【摘要】境外檔案是國有企業(yè)融入世界經濟大潮最真實的歷史記錄，是企業(yè)政策研究和經濟戰(zhàn)略實施的重要資源。目前國有企業(yè)的境外經營活動規(guī)模不斷擴大，檔案資源管理的問題日益凸顯。本文就如何加強國有企業(yè)境外檔案管理進行探索。
　　【關鍵詞】國有企業(yè)；境外檔案；管理；探索
　　隨著國家對外開放政策的深入和“一帶一路”建設的不斷推進，經濟全球化、區(qū)域經濟一體化進程日益加劇，國有企業(yè)加快實施“走出去”戰(zhàn)略，設立境外機構拓展境外業(yè)務，開展境外經營管理活動并形成各種形式及載體的各類文件材料，這些文件材料是企業(yè)檔案資源體系的重要組成部分。本文通過分析當前企業(yè)境外檔案工作特點與存在問題，對其管理方式方法進行探索。
　　一、境外檔案工作特點
　　經過對我國國有企業(yè)境外檔案工作進行調研，發(fā)現(xiàn)國有企業(yè)境外檔案管理工作呈現(xiàn)以下特點：
　�。ㄒ唬n案分散性。國有企業(yè)境外機構經常是分散在多個國家和地區(qū)，分布點多、涉及面廣，因此境外檔案的形成具有地域分散特征，給檔案的集中管理帶來難度。
　�。ǘ┱Z言多樣性。國有企業(yè)境外機構地處不同國家和地區(qū)，文化背景各異，文件材料的記錄載體和語言存在多樣化。
　�。ㄈ┕芾黼p重性。國有企業(yè)在境外從事經營活動，其檔案管理一方面需要遵從所在國家的檔案法律和規(guī)章制度，另一方面要接受國內企業(yè)檔案管理機構的監(jiān)督管理，因此，其檔案管理具有雙重性。
　�。ㄋ模藴什灰恢�。由于駐外機構的工作環(huán)境與規(guī)模不同，業(yè)務流程也不相同，有些企業(yè)按照國外有關標準管理檔案，有些企業(yè)按國內檔案工作標準管理，還有些企業(yè)沒有任何標準，根據(jù)企業(yè)的實際需要管理檔案，因此，檔案管理標準未統(tǒng)一。
　　二、境外檔案工作的存在問題
　�。ㄒ唬┚惩鈾n案人員匱乏。由于國有企業(yè)的保密合規(guī)工作需要，境外檔案人員必須是中方正式員工，而駐外機構總體人員少，多分布在境外業(yè)務與開發(fā)管理方面，而檔案人員少且身兼數(shù)職；基層人員國內外輪崗頻繁，檔案人員的流動性非常大，缺乏檔案管理專業(yè)知識，無法滿足檔案基礎業(yè)務管理和從業(yè)年限的要求。
　　（二）缺乏有效的管理制度。我國檔案法規(guī)中關于國有企業(yè)境外檔案管理條款較少，而且規(guī)定不明確，目前，企業(yè)各自為政，對境外檔案管理沒有統(tǒng)一的標準和要求，管理水平參差不齊。
　　（三）境外檔案收集難度大。境外機構對檔案工作沒有形成系統(tǒng)、完整的認識，收集歸檔不及時，給檔案的收集整理工作帶來很大的難度；大部分境外機構的文件、資料由各部門分散保管，未整理成檔案，不符合檔案管理的基本要求。
　�。ㄋ模┚惩鈾n案保管條件差。隨著國家“一帶一路”戰(zhàn)略的實施，國有企業(yè)從事境外經營活動的規(guī)模越來越大、周期越來越長、精細化管理越來越高，形成的文件資料也越來越多。境外機構因場地有限，在當?shù)卣�、歸檔、保存檔案有難度，大部分存放在集裝箱內，檔案裝具不滿足檔案保管條件，極易損毀丟失。
　�。ㄎ澹┚惩鈾n案運送國內難。境外檔案運回國內面臨所在國的法律法規(guī)、海關監(jiān)管、空運的成本、包裝運輸（海運的時間周期長，對紙張的腐蝕）等難題，缺乏運輸路徑，海外資料整體運回國內不符合工程建設的實際，僅靠境外項目或駐外機構員工將重要文件原件帶回國內存檔，大量文件留存境外。
　�。┚惩鈾n案利用共享難。一方面，海外檔案由于地域運輸限制，而且海外檔案信息化尚未開展，無法提供國內利用開發(fā)；另一方面，由于海外文件資料大部分分散保管，未整理成檔案，造成檔案利用困難，無法實現(xiàn)海外信息資源共享，很難發(fā)揮海外檔案的作用。
　　總之，國際政治風險此起彼伏、經濟形勢風云變幻，有些國家的政治、災害等系統(tǒng)性風險日益增加給我國境外機構的人員、資產及財務安全帶來隱患，而且境外機構職能配置、軟硬件環(huán)境參差不齊，使檔案工作的集中統(tǒng)一規(guī)范管理難度陡增，因此，檔案工作作為一項基礎性工作，在這種大環(huán)境下面臨嚴峻風險，既有由于海外檔案人員缺乏、收集難、整理不規(guī)范、保管差、運輸及利用難等引起的檔案損毀丟失的經濟風險；也有海外檔案失傳的文化風險；更有信息資源被非正常利用帶來的政治風險。
　　三、境外檔案管理策略
　　針對國有企業(yè)境外檔案工作中的管理問題，本文從我國對檔案工作提出的新要求，結合工作實際，提出了“統(tǒng)籌規(guī)劃、完善機制、風險管控、服務共享”的整體管理策略。
　�。ㄒ唬┰鰪姍n案意識，統(tǒng)籌規(guī)劃境外檔案工作。首先，要充分認識境外檔案的意義和重要價值，增強做好境外檔案工作的責任感和使命感。隨著我國企業(yè)“走出去”步伐的不斷加快，國有企業(yè)的境外機構與拓展領域及規(guī)模不斷擴大，境外檔案作為企業(yè)在境外合法經營活動的真實歷史記錄，不僅是企業(yè)重要的境外資產，維護企業(yè)在境外的經驗權益，更是防范政治、經濟、法律風險的重要憑證。第二，在境外機構成立之初，對境外的檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案工作的基礎地位；在與境外公司或政府簽訂合作協(xié)議前，將檔案歸屬、使用和保管處置條款設立于合作章程、協(xié)議條款中，如：明確“中方有權獲得合同范圍內的境外經營活動的檔案業(yè)務信息，可在任何時候查閱、調取、復印或摘錄相關文件，由從事境外活動的法人對檔案信息系統(tǒng)的真實可靠負責”的權益條款。通過將中方對檔案利用權益寫入境外法人章程，從公司的治理結構上保障了中方對檔案利用的合法性，實現(xiàn)中方對檔案信息資源的利用，保障所需檔案的完整性、準確性奠定基礎。
　�。ǘ╅_展實地調研，構建境外檔案管理中心。制定調研方案并開展實地調研，選擇有代表性的境外機構進行考察調研，了解境外機構檔案管理實際現(xiàn)狀、所在國環(huán)境、駐外機構辦公條件及人員配備等情況；構建以區(qū)域為管理單位的境外檔案管理中心，將境外檔案管理中心作為企業(yè)總部檔案管理在境外的延伸，承擔境外實體檔案資源集中管理、境外檔案信息化建設及利用、管理監(jiān)督指導等職能。首選企業(yè)在境外機構和業(yè)務分布較多、條件較成熟、較穩(wěn)定安全的國家，開展境外檔案中心試點建設，條件成熟一個，建設一個。建設方式可依托企業(yè)自建境外檔案中心，亦可依托管理成熟的子公司境外機構進行建設。逐步建立覆蓋企業(yè)在境外經營活動的檔案管理中心，實現(xiàn)境外檔案的集中統(tǒng)一規(guī)范管理。

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