辦公室管理規(guī)定

　1、為了規(guī)范工廠辦公的工作秩序，樹立良好的辦公形象，使各方面工作得到順利展開，特訂本規(guī)定。

　 2、按時上下班制度，不得早退、遲到、有事先請假，不得中途離崗，如遇外出或公差，應向主管領導請示同意后方可，來不及請假的亦可電話請假。

　 3、不準在辦公室內下棋、玩紙牌及其他消遣活動。

　 4、不準玩電腦游戲，所有電腦游戲的程序應一律刪除。

　 5、不可隨地吐痰，垃圾、廢紙屑等應丟入廢紙桶內，不得隨地拋棄。

　 6、非休息時間不得在辦公室閑聊，做一些與工廠無關的事；更不允許大聲喧嘩，擾亂辦公的正常秩序。

　 7、辦公室內不得將小孩及無關人員帶入，妨礙他人工作，影響辦公效益。

　 8、做到文明用語，舉止端正，衣冠整潔，談工作談業(yè)務都要提倡使用標準普通話，不宜使用方言。

　 9、辦公室電話使用做到非公莫打，接聽私人電話一般不得超過 5 分鐘。

　 10、保持辦公室的整潔，辦公桌上文具及文件應嚴格按工廠要求整齊擺放，不得亂放亂扔。

　 11、辦公室的飲用水，用完后必須及時換上，嚴禁飲水機空燒。

　 12、所使用電話、傳真機、復印機、空調機、燈光、電腦及其他電器應按規(guī)定使用，下班前必須先切斷電源，關妥開關。桌上的東西定置定位的放好，離開桌位必須把椅子推進去，辦公桌要定時清潔。如有魚缸要定時清理、換水及喂養(yǎng)。

　 13、加強對外聯(lián)絡，拓展公關業(yè)務，促進工廠與社會各界的廣泛合作和友好往來，樹立良好的企業(yè)形象。

　14、值日時間對照值日輪流表，各人所負責辦公區(qū)，嚴格按“5S”管理查驗標準整理好，確保工廠的全面展開，創(chuàng)造良好的條件。

　 （二）、文件收發(fā)規(guī)定

　 1、工廠文件由廠長簽發(fā)，業(yè)務文件由有關部門擬稿，部門負責人審核，由工廠廠長簽發(fā)。屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，收專人印制、報送。

　 2、文件審批后由辦公室進行分類、編號，并打印初稿，由擬稿人較對后交文書打印、蓋章。

　 3、文件由辦公室負責存檔。確認送件人后，送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。

　 4、經簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

　 5、外來文件由辦公室文書負責簽收，并于接件日填寫閱辦單，按領導的要求送達有關部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應在接件后即時報送。

　 （三）、印章管理制度

　 1、工廠公章、合同章由辦公室保管，由廠長簽字同意后，才能蓋章，由辦公室登記后方可放行。

　 2、刻制業(yè)務專用章須經廠長同意，并由部門負責人專人保管，部門經理對此負全部責任，財務章管理按財務制度執(zhí)行。

　 （四）、文印管理規(guī)定

　 1、私人資料，若因工作確實需要可以打印和傳真，其余不得在工廠打印、復印、或用工廠傳真機傳送，以免影響公司的正常工作。

　 2、文�。ㄊ遥┕ぷ魅藛T應認真做好本職工作，按時完成工作任務。對于收到的文件、資料等，應及時按規(guī)定辦理和保管，不得有誤。

　 3、文�。ㄊ遥┕ぷ魅藛T應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真的資料中有關商業(yè)秘密或工廠管理中需保密的事項透露或復印給他人，不得截留任何文件和資料。

　 （五）、辦公用具、用品購置與管理

　 1、所有辦公用具、用品的購置由需用人填具《物品申購單》，報主管領導簽字后，經廠長批準，然后由采購員統(tǒng)一購置。

　 2、辦公室對辦公用具用品負責辦理登記領用手續(xù)、確保固定資產及帳物相符。

　3、個人領用的辦公用品、用具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，如有遺失，照價賠償。

　 4、各部門專用的表格、信箋等，由各部門制定格式，由辦公室統(tǒng)一訂制。

　 5、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。

　 （六）、檔案、報表管理制度

　 1、檔案事務由辦公室負責。嚴格執(zhí)行檔案管理的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

　 2、各部門應及時向工廠辦公室移交應歸檔的檔案并履行清交手續(xù)。

　 3、各部門應對本部門的檔案收集、建檔、保管、借閱和利用負責，各單位工作完成后及時向辦公室移交。

　 4、辦公室按外來文件、內部文件、工程文件、營銷文件及合同等分類存檔。財務文件由財務部按照財務制度單獨保管。

　 5、歸檔資料必須符合下列要求：

　 ①、文件材料齊全完整；

　 ②、根據(jù)檔案內容合并整理、立卷；

　 ③、根據(jù)檔案內容的重要程度，應區(qū)別保存、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　 6、檔案資料借閱履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示工廠廠長。

　 7、由辦公室定期組織各部門人員進行對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關規(guī)定酌情處置。

　 8、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防潮工作，定期檢查檔案保管工作。

　 （七）、衛(wèi)生管理制度

　 1、本廠工作場所內，均須保持干凈、整潔，不得堆積足以發(fā)生臭氣或有礙衛(wèi)生的垃圾，污辱或碎屑等。

　 2、各工作場所內之走道及階梯，至少須每日清掃一次，并須采用適當方法減少灰塵的飛揚。

　 3、各工作場所內，應嚴禁隨地吐痰。

　4、洗手間、廁所、其他衛(wèi)生設施，必須特別保持清潔。

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