【摘要】學(xué)生檔案管理是職業(yè)學(xué)校所有工作中的重要組成部分。學(xué)生的檔案反映了一個(gè)學(xué)生的在校表現(xiàn)狀況，是用人單位選拔人才的關(guān)鍵依據(jù)。通過(guò)檔案既能了解學(xué)生在校的學(xué)習(xí)狀況，也可以作為管理學(xué)生的重要依據(jù)。但是現(xiàn)存的檔案管理制度還存在一些問(wèn)題，需要積極地探索解決。
　　【關(guān)鍵詞】學(xué)生檔案；管理體系；構(gòu)建；應(yīng)用
　　檔案管理工作是衡量一個(gè)學(xué)校的教育質(zhì)量和管理水平的重要內(nèi)容，管理和利用學(xué)生檔案是學(xué)校進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作。加強(qiáng)學(xué)生的檔案管理，既能促進(jìn)學(xué)生檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，又能規(guī)范學(xué)校的教學(xué)秩序，促進(jìn)良好學(xué)習(xí)風(fēng)氣的形成，在一定程度上促使學(xué)生向社會(huì)完美蛻變。
　　一、加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的重要性
　　學(xué)生檔案管理對(duì)于學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)的發(fā)展都具有重要的意義。對(duì)學(xué)生個(gè)體而言，學(xué)生檔案不僅記錄了學(xué)生在校學(xué)習(xí)和在校表現(xiàn)的狀況，還記錄了學(xué)生對(duì)相關(guān)規(guī)章制度的遵守狀況。因此，學(xué)生在校期間，通過(guò)了解檔案的管理狀況，可以根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)自己的行為進(jìn)行規(guī)范，從而有利于形成良好學(xué)習(xí)風(fēng)氣。學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間最重要的表現(xiàn)記錄證明；對(duì)于學(xué)校而言，學(xué)生檔案是建設(shè)學(xué)校的重要內(nèi)容，科學(xué)的學(xué)生檔案管理方法可以引導(dǎo)學(xué)校教學(xué)高效開(kāi)展，降低學(xué)校的日常管理成本，學(xué)校管理更為科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在一定程度上會(huì)提高學(xué)校的管理質(zhì)量；對(duì)于社會(huì)來(lái)講，學(xué)生的檔案管理記錄了學(xué)生學(xué)習(xí)期間的學(xué)習(xí)和行為，相當(dāng)于學(xué)生的一個(gè)名片。通過(guò)檔案可以加深對(duì)學(xué)生的了解，把它作為單位挑選人才的重要依據(jù)。學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性在一定程度上影響著單位對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)。
　　二、當(dāng)前學(xué)生檔案管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)
　　（一）學(xué)生的檔案不受重視。為了提高學(xué)生的升學(xué)率和學(xué)習(xí)成績(jī)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)很大程度上只重視教學(xué)質(zhì)量和其他檔案的管理工作，還有應(yīng)對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的各種檢查等，對(duì)于學(xué)生的檔案管理工作沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有將學(xué)生的檔案管理作為一項(xiàng)重要的事情來(lái)做，有的雖然也配備了相關(guān)的管理人員，但是人員的參差不齊，也造成了學(xué)生檔案管理工作的難以開(kāi)展。
　�。ǘ�）學(xué)生檔案的管理欠規(guī)范。很多學(xué)校的學(xué)生檔案一般是由學(xué)生管理或者招生部門(mén)負(fù)責(zé)，相關(guān)部門(mén)只是將各個(gè)階段形成的材料完成后按時(shí)移交，甚至獎(jiǎng)學(xué)金、優(yōu)秀班干部、三好學(xué)生等材料直接由班主任完成上交，學(xué)校缺乏相應(yīng)的監(jiān)督檢查，導(dǎo)致學(xué)生的檔案在收集的過(guò)程中沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，遺漏的不少，出現(xiàn)的錯(cuò)誤較多，有時(shí)學(xué)生檔案已經(jīng)完成轉(zhuǎn)遞，又有一些部門(mén)或班主任上交應(yīng)存檔的檔案材料，導(dǎo)致學(xué)生檔案材料不全。
　�。ㄈ�）畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理工作的不完善。就目前來(lái)講，中專(zhuān)或者大專(zhuān)學(xué)生畢業(yè)后，大多數(shù)學(xué)生的檔案會(huì)移交到學(xué)生的生源所在地人力資源部門(mén)進(jìn)行保管，這樣的保存方式有它的弊端：有的學(xué)生暫時(shí)找不到工作，或者工作的部門(mén)不接收學(xué)生的檔案，而當(dāng)?shù)氐牟块T(mén)對(duì)學(xué)生的檔案保管數(shù)量巨大，保管的時(shí)間不詳，對(duì)于很多長(zhǎng)期不使用檔案的學(xué)生來(lái)講，需要提檔時(shí)卻找不到自己的檔案。為了不影響就業(yè)或者晉升，學(xué)生就要回學(xué)校重補(bǔ)檔案，但一些材料如報(bào)到證等是無(wú)法重補(bǔ)的。這樣的行為既浪費(fèi)時(shí)間、資金，又給學(xué)生檔案造假提供了機(jī)會(huì)。
　　三、學(xué)生檔案管理體系的構(gòu)建與應(yīng)用策略
　�。ㄒ唬┞鋵�(shí)組織和人員的工作。要想實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，首先必須要認(rèn)真地了解管理的體制，對(duì)組織機(jī)構(gòu)、管理人員和檔案室進(jìn)行落實(shí)。要根據(jù)學(xué)校的現(xiàn)實(shí)狀況，為學(xué)生的檔案管理建立機(jī)構(gòu)。其次，無(wú)論學(xué)生的檔案在哪里，也必須讓專(zhuān)人負(fù)責(zé)學(xué)生的檔案管理，對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行集中式管理，對(duì)檔案管理室設(shè)置專(zhuān)人進(jìn)行負(fù)責(zé)。最后，如果有的學(xué)校進(jìn)行分散式管理的話，一定要對(duì)相關(guān)工作人員加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和能力的培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)水平和檔案管理的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)要不定時(shí)地進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證學(xué)生檔案及時(shí)收集、歸檔和整理，進(jìn)而有效提高學(xué)生的檔案管理質(zhì)量。
　�。ǘ�）加大宣傳力度，強(qiáng)化管理人員的意識(shí)。加大檔案管理的宣傳學(xué)習(xí)，提高教師和學(xué)生對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，積極關(guān)心和支持學(xué)生的檔案管理工作，讓所有的人認(rèn)識(shí)到，學(xué)生的檔案管理是很多學(xué)校推進(jìn)素質(zhì)教育，向社會(huì)輸送合格人才的重要一環(huán)，每一個(gè)學(xué)生和老師應(yīng)該重視檔案的填寫(xiě)、記錄和歸檔，要將學(xué)生的相關(guān)內(nèi)容書(shū)寫(xiě)清楚，確保檔案信息的真實(shí)性和有效性。將格式進(jìn)行規(guī)范和紙張進(jìn)行統(tǒng)一，使檔案標(biāo)準(zhǔn)化，符合學(xué)校的相關(guān)要求。
　　（三）建立檔案的收集制度。很多學(xué)生的檔案內(nèi)容來(lái)源較廣，但是材料的形成時(shí)間較為集中，收集相對(duì)有自己的規(guī)律，主要可以分為三個(gè)階段：第一個(gè)階段是在學(xué)生入學(xué)后，收集學(xué)校期間的檔案資料。第二個(gè)階段便是平時(shí)收集學(xué)生的各種證書(shū)材料、入黨材料和評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)的材料，可以在每一個(gè)學(xué)期末統(tǒng)一進(jìn)行。第三個(gè)階段便是在學(xué)生畢業(yè)之際對(duì)學(xué)生在學(xué)校期間德智體各方面的總結(jié)和評(píng)價(jià)材料。
　�。ㄋ模﹪�(yán)格規(guī)范學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞制度。很多學(xué)生的檔案可能會(huì)在郵寄的過(guò)程中出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，讓學(xué)生焦慮，因此在郵寄的過(guò)程中，學(xué)校要認(rèn)真了解規(guī)范的郵寄流程：填寫(xiě)轉(zhuǎn)遞單—填寫(xiě)轉(zhuǎn)檔登記—嚴(yán)密包封—通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞—檢查收存回執(zhí)—回執(zhí)未退的及時(shí)催查，應(yīng)該督促將回執(zhí)單及時(shí)郵寄回去，對(duì)于郵寄過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤要及時(shí)進(jìn)行解決。專(zhuān)人送達(dá)的必須填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞表，一式二份，明確轉(zhuǎn)遞人數(shù)、轉(zhuǎn)遞學(xué)生的身份證號(hào)、轉(zhuǎn)遞時(shí)間、轉(zhuǎn)遞人、接收人、聯(lián)系電話等，便于查詢。
　　四、結(jié)語(yǔ)
　　學(xué)生的檔案是學(xué)生在校期間的表現(xiàn)記錄，記載了一個(gè)人的政治思想、學(xué)習(xí)狀況、行為表現(xiàn)和獎(jiǎng)罰情況等，這對(duì)于學(xué)生的就業(yè)擇業(yè)都有重要的影響，學(xué)校應(yīng)該規(guī)范自身的檔案管理制度，完善檔案管理機(jī)制，并認(rèn)真規(guī)范地執(zhí)行，科學(xué)地構(gòu)建學(xué)生檔案管理體系，推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的高效、有序開(kāi)展。
　　【參考文獻(xiàn)】
　　[1]陳旭陽(yáng).構(gòu)建大學(xué)生創(chuàng)業(yè)能力檔案管理體系的思考[J].蘭臺(tái)世界，2015（5）：75-76.
　　[2]董博宇.淺談高校檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建[J].知音勵(lì)志，2016（23）.
　　[3]梁慧.高校檔案管理的價(jià)值及其體系構(gòu)建之我見(jiàn)[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2017（14）.

相關(guān)熱詞搜索：構(gòu)建 管理體系 學(xué)生檔案