文件編寫指導

　1

　目的

　 明確公司體系文件編寫的基本要求，為公司各部門的體系文件編寫提供指導。

　2

　范圍

　適用于公司家用空調(diào)質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全/產(chǎn)品有害物質(zhì)減免過程管理體系文件的 編寫。

　3

　體系文件的編寫

　3.1

　QMS/EMS/OHSMS/HSPM 一體化管理體系手冊(以下均稱一體化管理體系手冊)、安全手冊 編寫參照 GB/T 19023《質(zhì)量管理體系文件指南》執(zhí)行。

　3.2

　程序文件編寫

　3.2.1 概要

　程序文件是一體化管理體系手冊的支持性文件，是一體化管理體系手冊原則性要求的進一 步展開和落實。編制程序文件必須以一體化管理體系手冊為依據(jù)。

　3.3

　程序文件和第三層文件結(jié)構(gòu)與內(nèi)容要求：

　3.4

　管理文件格式標準化

　3.4.1 封面格式標準化詳見（附圖 1）。

　3.4.2 管理文件第二、三層文件格式標準化詳見(附圖 2)。

　3.5

　作業(yè)指導書編寫

　3.5.1 概要

　a) 是在程序文件不能滿足某些活動的特定要求時，才編制作業(yè)指導書。

　b) 這些特定要求是由產(chǎn)品、過程、部門、崗位的不同而產(chǎn)生的。

　c) 應詳細規(guī)定質(zhì)量基層活動的途徑。

　3.5.2 作業(yè)指導可以采用文字表述或圖文并茂形式，但必須保證格式的統(tǒng)一，指導書應有

　文件名稱、編號、編制、審批、生效日期、版本、頁次等內(nèi)容。

　3.5.3 在編制時，為防止遺漏，應根據(jù)公司產(chǎn)品、以及產(chǎn)品的復雜程度和所涉及的工藝編制規(guī) 范性文件清單。

　3.6

　質(zhì)量計劃的編寫

　3.6.1 質(zhì)量計劃的概要

　針對特定的產(chǎn)品、項目或合同，規(guī)定專門的質(zhì)量措施、資源和活動順序的文件。

　3.6.2 質(zhì)量計劃的制定、評審、認可、修訂與具體內(nèi)容

　質(zhì)量計劃的制定、評審、認可、修訂與具體內(nèi)容參照 GB/T 19015《質(zhì)量管理體系 質(zhì)量 計劃指南》執(zhí)行。

　3.7

　產(chǎn)品標準編寫

　 3.7.1 產(chǎn)品標準概要

　產(chǎn)品標準是描述某一特定產(chǎn)品的技術要求；檢驗和試驗項目、方法；產(chǎn)品標識；包裝、 運輸、貯存要求；以及引用標準等的文件，它應滿足該產(chǎn)品目標市場所涉及的國家、地區(qū)的法 律法規(guī)的要求和顧客的特定要求。

　3.8

　產(chǎn)品標準的結(jié)構(gòu)和編寫細則

　 產(chǎn)品標準的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則參照 GB/T1.1-2009《標準化工作導則 第 1 部分：標準的結(jié)構(gòu) 和編寫》執(zhí)行。

　3.9

　文件的語言要求

　a)

　采用平實嚴謹?shù)年愂稣Z句，表達力求言簡意賅；

　b)

　所指清晰明確，在準則和指標的確定上力求全面且可量化；

　c)

　緊扣標準要求,采用與標準相一致的術語（如采用“過程”、“測量”、“評價”、 “評審” 、

　“驗證”、“符合要求”、“監(jiān)視和測量”等標準術語）；

　3.9.1 盡量減少使用復雜的長句，以避免閱讀和理解的障礙；

　3.9.2 文件的繁簡應視所涉及的活動的復雜程度、相關人員的素質(zhì)與水平而定。

　3.10 文件命名的一般原則

　a) 系統(tǒng)闡明某一事物特征或活動的原則、方法的文件宜命名為“XXX 手冊”,如《一體化管 理體系手冊》、《設計手冊》、《員工手冊》、《5S 手冊》、《維修手冊》等；

　b) 闡明某一活動的途徑和方法的文件命名應為“XXX 程序”；

　c) 對某一程序文件要求或其部分要求的進一步細化和明確應命名為“XXX 管理規(guī)定（或制 度、流程）”；

　d) 對“XXX 管理規(guī)定（或制度、流程）

　”要求的進一步細化宜命名為“XXX 管理細則（或?qū)?

　施細則）”；

　注：為避免三層管理文件命名上與二層文件混淆，所有三層文件不得以“XXX（控制）程序” 命名，應以“XXX 管理規(guī)定”或“XXX 流程”替代，如《出口散件操作管理規(guī)定》，亦可命 名為《出口散件操作流程》。

　3.11 文件的審批原則

　3.11.1 文件的審核人應是有能力對該文件的正確性、適宜性等進行審查的人員，可以由該文件 編寫人的同級或上級人員進行審核。

　3.11.2 文件的批準人應是該文件適用范圍內(nèi)的最高領導或相關活動歸口管理部門的負責人，其 批準是對該文件的合理性和合法性進行認可，以提高文件的權(quán)威性，增強執(zhí)行力度。

　3.12 體系文件編號規(guī)則

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