摘 要：我國經(jīng)濟和科技不斷發(fā)展，交通部門檔案管理工作向信息化發(fā)展，提升工作效率。本文講述了在交通運輸部門建立檔案信息化管理的意義，重點闡述了信息化建設的手段，主要有：建立檔案信息管理平臺、做好電子文件的管理、提升檔案信息管理的規(guī)范性、管理人員提升服務主動性等，旨在為檔案管理人員工作提供參考。
　　關鍵詞：交通運輸部門；檔案管理；信息化建設
　　交通運輸部門在工作中，每天都產(chǎn)生大量的檔案信息，需要檔案管理人員投入大量的精力和時間，即使如此，還會因為人為因素出現(xiàn)檔案的遺漏和查詢不便等問題。信息技術和檔案管理工作的融合，在一定程度上提升管理工作效率和質量，因此需要得到檔案管理人員的重視，通過創(chuàng)建信息化網(wǎng)絡平臺，完善檔案的管理工作。
　　1 交通運輸部門檔案管理中信息化建設的意義
　　1.1 創(chuàng)新檔案管理模式
　　交通運輸部門，是交通運輸基礎設施建設、道路營運管理、涉路行政執(zhí)法的主題，具有專業(yè)性強、涉及面廣、歷史沿革嚴謹?shù)奶攸c。通過對交通運輸檔案的存檔的研究，對一個地區(qū)交通發(fā)展里程和制定未來交通建設規(guī)劃具有重要現(xiàn)實意義。儲存信息化技術在交通運輸部門檔案管理工作中的運用，可以很大程度的提升檔案資料的管理和控制工作。如公路工程建設中產(chǎn)生的資料，是交通檔案中主要組成，有很強的復雜性，在進行收集、歸納和整理上需要消耗大量人力、物力和財力，并且人工管理工作效率低下，后期查詢不方便。因此要對此工作進行創(chuàng)新，通過信息化建設，利用計算機技術，快速將收集到的檔案進行歸類和保存，有效提升工作效率和準確性，增強精準性。信息技術和檔案管理工作的結合，節(jié)省大量人力和物理，促進其快速發(fā)展。
　　1.2 順應時代發(fā)展潮流
　　信息技術快速發(fā)展的背景下，我國交通事業(yè)要想更好的為大眾服務，就要令自身工作形式順應時代發(fā)展潮流，檔案管理工作也是如此，充分利用科學技術，創(chuàng)建信息化管理模式，提升工作效率和質
　　量[1]。信息技術在檔案管理中的運用，可以在資料保存的過程中，減少很多不必要的人為錯誤，并降低信息加工費用，令檔案管理工作更好的順應時代發(fā)展。
　　1.3 提升檔案管理專業(yè)水平
　　傳統(tǒng)檔案管理，就是對紙質資料進行管理，檔案管理人員的工作量大，并且其他部門借閱時，需要去現(xiàn)場申請和領取等，并且在借閱的過程中，要按照檔案管理要求進行，規(guī)定時間內歸還，對檔案管理者和借閱者來說很麻煩。其中還可能出現(xiàn)紙質檔案損壞不能閱讀的情況，為檔案管理工作帶來阻礙。信息技術的運用，上述問題就迎刃而解了，提升檔案管理水平，既降低檔案管理工作人員工作壓力，又為借閱者工作提供便捷，滿足檔案管理和查閱不受時間、空間限制的要求。
　　2 交通運輸部門檔案管理中的信息化建設探討
　　2.1 建立檔案信息管理平臺
　　建立信息管理平臺，為內部員工提供服務網(wǎng)站，令其不受時間和空間的限制，只需要賬號和密碼，就能進入信息平臺，閱讀交通運輸?shù)淖钚沦Y料等。加強平臺功能的建設，如在網(wǎng)站中實現(xiàn)信息的快速檢索，使用者查詢檔案時，只需要輸入關鍵詞，就能找出相應檔案[2]。另外，還可加入實時資訊的窗口，由專業(yè)人員在網(wǎng)站中進行問題的解答等，為需要幫助的用戶提供服務，助其順利完成檔案的查詢和下載等。檔案信息管理平臺的建設中，在資金充足情況下，聘請專業(yè)的設計師，建設屬于交通運輸部門特有的信息管理平臺，使用優(yōu)質的軟件和硬件，為長期使用和管理提供支撐，促進運輸部門檔案管理的信息化建設。
　　2.2 做好電子文件的管理
　　現(xiàn)在檔案的管理由傳統(tǒng)的紙質，轉變成現(xiàn)在的電子文件，管理主體發(fā)生變化，管理手段也隨之有所差異。交通運輸管理部門中，各個子部門工作中產(chǎn)生的資料檔案等，以電子文件的形式傳輸給檔案管理部門，管理人員接收后，要對其進行管理，如針對已經(jīng)歸檔保存的文件，管理人員做好設置，令其只提供閱讀，不能再修改。此管理方法有效提升檔案的可靠性，保護了原始檔案的結構。另外，管理人管做好其他部門閱讀檔案的記錄工作，保證電子檔案使用安全。
　　2.3 提升檔案信息管理的規(guī)范性
　　檔案信息化管理過程中，員工需要加強現(xiàn)代化管理能力，進而提升檔案信息的規(guī)范性。主要方法為：第一，交通運輸部門進行信息化檔案管理的過程中，以國家有關依據(jù)為核心，在此基礎上結合自身實際情況，創(chuàng)建適合信息技術管理的體系。充分利用信息化管理模式，并在檔案管理工作中，不斷探索、優(yōu)化管理形式。第二，建立檔案目錄，遵循便捷的原則。對于錄入的檔案，統(tǒng)一格式，做到保存檔案的規(guī)范性。第三，由專業(yè)的人員進行檔案信息平臺的維護和管理工作，并對設備硬件進行維護，讓員工都能在平臺中順利找出需要的檔案。經(jīng)過對檔案信息管理的規(guī)范化，為檔案借閱人員閱讀資料提供便捷，解決因為格式問題造成不能閱讀的情況，提升檔案借閱者工作效率。
　　2.4 加強信息管理意識
　　檔案信息化管理模式的建設中，需要有一套完整的領導體系，進行資源開發(fā)和平臺維護工作。實際工作中，要對管理體系中的工作人員明確工作目標，信息化建設過程中，要對出現(xiàn)和可能出現(xiàn)的問題進行深入討論，有效進行解決和預防。貫徹相關工作人員職責，將檔案信息化建設納入到交通運輸部門整體工作中，并對其工作進行考核。信息化建設過程中，將檔案錄入到檔案管理網(wǎng)站中，實現(xiàn)資源的共享，加強檔案利用率，總的來說，檔案資源的使用很重要，如果沒有眾多的檔案，那么檔案信息化建設也成為無本之木。管理人員使用信息技術的使用，要摒棄傳統(tǒng)檔案管理觀念，建立新型工作思想，做好信息的共享，統(tǒng)一檔案規(guī)格，實現(xiàn)不同部門資料交換，增強檔案的開發(fā)和利用效率。
　　2.5 管理人員提升服務主動性
　　加強檔案管理的意識，將其工作變的主動化，首先，加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，令其不但有良好的檔案管理能力，還要有計算機使用能力，可以熟練使用檔案管理平臺，進行檔案的歸納和儲存工作，并幫助其他員工利用檢索功能，查詢所需檔案。其次，檔案管理人員要有服務意識，在管理平臺中定期發(fā)表黨和國家對交通部門下達的最新指令和要求，主動為其他員工提供查詢和下載服務，積極和其他部門溝通，對新產(chǎn)生的檔案，督促其及時上傳。最后，檔案管理的信息化建設中，管理人員要加強對信息的反饋，提升檔案利用價值，讓其他員工也有良好的檔案管理意識，為交通事業(yè)更好的服務，促進其長久發(fā)展。
　　2.6 加強信息化建設中的安全管理
　　交通運輸檔案中，如果進行檔案管理過程中，受人為或者其他因素影響，出現(xiàn)檔案重要數(shù)據(jù)的泄露，那么會對交通運輸部門工作造成重大的影響。因此檔案管理人員要加強信息化建設的安全管理，提升網(wǎng)絡運行的安全性，下載防火墻和殺毒軟件，有效阻止病毒和黑客的攻擊。規(guī)范員工使用計算機，嚴禁私自外接USB和下載不明資料等，避免病毒的侵入。檔案管理部門做好門禁工作，不是本單位的員工禁止進入，將檔案安全性升到最高。管理人員定期更換登錄網(wǎng)站的賬務和密碼，避免黑客利用遠程技術竊取密碼盜取檔案。做好網(wǎng)絡安全保護工作，最大程度降低安全隱患，避免檔案信息出現(xiàn)泄漏和數(shù)據(jù)更改等問題。
　　3 結論
　　綜上所述，各個領域都利用信息技術進行生產(chǎn)和管理工作，不但可以提升工作效率，還可以減少人力資源的投入。交通運輸部門檔案管理工作，利用信息化建設，將紙質檔案變成電子檔案，將檔案管理工作變的數(shù)字化、信息化，促進交通部門穩(wěn)定的發(fā)展，保證我國交通事業(yè)運行的安全性和可靠性。
　　參考文獻
　　[1]張海燕.電子技術在檔案信息化建設和管理中的作用[J].電子技術與軟件工程，2019（03）：211.
　　[2]邢振婷.探究交通運輸部門檔案管理中信息化建設[J].辦公室業(yè)務，2017（09）：67.

相關熱詞搜索：信息化建設 檔案管理 交通運輸 探討 部門