近年來(lái)，南京市檢察院大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，將數(shù)字檔案室建設(shè)作為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作體系化、規(guī)范化、科學(xué)化的重要實(shí)現(xiàn)途徑。繼南京市檢察院及3家基層檢察院被評(píng)定為“江蘇省5A數(shù)字檔案室”后，2018年11月，南京市其余8家基層檢察院全部通過(guò)“江蘇省5A數(shù)字檔案室”創(chuàng)建評(píng)審。南京市檢察機(jī)關(guān)成為全省檢察機(jī)關(guān)第一個(gè)實(shí)現(xiàn)“江蘇省5A數(shù)字檔案室”全覆蓋的市級(jí)檢察機(jī)關(guān)。全市檢察機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)管理模式向在線管理新模式的轉(zhuǎn)變。
　　一、頂層規(guī)劃，準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)總目標(biāo)
　　檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)必須圍繞為檢察中心工作服務(wù)這一主題開(kāi)展。為適應(yīng)檢察信息化快速發(fā)展的形勢(shì)要求，南京市檢察院充分發(fā)揮科技引領(lǐng)和頂層設(shè)計(jì)作用，立足實(shí)際、積極調(diào)研、創(chuàng)新實(shí)踐，加快數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)程，不斷提升檔案信息化水平。
　　南京市檢察院以建設(shè)全市檢察機(jī)關(guān)共享的集成式數(shù)字檔案室為目標(biāo)，以創(chuàng)建數(shù)字檔案室為途徑，以江蘇省檔案管理系統(tǒng)為載體，積極推動(dòng)5A數(shù)字檔案室的創(chuàng)建工作，利用3年時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了5A數(shù)字檔案室全覆蓋。
　　一是將5A數(shù)字檔案室建設(shè)作為南京市檢察機(jī)關(guān)信息化建設(shè)規(guī)劃的重點(diǎn)項(xiàng)目。為提高基層檢察院爭(zhēng)創(chuàng)的積極性，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，南京市檢察院專(zhuān)門(mén)設(shè)立“推進(jìn)基層檢察院整體完成5A數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作”項(xiàng)目組。分管副檢察長(zhǎng)直接對(duì)創(chuàng)建工作項(xiàng)目方案作出批示。將數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作納入年底績(jī)效考核中，作為對(duì)基層院工作考核的重要評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)之一。
　　二是經(jīng)費(fèi)保障措施到位，確保檔案信息化設(shè)施、設(shè)備的經(jīng)費(fèi)投入。南京市檢察院將檔案信息化工作開(kāi)支列入單位年度預(yù)算，及時(shí)撥付檔案信息化網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、硬件購(gòu)置、歷史檔案數(shù)字化等專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，充分保障檔案信息化建設(shè)工作的正常開(kāi)展。同時(shí)還對(duì)區(qū)院檔案信息化設(shè)施的配備進(jìn)行統(tǒng)一部署，對(duì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)購(gòu)置的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、高速掃描儀、打印機(jī)、備份設(shè)備、臺(tái)式電腦、存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備等的數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)提出詳細(xì)的最低標(biāo)準(zhǔn)，由各區(qū)院申報(bào)，市院統(tǒng)一招標(biāo)采購(gòu)。
　　三是提供強(qiáng)大技術(shù)支撐，確保5A數(shù)字檔案室建設(shè)順利進(jìn)行。各區(qū)院可采取兩種方式完成數(shù)字檔案室的創(chuàng)建工作：自行完成全部工作；自行完成主體工作，由外包服務(wù)公司輔助完成部分工作，如數(shù)字化、部分硬件設(shè)備配備、技術(shù)支持等。為保障兩種完成方式均能順利進(jìn)行，由市院技術(shù)處指定參與統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)在線歸檔模塊、江蘇省檔案管理系統(tǒng)研發(fā)工作的一名技術(shù)人員全程負(fù)責(zé)創(chuàng)建工作的技術(shù)支持，保障辦公OA、統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的順利對(duì)接，并隨時(shí)解決技術(shù)難題。
　　四是完善并落實(shí)檔案管理機(jī)制，確保檔案信息安全。在建立健全了數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，又進(jìn)一步制定和修訂了《電子檔案安全保管和備份制度》《電子文件歸檔與管理辦法》等規(guī)章制度，明確規(guī)定了嚴(yán)格的檔案管理網(wǎng)絡(luò)授權(quán)體系，各門(mén)類(lèi)電子檔案的歸檔范圍、保管期限等。
　　二、齊心協(xié)力，助推檔案管理科學(xué)化信息化
　　為進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化發(fā)展，加快數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)程，南京市檢察院于2016年成功創(chuàng)建全省檢察機(jī)關(guān)第一個(gè)5A數(shù)字檔案室后，采取一系列強(qiáng)有力的措施，在全市檢察系統(tǒng)開(kāi)展了推進(jìn)基層檢察院整體完成5A數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作。
　　1.認(rèn)真進(jìn)行調(diào)研
　　為掌握基層檢察院的檔案管理工作和檔案信息化建設(shè)工作的整體狀況，南京市檢察院從年初開(kāi)始，對(duì)基層檢察院逐一進(jìn)行摸底和調(diào)研。對(duì)各區(qū)院檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀、硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)情況、室藏檔案數(shù)字化完成情況、辦公OA日常使用情況和網(wǎng)上辦文流轉(zhuǎn)情況、檢察業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)使用情況及檔案人員、技術(shù)人員的信息化管理水平等進(jìn)行了深度調(diào)研。為正式實(shí)施數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作做好準(zhǔn)備。
　　2.精心組織實(shí)施
　　一是以項(xiàng)目帶動(dòng)創(chuàng)建。市院以發(fā)文形式明確對(duì)全市數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作提出具體要求，并成立以辦公室負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)，辦公室、技術(shù)處相關(guān)人員為成員的“南京市檢察機(jī)關(guān)推進(jìn)基層院整體完成5A數(shù)字檔案室創(chuàng)建項(xiàng)目組”，負(fù)責(zé)具體計(jì)劃的落實(shí)和協(xié)調(diào)各方面工作，協(xié)助解決業(yè)務(wù)和技術(shù)問(wèn)題，督促各項(xiàng)工作完成。二是擬定具體的實(shí)施方案，對(duì)創(chuàng)建任務(wù)進(jìn)行逐一細(xì)化和分解，明確項(xiàng)目組成員的各項(xiàng)職責(zé)，定期召開(kāi)項(xiàng)目組會(huì)議研究解決各爭(zhēng)創(chuàng)單位在項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中遇到的問(wèn)題，對(duì)緊急情況隨時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)解決。三是各爭(zhēng)創(chuàng)單位項(xiàng)目組制訂創(chuàng)建工作方案，對(duì)照評(píng)估細(xì)則進(jìn)行自評(píng)，分解任務(wù)，設(shè)定完成時(shí)間。建立每月項(xiàng)目進(jìn)度自查制度，并形成文字記錄上報(bào)市院項(xiàng)目組，以便市院項(xiàng)目組及時(shí)掌握全市創(chuàng)建工作進(jìn)度。四是開(kāi)展創(chuàng)建工作實(shí)地指導(dǎo)，多次對(duì)2018年進(jìn)行數(shù)字檔案室創(chuàng)建的9個(gè)區(qū)院進(jìn)行階段性實(shí)地指導(dǎo)，在創(chuàng)建工作實(shí)施過(guò)程中的每個(gè)重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段均到區(qū)院進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，真正地為區(qū)院排憂解難。
　　三、集成管理，推動(dòng)檔案信息化“三個(gè)體系”建設(shè)
　　幾年來(lái)，南京市檢察院將國(guó)家檔案局提出的“三個(gè)體系”建設(shè)作為檔案信息化工作的核心理念和頂層設(shè)計(jì)依據(jù)，大膽嘗試。
　　1.整合與檔案信息化有關(guān)的不同系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)集成
　　南京市檢察院辦公室與技術(shù)部門(mén)積極合作，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)與辦公OA、統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了全市檢察機(jī)關(guān)不同系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享以及整體保障體系的構(gòu)建和完善。解決了不同系統(tǒng)中形成的電子檔案碎片化問(wèn)題，確保不同管理平臺(tái)中檔案數(shù)據(jù)的一致性、安全性和可讀性，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享和集中有效利用。
　　一是不斷完善辦公OA的各項(xiàng)功能。配合南京市檢察院無(wú)紙化辦公的需要，制定了嚴(yán)格、實(shí)用的在線辦文流程，完善了在線審批、在線歸檔等功能，滿足辦文管理和檔案管理的需求，保持檔案數(shù)據(jù)的安全性、規(guī)范性、完整性和統(tǒng)一性。
　　二是積極參與高檢院統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)在線歸檔模塊與檔案管理系統(tǒng)接口的研發(fā)與試點(diǎn)。按照江蘇省院的部署，南京以市院為主，7個(gè)基層院為輔，先后兩批參與了高檢院統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)在線歸檔模塊試點(diǎn)工作。舉辦兩次全省檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)在線歸檔功能培訓(xùn)班。市院技術(shù)人員、檔案人員兩次參與高檢院辦公廳檔案處召開(kāi)的在線歸檔功能調(diào)研座談會(huì)，對(duì)在線歸檔功能模塊提出修改意見(jiàn)和建議。通過(guò)試點(diǎn)過(guò)程中的不斷摸索、研究，最終確定了最符合南京市檢察院實(shí)際情況的在線歸檔模式。在線歸檔采用三級(jí)審核的模式，即經(jīng)過(guò)承辦人（書(shū)記員）制作電子卷宗、部門(mén)集中審核、檔案部門(mén)接收審核三個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)訴訟電子卷宗的質(zhì)量進(jìn)行審核，保證訴訟電子卷宗歸檔及時(shí)、質(zhì)量合格，并保持與實(shí)體紙質(zhì)檔案完全一致。實(shí)現(xiàn)了訴訟檔案的整理編目、數(shù)字化檔案上傳掛接、審核校驗(yàn)、移交歸檔全部在統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中完成的全流程在線模式。為高檢院及其他檢察院開(kāi)展在線歸檔工作提供了完整的模板和良好的借鑒。2018年南京市檢察院利用統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)在線歸檔案件1000余件，在線歸檔率達(dá)100%，在線歸檔工作開(kāi)展成效顯著。同時(shí)也為統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)在線歸檔功能的不斷完善提供有力的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

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