企業(yè)競爭情報系統(tǒng)的再定義_企業(yè)的定義
發(fā)布時間:2020-03-07 來源: 感悟愛情 點擊:
摘要現有的競爭情報系統(tǒng)的定義不完整,缺乏可操作性。根據系統(tǒng)論的理論,一個完整的系統(tǒng)通常包括系統(tǒng)的構成、系統(tǒng)的聯系、和系統(tǒng)的功能。一個具有生命力的系統(tǒng)應該是開放的,隨著環(huán)境的變化而動態(tài)變化的。根據對現有競爭情報系統(tǒng)定義的分析和對系統(tǒng)論相關理論的研究,本文提出了新的競爭情報系統(tǒng)定義:競爭情報系統(tǒng)是為用戶的需要創(chuàng)造情報產品的體系。它由相互聯系、相互影響的功能、結構(資源)和方法(流程)構成。各構成部分有機的聯系在一起,并隨著外部環(huán)境的變化而動態(tài)發(fā)展。
關鍵詞 競爭情報系統(tǒng)、系統(tǒng)論、構成、聯系 競爭情報
中圖分類號:G350
Studies on a new definition of competitive intelligence system
Zeng Zhonglu
Social, Economic and Public Policy Research Centre, Macao Polytechnic Institute, Macao
AbstractThe existing definition of the competitive intelligence system is not inclusive and not workable. According to system theory, a complete system usually consists of components, the relationship of the components and the functions of the system. A sustainable system must be an open system, and will change with the change of environments. After a analysis of the existing definitions and a study of system theory, the paper proposes a new definition: a competitive intelligence system is a system for creating intelligence products in meeting the needs of its customers. The system is composed of functions, structure(resources) and methods(process) which are interrelated and interdependent.
Keywordscompetitive intelligence system, system theory, components, relationship, competitive intelligence
1.引言
過去幾年在同企業(yè)接觸中,最經常碰到的一個有關競爭情報的問題是“如何建立競爭情報系統(tǒng)”。提出這些問題的機構有大型企業(yè)也有中小企業(yè),有制造業(yè)也有服務業(yè),有民營企業(yè)也有政府機構。要提供一個能同時適應這些不同類型的企業(yè)的問題常常使我為難,因為到目前為止,不管是國內還是國外,對于競爭情報系統(tǒng)都沒有完整的定義,更沒有能適應不同類型的企業(yè)或機構的競爭情報系統(tǒng)標準[1]。Salles 進一步指出,競爭情報領域設計情報系統(tǒng)的方法的重要性不管在競爭情報領域還是在信息系統(tǒng)領域都很少研究,結果是構建競爭情報系統(tǒng)概念的方法非常少,僅有的幾種方法也并沒有提供為競爭情報活動的主要目標建立模型的原則[2]。
缺乏對競爭情報系統(tǒng)的準確界定和分析為我國的競爭情報工作帶來很多的問題。首先企業(yè)對如何建立有效的競爭情報系統(tǒng)感到困惑。他們不知道競爭情報系統(tǒng)應該包括哪些元素,不包括哪些元素。
其次,即使知道了競爭情報系統(tǒng)應該包括的元素,他們也不知道哪個元素應該有多大的規(guī)模,應做多大的投資;最后,缺乏對有效的競爭情報系統(tǒng)的定義,企業(yè)無法判斷其建立的競爭情報系統(tǒng)是否是最科學的,最有效的。競爭情報組織的運作受到影響。因此筆者認為有必要對競爭情報系統(tǒng)的概念重新審視和整合,從而提出更加完善的定義。
2.現有的競爭情報系統(tǒng)定義及其缺陷
目前我國最流行的競爭情報系統(tǒng)的定義可以歸納為三種。一種定義把競爭情報系統(tǒng)視為流程。持這種看法有普雷斯科特、卡哈納、赫林等美國競爭情報界的知名學者。普雷斯科特認為競爭情報系統(tǒng)是“一個持續(xù)演化中的正規(guī)和非正規(guī)化的操作流程相結合的企業(yè)管理子系統(tǒng),它的主要功能是為組織成員評估行業(yè)關鍵發(fā)展趨勢、跟蹤正在出現的非連續(xù)性變化、把握行業(yè)結構的演化以及分析現有和潛在競爭對手能力和動向,從而協助企業(yè)保持和發(fā)展可持續(xù)性的競爭優(yōu)勢” [3]。卡哈納和赫林的觀點都同普雷斯科特相近?ü{認為“競爭情報系統(tǒng)的基本單位就是競爭情報周期” [4]?ü{的競爭情報周期實際上就是競爭情報流程。赫林也認為,“現代的商業(yè)情報系統(tǒng)是系統(tǒng)地搜集、處理、分析信息,然后向公司有關管理人員和員工擴散的手段”。流程無疑是競爭情報系統(tǒng)中非常重要的一部分,但顯然不是競爭情報的全部,因為如果一個系統(tǒng)只有流程,或者由流程構成的“企業(yè)管理的子系統(tǒng)”,誰來設計流程和執(zhí)行流程?
第二種定義認為競爭情報系統(tǒng)就是計算機系統(tǒng)。王沙騁等指出,企業(yè)競爭情報系統(tǒng)是指將反映企業(yè)自身、競爭對手和企業(yè)外部環(huán)境的時間狀態(tài)和變化的數據、信息及情報進行收集、存儲、處理及分析,并以適當的方式發(fā)布給企業(yè)有關戰(zhàn)略管理人員的計算機應用系統(tǒng),是基于計算機和網絡環(huán)境的、由先進的信息技術支持的企業(yè)競爭情報輔助分析計算機系統(tǒng)[5]。我國討論競爭情報涉及計算機網絡的專家多數持這種看法,國外也有很多人持這種看法[6]。問題是如果競爭情報系統(tǒng)就是計算機系統(tǒng),哪它同信息系統(tǒng)的差別在哪里?我們都知道,信息同情報是不同的。信息只是消息,沒有經過加工和分析,不能隨便采用。而競爭情報是經過處理、分析可據之采取行動的信息集合。再好的計算機系統(tǒng)也只能產生信息[7],不能產生情報,正如Lexis-Nexis的老總Hans Gieskes所指出的那樣,盡管計算機能幫助你從上千萬的文件中找出你需要的文件并能發(fā)現它們的相關性,但是人才能評價這些相關性的意義,以及把新的資料同原先的資料和觀點建立聯系[8]。因此把競爭情報系統(tǒng)定義為計算機系統(tǒng)顯然過于狹窄。
另外一種定義把競爭情報系統(tǒng)視為人機系統(tǒng)。這種觀點是我國競爭情報的先驅包昌火先生提出來的:競爭情報系統(tǒng)是以人的智能為主導、信息網絡為手段、增強企業(yè)競爭力為目標的人機結合的競爭戰(zhàn)略決策支持和咨詢系統(tǒng)[9]。按包昌火先生的定義,競爭情報系統(tǒng)核心就是人和計算機。該定義有兩個方面的缺陷,首先,該定義沒有包括競爭情報的流程,而根據前面美國競爭情報專家的觀點,競爭情報流程是競爭情報系統(tǒng)非常重要的組成部分。其次,雖然計算機系統(tǒng)(或信息技術)對競爭情報工作非常重要,但問題是,計算機系統(tǒng)是必要條件嗎?如果我是一個小公司,我暫時沒有計算機,但我有專門的人員、專門的經費用于競爭情報項目,有流程、有政策,定期有情報報告。我公司是否有一個競爭情報系統(tǒng)?
從上面現有的定義我們可以看出,目前競爭情報系統(tǒng)的定義是存在缺陷的。除了前面提到的,它們都只包括了競爭情報體系的部分內容,因此缺乏全面性而外,它們還有另外一個缺陷,即忽略了競爭情報系統(tǒng)各構成因素之間的相互聯系和互相依賴關系。缺乏將各部分聯系起來的“關系”,它們就不能成為“系統(tǒng)”。
3.從系統(tǒng)論看競爭情報系統(tǒng)的定義
為了更有效的評價一種競爭情報系統(tǒng)的定義是否恰當,我們需要有一個理論標準。因此在提出新的競爭情報系統(tǒng)的定義之前,我們需要對相關理論進行一番研究。既然討論的是競爭情報的系統(tǒng),那么最恰當的理論也許莫過于系統(tǒng)論。
在古希臘,“系統(tǒng)”指復雜事物的總體。到近代,一些科學家和哲學家常用“系統(tǒng)”一詞來表示復雜的具有一定結構的整體。一般認為,今天學術界普遍接受的系統(tǒng)論的開拓者是奧地利學者貝塔朗菲。他在上個世紀20年代在研究理論生物學時,建立了有機體系統(tǒng)的概念,提出了系統(tǒng)理論的思想。1950年貝塔朗菲發(fā)表《關于一般系統(tǒng)論》,這使他的理論從生物領域的理論變成了適合不同學科的一般性理論。根據貝塔朗菲的觀點,所有現象都可以被視為由各種成分組成的系統(tǒng)。系統(tǒng)由固定地相互作用或相互關聯的活動/部分組成。這些活動或部分合在一起,組成新的整體。在大多數情況下,這個整體的特征是其各組成部分單獨沒有的。在一些情況下,整體的行為不能用其組成部分的行為來解釋[10]。根據系統(tǒng)論的觀點,系統(tǒng)應具備如下特征:
(1)整體性。任何實體都是由“互相關聯共同組成一個整體的物體或實體”構成。這些整體是不能分解的,因為一旦分開,就看不見它們的核心,因為在分解過程中,它們的相互依存性便失去了[11]。部分尤其不能恰當地解釋整體的行為,因為其組成部分之間的關系創(chuàng)造了新的特征,一旦分開這些特征就不存在。因此,系統(tǒng)不是各部分的簡單組合,而是有統(tǒng)一性和整體性的體系。
。2)聯系性。任何一個系統(tǒng)中的各構成因素(子系統(tǒng))都相互依賴、相互聯系。一個因素發(fā)生了變化,其他因素也會受到影響而跟著變化[12]。雖然系統(tǒng)論也重視系統(tǒng)的構成因素,但系統(tǒng)論更注重系統(tǒng)各部分的這種相互關系、相互依賴性。
(3)目的性和功能。大多數系統(tǒng)的活動或行為可以完成一定的功能,但不一定所有系統(tǒng)都有目的。人造系統(tǒng)或復合系統(tǒng)都是根據系統(tǒng)的目的來設定其功能的,這類系統(tǒng)也是系統(tǒng)工程研究的主要對象。
(4)環(huán)境開放性。系統(tǒng)分兩種類型。一種是封閉型系統(tǒng)。這種系統(tǒng)同外接的環(huán)境沒有交流,不會隨著環(huán)境的變化而變化。這種系統(tǒng)是沒有生命力的。另外一種系統(tǒng)是開放的系統(tǒng)。開放的系統(tǒng)同環(huán)境之間都有物質、能量和信息的交換,外界環(huán)境的變化會引起系統(tǒng)特性的改變,相應地引起系統(tǒng)內各部分相互關系和功能的變化。因此開放的系統(tǒng)對環(huán)境具有適應力。
。5)動態(tài)性。由于系統(tǒng)需要隨時對外界的環(huán)境作出反應,以及系統(tǒng)內部的任何因素變化都會導致內部其他因素變化,因此系統(tǒng)具有動態(tài)變化的特征。
4.競爭情報系統(tǒng)再定義
根據上面的競爭情報系統(tǒng)的概念和系統(tǒng)論的理論,我們認為,一個準確的競爭情報系統(tǒng)定義應反映一般系統(tǒng)的上述特征:系統(tǒng)的構成、構成因素之間的關系、系統(tǒng)的功能、系統(tǒng)的動態(tài)性、系統(tǒng)的環(huán)境關系。一個好的系統(tǒng)定義,應該包括所有的相關成分,但又不能包括任何不不相關的成分。下面我們分別對上述因素加以分析。
4.1競爭情報系統(tǒng)的構成因素及其關聯
系統(tǒng)構成應包括為用戶的需要創(chuàng)造情報產品過程中所涉及的所有因素。這些因素包括:
。1)結構。系統(tǒng)的結構包括從事情報工作的人員、使用的計算機系統(tǒng)和其他有形資源。人員是任何競爭情報系統(tǒng)都必不可少的因素,有了人才能產生情報。競爭情報系統(tǒng)的人員包括信息收集員、情報分析人員、數據庫管理員和項目負責人。信息收集員的任務是通過公開和半公開的渠道搜集各種相關的的資料。分析人員的任務則是通過組合、分解、推論等手段將資料變成情報。項目負責人的任務則是組織、協調從收集到分析、到提交情報報告整個過程中的各項活動。數據庫管理員的任務則負責對資料、信息的整理、儲存等工作。一個競爭情報組織不一定都需要配備所有的人員,因為較小的競爭情報組織可能由一個人承擔幾項工作。在當今信息化的時代,電腦常常是非常重要的因素,因此有效的競爭情報系統(tǒng)通常需要有能處理大量信息的信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)包括計算機軟件、硬件,數據倉、內聯網、外聯網等。但電腦不是必要條件,因為在有些情況下,沒有電腦同樣可以創(chuàng)造情報產品。
(2)方法。不管是人還是“人機系統(tǒng)”,要創(chuàng)造情報都涉及一定的方法、一定的流程、一定的組織方式或一定的運作原則。這些方法、流程或原則等東西,我們這里統(tǒng)稱為“方法”。普雷斯科特指出,許多競爭情報工作非常成功的企業(yè)總結的經驗多關注競爭情報的功能:做什么,不做什么。但更多的關注應該是如何做(How),即做事的方法。方法既包括了做事的流程,也包括競爭情報的組織方式、獎懲制度、方針政策、企業(yè)文化等。競爭情報的流程又可以進一步劃分為規(guī)劃、收集、處理、分析、傳播使用不同的環(huán)節(jié),每個環(huán)節(jié)都可能有自己的子系統(tǒng)(圖1)。
情報組織的組織方式涉及競爭情報的功能設置。如果競爭情報的功能分散設置在不
同的部門或業(yè)務單位,這種組織方式就是分散式組織方式,如果競爭情報的功能集中在公司總部,就是集中式組織方式,也可能把競爭情報功能放在企業(yè)最重要的部門,如營銷部、規(guī)劃部、研發(fā)部等,這種組織方式就是重點式。也可能單獨成立一個競爭情報單位,部隸屬任何一個部門,這就是獨立式。為鼓勵競爭情報工作的開展,企業(yè)需要制定競爭情報工作的評估機制、獎懲制度以及有關的方針政策,此外還需要建立起有利于競爭情報工作開展的企業(yè)文化[13]。這一切決定了競爭情報系統(tǒng)運作的方法。
(3)功能。又由于情報的系統(tǒng)必須具備一定的功能或創(chuàng)造一定的產品才有存在的價值,因此競爭情報系統(tǒng)還應該包括產品或功能。功能也可以用目標、任務、目的等概念表達。普雷斯科特認為競爭情報系統(tǒng)的主要功能是為組織成員評估行業(yè)關鍵發(fā)展趨勢、跟蹤正在出現的非連續(xù)性變化、把握行業(yè)結構的演化以及分析現有和潛在競爭對手能力和動向,從而協助企業(yè)保持和發(fā)展可持續(xù)性的競爭優(yōu)勢”。 包昌火和謝新洲認為競爭情報的功能包括,評估行業(yè)發(fā)展趨勢、跟蹤正在進行的變化、收集、分析和提供信息等。這些功能最終都必須體現在情報產品上[14]?巳鹳潱↘rizan)根據Garst總結的情報構成提出了競爭情報產品的不同類別。按主題劃分,競爭情報產品可以分成:傳記情報、經濟情報、地理情報、軍事情報、政治情報、社會情報、科技情報、運輸通訊情報;按用途劃分則可分為研究情報、當前情報、預測情報、作業(yè)情報、科技情報和預警情報[15]。
結構、方法與功能構成了競爭情報系統(tǒng)的基本結構(圖2)。其中每一部分都可能還有子系統(tǒng)。這三個部分是相互聯系,互相影響的。
比如,競爭情報的結構的規(guī)模和質量決定該系統(tǒng)能夠實現哪些功能,不能實現哪些功能,適合采用哪些方法,不適合采用哪些方法。競爭情報結構比較單薄的系統(tǒng)能夠完成的功能非常有限,部分功能可能需要外包才能完成。其流程也可能比較短,比如如果一個系統(tǒng)的“收集功能”都外包出去了,其運作流程就沒有“收集”這個環(huán)節(jié)。反過來,競爭情報的系統(tǒng)的功能也決定系統(tǒng)應該采取什么樣的結構、采取什么樣的競爭情報方法。
4.2 競爭情報系統(tǒng)是一個開放的系統(tǒng)
競爭情報系統(tǒng)除了其內部相互聯系、相互影響而外,還受外部環(huán)境的影響。外部環(huán)境決定系統(tǒng)的結構、功能和運作方法的變化。外部環(huán)境包括情報客戶、政府的法律法規(guī)、競爭對手、IT技術等。競爭情報系統(tǒng)的首要功能就是滿足客戶需要。競爭情報系統(tǒng)的客戶可能是公司內部的客戶,也可能是公司外部的客戶。不管是內部客戶還是外部客戶,相對競爭情報系統(tǒng)本身,它們都是外部環(huán)境。競爭情報系統(tǒng)的運作也受一個地方的法律法規(guī)等制約。比如過去我國政府信息很多都屬保密信息,收集比較困難。2003年的非典時期,政府的這種做法導致非典在全國多處蔓延,造成了重大損失?偨Y了2003年的教訓,我國于2007年通過了《政府信息公開條例》,從而使政府信息增加了透明度,更容易收集。信息技術的發(fā)展以及其他外部環(huán)境的變化也都對競爭情報系統(tǒng)產生影響。由于競爭情報系統(tǒng)外部環(huán)境的變化和影響,因此該系統(tǒng)也是動態(tài)變化的。
4.3 競爭情報系統(tǒng)的新定義
根據上面的分析,現在我們可以來對競爭情報系統(tǒng)重新定義:競爭情報系統(tǒng)是為用戶的需要創(chuàng)造情報產品的體系。它由相互聯系、相互影響的功能、結構(資源)和方法(流程)組成(見圖1)。各構成部分有機的聯系在一起,并隨著外部環(huán)境的變化而動態(tài)發(fā)展。
這里的用戶可以是企業(yè)、也可以是政府機構、或自己組織內部的某一部門或上級。情報產品既可以是文字的,也可以是圖像的、口頭的或其他方式的。創(chuàng)造過程既包括信息收集、分析,也包括撰寫情報報告等。
5.競爭情報系統(tǒng)新定義的意義
重新定義的競爭情報系統(tǒng)能克服過去的定義的主要缺陷,同時也為競爭對手分析提供了一個新的工具。首先,新定義能涵蓋競爭情報系統(tǒng)的各個方面,使企業(yè)在建立自己的競爭情報體系的時候能更清楚的了解競爭情報的組成成分和它們的關系,從而考慮問題更加全面。
其次,該定義更具適應性和可操作性。不同的企業(yè)對競爭情報的需求不同,從事競爭情報活動的能力也不同。過去的競爭情報系統(tǒng)定義不能解決不同類型的企業(yè)的競爭情報系統(tǒng)的設置問題,因為過去的定義至多能確定競爭情報系統(tǒng)的構成,但由于這些構成沒有組成一個系統(tǒng),因此無法根據企業(yè)的某一因素確定對其他因素的需求。本定義能夠解決這方面的問題。利用本定義,我們可以根據系統(tǒng)中的任何一部分的情況來確定對其他部分的要求。比如如果我們知道企業(yè)需要的競爭情報功能,我們就可以確定建立的競爭情報結構需要多大的規(guī)模和需要的資源(人力資源、計算機網絡等)、以及應該采取什么樣的流程、方針等;蛘呶覀円阎髽I(yè)能提供的結構資源,這時便可以確定企業(yè)的競爭情報系統(tǒng)可以完成哪些功能,最好的流程是什么等。
最后,該定義可以用來分析自己或競爭對手的情報系統(tǒng),判斷該系統(tǒng)的科學性和效率。比如競爭對手為其競爭情報系統(tǒng)設立了很大的目標(功能),但如果我們發(fā)現其結構資源其實非常少,我們則可以判斷競爭對手的情報系統(tǒng)是不能實現其功能的,我們也可以分析其情報流程,發(fā)現其中缺乏效率的地方。
基于新定義建設和運行競爭情報系統(tǒng),能夠更好地發(fā)揮系統(tǒng)的功能,提高系統(tǒng)的效率,更有利于競爭情報價值的實現。
6.案例實證
下面我們以互聯網上廣為流傳的“海爾競爭情報系統(tǒng)的情報流轉模式圖”為例來演示用我的競爭情報系統(tǒng)模型可以看到的東西。按照過去的競爭情報系統(tǒng)的定義去分析,我們很難發(fā)現該系統(tǒng)有什么問題。
但是,如果我們按我們剛完成的競爭情報系統(tǒng)定義去分析,我們就可以看到很多過去看不到的東西。從功能上看,該系統(tǒng)提供至少兩種情報產品:基本情報報告(競爭情報)和專項報告;從結構上看,該系統(tǒng)有專門負責的情報單位:技術轉化部;從其流程上看,其信息流有兩條流通途徑。一是通過技術轉化部流向客戶:張瑞敏和楊綿綿、彩電事業(yè)部、冰箱事業(yè)部。二是通過技術轉化部流向彩電事業(yè)部和冰箱事業(yè)部,再通過它們流向張瑞敏、楊綿綿。該流程是有缺陷的。因為由技術轉化部獲得的競爭情報產品再通過彩電事業(yè)部和冰箱事業(yè)部向張敏瑞和楊綿綿匯報,這意味著該流程中多了一個不必要的環(huán)節(jié),可能導致情報失真。如果彩電事業(yè)部和冰箱事業(yè)部是將技術轉化部提供的情報補充自己部門的專業(yè)情報然后再向上面報告,那意味著技術轉化部收集彩電和冰箱的情報不太恰當,因為這顯示技術轉化部對彩電事業(yè)部和冰箱事業(yè)部的業(yè)務不夠專業(yè),還需要彩電事業(yè)部和冰箱事業(yè)部的加工才能形成恰當的情報。當然也有可能是該系統(tǒng)圖不夠準確。彩電事業(yè)部和冰箱事業(yè)部報告的內容與競爭情報無關。如果是這種情況,哪也是一種問題。具體是哪種情況,我們只消稍作調查就能發(fā)現。
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