔案管理的安全性也是需要集中考慮的問(wèn)題。
　　3 農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策
　　3.1 理清思路，明確目標(biāo)
　　第一，構(gòu)建科學(xué)的目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)。現(xiàn)階段我國(guó)大部分農(nóng)科單位檔案信息化建設(shè)都處于起步階段，在這一階段中主要應(yīng)該完成以下幾方面工作：首先要確定本單位的檔案隸屬信息化管理的范圍；其次，要制定電子檔案機(jī)讀的目錄標(biāo)準(zhǔn)；再次，要研發(fā)或者購(gòu)進(jìn)檢索軟件；最后，要建立健全目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。
　　第二，循序漸進(jìn)實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化。在這一階段中，需要完成以下幾個(gè)方面的工作：（1）將被納入信息化管理范疇的檔案資料實(shí)施高效的數(shù)字化轉(zhuǎn)換；（2）建立起針對(duì)文檔信息、圖片信息、多媒體信息等各類型檔案資料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)；（3）建立健全綜合性的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；（4）深入研究互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中農(nóng)科檔案信息的使用方法，使用標(biāo)準(zhǔn)以及使用權(quán)限；（5）建立與完善檔案信息的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)[1]。

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