[摘要]通過定義共享信息標簽分級信息共享行為，可幫助協(xié)調現(xiàn)代組織內及組織間多級權力和責任架構問的信息活動，避免不適當信息轉移所帶來的負面效應。以共享信息標簽模型為基礎，分析組織內信息共享行為，尤其是單向信息共享行為，研究信息共享行為的協(xié)調方法，提出將信息共享行為同計劃、實施和調查三類基本組織行為相結合的基本框架。
　　[關鍵詞]組織行為信息共享信息行為協(xié)調
　　[分類號]TP354
　　
　　信息包含有發(fā)送者意圖、判斷、所處情境等一系列隱含內容，如果被人適當?shù)慕邮詹⒓右越忉尵蜁�產生負面效用，如誤解、泄密等。在組織中，信息活動被不慎公開會導致組織行為意圖公開化并向周邊環(huán)境發(fā)送不適當信息，從而產生負面效用。所以，必須協(xié)調組織內的信息活動，只向具有適當權責的人發(fā)送適當信息，同時在需要時隱藏信息收集活動。
　　限定特定參與者是信息共享的常用手段，一般通過一套安全，匿名機制實現(xiàn)�，F(xiàn)有安全機制強調保護參與者隱私不會被外部攻擊非法獲取，這些機制著重于隱藏信息內容而不是發(fā)送，接收信息的行為，因此仍然存在不當信息轉移的可能�，F(xiàn)有匿名機制則通過隱藏發(fā)送／接收信息行為及信息內容來保護隱私，但并不適用于組織內信息共享，因為無法追蹤信息交換記錄，導致難以確定員工在不當信息轉移中應負的責任。
　　鑒于此，本文認為組織成員可執(zhí)行的發(fā)送／接收信息動作要視其在組織中的權責而定，筆者使用共享信息標簽表示這種安全機制。
　　
　　1　共享信息標簽
　　
　　使用共享信息標簽的目的是為組織內信息共享行為建模，其基本理念是：組織成員可執(zhí)行的發(fā)送，接收信息動作要視其在組織中的權責而定。
　　依據(jù)主體執(zhí)行信息動作的不同，共享信息標簽可分為發(fā)送標簽(簡記為s)和接收標簽(簡記為r)，其中發(fā)送標簽包含目標源選擇標簽和發(fā)送信息選擇標簽，接受標簽則包含接收源選擇標簽和接收信息選擇標簽：①目標源選擇標簽(簡記為s-destination)：選擇信息發(fā)送目的地，②發(fā)送信息選擇標簽(簡記為s-info)：選擇發(fā)送什么信息；③接收源選擇標簽(簡記為r-source)：選擇從哪個信息源接收信息；④接收信息原則標簽(簡記為r-info)：選擇接收什么信息。
　　
　　這樣，組織成員的信息共享行為可用共享信息標簽標記如下：①第一級：不具備任何發(fā)送，接收標簽，即沒有s.destination、s-info、r-sourcg、r-info標簽，②第二級：具備r－info和s-info標簽，但沒有r-source和s-destination標簽，③第三級：具備r標簽和s-info標簽，或者具備s標簽和r-info標簽；④第四級：具備r標簽和s標簽，即有完全的發(fā)送／接收權力。
　　這是組織內信息共享活動的一個四級協(xié)調模型。具備第一級標簽的成員只能從指定信息源接收給定信息，同時也只能向指定目標發(fā)送特定信息。由于無法自己決定發(fā)送／接收什么信息，處于本級的組織成員不能自主的共享信息，因此第一級的信息共享行為基本上是被動的，具體來說主要有兩種：①從具備更高級標簽成員處接收信息并做出反饋；②接受／發(fā)送組織指定信息。這一級的信息活動主要是組織內的例程操作，如依據(jù)固定例程從上級接收命令，向上級提交報告等。
　　具備第二級標簽的組織成員只能在同級成員之間共享信息，他們不具備r-soulce和s-destination標簽，其信息交換的目的和來源都由組織指定。本級組織成員的工作有一定創(chuàng)造性，可以提出一些改進組織工作效率的小建議，但更深入的改進需要由具備更高權責的組織成員啟動，因此第二級標簽擁有者不允許同其它級別標簽擁有者之間主動共享信息，也就是說本級的信息共享行為在同級者之間是主動共享，但在不同級者之間則是被動共享。
　　第三級標簽有兩種情況：對于具有r標簽和s-info標簽者，r標簽允許其選擇信息源，即可從組織外收集信息，但由于缺乏s-destination標簽，他們不能主動開啟信息共享通道。具有s標簽和r-info標簽者無法收集外部信息，卻可向外部輸出組織內信息。這兩類三級標簽都缺乏同組織外的雙向交流通道，因此其持有者都不適于從事組織創(chuàng)新工作。
　　簡單講，一級標簽持有者可比作“藍領”；二級標簽持有者可比作“灰領”；三級標簽持有者由于不能同時擁有s-des‘tination和r-source標簽，無法展開創(chuàng)新活動，因此比作“白領”并不合適，擁有完整信息共享權的第四級標簽持有者才可比作“白領”。
　　令Pi(i=1、2、3、4)代表具有相應共享信息標簽等級的組織成員，表l簡單總結了共享信息標簽模型。
　　因為組織創(chuàng)新主要是由P4的信息共享活動支持，所以重點將討論組織中的主動信息共享活動，被動信息共享行為主要是例程任務，故不做過多討論。如表2所示，組織中主動信息共享活動依據(jù)參與者是否全為P4可分為雙向主動共享和單向主動共享。
　　
　　
　　
　　
　　雙向主動共享的參與者必須都具有P4標簽，其地位是對等的。虛擬企業(yè)內的協(xié)同工作或網絡社區(qū)等都是典型的雙向主動信息共享，社區(qū)成員通過email共享信息，發(fā)送者和接受者共同決定將哪些信息共享，emKil會自動轉發(fā)給社區(qū)所有成員，所以同一社區(qū)的所有成員共享相同的信息，也就是說，成員之間的信息流是對稱且雙向的。
　　單向共享參與者的地位是不對等的，由具有P4標簽的發(fā)送，接受者決定共享什么信息，這是一種非對稱的單向信息共享關系，反映了個體在組織中權利和責任上的差異。
　　P3的單向共享實質上是由P4指定開啟的，因此下文將只討論P4同P1、P2間單向信息共享行為的協(xié)調。
　　現(xiàn)代組織包含多個共享信息標簽等級，其信息共享活動的協(xié)調必須考慮各標簽等級的差異以及不同標簽等級間的關系。本文將以信息共享標簽為基礎分析信息共享活動協(xié)調方法。
　　
　　2　信息共享活動
　　
　　依據(jù)組織內成員主動，被動參與信息交流，組織內信息共享行為可大體分為主動共享和被動共享兩類。被動共享由組織而非個人指定共享什么信息。主動共享則由個人而非組織決定共享什么信息，其決定建立在自身權責之上，是完全自主的。表2簡單總結了組織內信息共享活動類型。
　　
　　3　協(xié)調單向信息共享
　　
　　單向信息共享主要是P4同P1、P2共享信息，該共享行為可分解為兩個動作：①P4向P1、P2發(fā)送信息；②P4從P1、P2處收集信息。這些動作的主體是P4，Pl不具備自主發(fā)送，收集信息的共享信息標簽，而P2只允許同其他P2成員交換信息，因此P1、P2只能發(fā)送P4需要的回應信息。
　　為避免信息動作的可見帶來負面效應，P4的動作需要分為隱藏和不隱藏兩類。隱藏信息動作的關鍵是：讓P1或P2主體認為自己處理的是數(shù)據(jù)而非信息，如圖1所示。
　　例如，某領導x就組織內某問題給出了處理意見，如果這些意見被直接發(fā)送給下屬，那么該領導的信息動作就會被下屬知道，這可能會造成負面效應。為了隱藏信息動作，x應 該通過例程系統(tǒng)發(fā)送意見，這樣接收者不會知道是誰發(fā)送的信息，只會認為是例程數(shù)據(jù)，于是該領導就向接受者隱藏了信息發(fā)送動作。
　　與此類似，P4信息采集動作的隱藏也必須通過某種方式，使得P1／P2無法得知提交的數(shù)據(jù)將被誰獲取。
　　與上述隱藏信息動作不同，在P4不隱藏的信息動作中，P1／P2處理的都是信息，因為他們明確知道接受／發(fā)送的數(shù)據(jù)來自哪里，將去哪里，所以和P4之間存在一個信息交流通道。當無需擔心不適當信息轉移造成負面效應時，可以采用不隱藏信息動作。
　　表3為四種基本單向信息共享行為，前兩種非常直觀，故只討論后兩種。
　　實現(xiàn)信息共享依賴于信息交流機制。現(xiàn)代組織的信息交流機制可以按照信息發(fā)送者，接收者關系(如果發(fā)送信息時接收者由發(fā)送者指定，那么兩者的關系就是同步的，否則就是異步的)以及是否存在中介協(xié)調管理信息流進行簡單分類，表4為四種常用交流機制。
　　工作流通過協(xié)調及流程化組織活動來提高組織運作效率。由于按照預定工作流程管理信息流，因此其發(fā)送者／接收者關系是同步的，這一點和enlail相同。但是，工作流需要按照當前活動預定義待交換信息的數(shù)據(jù)結構，同時還需要協(xié)調者預定義交換流程，這一點卻和email不同，email無需預先指定這些內容，因此不需要協(xié)調者。
　　
　　
　　
　　有時候，從數(shù)據(jù)庫中讀取數(shù)據(jù)代表著接收信息，所以數(shù)據(jù)庫也是一種主要的信息交流機制。數(shù)據(jù)庫中信息的讀寫是異步發(fā)生的，它連接著信息過去的發(fā)送者和未來的接收者。信息庫也同樣如此，因此數(shù)據(jù)庫和信息庫中的發(fā)送者／接收者關系都是異步的。數(shù)據(jù)庫需要協(xié)調者以統(tǒng)一方式管理共享數(shù)據(jù)庫，而信息庫則不需要，因為用戶獨自管理自己的本地信息庫，而且信息庫系統(tǒng)的邏輯共享同物理共享是分開的。
　　在組織被動共享行為中，P1／P2信息交換的目的和來源都由組織異步指定，同時還需要協(xié)調者管理信息流，故其交流機制主要是數(shù)據(jù)庫。而在單向主動信息共享中，信息發(fā)送者指定信息接收者，其交流機制必須是同步的，由于P4能自主開啟信息共享，所以也不需要協(xié)調者，那么email就是最佳信息交流機制，表5為組織單向主動信息共享行為交流機制一覽。
　　Email的格式為email：，在非隱藏信息動作中這對應著信息：，email在P4和P1／P2之間建立起一個直達通道。
　　擴展email不允許P4和P1／P2之間存在直達信息通道，因為這將無法隱藏P4的信息動作，所以擴展email機制會在信息通道中間設置一個中轉機制，從而向P1／P2隱藏P4的信息動作，數(shù)據(jù)庫的異步性使得數(shù)據(jù)發(fā)送者對接收者是不可見的，因此擴展email可以采用數(shù)據(jù)庫作為中轉機制，如圖2所示：
　　下面結合圖2舉例說明擴展email機制如何隱藏信息動作。假設某銀行懷疑其電話銀行服務系統(tǒng)存在設計缺陷，相關負責人為查清真相，需要了解電話服務系統(tǒng)真實且詳盡的運作數(shù)據(jù)。如果負責人直接要求一線服務人員提供缺陷有關的特定運作數(shù)據(jù)，其意圖就暴露了，也就是說負責人會無意中發(fā)送給一線員工一些不當信息，這些信息很可能通過一線員工散布到銀行外，如果缺陷的確存在，那么就有可能被惡意利用。
　　為避免該負面效應，負責人應該向特定數(shù)據(jù)庫(該數(shù)據(jù)庫負責保存電話服務系統(tǒng)的定期檢查記錄)而不是一線員工發(fā)送email，然后接收數(shù)據(jù)庫發(fā)來的email完成信息采集，數(shù)據(jù)庫中相應具體數(shù)據(jù)的檢索以及email的收發(fā)可由軟件代理完成。這樣一線員工在定期向該數(shù)據(jù)庫輸入電話服務系統(tǒng)運作數(shù)據(jù)時只會將其視為例程任務，完全不會察覺負責人的意圖。如果定期例程檢查運作數(shù)據(jù)不能滿足負責人要求，他還需要一些特定檢查數(shù)據(jù)，那么他要做的就是向銀行例程庫多發(fā)一封email，將其特定檢查要求作為意外例程加入一線員工的每日例程即可，從而避免了可能的不當信息轉移。
　　
　　4　組織內信息共享行為協(xié)調
　　
　　信息流將計劃、實施和調查(plan、execution、investigation)三類基本組織行為串聯(lián)起來。實施行為基本上是例程工作，具體的數(shù)據(jù)結構和算法可以預先決定，與實施信息系統(tǒng)無關。調查行為是對實施行為結果的分析，不全是例程工作，其信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結構可以預先決定，而算法卻不能，是與調查信息系統(tǒng)相關的。計劃行為卻基本上是非例程工作，而且同實施和調查行為不同，其輸入信息主要是組織外部信息而不是組織內部信息，組織外部信息的獲取對計劃行為至關重要�，F(xiàn)代組織需要應對外部環(huán)境的快速變化，伙伴組織之間往往存在大量信息共享行為，但不適當?shù)墓蚕硇袨榭赡軒�來負面效應，因此在向其他組織輸出信息前，協(xié)調組織內部信息行為是非常必要的，而且這種協(xié)調對提高組織自身信息的流動和利用效率也是很重要的。
　　單向主動信息共享系統(tǒng)是協(xié)調組織信息共享行為的主要工具，P4、P1和P2分別對應著計劃、實施和調查三類基本行為，該系統(tǒng)通過擴展email機制實現(xiàn)信息共享動作的隱藏，避免不當信息轉移造成的負面效應，圖3為單向信息共享系統(tǒng)基本架構。
　　
　　5　結論
　　
　　組織活動基本上是計劃、實施和調查行為的循環(huán)過程，其中會常常出現(xiàn)意外，因此計劃過程很有必要直接貼近實施和調查過程。在這一過程中存在大量信息共享活動，如何有效協(xié)調這些活動，避免不當信息轉移帶來的負面效應是一個重要問題。本文研究了組織中信息共享活動的類型，重點分析了單向主動信息共享行為，并提出了相應的協(xié)調系統(tǒng)基本架構。

相關熱詞搜索：協(xié)調 組織 研究 組織內信息行為協(xié)調研究 被稱為研究組織內部人的行為的里程碑是 組織內部分析