會(huì)務(wù)組分工及工作方案

　一、工作目標(biāo)及主要任務(wù) 全力做好有關(guān)會(huì)務(wù)組工作，確保座談會(huì)的順利進(jìn)行。主要 任務(wù)：擬定本組工作方案；負(fù)責(zé)座談會(huì)的接待工作；負(fù)責(zé)禮品、紀(jì)念品、簽到表、座次牌的設(shè)計(jì)制作；負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議資料；負(fù) 責(zé)座談會(huì)期間各項(xiàng)活動(dòng)的后勤保障工作。

　二、人員安排負(fù)責(zé)人：劉芳三、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備 （一）場(chǎng)景布置（協(xié)助廣告公司）：

　1.（1）40 周年華誕展及各專(zhuān)科展牌； （2）彩虹門(mén)、氣球、橫幅、儀式啟動(dòng)幻影球、相關(guān)牌匾、禮炮、鮮花等； （3）音響的調(diào)配； （4）相關(guān)歌曲的準(zhǔn)備（國(guó)歌、院歌、背景音樂(lè)等）； （5）新院區(qū)項(xiàng)目、科研中心、生殖中心啟動(dòng)儀式及博士后工作站掛牌儀式的相關(guān)準(zhǔn)備工作； （6）“千人宣言”儀式的準(zhǔn)備工作； （7）頒獎(jiǎng)證書(shū)的準(zhǔn)備； （8）院慶工作牌的統(tǒng)一制作。

　2. 會(huì)場(chǎng)座椅的擺放（按不同顏色座椅區(qū)分 ABCD 區(qū)，方 3. 擺放主席臺(tái)；

　4. 準(zhǔn)備嘉賓名牌； 5. 準(zhǔn)備嘉賓胸花（院外所有嘉賓）、附院院慶小手旗； 6. 擺放礦泉水； 7. 準(zhǔn)備會(huì)議資料及禮品裝袋； 8. 在會(huì)場(chǎng)一角設(shè)薩斯風(fēng)、鋼琴現(xiàn)場(chǎng)演奏； 9. 會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生間的指示牌（通知資產(chǎn)管理部做好清潔衛(wèi)生工作）。

　 ▲資料袋內(nèi)物品：

　（1）產(chǎn)品介紹 （2）座談會(huì)專(zhuān)題片 DVD （3）座談會(huì)活動(dòng)手冊(cè) （4）紀(jì)念品 （二）嘉賓接待劉芳 姜芳榕 1. 慶典大會(huì)當(dāng)天提前到大會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，熟悉嘉賓坐席； 2.

　迎接嘉賓，指引嘉賓到報(bào)到處簽到（協(xié)助禮儀小姐及義工）；

　 3. 協(xié)助嘉賓領(lǐng)取會(huì)議資料及禮品，指引嘉賓就坐（協(xié)助禮儀小姐及義工）； 4. 所有嘉賓入場(chǎng)完畢，工作人員到指定區(qū)域就坐； 5. 慶典大會(huì)結(jié)束，工作人員指引嘉賓離場(chǎng)乘車(chē)。

�。ㄈ┘钨e簽到 劉芳

　1.負(fù)責(zé)嘉賓簽到（準(zhǔn)備嘉賓簽名冊(cè)或簽名卷軸）； 2.及時(shí)核對(duì)到會(huì)嘉賓名單（準(zhǔn)備一份參加慶典嘉賓名單）； 3.準(zhǔn)備文房四寶若干，以便有需要的嘉賓題字； 4.負(fù)責(zé)會(huì)議資料及禮品的發(fā)放及保管工作。

�。ㄗⅲ呵耙惶焱砩弦训劫e館簽到的嘉賓，不再簽到及發(fā)放資料袋，只在會(huì)場(chǎng)擺放議程單張。）

　（四）應(yīng)急工作 劉芳 1. 負(fù)責(zé)因天氣等原因主會(huì)場(chǎng)轉(zhuǎn)移工作； 2. 在附院禮堂做好備用會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備工作； 3.

　突發(fā)事件的緊急處理（協(xié)同院慶活動(dòng)應(yīng)急組）； 4. 現(xiàn)場(chǎng)保健醫(yī)生及常用藥品的準(zhǔn)備； 5. 由附院?jiǎn)T工組成觀(guān)眾預(yù)備隊(duì)伍，約 100 人，在現(xiàn)場(chǎng)觀(guān)眾過(guò)少時(shí)到場(chǎng)就坐，避免冷場(chǎng)。

　四、時(shí)間安排及分工 根據(jù)工作內(nèi)容，會(huì)務(wù)組分為后勤保障小組、禮品小組，分 別負(fù)責(zé)座談會(huì)前和座談會(huì)期間的所有后勤保障工作，禮品設(shè)計(jì)、制作、發(fā)放等工作，座談會(huì)接待、引導(dǎo)工作。具體時(shí)間安排及 分工如下表：

　 時(shí)間 工作任務(wù) 負(fù)責(zé)人 工作小組

　 11 月1 日

　 確認(rèn)住宿事宜

　 劉芳

　 保障小組

　11 月5 日

　 禮品初步設(shè)計(jì)

　 劉芳

　 禮品小組 11 月6 日 會(huì)場(chǎng)確認(rèn) 劉芳 保障小組 交通用車(chē)檢修 劉芳 保障小組

　 11 月9 日 禮品制作 劉芳 禮品小組

　會(huì)場(chǎng)環(huán)境、交通、醫(yī)療、食宿再檢查

　劉芳

　保障小組

　 11 月10 日 會(huì)場(chǎng)布置 劉芳 會(huì)務(wù)組全體 禮品、會(huì)議材料分裝、檢查 劉芳 會(huì)務(wù)組全體 接待人員具體工作安排 劉芳 會(huì)務(wù)組全體

　 11 月26 日 接待座談會(huì)邀請(qǐng)與會(huì)人員 劉芳 會(huì)務(wù)組全體 會(huì)場(chǎng)、論壇會(huì)場(chǎng)最后布置檢查 劉芳 會(huì)務(wù)組全體 會(huì)議禮品、材料到位 劉芳 會(huì)務(wù)組全體 4．參加宴會(huì)人員引導(dǎo)（如果需要）

　劉芳、姜芳榕 保障、接待 11 月27 日 慶典會(huì)議服務(wù) 劉芳 會(huì)務(wù)組全體 座談會(huì)邀請(qǐng)與會(huì)人員吃住行服務(wù) 劉芳 會(huì)務(wù)組全體

　10 月27 日 座談會(huì)邀請(qǐng)與會(huì)人員離會(huì)服務(wù) 劉芳 會(huì)務(wù)組全體 會(huì)場(chǎng)后續(xù)工作 劉芳 保障小組 與會(huì)人員禮品發(fā)放 劉芳 禮品小組

　注：

　把握細(xì)節(jié)規(guī)范辦會(huì)

　會(huì)務(wù)工作是辦公室的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，會(huì)務(wù)工作的好壞， 直接影響到會(huì)議的質(zhì)量和效果，而會(huì)務(wù)工作能否做好，往往取決于對(duì)細(xì)節(jié)的把握。在辦會(huì)工作中，一個(gè)通知的發(fā)放不到位， 一個(gè)座位的安排不合理，一個(gè)話(huà)筒的聲音不正常，一個(gè)資料的裝訂不齊全等等細(xì)節(jié)上的問(wèn)題，都會(huì)使會(huì)務(wù)工作不到位，給會(huì)議的質(zhì)量和效果帶來(lái)影響，所以要搞好 辦會(huì)工作，就必須以細(xì)致的作風(fēng)，對(duì)會(huì)務(wù)工作中的細(xì)節(jié)細(xì)心觀(guān)察，潛心把握，精心組織，實(shí)現(xiàn)精益求精辦會(huì)的目標(biāo)。具體來(lái)說(shuō)，要從細(xì)節(jié)上做到“三個(gè)到位”。一、從細(xì)節(jié)上做到會(huì)前準(zhǔn)備到位 組織一次會(huì)議，會(huì)前準(zhǔn)備到位是關(guān)鍵，只有會(huì)前準(zhǔn)備充分，才 能保證會(huì)議的順利召開(kāi)。會(huì)前的準(zhǔn)備工作是由若干細(xì)節(jié)組成的， 在做會(huì)前準(zhǔn)備工作前，就要充分考慮各個(gè)細(xì)節(jié)，并根據(jù)考慮到 的細(xì)節(jié)制定好會(huì)務(wù)工作方案。制定會(huì)務(wù)工作方案本身就是一個(gè) 細(xì)節(jié)，注重這個(gè)細(xì)節(jié)就能發(fā)現(xiàn)并把握其他方面的細(xì)節(jié)，完善會(huì) 前準(zhǔn)備工作，提高工作效率，減少工作中的失誤和差錯(cuò)，特別 是召開(kāi)緊急的大型會(huì)議等，盡管時(shí)間要求急，但磨刀不誤砍柴 工，制訂了方案，就不會(huì)造成手忙腳亂、頭緒不清的局面，避 免出現(xiàn)差錯(cuò)甚至返工等現(xiàn)象。在制定會(huì)務(wù)工作方案時(shí)，要根據(jù) 會(huì)議的規(guī)模、層次等，考慮會(huì)議有哪些細(xì)節(jié)上的要求，如會(huì)標(biāo) 的制作、會(huì)議通知的發(fā)放、座次的安排、資料的發(fā)放、會(huì)場(chǎng)的 布置等等，要把這些細(xì)節(jié)上的內(nèi)容安排到人、責(zé)任到人。制定

　一個(gè)完善的會(huì)務(wù)工作方案，往往能收到事半功倍的效果，如今 年召開(kāi)的 XX 考核工作動(dòng)員大會(huì)，其會(huì)務(wù)工作時(shí)間緊、任務(wù)重、標(biāo)準(zhǔn)高，要求在極短的時(shí)間內(nèi)搞好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，為此，我們 在制定方案時(shí)潛心把握細(xì)節(jié)，除考慮到會(huì)標(biāo)制作、通知發(fā)放、 座次安排、資料發(fā)放、會(huì)議簽到、會(huì)風(fēng)督查等細(xì)節(jié)上的內(nèi)容外， 還吸取黨代會(huì)會(huì)務(wù)個(gè)別細(xì)節(jié)上不到位的教訓(xùn)，為確保正常供電， 會(huì)前三次與縣電力局聯(lián)系，在安排座次時(shí)，由于會(huì)場(chǎng)座位不夠 而需要加排座位，我們考慮到若安排不好將影響與會(huì)人員的情 緒，便與黨校等單位聯(lián)系，搬來(lái)統(tǒng)一的會(huì)議椅作為加排，并電 話(huà)通知安排坐加排的與會(huì)人員，向他們說(shuō)明情況，做好解釋?zhuān)?得到了與會(huì)人員的理解和支持。象這樣的細(xì)節(jié)問(wèn)題，在會(huì)務(wù)工 作中經(jīng)常出現(xiàn)，只有細(xì)節(jié)考慮具體、安排到位，在做會(huì)務(wù)準(zhǔn)備 工作時(shí)才能有條不紊、主動(dòng)從容，從而保證會(huì)議質(zhì)量和效果。

　二、從細(xì)節(jié)上做到會(huì)中服務(wù)到位 會(huì)中服務(wù)是辦會(huì)工作的重要一環(huán)，做好會(huì)中服務(wù)，要對(duì)細(xì) 節(jié)細(xì)心觀(guān)察，只有把握好每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)， 才能使每一次會(huì)議開(kāi)得井然有序。首先，要對(duì)會(huì)議中的一些常規(guī)性的細(xì)節(jié)服務(wù)進(jìn) 行規(guī)范，針對(duì)同類(lèi)型的會(huì)議，要規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，做到有章可循。如縣委常委會(huì)議具有很強(qiáng)的政治性和嚴(yán)肅性，其會(huì)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn) 高、要求嚴(yán)，服務(wù)不能隨意化、簡(jiǎn)單化，我們除保證會(huì)場(chǎng)整潔 等基本要求外，還從細(xì)節(jié)上把握，規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提高服務(wù)質(zhì) 量，專(zhuān)門(mén)制定了《縣委常委會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程》，其中規(guī)定將茶

　杯放在與會(huì)人員右側(cè)，將統(tǒng)一制作的標(biāo)簽牌放在與會(huì)人員的左 側(cè)，話(huà)筒的傾斜度大概一致，對(duì)資料的分發(fā)根據(jù)會(huì)議議程按由 上至下的順序擺放在與會(huì)人員會(huì)議桌上的正前方，側(cè)看要求基 本成一條直線(xiàn)等，這些細(xì)節(jié)上的規(guī)范，保證了會(huì)議桌上的整個(gè) 擺設(shè)整齊劃一；另外要求在開(kāi)會(huì)前 30 分鐘打開(kāi)音響設(shè)備、視天氣情況開(kāi)啟空調(diào)、會(huì)議中每隔 30 分鐘添加一次開(kāi)水等，有效降低了服務(wù)工作對(duì)會(huì)場(chǎng)秩序和會(huì)議氛圍的影響，便于維護(hù)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?會(huì)場(chǎng)秩序、嚴(yán)肅的會(huì)場(chǎng)氛圍。其次，由于會(huì)中服務(wù)還具有不確 定性，這就要求會(huì)議服務(wù)人員發(fā)揮好主觀(guān)能動(dòng)性，從小處入手， 細(xì)心觀(guān)察、善于把握細(xì)節(jié)，把握好與會(huì)人員的服務(wù)需求，如在 一次會(huì)議上需傳達(dá)學(xué)習(xí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)精神，我們便找到這名 領(lǐng)導(dǎo)同志的講話(huà)，復(fù)印發(fā)給每位與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，這一服務(wù)舉措，雖 然領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有要求，但我們提前、主動(dòng)搞好服務(wù)，確保了從細(xì)節(jié) 上做到服務(wù)到位。

　三、從細(xì)節(jié)上做到會(huì)后整理到位 辦會(huì)工作是個(gè)整體的動(dòng)態(tài)過(guò)程，不但要搞好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)，還要搞好會(huì)后服務(wù)，但以往工作中我們往往忽略了會(huì)后整理工作。對(duì)此，我們從細(xì)節(jié)入手，在一個(gè)會(huì)議召開(kāi)后，既及時(shí)將會(huì)議記錄、會(huì)議資料等進(jìn)行整理，又及時(shí)整理好會(huì)場(chǎng)， 如對(duì)縣委常委會(huì)議、書(shū)記辦公會(huì)議等決策性會(huì)議及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并把握好形成會(huì)議紀(jì)要的時(shí)間要求；對(duì)部署工作、布置任務(wù)等全縣性工作會(huì)議及時(shí)整理會(huì)議資料。對(duì)

　會(huì)議資料進(jìn)行整理雖然沒(méi)有明確要求，但體現(xiàn)了辦公室服務(wù)工 作的主動(dòng)性、細(xì)節(jié)性，既有利于規(guī)范對(duì)會(huì)議資料的分類(lèi)、保管、存檔，又便于以后查找和翻閱相關(guān)資料。我們對(duì)每次全縣性大 會(huì)和重要工作會(huì)議的會(huì)務(wù)安排、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、政策文件等裝訂成 冊(cè)，分送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室，做到會(huì)議內(nèi)容一目了然，以便于 領(lǐng)導(dǎo)查閱資料，便于督查人員掌握會(huì)議精神，加強(qiáng)督促落實(shí)。

　及時(shí)整理會(huì)場(chǎng)既是一個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題，也是對(duì)工作作風(fēng)的檢驗(yàn)，如 一天晚上召開(kāi)常委會(huì)議后，由于第二天是星期六，加上當(dāng)天會(huì) 議散會(huì)時(shí)已達(dá)凌晨，我們便準(zhǔn)備第二天整理會(huì)場(chǎng)，當(dāng)晚沒(méi)有及 時(shí)整理，而第二天剛好有個(gè)接待活

　 贈(zèng)送以下方案

　XX 有限公司

　xx 年新春團(tuán)拜晚會(huì) ”

　xx 年年會(huì)活動(dòng)策劃方案

　一、年會(huì)籌備小組

　總策劃：xx 總執(zhí)行：xx 成 員：xx 科技所有部門(mén)成員

　二、年會(huì)內(nèi)容

　◆活動(dòng)名稱(chēng)：xx 公司 2015 年新春團(tuán)拜晚會(huì)

　◆活動(dòng)基調(diào)：喜慶、歡快、盛大、隆重

　◆活動(dòng)主題：

　以客戶(hù)為中心，以?shī)^斗者為本

　◆活動(dòng)目的：對(duì) 2014 年公司的工作成績(jī)進(jìn)行總結(jié)，展望公司2015 年的發(fā)展愿景；同時(shí)豐富員工企業(yè)文化生活，激發(fā)員工熱情， 增強(qiáng)員工的內(nèi)部凝聚力，增進(jìn)員工之間的溝通、交流和團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。

　◆活動(dòng)日期：2015 年 2 月 10 日 16：00-20：00

　◆活動(dòng)地點(diǎn)：XXXX 酒店

　◆參會(huì)人數(shù)：xx 科技 112 人、廠(chǎng)商 30 人，共計(jì) 313 人。

　◆參會(huì)人員：xx 員工、特邀嘉賓

　◆活動(dòng)內(nèi)容：總經(jīng)理致辭、文藝匯演、晚宴（詳細(xì)流程安排見(jiàn)附表一）

　三、工作分工 （ 詳細(xì)分工明細(xì)見(jiàn)附表二 ）

　 （一）文案組（負(fù)責(zé)人：xx）成員 5 名。

　◆負(fù)責(zé)主持人形象設(shè)計(jì)，串詞、祝酒詞起草、審核；

　◆總經(jīng)理講話(huà)稿起草、審核； （二）會(huì)場(chǎng)布置組（負(fù)責(zé)人：xx）成員 5 名。

　◆負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、聯(lián)系制作年會(huì)舞臺(tái)背景墻、橫幅、簽名板及各種材料的打印和制作； ◆負(fù)責(zé)鮮花或花籃的采購(gòu)/租賃；

　◆現(xiàn)場(chǎng)攝影、DV 攝像、照相；

　◆開(kāi)場(chǎng) PPT 制作，年會(huì)期間除節(jié)目音樂(lè)外所有音樂(lè)搜集。

　◆負(fù)責(zé)與酒店工作人員配合調(diào)試功放、燈光、音響、話(huà)筒、投影、電腦，并播放年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)所有節(jié)目伴奏帶及頒獎(jiǎng)音樂(lè)和進(jìn)場(chǎng)PPT 等； ◆會(huì)場(chǎng)安全檢查（消防、電源、設(shè)備等）。

�。ㄈ┕�(jié)目組（負(fù)責(zé)人：xx）成員 5 名。

　1 、節(jié)目類(lèi)型：唱歌、舞蹈、小品、話(huà)�。ǜ栉鑴。⒛g(shù)、樂(lè)器演奏、戲曲、相聲、時(shí)裝秀等。

　2 、選取節(jié)目規(guī)則：以抽簽的形式，每個(gè)部門(mén)可抽取 2 個(gè)節(jié)目簽，從中選取一個(gè)類(lèi)型節(jié)目表演。

　3 、節(jié)目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：若彩排時(shí)達(dá)不到質(zhì)量要求，須重新編排直到達(dá)到要求

　為止。

　4 、節(jié)目彩排時(shí)間：1 月

　25 日 日— —2 月

　5 日每日選抽兩個(gè)部門(mén)彩排。

　文藝匯演節(jié)目?jī)?nèi)容的要求是“ 以客戶(hù)為中心，以?shī)^斗者為本 ” 。節(jié)目組負(fù)責(zé)人具體工作如下：

　◆負(fù)責(zé)完成對(duì)所有節(jié)目的排練、設(shè)計(jì)、篩選及后期的彩排工作；

　 ◆負(fù)責(zé)節(jié)目的編排及演出的順序和流程銜接；

　◆負(fù)責(zé)聯(lián)系租用或購(gòu)買(mǎi)節(jié)目所需的服裝道具和主持人、演職人員的化妝等； ◆負(fù)責(zé)小游戲的提供、抽獎(jiǎng)獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置等；

　◆負(fù)責(zé)安排文藝節(jié)目評(píng)委及獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置；

　◆負(fù)責(zé)確定頒獎(jiǎng)人員。

　（四）迎賓組/禮儀組（負(fù)責(zé)人：陳珍英）成員 5-6 名。

　◆年會(huì)進(jìn)場(chǎng)入口處迎接嘉賓，并引領(lǐng)入座；

　◆負(fù)責(zé)嘉賓、參會(huì)人員的簽，并發(fā)放年會(huì)禮品（做好登記）；

　◆負(fù)責(zé)配合抽獎(jiǎng)獎(jiǎng)品、文藝表演獎(jiǎng)品的發(fā)放；

　◆負(fù)責(zé)年會(huì)過(guò)程中放禮炮。

�。ㄎ澹┖笄诮M（負(fù)責(zé)人：樊美玲、）成員 5 名。

　◆負(fù)責(zé)活動(dòng)所需的禮品、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品、食品及其他年會(huì)所需物品的購(gòu)買(mǎi)、 準(zhǔn)備、保管及發(fā)放；

　◆負(fù)責(zé)與酒店工作人員的溝通、協(xié)調(diào)工作。

　 四、活動(dòng)費(fèi)用預(yù)算（ 具體費(fèi)用分配由各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自行安排 ）

　項(xiàng)

　目

　基本內(nèi)容

　負(fù)責(zé)人

　費(fèi)用預(yù)算

　年會(huì)場(chǎng)地 租金、晚宴、機(jī)器租憑費(fèi)用 XXX ￥ 會(huì)場(chǎng)布置 KT 板（簽名板）、背景墻、鮮花、裝飾品等 XXX ￥

　 服裝、游戲道具 文藝匯演節(jié)目服裝、道具、獎(jiǎng)品小游戲道具、獎(jiǎng)品 迎賓、主持人服裝、妝容造型等

　 XXX

　 ￥ 酒水、飲料 文藝匯演過(guò)程中所需酒水、飲料、小吃

　 XXX ￥ 年會(huì)禮品 參會(huì)人員每人一份的公司年會(huì)禮品 ￥

　年會(huì)獎(jiǎng)品 抽獎(jiǎng)獎(jiǎng)品

　￥ 其他支出 備用 XXX ￥ 費(fèi)用合計(jì)：￥

　五、相關(guān)注意事項(xiàng)

�。ㄒ唬┗顒�(dòng)前 ◆年會(huì)開(kāi)始前，年會(huì)籌備小組成員必須確保每人持有一份“年會(huì)流程具體執(zhí)行方案”。

　◆在年會(huì)開(kāi)始前 30 分鐘，必須對(duì)所有年會(huì)所需要用到的設(shè)備進(jìn)行調(diào)試、檢查。

　◆確保年會(huì)場(chǎng)地布置，所需物資、參會(huì)人員、表演人員全部到位。

�。ǘ┗顒�(dòng)中 ◆對(duì)工作人員進(jìn)行明確的分工，每項(xiàng)工作都必須責(zé)任到人，保持手機(jī)的開(kāi)通（統(tǒng)一設(shè)置振動(dòng)）便于及時(shí)聯(lián)絡(luò)。

　◆一場(chǎng)活動(dòng)的順利進(jìn)行需要各個(gè)方面的配合，更需要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)節(jié)的控制及管理。對(duì)于演出的催場(chǎng)候場(chǎng)，舞臺(tái)上的道具提供，對(duì)于整體活動(dòng)的節(jié)奏的把握都是非常重要的。

�。ㄈ┗顒�(dòng)后 ◆年會(huì)后期的紀(jì)念視頻制作、發(fā)放（由行政人事部部制作

　DVD，行政人事部部統(tǒng)一發(fā)放，每人一張）

　◆年會(huì)照片的收集及保存；

　◆年會(huì)總結(jié)。

　人

　力資源部部

　2014 年 11 月 8 日

　附表一：年會(huì)基本流程

　時(shí)

　間

　項(xiàng)

　目

　內(nèi)

　容

　 13:00 工作人員 到達(dá)酒店 年會(huì)節(jié)目表演人員、所需物料（如 KT 板、橫幅、鮮花、禮品、獎(jiǎng)品、演出服 裝等）需全部到達(dá)酒店

　13：00-15:30

　場(chǎng)地布置 年會(huì)場(chǎng)地入口接待處布置（如簽到處 KT 板擺放、舞臺(tái)背景、花籃擺放、迎賓 人員安排、年會(huì)禮品擺放等）

　酒店工程部人員與負(fù)責(zé)場(chǎng)內(nèi)布置的人員配合布置（如背景板放置、拉橫幅、 場(chǎng)地?cái)[放、裝飾物品等）

　抽獎(jiǎng)獎(jiǎng)品放置酒店化妝間門(mén)口，食品分配后擺放于桌面（共 XX 桌）、放桌牌 （人員提前分配）

　文藝匯演人員化妝、換裝等 音響調(diào)試，音樂(lè)、攝影機(jī)、照相機(jī)準(zhǔn)備到位 燈光、投影、音響、消防安全等會(huì)前準(zhǔn)備情況檢查

　 15:30-16:00

　 人員進(jìn)場(chǎng) 參會(huì)人員在入口處簽到后，在迎賓處領(lǐng)取每人一份的新年禮品，進(jìn)場(chǎng)，對(duì)號(hào) 入座（提前安排桌號(hào)）

　《XXXXX》PPT、音樂(lè)播放，同時(shí)主持人提醒進(jìn)場(chǎng)秩序及參會(huì)注意事項(xiàng) 16:00-16:05 開(kāi)場(chǎng)舞 開(kāi)場(chǎng)舞表演 16:05-16:10

　年會(huì)開(kāi)始 主持人熱情開(kāi)場(chǎng)（嘉賓介紹等）

　16:10-16:30 總經(jīng)理致辭 16:30-16:35

　節(jié)目表演 節(jié)目 1 16:35-16：45 節(jié)目 2 16:45-16:50 節(jié)目 3 16:50-17:05 抽獎(jiǎng) 抽獎(jiǎng)：三等獎(jiǎng) 17:05-17:20 游戲 游戲一 17:20-17:25

　節(jié)目表演 節(jié)目 4 17:25-17:35 節(jié)目 5 17:35-17:40 節(jié)目 6 17:40-17:50 抽獎(jiǎng) 抽獎(jiǎng)：二等獎(jiǎng) 17：50-18:10 游戲 游戲二

　18:10-18:15

　 節(jié)目表演 節(jié)目 7 18:15-18:20 節(jié)目 8 18:20-18:25 節(jié)目 9 18:25-18:35 抽獎(jiǎng) 抽獎(jiǎng)：一等獎(jiǎng) 18:35-19:00 評(píng)選 節(jié)目表演獎(jiǎng)項(xiàng)評(píng)選、頒獎(jiǎng) 18:35-19:00

　晚宴 上菜 19:00-20:00 晚宴聚餐 20:00 人員退場(chǎng) 退場(chǎng)音樂(lè)播放，同時(shí)主持人提醒退場(chǎng)秩序及相關(guān)注意事項(xiàng)

　附表二：年會(huì)分工明細(xì)表

　組別

　項(xiàng)

　目

　內(nèi)容

　責(zé)任人

　執(zhí)行人

　完成時(shí)間

　文案組

　主持

　負(fù)責(zé)整個(gè)年會(huì)的流程、時(shí)間、氣氛把控

　 年會(huì)文案 主持人形象設(shè)計(jì)，串詞、祝酒詞

　 總經(jīng)理講話(huà)稿

　 進(jìn)場(chǎng) PPT、年會(huì)全過(guò)程所有音樂(lè)搜集 （節(jié)目音樂(lè)收集，小游戲、抽獎(jiǎng)等音樂(lè)）

　 會(huì)場(chǎng)布置組 設(shè)計(jì) 年會(huì)場(chǎng)地布置設(shè)計(jì)方案

　 準(zhǔn)備 年會(huì)場(chǎng)地氛圍所有物品制作/購(gòu)買(mǎi)/租賃 （鮮花、花籃采購(gòu)/租賃，舞臺(tái)背景墻、橫幅、簽名板、掛飾等）

　布置 年會(huì)當(dāng)天酒店會(huì)場(chǎng)布置

　攝影 現(xiàn)場(chǎng)攝影、DV 攝像、照相

　技術(shù)支持 燈光、音響、投影、電腦、話(huà)筒、舞臺(tái)督 導(dǎo)檢查及全程跟蹤（與酒店工作人員配合）

　，年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)節(jié)目伴奏、音樂(lè)播放等

　安全檢查 年會(huì)開(kāi)始前會(huì)場(chǎng)安全檢查（消防、電源、 設(shè)備等）

　節(jié)目組 年會(huì)方案 年會(huì)策劃方案（執(zhí)行版）

　節(jié)目編排 年會(huì)文藝匯演流程設(shè)計(jì)、節(jié)目編排、彩排

　評(píng)委安排 文藝節(jié)目評(píng)委、獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置 頒獎(jiǎng)人員安排

　物品采購(gòu)物品租賃 文藝匯演中小游戲獎(jiǎng)品、節(jié)目獎(jiǎng)品的采購(gòu)文藝匯演節(jié)目所需服裝、道具的租賃 迎賓人員旗袍租賃

　化妝造型

　安排年會(huì)所需化妝師、造型師

　 游戲抽獎(jiǎng) 小游戲內(nèi)容設(shè)計(jì)、獎(jiǎng)品設(shè)置

　 抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)內(nèi)容設(shè)計(jì)、實(shí)施方案及獎(jiǎng)品設(shè)置

　 禮儀組

　迎賓禮儀 簽到處迎賓 頒發(fā)獎(jiǎng)品禮儀人員 引領(lǐng)嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)入座

　禮品發(fā)放 參會(huì)人員每人一份禮品發(fā)放

　 配合 放禮炮人員（可安排禮儀人員）

　 后勤組 活動(dòng)選址 選址、預(yù)訂、費(fèi)用申請(qǐng)與結(jié)算

　活動(dòng)宣傳 全體員工動(dòng)員大會(huì)、年會(huì)相關(guān)會(huì)議組織

　 過(guò)程跟進(jìn) 年會(huì)各小組準(zhǔn)備工作進(jìn)度檢查

　 物資保管 年會(huì)物資保管（負(fù)責(zé)安排運(yùn)輸、分配）

　物品采購(gòu) 年會(huì)所需抽獎(jiǎng)獎(jiǎng)品的設(shè)置及采購(gòu) 每人一份的禮品、年會(huì)所需食品的采購(gòu)

　 桌席分配 晚餐桌席人員分配

　注意事項(xiàng)

　后期制作 年會(huì) DVD 刻碟制作、發(fā)放（每人一張）

　年會(huì)招聘搜集

　會(huì)務(wù)管理 年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)組織、協(xié)調(diào)，現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)人員

　催場(chǎng) 年會(huì)流程執(zhí)行全程跟蹤（臺(tái)前幕后催場(chǎng)）

　 總結(jié) 年會(huì)總結(jié)

　部門(mén)負(fù)責(zé)細(xì)表：

　電腦城

　部門(mén)

　負(fù)責(zé)人

　節(jié)目類(lèi)型

　備注

　數(shù)碼

　蘇蓉門(mén)市（A45+CC2）

　第二負(fù)責(zé)人要協(xié)助安排 蘇蓉門(mén)市（E27+F1+D3）

　 DELL 門(mén)市（B7+A11）

　 數(shù) 1+數(shù) 2

　 數(shù) 3

　A 世界

　蘇蓉門(mén)市（C2+D5）

　 DELL 門(mén)市（D3）

　 A1+A2

　 新世紀(jì)

　蘇蓉門(mén)市（B02+1-A）

　 蘇蓉門(mén)市（A06+A29）

　 DELL 門(mén)市（A08+D1）

　 B32+B33

　 百腦匯

　蘇蓉門(mén)市（D12+新世紀(jì) A03）

　 東華

　蘇蓉財(cái)務(wù)部

　置高財(cái)務(wù)部

　 蘇蓉技術(shù)部

　 置高技術(shù)部

　 置高渠道、產(chǎn)品部

　 合計(jì)

　18 個(gè)

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