摘要：在干部人事管理過程中，人事檔案是十分重要的，它是組織、人事、勞資的重要依據(jù)，也是人力資源部門在人事管理活動(dòng)中所形成的能夠反映人事管理活動(dòng)的真實(shí)憑證，因而，人事檔案能夠在一定程度上真實(shí)、準(zhǔn)確地記載和反映人事管理部門的人員經(jīng)歷、干部的德能勤績和個(gè)人以往的歷史表現(xiàn)。人事檔案是干部管理、使用、選拔和考核的真實(shí)記錄與參考依據(jù)。對此，本文分析研究了人事檔案管理的基本情況，尤其是對于人事檔案的查閱管理工作進(jìn)行了相關(guān)的分析研究。
　　關(guān)鍵詞：人事檔案管理 人事管理活動(dòng) 人事檔案查閱 檔案管理
　　人事管理是組織人事部門一項(xiàng)十分重要的工作，在人事管理活動(dòng)中，如何更好地對人事檔案進(jìn)行必要的管理，使之能夠地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)是值得研究的。檔案是歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是未來社會(huì)發(fā)展的一個(gè)有效證明。人事檔案是對于人才的使用、管理與提拔都具有特別重要的意義，因此，我們從人事檔案管理工作的查閱入手，對于人事檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了分析研究。
　　一、人事檔案管理情況的概述
　　人事檔案是人事管理活動(dòng)中必不可少的工作內(nèi)容，人事檔案管理主要來源于一定單位的人事管理活動(dòng)。我們所說的人事，并不是指我們?nèi)粘９ぷ骱蜕�活中所說的人和事，而主要是指我們在干部人事管理活動(dòng)中用人以治事，用人以管事，使人財(cái)物得到合理的搭配和組合。人事檔案就是國家在治理社會(huì)過程中，如何用人治事，通過檔案的利用為用人提供真實(shí)憑據(jù)。比如說，為了解干部職工的基本工作和生活情況，便于組織人事部門對干部進(jìn)行管理和選拔任用，有時(shí)會(huì)特別布置干部職工填寫履歷表、登記表以及自傳等等。人事檔案同時(shí)也是對干部職工進(jìn)行鑒定、考核和民主評議，形成鑒定證書的考核材料；在用人過程中，形成錄用、定級、調(diào)資、任免、升遷、獎(jiǎng)勵(lì)等方面的各種文字、表格、聲像和電子文件材料等。
　　二、人事檔案的查閱和管理活動(dòng)
　　人事檔案的內(nèi)容涉及到黨和國家的機(jī)密，也涉及到干部職工個(gè)人的隱私，在日常人事管理活動(dòng)中，我們在查閱和借用人事檔案的過程中，要對檔案進(jìn)行管理，這樣一來，既要滿足組織、人事、勞動(dòng)工作和其他方面的利用需求，又要充分發(fā)揮人事檔案在人事管理活動(dòng)中的地位的作用。使人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，又要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家和省市縣人事檔案的保密法則，遵守國家的法律法規(guī)以及規(guī)章制度，保證人事檔案的完整和安全，防止人事檔案失密和泄密。
　�。ㄒ唬┤耸聶n案查閱的原則和范圍。加強(qiáng)對于人事檔案的管理，在查閱人事檔案時(shí)，要堅(jiān)持寬嚴(yán)適度，內(nèi)外有別，靈活掌握，便于利用的原則，使人事檔案服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。就人事檔案的利用者來講，由于人事檔案在人事管理活動(dòng)中處于十分重要的地位，但是因?yàn)闄n案就是為組織、人事、勞動(dòng)部門等服務(wù)的，因而在其利用檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)從寬，面反之對于其他部門在利用人事檔案時(shí)則應(yīng)當(dāng)相對從嚴(yán)一些。從目前人事檔案的利用范圍來說，在利用的時(shí)候?qū)τ谛枰�的干部或者是相關(guān)的專家學(xué)者以及有影響的知名人士可以提供方便。對于機(jī)要人員的人事檔案使用情況，根據(jù)具體情況需要從嚴(yán)，審批手續(xù)要嚴(yán)格，相反對于其他的人事檔案，利用范圍可以適當(dāng)從寬。
　�。ǘ�）人事檔案查閱的基本要求。在進(jìn)行人事管理活動(dòng)中，查閱人事檔案必須符合查閱的相關(guān)規(guī)定：比如說查閱黨委組織部門的人事檔案必須是中共黨員，查閱人事檔案必須有組織、人社或者是相關(guān)部門完備的信件；其他部門查閱人事檔案則要按照人事部門或者是相關(guān)管理部門的要求進(jìn)行查閱，不能隨便進(jìn)行查閱，必須持有本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字的正式查檔介紹信，以及查閱人事檔案的相應(yīng)審批表；按照要求查閱人員不得自行隨便查閱本人及其親屬的檔案；沒有部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，任何人不得查閱同級人員的相關(guān)檔案，在使用管理上要求下級人員不能查閱上級人員的人事檔案；本單位組織部門和人事部門沒有同意也不能夠查閱本單位領(lǐng)導(dǎo)人的檔案；人事檔案要有查閱介紹信或者是審批表，并且要按照審批表中提到的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行查閱，其他所要調(diào)閱的內(nèi)容拒絕提供。
　�。ㄈ�）人事檔案的查閱程序和手續(xù)。在審批表或者是介紹信中，應(yīng)當(dāng)寫明查何人檔案、理由、內(nèi)容以及查檔人姓名、單位、職務(wù)、政治面貌等。查閱時(shí)，要摘抄或者復(fù)制檔案材料的，要說明理由。人事部門在接到介紹信或者審批表時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核并查看相關(guān)證件，看查檔理由是否充分，查閱內(nèi)容是否屬于利用范圍，手續(xù)是否完備齊全，然后決定該不該提供利用，提供哪一部分檔案，提出處理意見報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。提供利用時(shí)，將審批表或者介紹信留下，辦理好借閱手續(xù)后，才能把檔案交給借閱者閱覽。
　　（四）出具證明和復(fù)制檔案材料的手續(xù)。在人事檔案的查閱過程中，利用者須索取和出具人事檔案內(nèi)容的證明材料，同時(shí)也要按照人事部門的相關(guān)要求，履行必要的手續(xù)和證明。按照相應(yīng)的要求，凡是符合調(diào)查證明材料范圍的縣級組織和人事部門，或者說相當(dāng)于縣級以上黨委組織、人事、勞動(dòng)和公安等部門的時(shí)候，人事檔案管理部門就可以根據(jù)相關(guān)的需要，給予適當(dāng)?shù)那闆r下出具證明材料，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后，加蓋公章，然后登記發(fā)出或者直接交給利用者。人事檔案材料不能隨便進(jìn)行復(fù)制，如果確實(shí)需要，先由利用者提出申請，說明復(fù)制的內(nèi)容和形式，手抄、復(fù)印以及攝影等，份數(shù)和用途，經(jīng)過人事部門審批核準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制品要按照人事檔案管理中的原件一樣，與原件內(nèi)容一致，在必要情況下可以對其注明檔案材料的出處，復(fù)制日期并加蓋公章，以示負(fù)責(zé)。查閱人事檔案要注意以下幾條：一是要了解員工的具體情況，適宜與本人見面的，可直接建議采訪本人，一般不得查閱人事檔案；二是跨單位、跨系統(tǒng)查閱人事檔案，除持完備手續(xù)的介紹信或者審批表以外，還必須經(jīng)過人事檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；三是子女或者是直系親屬入黨、入團(tuán)、入學(xué)、參軍、提干、招干、招工或者出國等進(jìn)行審查，需要了解父母和親屬情況的，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，由員工所在單位的管理部門提供具體的情況，一般不必查閱本人檔案；四是查閱本人檔案，只許在指定的閱檔室進(jìn)行，不準(zhǔn)攜帶出室外。查閱檔案時(shí)，不準(zhǔn)議論檔案內(nèi)容、泄露和向外公布檔案內(nèi)容。借出的檔案，要妥善保管，嚴(yán)格保密，不得讓無關(guān)人員翻看，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制。凡是違反規(guī)定者應(yīng)當(dāng)視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者，按照違反《中華人民共和國檔案法》進(jìn)行處理。
　　（作者單位：吉林大學(xué)人事處）

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