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檔案功能及其信息化建設(shè)趨勢(shì)分析

發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來(lái)源: 歷史回眸 點(diǎn)擊:


  摘要:十九大以來(lái),我國(guó)的信息技術(shù)取得了前所未有的跨越式發(fā)展。信息化在社會(huì)發(fā)展領(lǐng)域普及應(yīng)用,促進(jìn)了信息惠民便民和利民。信息化建設(shè)隨之影響到了檔案管理領(lǐng)域,傳統(tǒng)的檔案功能向文化、教育、情感等多個(gè)方面擴(kuò)展,形成了完整的功能體系。在信息技術(shù)的輔助下,檔案將逐步實(shí)現(xiàn)信息化,并加快了檔案管理的創(chuàng)新與變革。
  關(guān)鍵詞:檔案;功能;信息化
  回顧過(guò)去六年,各行各業(yè)檔案信息的收集、存儲(chǔ)、傳播等方式已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化,檔案功能已經(jīng)從傳統(tǒng)的基本功能向多個(gè)方面擴(kuò)展,形成了完整的多功能體系。信息技術(shù)的出現(xiàn)已經(jīng)滲透到了檔案管理領(lǐng)域,要求傳統(tǒng)的檔案功能不斷擴(kuò)展,并以新興技術(shù)輔助其逐步實(shí)現(xiàn)信息化。因此,本文通過(guò)研究檔案的功能及其信息化建設(shè)趨勢(shì),嘗試分析檔案管理的創(chuàng)新路徑。
  一、檔案的基本功能
  檔案的功能是指檔案文件具有一系列記錄、存儲(chǔ)的能力,能夠幫助企事業(yè)單位或科研院所記錄信息。就其基本功能而言,檔案最重要的功能包括記錄和存儲(chǔ)。
  (一)檔案的記錄功能
  在人類社會(huì)活動(dòng)中,檔案往往發(fā)揮著重要的記錄功能,即通過(guò)輸入最真實(shí)和原始的數(shù)據(jù),反映當(dāng)下社會(huì)活動(dòng)中的社會(huì)背景、活動(dòng)形式、活動(dòng)意義等。檔案所提供的一系列信息,都是最本初的、未經(jīng)過(guò)加工的信息,因而具有一定的研究?jī)r(jià)值。
 。ǘn案的存儲(chǔ)功能
  檔案通過(guò)記錄進(jìn)行,能夠運(yùn)用先進(jìn)的存儲(chǔ)方式,將不同的信息分門別類進(jìn)行整理,進(jìn)而把紛繁復(fù)雜的社會(huì)世界進(jìn)行歸納。通過(guò)檔案的整理,不同類型、不同層次的信息將有效進(jìn)行歸類,進(jìn)而方便信息的查詢與管理。
  二、檔案的擴(kuò)展功能
  除最基本的功能外,檔案還具有一系列擴(kuò)展功能。這些功能包括文化功能、教育功能、情感功能等。
 。ㄒ唬n案的文化功能
  本文認(rèn)為,檔案具有恒定的文化價(jià)值。這是由于檔案是民族文化發(fā)展與傳承的載體,不僅記錄了歷史發(fā)展的過(guò)程,還通過(guò)相互印證來(lái)組成了全面的文化畫卷。例如,我國(guó)歷史上最著名的檔案就是《史記》,承載了遙遠(yuǎn)歷史時(shí)期的寶貴財(cái)富。
 。ǘn案的教育功能
  如今,我國(guó)積累的各類檔案可謂汗牛充棟。這些數(shù)量龐大的檔案不斷豐富著今人對(duì)過(guò)去事件的認(rèn)識(shí)與理解,因此成了不可多得的新的“課堂”。通過(guò)研究檔案,人們對(duì)以往的生活事件、歷史事件等有了更完備的了解,因此有助于滿足公眾的信息文化需求。
  (三)檔案的情感功能
  與檔案的教育功能和文化功能不同,檔案還具有更加感性的一面,即情感功能。人類在發(fā)展過(guò)程中伴隨著一種使命感和責(zé)任感,而這些情感是由歷史所賦予的。人們通過(guò)查閱檔案來(lái)追根溯源,能夠深刻地理解這種使命感和責(zé)任感的來(lái)源。由于檔案記錄五花八門,形式多樣,因此當(dāng)人們閱讀檔案時(shí),能夠具有非常強(qiáng)烈的代入感,能夠體會(huì)到歷史的滄桑感與沉重感。
  三、檔案的信息化建設(shè)趨勢(shì)
 。ㄒ唬n案信息化建設(shè)的意義
  當(dāng)前,信息技術(shù)的在不斷發(fā)展和完善,我國(guó)各行各業(yè)對(duì)信息技術(shù)的利用程度也在不斷加強(qiáng)。在檔案管理領(lǐng)域,信息化建設(shè)也開展得如火如荼。本文認(rèn)為,加快檔案的信息化建設(shè),是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求,也是未來(lái)檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的必然途徑。
  一方面,信息化的檔案管理有助于提高檔案資源的利用率。例如,以往的檔案館不提供網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù),導(dǎo)致異地查詢耗時(shí)耗力。實(shí)現(xiàn)信息化管理,異地查詢可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行辦理,極大地提升了檔案資源的利用率。
  另一方面,信息化的檔案管理有助于實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。這一點(diǎn)是由網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的特性所決定的,即資源的共享性和實(shí)時(shí)溝通性。通過(guò)采用現(xiàn)代化的信息技術(shù),有助于檔案的共享。
 。ǘn案信息化建設(shè)的對(duì)策建議
  1.完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。本文認(rèn)為,若要順利實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,需要盡快完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),提供優(yōu)質(zhì)的掃描設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)共享設(shè)備等。此外,搭建局域網(wǎng),設(shè)置一系列硬件設(shè)備,有助于完成信息化建設(shè)的基本配置。
  2.制定檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,因此在實(shí)現(xiàn)電子檔案統(tǒng)計(jì)、調(diào)入調(diào)出等方面應(yīng)當(dāng)提前設(shè)置合理的準(zhǔn)則。例如,對(duì)于檔案的電子化編號(hào),需要在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行再分類,與國(guó)際檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)相銜接,以嚴(yán)格實(shí)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。
  3.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與信息化管理水平。本文認(rèn)為,檔案管理采用全面的信息技術(shù),對(duì)工作人員提出了更高的要求。一般而言,傳統(tǒng)的檔案管理工作要求已經(jīng)較為嚴(yán)格,但是隨著檔案管理的信息化,相關(guān)操作人員還需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的再培訓(xùn),以提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與信息化管理水平。
  四、結(jié)語(yǔ)
  檔案具有記錄、存儲(chǔ)的基本功能,同時(shí)還肩負(fù)著文化、教育、情感等方面的使命。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理的難度不斷增大,但同時(shí)新的技術(shù)的采用也為檔案管理提供了新的發(fā)展契機(jī)。借助于信息技術(shù),檔案管理不斷實(shí)現(xiàn)自我突破,在各項(xiàng)功能上有了新的拓展。
  【參考文獻(xiàn)】
  [1]馮慧玲,張輯哲.檔案學(xué)概論[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社,2006.
  [2]黃紅.關(guān)于拓展檔案功能的幾點(diǎn)思考[J].檔案與建設(shè),2005(8).

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