人事檔案管理是為現(xiàn)代社會(huì)人力資源管理和利用創(chuàng)造條件､提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動(dòng)｡當(dāng)前隨著全球信息化進(jìn)程的加快,特別是在我國(guó)加入WTO之后,與國(guó)外的信息溝通變得十分必要｡因此,了解世界各國(guó),特別是發(fā)達(dá)國(guó)家人事檔案管理的做法并借鑒其中有益的經(jīng)驗(yàn),對(duì)改革和完善我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理具有重要意義｡
　　國(guó)外對(duì)人事檔案定義的表述盡管不盡相同,但大多是指國(guó)家機(jī)構(gòu)､社會(huì)組織在人事活動(dòng)中形成的,記述和反映人員經(jīng)歷､德才水平和工作表現(xiàn)的,保存?zhèn)洳榈奈淖?#65380;表格及其他各種形式的原始記錄｡另外,某些專業(yè)部門形成的公民狀況文件､健康狀況文件､財(cái)產(chǎn)和收入文件､刑事和犯罪處理案卷､基本統(tǒng)計(jì)文件等涉及個(gè)人秘密的檔案文件也被視為人事檔案的組成部分｡
　　
　　一､代表性國(guó)家人事檔案管理的做法
　　
　　受人事管理制度和檔案管理體制的影響,國(guó)外人事檔案管理的具體方法各有特色｡大多數(shù)國(guó)家的共同做法是對(duì)現(xiàn)職和非現(xiàn)職人員的人事檔案進(jìn)行區(qū)分管理｡一般來(lái)說(shuō),現(xiàn)職人員的人事檔案由任職機(jī)構(gòu)的人事部門集中保管;退休或離職人員的人事檔案,往往由文件中心或檔案館集中保管｡下面選擇美國(guó)､法國(guó)和日本三個(gè)代表性國(guó)家,分別介紹其人事檔案管理的主要做法｡其中,美國(guó)的做法比較有代表性,是重點(diǎn)介紹的對(duì)象｡
　　
　　(一)美國(guó)
　　由于社會(huì)制度的原因,美國(guó)的人事檔案管理因雇員任職機(jī)構(gòu)的所有制差別,可以分為公有系統(tǒng)與私立系統(tǒng)兩大塊｡在不同的系統(tǒng),人事檔案采取了不同的管理模式｡
　　公有系統(tǒng)的人事檔案一般采取的是集中管理模式｡各級(jí)政府機(jī)構(gòu)和其他公立組織的現(xiàn)職人員,其人事檔案均由所在機(jī)構(gòu)的人事部門集中統(tǒng)一保管｡“人事管理總署”(Office of Personnel Management)就是聯(lián)邦政府管理公務(wù)員的中樞機(jī)構(gòu),總體負(fù)責(zé)聯(lián)邦政府所屬公務(wù)員的任用､考核､培訓(xùn)､晉升和退休等事宜｡聯(lián)邦政府各機(jī)構(gòu)都統(tǒng)一設(shè)置了人事部門負(fù)責(zé)管理本單位現(xiàn)職人員的人事檔案｡州政府以及其他地方政府中也類似地設(shè)有管理現(xiàn)職公務(wù)員人事檔案的機(jī)構(gòu)｡管理現(xiàn)職人員人事檔案的機(jī)構(gòu)有的叫“人事辦公室”,有的稱“人力資源辦公室”,雖然名稱不盡一致,但工作職責(zé)和范圍基本相同｡
　　美國(guó)聯(lián)邦政府系統(tǒng)的非現(xiàn)職人員,其人事檔案則由“國(guó)家人事文件中心“(National Personnel Records Center)集中保管｡該中心設(shè)在密蘇里州的圣路易斯,由“軍職人員文件中心”和“文職人員文件中心”組成｡非現(xiàn)役軍人,不管是軍官還是士兵,在死亡､離職或調(diào)動(dòng)工作120天后,其人事檔案都統(tǒng)一向軍職人員文件中心移交｡其他政府雇員,無(wú)論職務(wù)高低,在死亡､離職或調(diào)動(dòng)工作120天后,其人事檔案也統(tǒng)一向文職人員文件中心移交｡可見(jiàn),國(guó)家人事文件中心就是聯(lián)邦政府集中保管非現(xiàn)職人員人事檔案的機(jī)構(gòu),其管理和利用方法可以說(shuō)代表了美國(guó)人事檔案管理的典型做法｡
　　在美國(guó),利用人事檔案的程序主要包括三步:第一步,提交書面授權(quán)｡如果是相對(duì)人本人,提交一份附有正式簽名和日期的申請(qǐng)信｡如果利用者不是本人,并且相對(duì)人健在,提交相對(duì)人授權(quán)的簽名信｡如果相對(duì)人死亡,提交死亡證明｡假如相對(duì)人年齡已超過(guò)百歲,則無(wú)需提交死亡證明｡第二步:提交便于文件中心確認(rèn)文件所需的信息,包括相對(duì)人任職期間使用的全名､出生日期､社會(huì)保障號(hào)､任職機(jī)構(gòu)的名稱,任職開始時(shí)間和離職時(shí)間｡第三步,列出所需利用的文件或信息,說(shuō)明利用目的｡
　　私立系統(tǒng)的人事檔案一般采取分散的社會(huì)化管理模式｡企業(yè)､公司或其他私立組織的雇員,其人事檔案往往由本單位的人事部門保管｡如果雇員出現(xiàn)死亡､辭職或工作調(diào)動(dòng)等情況,其人事檔案仍然保留在原供職單位｡有的情況下,企業(yè)､公司或其他私立機(jī)構(gòu)也把進(jìn)入半現(xiàn)行期的員工檔案移交到商業(yè)性文件中心寄存｡雇員進(jìn)入新的單位,就建立起新的人事檔案｡可見(jiàn),這種做法的突出特點(diǎn)是“人檔分離”｡
　　此外,美國(guó)人事檔案管理的特色之處還在于一些專業(yè)部門也保存著大量的個(gè)人數(shù)據(jù),如社會(huì)保障署建立的社會(huì)保障號(hào)和人事檔案記錄｡美國(guó)所有成年人都有一個(gè)由國(guó)家社會(huì)保障署頒發(fā)的社會(huì)保障號(hào),社會(huì)保障號(hào)如同身份證一樣重要,如果公民有違規(guī)行為,就會(huì)被記錄在號(hào)碼中,對(duì)他的切身利益產(chǎn)生影響,以此作為日后獲取退休金､老年醫(yī)療保險(xiǎn)､退伍軍人福利等各種社會(huì)保障的憑證｡這種號(hào)碼可以隨時(shí)調(diào)出,起初僅用于社會(huì)保障服務(wù)體系,后來(lái)逐漸發(fā)展成為社會(huì)各界共享的､全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的大型計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)｡它超越了檔案的運(yùn)用范圍,在控制社會(huì)秩序方面具有良好的作用｡國(guó)家人事文件中心保存的人事檔案也記錄有社會(huì)保障號(hào),這樣就可以結(jié)合利用｡
　　
　　(二)法國(guó)
　　法國(guó)公務(wù)員管理體制是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級(jí)負(fù)責(zé)制,公務(wù)員管理以政府各部門為主,因此公務(wù)員的人事檔案也均由政府各部門自行保管｡法國(guó)中央公務(wù)員領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)不像美國(guó)人事管理總署那樣職權(quán)范圍廣泛,機(jī)構(gòu)設(shè)置也不夠龐大,而且中央層次的公務(wù)員管理機(jī)構(gòu)分別由四個(gè)平行的職能機(jī)構(gòu)承擔(dān),不像美國(guó)人事管理總署權(quán)力集中｡“行政和公職總局”負(fù)責(zé)管理公務(wù)員的綜合協(xié)調(diào)工作;“內(nèi)政部地方權(quán)力機(jī)構(gòu)總局”負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)地方公務(wù)員管理工作和制定地方公務(wù)員管理規(guī)則;“衛(wèi)生部醫(yī)院局”負(fù)責(zé)制定醫(yī)療衛(wèi)生人員的管理規(guī)則;“經(jīng)濟(jì)財(cái)政和預(yù)算部預(yù)算局”負(fù)責(zé)公務(wù)員的編制和退休金發(fā)放管理工作｡至于人事管理,政府各部門都設(shè)立有專門的人事司,司下還設(shè)有處､科兩級(jí),負(fù)責(zé)公務(wù)員的考試錄用､考核､任用､獎(jiǎng)懲､培訓(xùn)､工資､福利等管理工作,并將這些方面的內(nèi)容計(jì)入人事檔案進(jìn)行管理｡可見(jiàn),法國(guó)政府系統(tǒng)人事檔案采取的也是集中管理模式,現(xiàn)職人員的人事檔案都集中保存在各供職單位的人事部門｡
　　法國(guó)非現(xiàn)職人員人事檔案的管理機(jī)構(gòu)和方式與美國(guó)相似｡政府機(jī)關(guān)和社會(huì)組織的雇員在退休或離職后,其人事檔案也要移交到文件中心或檔案館集中保管｡特別是高級(jí)官員或職員的人事檔案,更加受到重視｡例如法國(guó)規(guī)定,高級(jí)外交官和軍官的人事檔案,在他們?nèi)ナ篮笠宦捎蓢?guó)家檔案館負(fù)責(zé)保管｡總統(tǒng)的私人文件,也要寄存在國(guó)家檔案館,但總統(tǒng)或其后代有權(quán)提出利用限制｡在這一點(diǎn)上,美國(guó)的總統(tǒng)圖書館有著更值得借鑒的成功經(jīng)驗(yàn)｡
　　
　　(三)日本
　　日本的人事管理機(jī)構(gòu)主要有中央人事院､省廳人事機(jī)構(gòu)與地方人事機(jī)關(guān)｡中央人事院主要負(fù)責(zé)掌管公務(wù)員的待遇改善､考試､任免､福利､進(jìn)修､獎(jiǎng)懲等相關(guān)事務(wù)｡各省廳人事機(jī)構(gòu)的名稱不一,有的稱為“人事局”,有的稱為“人事課”,也有的叫“人事部”,它們負(fù)責(zé)保管各省廳機(jī)關(guān)的人事檔案;地方政府的人事機(jī)構(gòu)多為“人事委員會(huì)”,負(fù)責(zé)保管同級(jí)機(jī)關(guān)的人事檔案｡
　　長(zhǎng)期以來(lái),日本人事管理的基礎(chǔ)主要是年功序列制度和終生雇傭制度｡年功序列制度的主要內(nèi)容是按照年齡和就職年數(shù)來(lái)升職､升級(jí)和加薪,工資的高低主要取決于工齡的長(zhǎng)短｡職員在單位的任職時(shí)間一般都相當(dāng)長(zhǎng),因此人事部門要對(duì)職工進(jìn)行全面的人事記錄｡人事檔案包括關(guān)于員工的錄用條件､錄用經(jīng)過(guò)､職務(wù)､能力､資格､待遇､健康狀況､履歷､身世､獎(jiǎng)懲等所有資料｡由于人事檔案的內(nèi)容相當(dāng)多,因而有些單位采取集中歸檔的方法管理;有些單位則采取卡片式的管理方法｡人事檔案不僅是涉及職工錄用､調(diào)配､晉升､培訓(xùn)､待遇､福利和保健等人事管理的基礎(chǔ)資料,而且也是在職員工必不可少的資歷證明｡因此一般來(lái)說(shuō),各單位都會(huì)妥善保管人事檔案,即使員工退休或離職后也會(huì)保存相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間｡
　　
　　二､國(guó)外人事檔案管理的特點(diǎn)
　　
　　從以上代表性國(guó)家人事檔案管理的做法不難看出,國(guó)外對(duì)人事檔案是十分重視的,在管理體制､機(jī)構(gòu)設(shè)置和開放利用等方面表現(xiàn)出一些共同特點(diǎn)｡

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