如何辦好黨政機(jī)關(guān)會議

　如何辦好會議 ?

　（提綱）

　1、辦公室 3 件事：辦文、辦會、辦事，辦會當(dāng)中包括了辦文、辦事 ?

　辦會屬于辦公室的 3 項(xiàng)基本功之 1，同時(shí)它對另外兩項(xiàng)工作聯(lián)系10 分緊密，但凡辦會，1 般都會觸及到辦文、辦事，可以說，能夠辦好會，也就可以辦好文、辦好事，或換過來講，只有做好了辦文、辦事兩項(xiàng)基本功，才能辦好會。

　 2、會議的作用與分類 ?

　對我們黨政機(jī)關(guān)來講，會議的作用主要有 3 個(gè)方面：1 是統(tǒng) 1 思想（如學(xué)習(xí)貫徹中共 107 大精神和省、市、縣各種會議精神的會議、各種培訓(xùn)會等等）；2 是做出決策（如各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的黨政班子會、各單位的領(lǐng)導(dǎo)辦公會等等）；3 是布置工作（如各種工作推動會、各單位每一年召開的年度工作會議等等）。有的會議具有上面的 1 個(gè)功能，有的則具有兩個(gè)乃至 3 個(gè)功能。如我們每一年都要召開的縣委全會、“兩會”等就同時(shí)具有統(tǒng) 1 思想、做出決策、安排工作 3 個(gè)方面的功能和作用。至于其他諸如辯論會、茶話會、慶功會、生日會等等就具有另外的 1 些功能，但與黨政機(jī)關(guān)工作聯(lián)系相對較小，就不納入今天的討論范圍。

　 會議的分類，從人數(shù)的范圍來說，大體上可以分為小型會議（100 人以下），中型會議（100 人到 1000 人），大型會議（1000 人到 10000 人）,超大型會議（10000 人以上）。從會議召開的情勢來說，大家平時(shí)接觸比較多的有這么幾種：1 是各系統(tǒng)內(nèi)或各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）為推動某 1 項(xiàng)或某幾項(xiàng)工作而召開的會議；2 是各單位、各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）為研

　究某 1 項(xiàng)或某幾項(xiàng)工作的班子會；3 是為某個(gè)主題召開的記念會議、座談會議等等。

　 3、辦會要做到“3 個(gè)到位”，抓好“3 個(gè)步驟”，注意“兩個(gè)問題” ?

　下面我重點(diǎn)就具有 1 定范圍的系統(tǒng)性會議，如鄉(xiāng)鎮(zhèn)人代會、部門年度工作會議講 1 講如何弄好會務(wù)工作。概括起來，就是要做到“3個(gè)到位”，抓好“3 個(gè)步驟”，注意“兩個(gè)問題”。

　 做到“3 個(gè)到位”。首先，認(rèn)識要到位。辦公室工作無小事，辦會工作更是無小事，1 個(gè)細(xì)節(jié)沒有斟酌好，1 個(gè)該通知的人沒有通知到，都會影響會議的效果和質(zhì)量。會議辦得怎樣樣，體現(xiàn)了 1 個(gè)機(jī)關(guān)，1 個(gè)地方的工作水平、管理水平和干部水平。辦會雖不是機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）全局性的工作，但影響著全局性工作的展開，辦會雖不是中心工作，但牽動著中心工作的推動。2 是調(diào)和要到位。辦好會務(wù)，要與上級領(lǐng)導(dǎo)部門弄好調(diào)和，與開會所觸及的各部門、各單位加強(qiáng)調(diào)和，還要調(diào)和好吃、住、行等有關(guān)方面的問題。如果其中 1 個(gè)環(huán)節(jié)的信息掌握不準(zhǔn)確，調(diào)和不到位，都會影響辦會的質(zhì)量和效果。3 是服務(wù)要到位。辦會是辦公室服務(wù)工作的集中體現(xiàn)，從會場準(zhǔn)備到食宿安排等各個(gè)方面，無不體現(xiàn)了服務(wù)，越是級別高的會議，對會議服務(wù)質(zhì)量的要求也越高。

　 抓好“3 個(gè)步驟”。就是要抓好會前、會中、會后 3 個(gè)步驟。

　 會前要做的工作：1 是制定方案。方案是辦好 1 個(gè)會議的基礎(chǔ)，有了方案可以到達(dá)細(xì)化分工、細(xì)化責(zé)任的作用。方案必須明確的內(nèi)容大的方面就是 4 個(gè)：時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程。這 4 個(gè)問題肯定以后，重點(diǎn)斟酌好以下環(huán)節(jié)：①會議文件起草（包括主題報(bào)告、會議須知、需要印發(fā)的文件、主持詞等）；②會場布置（包括主席臺的設(shè)置、布

　標(biāo)、音響、燈光的落實(shí)等）；③會議通知（包括參會對象、新聞媒體等）；④參會人員食宿安排（包括住宿安排、用餐食譜、車輛調(diào)度等）；⑤會議日程（包括發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)的銜接、主持人的銜接等）。制定方案 1定要有系統(tǒng)思考問題的思惟和習(xí)慣，周到地斟酌每個(gè)環(huán)節(jié)。如果是較大的會議，還應(yīng)當(dāng)做立會議工作機(jī)構(gòu)，分別負(fù)責(zé)文秘、會務(wù)、生活、保衛(wèi)等方面的工作。1 般來講，辦會要辦得好，應(yīng)當(dāng)有 1 個(gè)方案，不論是文字的還是沒有文字的方案，小型會議可以不寫書面方案，但會務(wù)人員必須在頭腦里或在自己的筆記本上有 1 個(gè)方案。2 是請示報(bào)批。方案制定后要及時(shí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批的進(jìn)程，也是領(lǐng)導(dǎo)和辦公室相互交換意見 ?

　、完善會務(wù)細(xì)節(jié)的進(jìn)程，可以起到把關(guān)定向的作用。3 是摹擬預(yù)演。重要的會議有些內(nèi)容必須提早摹擬預(yù)演。如頒獎(jiǎng)儀式就必須應(yīng)當(dāng)提早走臺，從哪上，從哪下，1 次上幾個(gè)人等，再如主席臺誰牌的擺放，會務(wù)人員 1 定要提早到位檢查。

　 會中應(yīng)重點(diǎn)注意的環(huán)節(jié)：①做好會議記錄（包括討論記錄），②會議期間突發(fā)事件的處理（如麥克風(fēng)、燈光、音響等），③茶水服務(wù)，④參會人員的吃住行，⑤會議宣揚(yáng)報(bào)導(dǎo)等。

　 會后應(yīng)重點(diǎn)注意的環(huán)節(jié)：①會議材料立卷歸檔，②財(cái)務(wù)結(jié)算，③會議精神的貫徹落實(shí)與督查等。

　 注意“兩個(gè)問題”。1 是掌控重點(diǎn)：如會場的準(zhǔn)備、日程肯定后，與需在會上講話、發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)的材料對接安排等都是辦會的重點(diǎn)。2 是重視細(xì)節(jié)。辦公室有 1 句話叫“細(xì)節(jié)決定成敗”，對辦會尤其如此。如主席臺坐次的擺放，我們國家開會，誰坐哪一個(gè)位置是很講求的，再如站立式發(fā)言席的麥克風(fēng)高低，燈光的明暗等等。

　 4、辦好會議要求辦公室工作人員必須做到：對外要善于調(diào)和，

　對內(nèi)要有系統(tǒng)處理問題的能力。

　 對外要善于調(diào)和：要調(diào)和好上級部門及領(lǐng)導(dǎo)，明確哪些人參會，是不是需要接送，主席臺上的坐次，發(fā)言的前后順序等等；調(diào)和好本單位、本部門內(nèi)部參預(yù)會務(wù)服務(wù)人員關(guān)系，做到各司其責(zé)，充分調(diào)動大家的積極性，不然就會構(gòu)成 ?

　“主將不力，累死 3 軍”；調(diào)和好參會人員吃住行等方面的關(guān)系。

　 對內(nèi)要有系統(tǒng)思考問題的能力，概括起來就是要努力提高辦公室的顧問助手能力、服務(wù)保障能力、機(jī)關(guān)內(nèi)部管理能力等。

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