政府采購詢價方式的基本程序

　詢價是《政府采購法》規(guī)定的政府采購方式之一，是一種相對簡單而又快速的采購方式。其主要適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，它既能滿足采購單位的一些數(shù)量不多、金額較小、時間要求緊的采購需求，同時也能有效地節(jié)約采購過程的成本，對于一些采購規(guī)模不大、采購任務相對較少、招標方式難以實施的貧困地區(qū)和中小城市的集中采購機構來說，是一種較為常用的政府采購方式。

　 一、政府采購詢價方式的基本概念

　 （一）概念

　 詢價采購方式，就是采購人向有關供應商發(fā)出詢價通知書讓其報價，然后在報價的基礎上進行比較并確定最優(yōu)供應商的一種采購方式，也就是我們通常所說的貨比三家。

　 （二）特征

　 與其他采購方式相比，詢價方式有以下兩個明顯特征：一是邀請報價的供應商數(shù)量應至少有三家；二是只允許供應商報出不得更改的報價。

　 二、政府采購詢價方式適用的條件

　 《政府采購法》第三十二條對詢價采購方式及適用情形作出了規(guī)定，即采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，可以依照本法采用詢價方式采購。

　 這條規(guī)定有四層含義，即：

　 （一）采購的貨物貨源豐富。

　 （二）采購現(xiàn)成的而并非按采購人要求的特定規(guī)格特別制造或提供的標準化貨物。

　 （三）是采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一；四是采購的貨物價格變化幅度小。

　 三、政府采購詢價方式應遵循的原則

　 政府采購采用詢價方式時，首先應遵循政府采購的一般原則，即公開透明原則、公平競爭原則、公正原則和誠實信用原則，同時，還應著重注意遵循以下原則：

　 （一）確保競爭原則：參與報價的供應商至少有三定。

　 （二）公平對待原則：詢價過程中應公平對待每一位參與報價的供應商。

�。ㄈ�）一口報價原則：要求參與報價的供應商只能提供一個報價，這個報價出后不能更改，采購人也不得與其就價格進行談判。

　 （四）最低報價原則：詢價方式確定成交的原則是符合采購需求、質量和服務相等且報價最低。

　 四、政府采購詢價方式的基本程序

　 《政府采購法》第四十條對采取詢價方式采購應當遵循的程序程序作了明確而嚴格的規(guī)定：

　 一是成立詢價小組。詢價小組由采購人的代表和有關專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。詢價小組應當對采購項目的價格構成和評定成交的標準等事項作出規(guī)定。

　 二是確定被詢價的供應商名單。詢價小組根據(jù)采購需求，從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商，并向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。

　 三是詢價。詢價小組要求被詢價的供應商一次報出不得更改的價格。

　 四是確定成交供應商。采購人根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有被詢價的未成交的供應

　 但在實踐中，人們往往分兩個階段實施詢價采購，即詢價準備階段和詢價階段。而對于集中采購機構，完整的詢價采購過程一般應分為六個階段進行。

　 （一）詢價準備階段

　 在這個階段，應按以下步驟進行：

　 1、進行采購項目分析

　 集中采購機構在受理采購單位委托的采購項目后，要對采購單位提出的采購項目計劃和采購方案，從資金、技術、生產(chǎn)、市場等幾個方面進行全方位綜合分析，為確定科學的采購方案和完整的采購項目清單做好準備。

　 2、制定采購方案，確定采購項目清單

　 對經(jīng)分析、論證后的采購方案，集中采購機構要會同采購單位及有關方面的專家對采購項目進行論證和可行性分析，有必要時，要組織有關方面對采購單位進行現(xiàn)場考察，制定最終的采購方案，確定最后的采購項目清單，明確有關技術要求和商務要求。

　3、編寫詢價書

　集中采購機構要結合項目特點，根據(jù)對項目的分析、論證情況和采購項目清單及有關技術要求編制詢價書。完整的詢價書主要應包括以下內(nèi)容：

　 （1）詢價公告或報價邀請函：包括采購項目簡介和內(nèi)容、報價單位資格要求、報價單位獲取詢價書的辦法及時間、詢價書售價（如果有的話）、報價時間要求、報價地點、報價方式、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。

　 （2）采購項目要求：包括采購單位的基本情況、采購項目的詳細內(nèi)容和要求、采購項目清單和相關技術要求、報價單位的資質條件、合同的特殊條款等。

　 （3）報價單位須知：包括詢價書的主要內(nèi)容、項目的實施過程和具體要求、對報價單位的要求、報價書的格式及內(nèi)容、報價方式和時間要求、對報價書評價的方法和原則、確定成交辦法及原則、授予合同的辦法等。

　 （4）合同格式：包括合同的主要條款、工程進度、工期要求、合同價款包含的內(nèi)容及付款方式、合同雙方的權利和義務、驗收標準和方式、違約責任、糾紛處理方法、生效方法和有效期限及其它商務要求等。

　 （5）報價文件格式：主要包括報價書（或報價函）、報價表、主要設備及服務說明、報價單位的資格證明文件和服務承諾以及相關內(nèi)容等。

　4、詢價書的確認

　 詢價書編制完成后，須送采購單位審核確認，經(jīng)采購單位法定代表人或授權委托人簽字并加蓋公章后，方可正式印制。

　 5、邀請供應商

　 按照詢價書確定的供應商資格條件和邀請方式，邀請相關供應商前來參與報價。邀請供應商可采取公開方式和有限邀請方式。

　 一是公開邀請方式，是指在政府采購管理機關（財政部或省、市財政部門）指定的政府采購信息發(fā)布媒體上公開披露采購信息，刊登詢價公告（或報價邀請函），廣泛邀請有興趣參與的供應商前來報價的一種方式。

　 二是有限邀請方式，是指在政府采購供應商信息庫中采取隨機方式公開選擇三家以上相關供應商，以送發(fā)書面邀請函的辦法邀請其前來報價的一種方式。

　6、進行資格預審

　 對有興趣參與報價的供應商進行資格預審，主要是對其提交的有關資格證明文件進行審查，包括基本資格審查和專業(yè)資格審查等。如采取有限邀請方式，可不需進行資格預審。

　 7、發(fā)出詢價書

　 對經(jīng)過資格審查、符合項目要求的供應商發(fā)出詢價書。

　 8、成立詢價小組

　 詢價小組主要負責對各供應商提供的報價按照詢價書的規(guī)定進行獨立評價。詢價小組一般由采購單位代表、集中采購機構代表、有關專家等三方面人員組成，成員人數(shù)為三人以上的單數(shù)，其中專家人數(shù)應占三分之二以上。

　 9、制作評價辦法和文件

　評價辦法和文件是供詢價小組成員在評價過程中和集中采購機構在確定成交過程中使用的有關材料，包括評價標準、評價辦法、確定成交原則等。

　 （二）詢價及評價階段

　 在這個階段，應按以下步驟進行：

　 1、公開報價

　 各供應商應在規(guī)定的時間內(nèi)向集中采購機構提交報價文件，報價文件中應一次報出一個不可更改的最終報價，以確保公平競爭。報價文件要求為密封報送，一般不應接受傳真或電話報價。報價文件提交后，供應商不得對報價文件進行修改。

　 集中采購機構應指定專人（二人以上）在報價截止時間前接收的報價文件，并妥善保管，對在截止時間之后遞交的報價應拒絕接收。

　 集中采購機構在報價時間截止后，要舉行公開儀式，對各供應商提供的報價文件中的報價表進行公開報價。

　 公開報價儀式應邀請采購單位代表、供應商代表、監(jiān)督方代表（紀檢監(jiān)察機關或政府采購監(jiān)督管理機構）、有關方面的技術專家參加，詢價小組成員和工作人員一般也應參加公開報價儀式。

　 2、詢價小組審閱報價文件

　 詢價小組全體成員審閱各供應商的報價文件，主要審查各報價文件的完整性、對采購方案的完全響應性，報價單位資格及資質的符合性等，以判定報價文件的有效性等。

　 審閱過程中，應確保公平地對待每一份報價文件。

　 3、詢價小組進行綜合評價

　 詢價小組要對各供應商的報價進行綜合評價，評價的依據(jù)主要是詢價書、評價辦法和文

　件及事先制定的評定成交的標準等，并確保公平地對待每一個報價單位提交的報價。

　 在審閱報價文件及對報價文件進行綜合評價過程中，詢價小組不得同某一個供應商就其報價進行談判。

　 4、詢價小組推薦預成交供應商

　 詢價小組根據(jù)綜合評價情況，推選預成交供應商名單。

　 在一般情況下，成交供應商應是符合采購要求、質量和服務相等、且報價最低的供應商。

　 5、詢價小組出具詢價結果報告

　 詢價小組應向集中采購機構出具詢價結果報告。詢價結果報告主要包括：詢價公告（報價邀請函）發(fā)出的日期、方式，響應詢價及獲取詢價書的供應商名單，報價及評價日期和地點，詢價小組成員及工作人員名單，報價記錄，評價方法和標準，報價資格性、符合性審閱情況及報價無效的供應商名單及原因說明，評價記錄，綜合評價情況，詢價小組的確定預成交的建議等。

　 6、確定成交供應商

　 成交供應商的確定，按采購單位的委托權限辦理。采購單位自行確定成交單位的，由采購單位依據(jù)詢價結果報告直接確定，確定結果應以書面形式通知集中采購機構；由集中采購機構確定的，集中采購機構應召開由有關方面參加的確定成交的會議，并根據(jù)詢價小組的詢價結果報告及其推選的預成交單位名單，依照詢價書、評價辦法和文件、事先制定的確定成交的原則，確定最終成交的供應商。

　 7、簽發(fā)成交結果通知書

　 采購單位自行確定成交結果的，由采購單位簽發(fā)成交通知書；集中采購機構簽發(fā)的，先發(fā)布成交公告，在規(guī)定時間內(nèi)，未接到質疑和投訴的，即向被確定為成交單位的供應商簽發(fā)成交結果通知書（簽發(fā)前一般須經(jīng)采購單位同意），并將成交結果以書面方式告知給所有參與談判的供應商。成交結果通知書應同時抄送政府采購管理機構和采購單位以及各參與單位。

　 8、簽訂采購合同

　 采購合同的簽訂，嚴格遵守《中華人民共和國合同法》及有關法律、法規(guī)之規(guī)定。成交結果通知書、競爭性談判文件及其附件、成交單位的報價文件和最終承諾報價及其附件都是協(xié)商、洽談、簽訂合同的重要依據(jù)。

　 簽訂采購合同也要按照采購單位的委托權限進行。采購單位如委托集中采購機構簽訂合同的，由集中采購機構直接與成交單位協(xié)商、洽談、簽訂合同。如采購單位不委托集中采購機構簽訂合同，則集中采購機構就有義務組織采購單位和成交供應商協(xié)商、洽談、簽訂合同，

　并對雙方簽訂的合同進行確認。集中采購機構在組織供需雙方洽談、簽訂合同時，應邀請有關方面技術人員和監(jiān)督方代表參與。

　 無論是哪一種形式，在合同洽談過程中，所有各方均應遵循公開、公平、公正和誠實、信用的原則，嚴格依照成交結果，并要遵守國家的有關法律、法規(guī)和政府采購制度的相關規(guī)定。只有在對合同的技術部分和商務部分進行充分協(xié)商、雙方達成一致后，才可以簽訂正式簽訂，否則，勉強簽訂的合同必然后給合同的順利履行留下隱患。

　 合同一般要經(jīng)過公證機關的公證。但是否要公證，合同雙方可采取自愿。

　 合同還應送管理機構備案。

�。ㄈ�）項目實施階段即合同履行階段。

　 項目實施階段，即合同履行階段。在這個階段，供方（成交供應商）、需方（采購單位）按照已生效的采購合同，在集中采購機構的監(jiān)督下，履行各自的責任和義務；合同履行過程中，一般不得變更，如需變更，供需雙方應按合同有關條款協(xié)商解決，并按合同簽訂程序報經(jīng)集中采購機構審核確認；對涉及重大變更事項的協(xié)商，由供需雙方提出申請，集中采購機構組織進行；經(jīng)協(xié)商一致的變更事項，應簽定書面補充協(xié)議。集中采購機構作為需方直接簽訂的合同，應在有關部門的監(jiān)督下履行。

　 （四）項目驗收階段。

　 全部項目完工后，為了檢驗采購成果和供應商履約情況，應組織對項目完成情況進行總體驗收。驗收的依據(jù)為該項目的合同書及國家有關質量標準（驗收依據(jù)和標準應事先在合同中規(guī)定）。

　 完工驗收一般應由采購單位負責組織；對較大的或比較復雜的一些項目，應由集中采購機構組成項目驗收小組，由驗收小組進行驗收；對于一些特殊的項目，應申請具有檢驗資格的省及省級以上有關質檢部門組織驗收。

　 集中采購機構驗收的程序應為：供方先向需方提交驗收申請報告，供方對需方提交的驗收申請報告進行經(jīng)審核，并對完工項目進行初檢，確認合格時，應在驗收申請報告上簽字蓋章，再送集中采購機構審查；集中采購機構審查后，認為已具備驗收條件時，應組成驗收小組組織驗收，驗收小組一般由供需雙方代表、集中采購機構代表、相關質檢機構、有關方面的技術專家組成（其中專家人數(shù)不少于總人數(shù)的三分之二）。

　 項目經(jīng)驗收合格的，采購單位或驗收小組應出具項目完工驗收報告，驗收報告上應有驗收小組成員的共同簽字，并加蓋供需雙方、集中采購機構、相關質檢機構公章。驗收報告一經(jīng)形成，即產(chǎn)生效力，對供需雙方均有共同約束力；經(jīng)驗收不合格的，應由供方限期改正，經(jīng)改正合格且具備驗收條件后再由驗收小組組織驗收。

　 （五）采購結算和采購文件整理階段。

　1、采購結算

　 項目驗收結束后，由集中采購機構依據(jù)驗收報告，按照采購合同規(guī)定的付款條件及付款方式，辦理合同款項支付手續(xù)；政府采購資金管理部門根據(jù)集中采購機構的款項支付手續(xù)，向供應商支付采購資金，并進行政府采購資金結算賬務處理。（采購單位自行結算的情形除外）。

　 2、采購文件的整理

　 集中采購機構按照《政府采購法》對采購文件管理的有關規(guī)定，整理整個采購過程的文件、資料，歸集采購檔案；定期匯總、上報政府采購信息。

　 （六）售后服務階段。

　 本階段是采購活動的最后一個階段，在這一階段，供需雙方應繼續(xù)按照合同規(guī)定，履行各自責任和義務；集中采購機構應按照政府采購制度規(guī)定和合同條款，及時協(xié)調解決合同履行過程中雙方的爭議和糾紛，對雙方履行合同的情況特別是供方的售后服務情況進行監(jiān)督檢查，直至合同有效期滿。對有些爭議和糾紛協(xié)商不能解決的，應建議其申請有關部門裁決或按司法程序進行訴訟。

　 五、政府采購采用詢價方式時應注意的幾個問題

　 （一）適用的情形應一并考慮。

　 《政府采購法》規(guī)定的詢價方式適用情形與其他采購方式適用情形不盡一致，本本所提的適用情形原則上應該一并考慮，并且適用于詢價的產(chǎn)品，主要是指復印紙、飯店服務等類似項目。

　 （二）制度必須完善，程序必須嚴密。

　 在實踐中，政府采購業(yè)務很多是通過詢價采購方式，但對詢價采購操作卻存在一些不規(guī)范的做法，通常是將一些可以招標或者規(guī)格標準不統(tǒng)一的貨物也實行詢價采購方式，這里有制度規(guī)定不完善的地方，也有鉆政策空子搞種種舞弊行為的現(xiàn)象。所以，必須要嚴格加以規(guī)范。

　 （三）確定成交的條件必須同時具備。

　 確定成交供應商須具備三個條件，即符合采購需求、質量和服務相等且報價最低，這三個條件必須同時具備，缺一不可。

　 （四）采購文件必須完整。

　 所有采購過程的每一個階段（包括準備階段、談判階段、合同履行階段、項目驗收階段、采購結算階段、文件整理階段、今后服務階段）都要有詳細的書面記錄，各類附件及個人簽

　字手續(xù)、單位蓋章必須齊全。對各個階段使用的文件、表格、報告等，均可以制作成通用的標準格式，在其它項目的詢價采購過程中通用，以減少工作量，提高工作效率。

　 （五）采購過程必須接受監(jiān)督。

　 在詢價采購的整個實施過程中，集中采購機構和采購單位應自覺接受行政監(jiān)察機關、政府采購管理機構的監(jiān)督，有必要時還應由公證機關進行公證。

　 （六）結果采購必須公告，信息必須公開。

　 詢價采購的項目一般都是一些相對較小的項目，但其結果也必須要進行公告，采購信息也應在有關媒體上披露，并應將詢價結果以書面形式通知到所有參與的單位和人員。

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