監(jiān)理資料歸檔和移交規(guī)定

　一、工程監(jiān)理檔案是在工程建設(shè)監(jiān)理活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。為了規(guī)范監(jiān)理資料的整編歸檔和移交工作，特制定本規(guī)定。

　二、公司工程監(jiān)理部是監(jiān)理資料歸檔的歸口管理部門，負責(zé)對監(jiān)理資料歸檔和移交工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和驗收。

　三、項目監(jiān)理資料歸檔和移交工作由項目總監(jiān)理工程師負責(zé)組織，在在監(jiān)工程建設(shè)項目竣工驗收后進行，在項目監(jiān)理組結(jié)束現(xiàn)場監(jiān)理工作前完成。

　四、監(jiān)理資料歸檔的范圍為：與工程建設(shè)監(jiān)理有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)監(jiān)理項目主要過程與現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，按本規(guī)定整理立卷后歸檔（具體歸檔范圍見附錄 A 和附錄 B）。

　五、歸檔監(jiān)理資料的質(zhì)量要求：

　1、歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)為原件（特殊情況需要采用復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放處）； 2、歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容、深度，必須符合國家有關(guān)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)定的要求； 3、歸檔的監(jiān)理資料的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符； 4、歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)采用碳素黑墨水書寫，字跡清楚，簽字蓋章手續(xù)完備；

　5、歸檔監(jiān)理資料的文字材料幅面尺寸為 A4（297 mm×210mm），圖紙應(yīng)采用國家標準圖幅。

　六、歸檔監(jiān)理資料的立卷應(yīng)遵循工程監(jiān)理資料自然形成的規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用�？砂磫挝还こ獭I(yè)、階段、文種等和管理過程組卷。案卷不宜過厚，一般不超過 40mm。

　七、監(jiān)理檔案卷宗格式及要求 1、卷盒：由公司統(tǒng)一制發(fā)。

　2、卷內(nèi)文件裝釘成冊：裝釘線在左側(cè)，打三孔線繩裝釘。

　3、卷內(nèi)封面：見封面樣式附錄 C。密級分為絕密、機密、秘密三種，同一案卷內(nèi)有不同密級文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。保管期限分為永久、長期、短期三種，永久為永久保存，長期為等于工程的使用壽命，短期為 20 年以內(nèi)。

　4、卷內(nèi)目錄。

　5、卷內(nèi)備考表（見附錄 D）

　6、卷內(nèi)文件正文。

　7、卷內(nèi)頁碼從卷內(nèi)文件正文開始由“1”起編寫，頁碼編寫在右下方（如為雙面，背面頁碼編寫在左下方）

　8、工程音像資料可以與其它文件混合組卷，也可單獨組卷。卷內(nèi)音像資料應(yīng)編制目錄；并附詳細說明；工程照片應(yīng)用 A4 幅面的紙粘貼，并說明時間、工程部位、工作內(nèi)容等。

　八、監(jiān)理檔案移交：

　1、監(jiān)理檔案組卷和移交一般為兩套（公司和城建檔案館各一套），除委托監(jiān)理合同另有約定的外，因在施工過程中已移交建設(shè)單位過程控制資料、監(jiān)理服務(wù)資料，則在工程監(jiān)理資料歸檔和移交時，不再另行給建設(shè)單位編制和移交監(jiān)理檔案。

　2、工程竣工驗收合格后 40 天，項目監(jiān)理組將編制完成并經(jīng)公司工程監(jiān)理部審驗后的監(jiān)理檔案移交給城建檔案館、公司檔案室。

　3、監(jiān)理檔案進行移交時，應(yīng)辦理移交手續(xù)（見附錄 E）。

　4、同一建設(shè)工程項目中，不同的單位工程分期竣工時，監(jiān)理資料也可以分期整編歸檔和移交。分期移交的監(jiān)理檔案應(yīng)保持其連貫性和一致性。

　九、移交城建檔案館的監(jiān)理資料檔案，若城管檔案部門另有規(guī)定，按其具體規(guī)定編制和移交。

　附：A、移交公司監(jiān)理資料一覽表 B、移交建設(shè)單位、檔案館監(jiān)理資料一覽表 C、案卷封面 D、卷內(nèi)備考表 E、工程監(jiān)理檔案移交清單

　 附錄 A

　移交公司監(jiān)理資料一覽表

　序號

　歸 檔 文 件 保存 期限

　密級 1 委托監(jiān)理合同 短期 秘密 2 監(jiān)理規(guī)劃

　 ① 監(jiān)理規(guī)劃 短期 秘密 ② 監(jiān)理實施細則 短期 秘密 3 監(jiān)理月報 長期 秘密 4 會議紀要（包括竣工預(yù)驗收、竣工驗收會議紀要，其中必須有竣工驗收會議紀要）

　長期 秘密 5 進度控制

　 ① 工程開工/復(fù)工審批表 長期 秘密 ② 工程開工/復(fù)工暫停令 長期 秘密 ③ 竣工驗收報告 長期 秘密 6 質(zhì)量控制 長期

�、� 不合格項目通知 長期 秘密 ② 質(zhì)量事故報告及處理意見 長期 秘密 7 工程質(zhì)量驗收記錄

　 ① 分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄 長期 秘密 ② 單位工程質(zhì)量驗收記錄（具備條件時，應(yīng)歸檔）

　長期 秘密 8 監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單 長期 秘密 9 合同與其他事項管理

　 ① 工程延期報告及審批 長期 秘密 ② 費用索賠報告及審批 長期 秘密 ③ 合同爭議、違約報告及處理意見 長期 秘密 ④ 合同變更材料 長期 秘密

　10 監(jiān)理工作總結(jié) 長期

�、� 專題總結(jié) 短期 秘密 ② 工程竣工總結(jié) 長期 秘密 ③ 工程質(zhì)量評估報告（含階段性驗收報告）

　長期 秘密 ④ 工程竣工結(jié)算審核意見書 長期 秘密 11 旁站記錄、監(jiān)理日志 長期 秘密 12 工程項目監(jiān)理機構(gòu)（項目監(jiān)理部）及負責(zé)人名單 長期 秘密 13 工程音像資料 長期 秘密 14 監(jiān)理工程項目獲得的建設(shè)行政主管部門的通報表揚、文明工地、優(yōu)質(zhì)工程證書等監(jiān)理業(yè)績資料

　長期

　秘密 15 工程驗收備案表 長期 秘密

　 錄 附錄 B

　 移交建設(shè)單位、檔案館監(jiān)理資料一覽表

　序號 歸檔文件 建設(shè)單位 政府檔案管理部門（室）

　1 監(jiān)理規(guī)劃

　 ① 監(jiān)理規(guī)劃 √ √ ② 監(jiān)理實施細則 √ √ ③ 監(jiān)理部總控制計劃等 √

　2 監(jiān)理月報中有關(guān)質(zhì)量問題 √ √ 3 監(jiān)理會議紀要中的有關(guān)質(zhì)量問題 √ √ 4 進度控制

　 ① 工程開工/復(fù)工審批表 √ √ ② 工程暫停令 √ √ 5 質(zhì)量控制

　 ① 不合格項目通知 √ √ ② 質(zhì)量事故報告及處理意見 √ √ 6 造價控制

　 ① 預(yù)付款報審與支付 √

�、� 月付款報審與支付 √

�、� 設(shè)計變更、洽商費用報審與簽認 √

�、� 工程竣工決算審核意見書 √ √ 7 分包資質(zhì)

　 ① 分包單位資質(zhì)材料 √

�、� 供貨單位資質(zhì)材料 √

�、� 試驗等單位資質(zhì)材料 √

　8 監(jiān)理通知

　 ① 有關(guān)進度控制的監(jiān)理通知 √

　② 有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知 √

�、� 有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知 √

　9 合同與其他事項管理

　 ① 工程延期報告及審批 √ √ ② 費用索賠報告及審批 √

�、� 合同爭議、違約報告及處理意見 √ √ ④ 合同變更材料 √ √ 10 監(jiān)理工作總結(jié)

　 ① 專題總結(jié) √

�、� 月報總結(jié) √

　③ 工程竣工總結(jié) √ √ ④ 質(zhì)量評價報告 √ √ ⑤ 工程項目監(jiān)理機構(gòu)（項目監(jiān)理部）及負責(zé)人名單 √ √ 1．“√”表示應(yīng)分別向建設(shè)單位或檔案館移交的有關(guān)文件。

　 附錄 C

　 案 卷 封 面

　檔

　號

　項目名稱

　 案卷題名

　立卷單位

　 起止日期

　 密

　級

　 保管期限

　 共

　卷

　第

　 卷

　附錄 D

　卷 內(nèi) 備 考 表

　本案卷共有文件、材料共

　 頁。其中：文字材料

　 頁， 圖樣材料

　 頁，照片

　張。

　 說明：

　 立卷人：

　 年

　 月

　 日

　 審核人：

　 年

　 月

　 日

　 附錄 E：

　工程監(jiān)理檔案移交清單

　X X X 單位向 X X X 單位移交 X X X 工程監(jiān)理檔案共

　 卷，其中文字材料

　 卷，圖樣材料

　 卷，聲像材料

　 卷。

　說明：

　 移交單位：

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　移交人：

　 日期：

　接收單位：

　（簽章）

　接收人：

　 日期：

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