摘 要：OA系統(tǒng)基于工作流概念，采用Internet/Intranet技術，可實現(xiàn)全員高效協(xié)同無紙化辦公。以某研究所OA系統(tǒng)建設為例，分析了科研院所使用OA系統(tǒng)應用現(xiàn)狀、存在問題、需求調(diào)研、架構設計并根據(jù)調(diào)研過程中的經(jīng)驗給出建議。
　　關鍵詞：OA系統(tǒng) 協(xié)同 移動辦公 科研院所
　　中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）11（b）-0005-04
　　辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）系統(tǒng)是面向行政組織機構的日常必備辦公運作和管理，基于計算機、移動設備和網(wǎng)絡平臺提供便捷、高效的辦公業(yè)務信息采集、處理、共享等服務的信息系統(tǒng)，跨越時域和地域的限制，變革過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)即時無紙化辦公。OA系統(tǒng)的實施不僅提高個人辦公效率，更重要的是實現(xiàn)群體協(xié)同工作，提升辦公效能和信息利用率，并為組織機構管理和決策提供科學數(shù)據(jù)支撐[1-4]。
　　OA系統(tǒng)經(jīng)歷文件型、流程型、知識型、智能型4個階段的發(fā)展[5]，尤其從2006年知識型階段開始，市場上的OA系統(tǒng)已經(jīng)產(chǎn)品化、平臺化，并在系統(tǒng)應用功能的深度與廣度、研發(fā)技術的選用等方面都有了全新的改進和拓展，已經(jīng)從單一的傳統(tǒng)的收發(fā)文或行政辦公業(yè)務向綜合業(yè)務協(xié)同管理平臺發(fā)展[6]，廣泛應用于政府和企事業(yè)單位。啟用OA辦公自動化系統(tǒng)可以改進工作方式、提高辦公效率，是當前的行政組織機構信息化建設的向智能型發(fā)展趨勢[7]。
　　我們以某研究所OA系統(tǒng)建設為例，分析科研院所OA系統(tǒng)建設的現(xiàn)狀和用戶需求調(diào)研進展等情況。
　　1 OA系統(tǒng)在某研究所工作中的應用現(xiàn)狀
　　近10年來，某研究所在信息化辦公系統(tǒng)方面開展的積極探索和嘗試是結合具體的業(yè)務需求，自主研發(fā)了目前正常運行的科研項目管理系統(tǒng)、業(yè)務出差登記系統(tǒng)等20余個應用系統(tǒng)；委托第三方機構研發(fā)了財務管理、物資采購管理等應用系統(tǒng)；其他一些業(yè)務應用系統(tǒng)如開發(fā)項目管理等也正在根據(jù)具體業(yè)務需求進行設計和研發(fā)。各管理信息系統(tǒng)基本上滿足當時的業(yè)務需求，在一定程度上提高了各部門的辦公效率，但當前某研究所協(xié)同辦公信息化工作中遇到以下幾個急需解決的問題。
　�。�1）目前建成運行的系統(tǒng)多是針對當時各自的具體應用而設計，對整體協(xié)同辦公的需求考慮較少，采用的技術體系和系統(tǒng)架構標準不一，系統(tǒng)之間形成信息孤島，進行有效地交互和信息共享難、集成難，不能滿足各部門之間的高效率協(xié)同辦公的需求。
　　（2）在公文審簽、流轉和交接等工作仍然依賴傳統(tǒng)的人工辦理和紙質流轉的方式，紙質公文的存儲和查詢不便，效率較低，出錯率高，不能滿足某研究所當前業(yè)務辦理效率需求。
　　（3）上下級和各部門間無法實現(xiàn)協(xié)同辦公，辦公審批流程需要當面簽字因時空問題無法完成簽字，辦事流程中斷延誤。
　　（4）辦公信息和工作流程分離，缺少至關重要的工作實時記錄，不能及時溝通，以至于承擔責任者無法及時準確地獲取所管轄部門的工作進展，使工作監(jiān)控和評估無法有效針對性的開展。
　　隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術、移動終端的迅猛發(fā)展，在現(xiàn)有的所區(qū)計算機網(wǎng)絡上建立高效、協(xié)同的數(shù)字化辦公系統(tǒng)已成為可能，這也是能夠從根本上變革辦公及管理體制的有效途徑。
　　調(diào)研小組通過采用網(wǎng)站調(diào)查問卷的方式，有針對性地對所內(nèi)多個部門職工進行需求調(diào)研，統(tǒng)計總結發(fā)現(xiàn)96.77%的職工迫切希望引進OA系統(tǒng)（見圖1）。
　　2 某研究所OA系統(tǒng)需求
　　為了充分了解全所范圍內(nèi)工作人員對OA系統(tǒng)的功能需求，調(diào)研小組對所內(nèi)工作人員通過調(diào)查問卷、郵件、電話、面談等方式力爭100%覆蓋性需求調(diào)研，其中針對部分功能模塊，與相關部門人員進行了面對面的多次溝通，共同分析總結和歸納出某研究所具體工作對應OA系統(tǒng)功能需求與架構。工作緊急需求對應的系統(tǒng)業(yè)務功能模塊主要有18個（見圖2）。依據(jù)調(diào)研結果，優(yōu)先擬定基本上滿足科研院所的日常辦公需求的用戶新需求，不含成型的信息管理系統(tǒng)功能，具體內(nèi)容見表1。
　　3 某研究所OA系統(tǒng)總體架構與功能設計
　　綜合所內(nèi)工作人員與所辦公室工作實際功能需求變化，按照“依規(guī)管理、照章辦事、各司其責”的行政管理運行原則，以提升管理辦公效率為目的，對某研究所OA系統(tǒng)架構和功能進行設計。
　　3.1 基本構架
　�。�1）按照職責和崗位分工，采取“所領導→中層領導→普通工作人員”的層級授權模式，實現(xiàn)對日常工作的過程控制、監(jiān)督及管理（見圖3）。
　�。�2）采取以工作流為基礎、以個人和事務為中心，實現(xiàn)辦文、辦事、催辦督辦的行政管理運行核心，通過系統(tǒng)信息共享機制，有效地連接應用和各種數(shù)據(jù)（如與采購系統(tǒng)、人事基礎信息系統(tǒng)、辦公用房管理系統(tǒng)等其他業(yè)務系統(tǒng)的整合），控制和跟蹤各個業(yè)務流程，方便各部門協(xié)同工作，大幅提升辦公效率。
　　3.2 系統(tǒng)功能模塊
　　根據(jù)某研究所單位性質和工作特點，系統(tǒng)功能設計原則如下。
　�。�1）按照“依規(guī)管理、照章辦事、各司其責”的行政管理運行原則，將現(xiàn)有行政管理工作和運行程序（涉密工作、特殊工作除外）全部納入OA平臺，實現(xiàn)政務工作信息化、公開化、無紙化辦公，為科研人員打造一流的行政管理服務支撐系統(tǒng)。
　　（2）以OA系統(tǒng)運行為平臺，以行政管理信息數(shù)據(jù)共享為支撐，實現(xiàn)不同管理業(yè)務數(shù)據(jù)同步更新，提高各部門聯(lián)動工作效率，并為管理層和各部門提供及時所需的信息統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，為決策和管理提供數(shù)據(jù)和平臺支撐。
　　系統(tǒng)功能模塊設計主要有兩部分組成，分為系統(tǒng)基礎信息設定模塊和工作流模塊（見圖4）。
　　（1）系統(tǒng)基礎信息設定模塊可實現(xiàn)個人在所內(nèi)工作最基本情況（如名下資產(chǎn)、辦公房間、負責工作內(nèi)容等，個人隱私信息歸于人事系統(tǒng)）的所有信息查詢以及組織結構等基礎信息的維護。主要包括個人信息設定、個人辦公、首頁定制、權限管理、組織管理等信息模塊。

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